Minibuh.ru - छोटी कंपनियों के लिए मिनी-बहीखाता

नमस्कार, सस्वर हवन। हम Minibuh.ru वेब सेवा शुरू कर रहे हैं, और आप इसके बारे में जानने वाले पहले व्यक्ति हैं।

यह किसके लिए है?

यह परियोजना उन छोटी कंपनियों के लिए रुचिकर होगी, जिनके पास फ्रीलांस अकाउंटेंट है, लेकिन इनवॉइस, एक्ट या इनवॉइस लिखना अधिक सुविधाजनक है। इस सेवा का उपयोग करते समय, लेखाकार के निम्नलिखित कार्य होते हैं: मजदूरी का भुगतान करना, कर और कर रिपोर्ट जमा करना। साइट पर आप अनुबंधों, खातों, कृत्यों, चालानों और भुगतानों का एक रजिस्टर रख सकते हैं। हमारी राय में, हमने सब कुछ यथासंभव सरल बना दिया।

सृष्टि का इतिहास

स्कीम नंबर 1 - अकाउंटेंट सब कुछ करता है।

कई स्टूडियो की तरह, हमने एक बहुत छोटी टीम के रूप में काम करना शुरू किया। क्योंकि प्रारंभिक चरण में, काम की मात्रा और हस्ताक्षरित अनुबंधों और बिलों की संख्या छोटी है, फिर रिमोट / इनकमिंग अकाउंटेंट को "कागज के टुकड़े" असाइन करना काफी संभव है। समय के साथ, टीम बढ़ती है, वॉल्यूम बढ़ता है और दस्तावेजों को अधिक से अधिक बार लिखा जाना चाहिए। एक बिंदु पर, ऐसी योजना स्वयं समाप्त हो रही है।

स्कीम नंबर 2 - स्टूडियो अपने घुटने पर दस्तावेज़ रखता है, लेखाकार बाकी काम करता है।

एक मध्यवर्ती विकल्प के रूप में, निम्नलिखित "प्रौद्योगिकी" का उपयोग किया गया था। एक फ़ोल्डर बनाया जाता है, उदाहरण के लिए [2009]। फ़ोल्डर के अंदर, फ़ोल्डर भी बनाए जाते हैं: [अनुबंध], [लेखा], [अधिनियम], [चालान]। इन फ़ोल्डरों के अंदर दस्तावेजों का रजिस्टर रखा जाता है। प्रत्येक दस्तावेज़ एक अलग फ़ाइल है, उदाहरण के लिए: 2009-12-15-Oil.doc 15 दिसंबर 2009 को तेल कंपनी द्वारा जारी किया गया एक चालान है। फ़ोल्डरों के अंदर भी उपनिर्देशिकाएँ हैं। खातों के लिए: [भुगतान किया गया], [आंशिक रूप से भुगतान किया गया], जड़ अवैतनिक हैं। कृत्यों के लिए: [हस्ताक्षरित], [हस्ताक्षरित नहीं]। हर महीने, यह रजिस्ट्री एकाउंटेंट को भेजी जाती है, जो इसे अपने डेटाबेस में दर्ज करता है।

स्कीम नंबर 3 - स्टूडियो एक सुविधाजनक और समझने योग्य वातावरण में एक दस्तावेज प्रवाह को बनाए रखता है, बाकी एक एकाउंटेंट द्वारा किया जाता है।

जब स्कीम 2 थक गई, तो हमने एक आंतरिक वर्कफ़्लो किया - एक स्थानीय नेटवर्क पर चलने वाली वेब सेवा। जब एक छोटा व्यवसाय करने वाले साथी या ग्राहक हमारे पास आए, तो वे हमारे इंट्रानेट लेखांकन में बहुत रुचि रखते थे। और यह विचार उत्पन्न हुआ कि यह सेवा न केवल हमारे लिए उपयोगी हो सकती है, बल्कि एक ही स्टूडियो और कंपनियों के लिए भी उपयोगी हो सकती है। नतीजतन, Minibuh.ru सेवा को लागू किया गया था। फिलहाल, यह निम्नलिखित योजना के अनुसार काम करता है। स्टूडियो में, प्रबंधक दस्तावेजों का निर्माण और प्रबंधन करते हैं। रिमोट अकाउंटेंट की भी सेवा तक पहुंच है और साथ ही साथ परिचित 1 सी वातावरण में सब कुछ प्रबंधित करता है। तदनुसार, एक एकाउंटेंट कर रिपोर्टिंग और वेतन के लिए जिम्मेदार है। फिलहाल, यह यह योजना है जो हमें स्वीकार्य है और संभवतः किसी और को भी स्वीकार्य होगी।

यह सब कैसे काम करता है

यह परियोजना दस्तावेजों के संचलन की एक सरलीकृत योजना है, इसलिए बोलना है। ग्राहक के साथ एक रूपरेखा समझौता किया गया और हस्ताक्षरित किया गया। अनुबंध के तहत 2 काम करने थे। पहले काम के अनुसार, 1000 रूबल के लिए एक चालान नंबर 1 जारी किया गया था। खाते को 500 रूबल के 2 भुगतान प्राप्त हुए, खाते की कुल राशि के अनुरूप। अंत में, 1000 रूबल की राशि में एक अधिनियम द्वारा काम बंद कर दिया गया था। दूसरे काम में, 2000r के लिए चालान नंबर 2 जारी किया गया था। चालान का भुगतान कुल राशि के लिए एक भुगतान में किया गया था। काम में एक सेवा शामिल थी (1000 रूबल के लिए एक अधिनियम द्वारा बंद) और माल (1000 रूबल के लिए एक चालान बंद)। अनुबंध के तहत काम पूरा हो गया है, दस्तावेज बंद हो गए हैं। वह सब है। अब सेवा के बारे में थोड़ा और।

संधियों

अनुबंध ग्राहक के साथ बातचीत की शुरुआत का आधार है। अनुबंध है:

1. संख्या - में संख्या और चिन्ह दोनों हो सकते हैं।
2. निर्माण तिथि - तालिका में दिखाई नहीं देती (उपलब्ध / संपादन करते समय)।
3. हस्ताक्षर करने की तिथि। उसी समय यह एक स्थिति है - हस्ताक्षरित / हस्ताक्षरित नहीं। यदि हस्ताक्षर करने की कोई तिथि है, तो हस्ताक्षर किए गए। हस्ताक्षर करने की तारीख को सीधे "हस्ताक्षरित नहीं" लिंक पर क्लिक करके तालिका में दर्ज किया जा सकता है।
4. ग्राहक। अनुबंध बनाते समय, यदि ग्राहक डेटाबेस में नहीं था, तो यह स्वचालित रूप से संगठनों की निर्देशिका में दर्ज किया जाता है।
5. एक सेवा / उत्पाद टैग का प्रकार है, जिसमें श्रेणी का कार्य होता है।
6. उजागर। अनुबंध के तहत चालान की राशि।
7. भुगतान किया। चालान पर भुगतान की राशि।
8. स्थिति। बनाया गया - अनुबंध बनाया गया है, लेकिन हस्ताक्षरित नहीं। काम में - एक अनुबंध बनाया गया है और हस्ताक्षर किए गए हैं और / या इसके लिए खाते बनाए गए हैं। बंद - समझौते के तहत जारी किए गए सभी चालान कृत्यों / चालान द्वारा बंद कर दिए जाते हैं। अतिरिक्त - जारी किए गए कार्य / चालान की राशि चालान की मात्रा से अधिक है।
9. "डाउनलोड" और "हटाएं" बटन। अनुबंध को तालिका में डाउनलोड या हटाया जा सकता है। यदि अनुबंध के तहत कम से कम एक चालान जारी किया जाता है, तो सिस्टम आपको अनुबंध को हटाने की अनुमति नहीं देगा। किसी अनुबंध को हटाने से पहले, आपको इससे जुड़े खाते को हटाना होगा।

अनुबंधों के तहत, स्थितियों को मैन्युअल रूप से निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं है। सब कुछ अपने आप हो जाता है।

तालिका के निचले भाग में, कुछ मापदंडों के साथ दस्तावेजों को आउटपुट करने के लिए एक सुविधाजनक फ़िल्टर लागू किया गया है।

सिस्टम में "कॉन्ट्रैक्ट टेम्प्लेट" भी हैं - ड्राफ्ट मॉडल कॉन्ट्रैक्ट्स जो संगठन द्वारा अपने काम में उपयोग किए जाते हैं। उपयोगकर्ता एक नया टेम्पलेट बना सकता है, वर्तमान को बदल सकता है या चयनित को हटा सकता है। टेम्पलेट का नाम फ़ाइल नाम से पढ़ा जाता है।

एक नया अनुबंध बनाते समय, उपयोगकर्ता प्रारूप अनुबंध को अपने लिए सुविधाजनक प्रारूप (डॉक, डॉक्स, पीडीएफ) में अपलोड करता है। एक अनुबंध पर सहमत होने की प्रक्रिया में, आप अनुबंध संस्करण को एक नए के साथ बदल सकते हैं। या, उदाहरण के लिए, शुरू में मसौदा अनुबंध डीओसी में था, फिर हस्ताक्षर करने के बाद आप इसे स्कैन कर सकते हैं और एक पीडीएफ फाइल के रूप में स्कैन कॉपी अपलोड कर सकते हैं।

मैं अनुप्रयोगों के साथ फ्रेमवर्क समझौतों के बारे में भी कहना चाहूंगा। सिस्टम दो-स्तरीय पदानुक्रम प्रदान नहीं करता है। दो उपाय हैं। एप्लिकेशन को एक अलग अनुबंध के रूप में लॉन्च करें। या अनुबंध, "फ़ाइल" को डाउनलोड करें और इसे सिस्टम पर वापस अपलोड करें। हम दूसरी योजना के अनुसार काम करते हैं, हमारी राय में यह अधिक तार्किक है।

खातों

खाते में है:

1. संख्या। खातों को स्वचालित रूप से आरोही क्रम में क्रमांकित किया जाता है।
2. निर्माण की तारीख।
3. संधि। एक चालान जरूरी एक अनुबंध को संदर्भित करता है। तालिका में प्रदर्शित नहीं किया गया (उपलब्ध / संपादन करते समय)।
4. ग्राहक। खाता बनाते समय, यदि ग्राहक डेटाबेस में नहीं था, तो यह स्वचालित रूप से संगठन की निर्देशिका में दर्ज किया जाता है।
5. भुगतानकर्ता। तालिका में प्रदर्शित नहीं किया गया (उपलब्ध / संपादन करते समय)।
6. सेवा / उत्पाद - अनुबंध से लिया गया।
7. वस्तुओं / सेवाओं के नाम। तालिका में प्रदर्शित नहीं किया गया (उपलब्ध / संपादन करते समय)।
8. योग।
9. भुगतान किया। खाते पर भुगतान प्राप्त करना। आप लिंक पर क्लिक करके सीधे तालिका में भुगतान कर सकते हैं, या "भुगतान" अनुभाग का उपयोग कर सकते हैं।
10. बंद रहता है। नहीं - यदि कोई एकल अधिनियम / चालान जारी नहीं किया गया है। आंशिक रूप से - कार्य / चालान जारी किए जाते हैं, लेकिन चालान की पूरी राशि के लिए नहीं। हां - कृत्यों / चालान की राशि जारी किए गए चालान की राशि से मेल खाती है। अतिरिक्त - जारी कृत्यों / चालानों की राशि चालान की राशि से अधिक है।
11. डिलीट बटन। खाता तालिका में हटाया जा सकता है। यदि खाते पर कम से कम एक अधिनियम या चालान जारी किया गया है, तो सिस्टम आपको खाता हटाने की अनुमति नहीं देगा। किसी खाते को हटाने से पहले, आपको इससे संबंधित अधिनियम या चालान को हटाना होगा।

चालान तालिका के शीर्ष पर, आप यह कर सकते हैं:

• मुद्रण और हस्ताक्षर करने के लिए, या स्कैन कॉपी भेजने के लिए एक हस्ताक्षर और मोहर के साथ एक पीडीएफ बनाएँ।
• एक बार में खाते के लिए या कई खातों के लिए विलेख / चालान लिखें।
• चयनित के आधार पर चालान की एक प्रति बनाएँ।

तालिका के निचले भाग में (चयनित फ़िल्टर को ध्यान में रखते हुए) दिखाया गया है: कितने बिल और कितने बिल हैं, कितना भुगतान किया गया है, क्या राशि कृत्यों द्वारा बंद नहीं की गई है, किस राशि का भुगतान नहीं किया गया है।

खातों को मैन्युअल रूप से राज्य करने की आवश्यकता नहीं है। सब कुछ अपने आप हो जाता है।

कार्य करता है

अधिनियम - खाते के "बंद" के लिए एक दस्तावेज। अधिनियम में है:

1. संख्या। अधिनियमों को स्वचालित रूप से आरोही क्रम में गिना जाता है।
2. निर्माण की तारीख।
3. खाता / खाता। अधिनियम आवश्यक रूप से किसी भी खाते या कई खातों को संदर्भित करता है। तालिका में प्रदर्शित नहीं किया गया (उपलब्ध / संपादन करते समय)।
4. ग्राहक। इसे खाते से लिया जाता है।
5. सेवाओं के नाम। तालिका में प्रदर्शित नहीं किया गया (उपलब्ध / संपादन करते समय)।
6. योग।
7. स्थिति। हस्ताक्षरित / हस्ताक्षरित नहीं।
8. डिलीट बटन। अधिनियम तालिका में हटाया जा सकता है।

कार्य तालिका के शीर्ष पर, आप यह कर सकते हैं:

• मुद्रण और हस्ताक्षर करने के लिए, या स्कैन कॉपी भेजने के लिए एक हस्ताक्षर और मोहर के साथ एक पीडीएफ बनाएँ।
• चयनित के आधार पर अधिनियम की एक प्रति बनाएँ।

तालिका के निचले भाग में (चयनित फ़िल्टर को ध्यान में रखते हुए) दिखाया गया है: कितनी राशि और किस राशि के लिए, किस राशि पर हस्ताक्षर किए गए हैं, किस राशि पर हस्ताक्षर नहीं किए गए हैं।

भूमि के ऊपर

वे एक ही सिद्धांत पर काम करते हैं।

भुगतान

अनुभाग बिलों पर भुगतान की तारीखों और राशियों को प्रदर्शित करता है, साथ ही नए भुगतान भी करता है।

संगठन

दस्तावेज़ बनाते समय संगठनों की निर्देशिका स्वचालित रूप से भर जाती है। डिफ़ॉल्ट रूप से, केवल नाम दर्ज किया जाता है। यदि आपको सभी विवरण दर्ज करने की आवश्यकता है, तो आपको संगठन को संपादित करने और आवश्यक डेटा दर्ज करने की आवश्यकता है। संगठन के टर्नओवर का योग भी यहाँ प्रदर्शित किया गया है।

सेटिंग्स

सिस्टम के साथ काम इस अंतिम खंड से शुरू होता है। यहां, संगठन की जानकारी भरी जाती है, प्रिंट के स्क्रीनशॉट, लोगो और दस्तावेजों के लिए हस्ताक्षर डाउनलोड किए जाते हैं। सभी आवश्यक डेटा भरने के बाद, आप काम शुरू कर सकते हैं।

यह सेवा का मूल संस्करण है। यह पूरी तरह से स्वतंत्र है। लेकिन हम इस परियोजना को विकसित करने की योजना बना रहे हैं। साथ ही, सेवा के संचालन के दौरान, हमें आपकी इच्छाओं, टिप्पणियों, सुझावों को सुनकर खुशी होगी।