qFlow: EDMS बनाम ऑनलाइन वर्कफ़्लो

1. गैर-एसईडी
क्यूफ्लो परियोजना का विचार अनायास आया, जरूरतों और मांगों, विपणन अनुसंधान आदि के लिए कोई लंबा बाजार विश्लेषण नहीं था। मुझे बस एहसास हुआ कि ज्यादातर सिस्टम सीआरएम, ईआरपी, ट्रैकर्स, आदि हैं। वे केवल उपयोगकर्ताओं से डेटा एकत्र करने में सहायक होते हैं जिसमें उनके स्वयं के, प्रसंस्करण के लिए विशेष व्यवसाय प्रक्रियाएं और डेटा को स्थानांतरित करने के लिए + उनके उपकरण सिलना होते हैं। बेशक, सेवा के सभी विचार तथाकथित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों से मिलते-जुलते थे और शुरुआत से ही संक्षिप्त रूप में EDMS शब्द INTRODUCTION, SOFT, BUREAU, आदि से जुड़ा था।
खैर, जैसा कि वे कहते हैं, प्रयास अत्याचार नहीं है। मैंने खोज इंजन में SED टाइप किया, संभावित खोजशब्दों को वैकल्पिक किया, और पाया कि मुझसे गलती नहीं हुई। शब्दकोशों से परिभाषाओं के साथ, एक विज्ञापन तुरंत पेश करने के प्रस्ताव के साथ आया, संगोष्ठी में आया, रूस में कागजी कार्रवाई पर लेख, परामर्श और उद्योग के प्रस्ताव। मैं, एक कंपनी के विभाग के प्रमुख के रूप में जिसे छोटे व्यवसाय (छोटे कामकाजी समूह) के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, तुरंत कार्यालय क्लर्कों की इस करीबी टीम में एक विदेशी निकाय की तरह महसूस किया गया।

स्थिति को आगे बढ़ाने के लिए, मैं 1C उत्पाद के साथ काम करने पर 1C फ्रेंचाइजी द्वारा आयोजित सेमिनार में से एक में गया। प्रवेश द्वार पर, उन्होंने तुरंत "ऑफिस वर्क एंड डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट एट द एंटरप्राइज" पत्रिका जारी की और मैं उन महिलाओं की टीम में शामिल हो गई, जो इंटर्नशिप के लिए आई थीं।
मुझे कहना होगा कि उत्पाद वास्तव में अच्छी तरह से किया गया है, यह दस्तावेजों के पंजीकरण से लेकर भंडारण और मेल के साथ एकीकरण तक भारी संख्या में फ़ंक्शन और सेटिंग्स प्रदान करता है। बेशक, अगर मैं एक बड़े व्यवसाय का प्रबंधन कर रहा था, तो मैं निश्चित रूप से आईटी विभाग के लिए एक साल के भीतर नई वर्कफ़्लो प्रणाली के लिए आवश्यकताओं की एक सूची तैयार करने के लिए कार्य निर्धारित करूँगा, फिर मैं छह महीने के लिए एक निविदा आयोजित करूँगा, इसे छह महीने के लिए परिष्कृत करूँगा और इसे लागू करूँगा, और फिर बस अपने सभी कर्मचारियों को मजबूर करूँगा। इस प्रणाली के तहत झुकना।
संगोष्ठी के बाद, मैंने अपने विचारों में यह सुनिश्चित किया कि मुझे छोटे व्यवसाय की तरह, ईडीएमएस की आवश्यकता नहीं है, लेकिन साथ ही मुझे एक सरल उपकरण की आवश्यकता है जो अभी भी वर्कफ़्लो को बनाए रखने में मदद करेगा।
सहकर्मियों के साथ सभी विचारों पर चर्चा करने के बाद, हमने फैसला किया कि शब्द वर्कफ़्लो सामान्य रूप से एक वर्जित है और हम एक सरल प्रणाली बनाएंगे जो दर्जनों अन्य प्रणालियों की तरह फॉर्म बनाने की क्षमता प्रदान करेगी, लेकिन हम इसमें भिन्न होंगे कि हम इन रूपों के लिए प्रक्रियाएँ बनाने का अवसर देंगे। मुझे पता है कि एनालॉग्स हैं, उदाहरण के लिए, www.runmyprocess.com , लेकिन हमने इसे अपने प्रतिद्वंद्वियों से भी आसान बनाने का फैसला किया है)। हमने योजना बनाई कि कुछ लोग जिन्हें हम मुफ्त कुकी कटर से लुभाएंगे, वे प्रक्रियाओं का उपयोग करना चाहेंगे।

2. "नए नए साँचे" से इनकार

मुझे कहना होगा कि अनुभव विशेष रूप से सफल नहीं था। जिन दर्शकों के लिए "फॉर्म" डिजाइन किए गए थे, उन्हें फॉर्म बनाने के लिए एक बहुत ही सरल उपकरण की आवश्यकता होती है, और बहुमत व्यवसाय में कई कर्मचारी शामिल होते हैं जिन्हें सिस्टम द्वारा प्रस्तावित "प्रक्रियाओं" का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होती है, वे इसे मॉनिटर पर स्टिकर पर लिख और पेस्ट कर सकते हैं। ।
दूसरा मिसकॉल यह था कि अधिकांश उपयोगकर्ताओं को प्रक्रिया स्थापित करने के लिए एक टैब भी नहीं मिला था (मैं सूचनाओं को स्थापित करने के बारे में एक प्रश्न के साथ तकनीकी समर्थन से कॉल करता हूं), क्योंकि और उसकी तलाश में नहीं जा रहे थे। उपयोगकर्ताओं ने उनकी समस्या को हल किया, एक फॉर्म रखा और अतिरिक्त सिस्टम क्षमताओं की तलाश भी नहीं की।

3. सांख्यिकी

इसके बावजूद, रूसी बाजार के लिए सेवा आँकड़े आम तौर पर सकारात्मक हैं (यह, ज़ाहिर है, मेरी राय में है)। सप्ताह के दिन के आधार पर, प्रति दिन 15 से 25 पंजीकरणों को नोट किया जाता है, और उपयोगकर्ताओं को वास्तव में कार्य स्थलों पर पोस्ट किए जाने वाले रूपों की संख्या प्रति दिन 5 से 10 तक होती है। टेम्पलेट के अनुसार प्रपत्र निर्माण विज़ार्ड की शुरुआत के बाद संख्या में तेजी से वृद्धि हुई, जिसने कई को प्रोमो साइट से आगे नहीं जाने दिया: कोड प्राप्त किया, इसे साइट में डाला और ई-मेल के साथ काम किया।
उपयोगकर्ताओं के विशाल बहुमत सिस्टम के मुफ्त संस्करण का उपयोग करते हैं, हालांकि भुगतान किए गए ग्राहक हैं, लेकिन वे विशेष रूप से आंतरिक वर्कफ़्लो के लिए सिस्टम का उपयोग करते हैं: रखरखाव के लिए एक रिकॉर्ड है, बीमार छुट्टी और छुट्टियां हैं, दस्तावेजों की मंजूरी है। वैसे, लगभग सभी भुगतान किए गए उपयोगकर्ता हमारी अन्य परियोजनाओं से आए थे।
पोस्ट किए गए रूपों पर आंकड़ों के माध्यम से देखने से दिलचस्प डेटा प्राप्त हुआ। यदि आप सभी रूपों को छापों की संख्या के आधार पर क्रमबद्ध करते हैं, तो TOP में टैबलेट और कामुक वस्तुओं की बिक्री के लिए समर्पित परियोजनाएं होंगी :)

4. नया जीवन

हालाँकि, गलत दर्शकों के साथ समस्या यह थी कि क्यूफ्लो रिपोजिंग के लिए गतिरोध था। अब मैं qFlow की एक नई दृष्टि को ऑनलाइन वर्कफ़्लो सिस्टम के रूप में नामित करना चाहूंगा (हाँ, अब हम इस शब्द से डरते नहीं हैं)। मुख्य कार्य सिस्टम को यथासंभव स्पष्ट करना था, लेकिन वर्कफ़्लो के जंगल में नहीं करना था और इसे ईडीएमएस के करीब नहीं लाना था। हालाँकि, क्यूफ्लो वास्तव में एक सरल सेवा है जो छोटे कार्य समूहों को अतिरिक्त स्थापना और प्रशिक्षण लागत के बिना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह से कागज पर स्विच करने की अनुमति देती है (हम खुद को बिना समस्याओं के लिए जांचते हैं)।

क्या यह किसी तरह दर्शकों के समय को प्रभावित करेगा यह बताएगा। मैं इसके बारे में लिखूंगा।