प्रभावी बैठकें

इसलिए, हम काम पर आते हैं और, 40 मिनट में वॉयला, एक बैठक (मीटिंग) निर्धारित है। आमंत्रित 8 लोगों की सूची में विषय "वर्तमान समस्याओं के समाधान पर चर्चा करें", 1 घंटे की अवधि। 40 मिनट की दर्दनाक प्रतीक्षा और हम यहां हैं - हम सहकर्मियों को बधाई देते हैं, रचनात्मक तरीके से ट्यून करते हैं। आयोजक प्रकट होता है, खुशी से शुरू होता है और ... पांच मिनट के बाद हम समझते हैं कि हम एक बार फिर से समय बर्बाद कर रहे हैं। ऐसा लगता है कि चर्चा की गई समस्याएं काफी वास्तविक हैं, और पर्याप्त लोग मौजूद हैं, लेकिन बैठक लगातार एक लक्ष्यहीन चर्चा में बदल रही है।

मुझे यकीन है कि यह स्थिति बहुतों से परिचित है और इस बारे में बहुत कुछ लिखा गया है कि बैठकें क्या नहीं होनी चाहिए। और फिर भी, ऐसी समस्याएं हैं जो अकेले हल करने के लिए जोखिम भरी हैं और बैठक के बिना नहीं कर सकते। यह लेख इन मामलों में आपके और अन्य लोगों के समय को प्रभावी ढंग से कैसे खर्च किया जाए, इसके बारे में है।

एक प्रभावी बैठक के संकेत

एक प्रभावी बैठक है:

• जरूरत है
• लक्ष्य
• योजना
• संयोजक
• समय सीमा
• न्यूनतम प्रतिभागी
• परिणाम

जरूरत है

आयोजक को यह स्पष्ट होना चाहिए कि बैठक महंगी है। एक घंटे की रैली में एक व्यक्ति को कम से कम एक घंटे और आधे घंटे के लिए काम करने की अनुमति देता है। कार्य-बैठक-कार्य के बीच तुरंत स्विच करना असंभव है, संदर्भ में प्रवेश करने में समय लगता है।

मान लीजिए कि बैठक में प्रतिभागी का समय $ 25 है। वर्तमान समस्याओं के बारे में उपरोक्त बैठक, इस मामले में, 8 x 1.5 x 25 = $ 300 का खर्च आएगा। जाहिर है, इन लागतों को उचित ठहराने के लिए बैठक के तहत एक तत्काल आवश्यकता होनी चाहिए।

लक्ष्य

हम जो कुछ भी करते हैं उसका एक लक्ष्य होना चाहिए। यह जंगली लगता है, लेकिन अधिकांश बैठकें नहीं होती हैं। अक्सर, आयोजक खुद को यह समझाने में सक्षम नहीं है कि हम क्यों एकत्र हुए। और अगर कोई लक्ष्य नहीं है, तो इसे हासिल करना असंभव है।

एक अच्छा लक्ष्य स्मार्ट है - एक ऐसा लक्ष्य जो परिणाम निर्धारित करता है। "वर्तमान समस्याओं पर चर्चा करें" एक बुरा लक्ष्य है, क्योंकि इसका उद्देश्य हवा को हिला देना है। "लोड परीक्षण करने के लिए कौन सा सर्वर तय करना" एक अच्छा लक्ष्य है।

योजना और आयोजक

बैठक की योजना इस तरह दिख सकती है:

योजना:
1 समस्या का वर्णन करें [इवान]।
समाधान के लिए 2 सुझाव 3-5 विकल्प [इवान, पीटर, मारिया]।
3 सबसे अच्छा समाधान चुनें [इवान, पीटर, मारिया]।
4 [इवान] के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नामित करें।

उद्देश्य: लोड परीक्षण करने के लिए किस सर्वर पर निर्णय लें।
आयोजक: इवान।
अवधि: 20 मिनट।

आमतौर पर योजना के 3-5 अंक एक सामान्य समझ प्रदान करने के लिए पर्याप्त हैं कि क्या होगा। आयोजक की जिम्मेदारी यह सुनिश्चित करना है कि योजना का पालन किया जाए। उन्हें सही दिशा में बैठक को निर्देशित करने के लिए, शब्दों को वंचित करने और हर संभव तरीके से अधिकार देने का अधिकार है।

समय सीमा और प्रतिभागियों

इसे सुरक्षित रूप से एक नियम के रूप में लिया जा सकता है कि एक बैठक की प्रभावशीलता इसकी अवधि और प्रतिभागियों की संख्या के विपरीत आनुपातिक है। 5+ प्रतिभागियों के साथ 30 मिनट से अधिक समय तक मीटिंग का प्रबंधन करना पहले से ही बहुत मुश्किल है। यदि जानकारी की मात्रा इतनी बड़ी है कि एक घंटे या उससे अधिक समय लगता है, तो इसे खंडित करना बेहतर है। और, निश्चित रूप से, यह सोचना अच्छा है कि क्या इस तरह की बर्बादी उचित है।

परिणाम

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, कोई लक्ष्य नहीं है - कोई परिणाम नहीं। अधिकांश बैठकें कुछ नहीं में समाप्त होती हैं। एक ने कहा "यह करना आवश्यक है," बाकी सहमत और बिखरे हुए। कौन और कब करेगा, हम बाद में किसी तरह तय करेंगे। आयोजक का कार्य बैठक को एक विशिष्ट परिणाम पर लाना है। यह एक दस्तावेज, एक विशिष्ट कार्य या एक रिकॉर्ड किया गया समाधान हो सकता है।

एक अच्छे परिणाम का एक उदाहरण:

“ग्राहक के यूएटी सर्वर पर लोड परीक्षण करने का निर्णय लिया गया। इवान आज पहुंच का अनुरोध करेगा और पीटर को भेज देगा। "पीटर गुरुवार को 15-00 तक सर्वर सेट करेगा, जिसके बाद वह मेल द्वारा परिणामों की रिपोर्ट करेगा।"

परिणाम

प्रभावी बैठकें करना आसान नहीं है। यह कई घंटों की व्याख्या करता है जो अनावश्यक रैलियों में बर्बाद हो जाते हैं। यहां तक ​​कि एक विशेष पेशे बैठक सुविधाकर्ता भी है - एक व्यक्ति जो बैठकों को प्रभावी ढंग से संचालित करने में मदद करता है। लेकिन, यहां तक ​​कि ऊपर वर्णित बिंदुओं के बाद भी, समय के साथ आपकी रैलियां छोटी, समृद्ध और अधिक उत्पादक होंगी। गुड लक।