एक कॉर्पोरेट सामाजिक नेटवर्क और आंतरिक दस्तावेज़ प्रबंधन संगठन को लागू करने में अनुभव

यह विषय कॉर्पोरेट सामाजिक नेटवर्क (कॉर्पोरेट पोर्टल) के बजट संस्करण के विकास और कार्यान्वयन के विवरण और 600+ कर्मचारियों के संगठन के आंतरिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए समर्पित है।

मुख्य लक्ष्य यह दिखाना है कि Microsoft पर 1C Bitrix, Google समाधान, आदि से महंगे वाणिज्यिक समाधानों का सहारा लिए बिना अपने दम पर एक कॉर्पोरेट सामाजिक नेटवर्क को तैनात करना और आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह स्थापित करना पूरी तरह से संभव है।

होबे पर एक लेख पढ़ने के बाद, मानसिक श्रम के कर्मचारियों की उत्पादकता में वृद्धि , जो मेरी राय में संगठनों और बाधाओं के सूचना विकास में काफी विशिष्ट बाधाओं का वर्णन करती है जो मानसिक श्रम से रोटी कमाने वाले कर्मचारियों की दक्षता में वृद्धि में बाधा डालती हैं, मैंने इसमें पहचानी गई कई समस्याओं के व्यावहारिक समाधान का एक उदाहरण देने का फैसला किया।

कहानी 2007 में शुरू हुई, जब मुझे एक बड़े क्षेत्रीय क्रेडिट संगठन में एक प्रोग्रामर के रूप में नौकरी मिली (क्षेत्रों में कुछ लोग वेब डेवलपर्स के बारे में जानते हैं, इसलिए कम से कम कुछ लिखने वाले सभी को प्रोग्रामर कहा जाता है)।

काम के पहले दिनों से, वास्तव में, कई बाधाओं को पाया गया था, जो नियमित रूप से आधिकारिक संचालन के प्रदर्शन को जटिल बनाते हैं, जैसे कि सभी प्रकार के अनुमोदन, दस्तावेजों पर हस्ताक्षर, बयान आदि, वरिष्ठ कर्मचारियों की अत्यधिक शाखित पदानुक्रम और कई इकाइयों की जिम्मेदारी के बेहद अपारदर्शी क्षेत्रों के कारण। इस तरह की नौकरशाही पहेली को हल करने के लिए, किसी को पहले कई स्पष्ट सवालों का जवाब खोजना होगा:

• कौन सी इकाई इस मुद्दे से संबंधित है?
• पता करें कि इस इकाई में कौन ऐसा कर रहा है? (अस्थायी रूप से प्रतिस्थापित करने की उपस्थिति में कार्य जटिल है)
• सही कर्मचारी का कार्यस्थल कहां है?
• वह वास्तव में कैसा दिखता है?

इस प्रकार, लगभग हर मुद्दे पर दैनिक आधार पर इस खोज को पारित करने के लिए अपने स्वयं के अलावा इकाइयों के कर्मचारियों के साथ भागीदारी / समन्वय की आवश्यकता होती है, काफी स्पष्ट सवाल उठता है: काम का समय कितना बर्बाद होता है?

LAMP और WAMP के लिए पिछले विकास के अनुभव के बाद, मैंने संगठन के इंट्रानेट पर एक आंतरिक कॉर्पोरेट संसाधन बनाने के विचार के साथ अपने तत्काल नेतृत्व की ओर रुख किया, जहां वांछित कर्मचारी का नाम / फोटो / फोन / कार्यालय और उसकी संदर्भ की शर्तें खोजना आसान होगा। हालांकि, इस तथ्य को देखते हुए कि प्रबंधन टीम ने पहले से ही संगठन में 3-5-7 से अधिक वर्षों के लिए काम किया है और उस समय के दौरान वे यह जानने में कामयाब रहे हैं कि कौन कौन से विशिष्ट मुद्दे तय करता है, मुझे मना कर दिया गया क्योंकि इस तरह की बकवास पर समय बिताना अनुचित था , क्योंकि यह याद रखना बहुत आसान है। 3 वीं मंजिल पर लीना इसे करता है, और 6 वीं पर कोल्या इसे करता है, यह सरल और स्पष्ट है । हालांकि, व्यवहार में, यह पता चला है कि लीना मातृत्व अवकाश पर चली गई, और कोल्या छुट्टी पर चले गए, लेकिन सवाल जरूरी है।

मुझे यह स्वीकार करना चाहिए कि इस तरह का एक तर्क मेरे लिए असंबद्ध था, क्योंकि उस समय तक मैं टेलीकॉम में काम के पिछले स्थान पर उपयोगकर्ता स्तर पर पहले से ही परिचित था कि इस तरह के सिस्टम कितने सरल और प्रभावी हैं और वे रोजमर्रा के काम में कितना समय बचाते हैं। इसलिए, मैंने इस मुद्दे को उखाड़ फेंकने का फैसला नहीं किया, लेकिन एक ब्राउज़र के माध्यम से भुगतान स्वीकार करने के लिए अपने इंटरफ़ेस पर कार्यक्षमता को धीरे-धीरे लटकाकर इसे लागू करने के लिए, जिसे मैंने विकसित किया और मुख्य कार्य के हिस्से के रूप में समर्थन किया। वास्तव में, इस तरह के इंटरफ़ेस तक पहुंच को नियंत्रित करने के लिए, किसी भी मामले में, आपको कैशियर, नौकरी आदि का डेटाबेस चाहिए। सामग्री। इसके अलावा, व्यक्तिगत सुविधा के लिए, मैंने भुगतान इंटरफ़ेस के लिए अपने स्वयं के प्रलेखन के लिए वेब एक्सेस का उपयोग करना शुरू कर दिया क्योंकि यह व्यक्तिगत रूप से प्रत्येक कर्मचारी को डॉक्टर फाइल भेजने की तुलना में आसान और अधिक सुविधाजनक था। इसके अलावा, प्रलेखन के वितरण के इस तरीके को प्रबंधन के सभी उदाहरणों से गुजरने की पारंपरिक कागजी पद्धति के विपरीत, इसे पढ़ने वाले कर्मचारियों से बहुत अधिक सकारात्मक प्रतिक्रिया मिली। इसलिए जिन उत्पादन समस्याओं का समाधान किया जाना था उनकी सूची फिर से भर दी गई:

• आदेश और अन्य मानक दस्तावेज या तो लंबी देरी के साथ निष्पादकों को दिए जाते हैं या रिसेप्शन रूम में या किसी एक नेता की मेज पर खो जाते हैं।
• उपरोक्त आदेशों और निर्देशों के साथ परिचित होने पर नियंत्रण का अभाव।
• व्यक्तिगत रूप से कर्मचारियों को कई निर्देश भेजने का एक अत्यंत असुविधाजनक तरीका, जिससे समय की महत्वपूर्ण हानि होती है और परिणामस्वरूप, प्रलेखन को संकलित करने और अद्यतन करने की उपेक्षा की जाती है।
• कॉर्पोरेट परिवर्तन, पदोन्नति, नए और निर्धारित कर्मचारियों की जानकारी का अभाव आदि।
• मेमो के पारित होने पर परिचालन नियंत्रण की कमी और वे निश्चित समय पर किस स्तर पर हैं।

बेशक, इन समस्याओं के समाधान के लिए, विषय की शुरुआत में पहले से ही तैयार किए गए कई समाधान थे, लेकिन या तो उन्होंने उपरोक्त समस्याओं को केवल आंशिक रूप से हल किया, या उनकी लागत ने नेतृत्व में अत्यधिक असंतोष पैदा किया। इस संबंध में, उन्हें पहले छह महीनों के लिए सर्वर भाग के रूप में अपने कार्य केंद्र का उपयोग करने के लिए मजबूर किया गया था। जी हां, आपने सही सुना। यह कई, कई संगठनों में डेटा संरक्षण के मुद्दों की चिंता और समझ है। सौभाग्य से, मैंने तुरंत स्थानीय नेटवर्क पर एक फ़ाइल सर्वर के लिए महत्वपूर्ण डेटा का बैकअप लेने के लिए एक प्रणाली विकसित और कार्यान्वित की।

फिर कार्यान्वयन का दूसरा चरण शुरू हुआ "नीचे से।" मैंने कर्मचारियों को अपनी साइट पर खुद को पंजीकृत करने और विशिष्ट कॉर्पोरेट निर्देशांक और स्वयं के बारे में फ़ोटो भरने का अवसर दिया, यदि वांछित हो, अर्थात्। स्वेच्छा से, और ऊपर से आदेश द्वारा नहीं। मुझे यह स्वीकार करना चाहिए कि पंजीकरण की गति गंभीर थी और मेरी अपेक्षाओं से अधिक थी। मेरे द्वारा पहचानी गई समस्याओं के बारे में सामान्य चुप्पी के बावजूद, नाम और उपनाम से कार्यालय में कर्मचारी और उनके निर्देशकों के लिए खोज समारोह सबसे लोकप्रिय हो गया। भविष्य में, मैं और अधिक त्वरित अधिसूचना के लिए इंट्रानेट पर एक वेब संसाधन के लिए सामान्य पहुंच के आयोजन पर आदेश देने के लिए और जो / जब / जहां डेटाबेस लॉगिंग के साथ डाउनलोड करने के लिए राजी किया गया था। उसके बाद, संगठन में कर्मियों की कुल संख्या का एक तिहाई हिस्सा स्वेच्छा से संसाधन पर पंजीकृत होता है। "ओवरबोर्ड" केवल ऐसे कर्मचारी थे जिनके पास काम (ड्राइवर, क्लीनर, सुरक्षा गार्ड) पर कंप्यूटर नहीं था और कर्मचारियों का एक समूह जो मूल रूप से केवल एक नोटिस और इसके तहत एक सूची के साथ आदेश द्वारा कुछ करता था।

और केवल अब, एक साल बाद, ऊपर से अनुमोदन प्राप्त करना संभव था, कॉर्पोरेट पोर्टल पर नियमों की आधिकारिक मंजूरी और रैक में एक समर्पित सर्वर खरीदने के मुद्दे पर सकारात्मक समाधान। हमें सॉफ्टवेयर पर पैसा खर्च नहीं करना पड़ा क्योंकि अपेक्षाकृत कोई समस्या नहीं है (पूरी तरह से हल की गई एन्कोडिंग समस्याओं को छोड़कर) को WAMP से LAMP सर्वर में स्थानांतरित कर दिया गया था।

इसके अलावा, आधिकारिक मंजूरी के बाद, विकास तेज गति से आगे बढ़ा। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों की सूची को कर्मियों के सॉफ़्टवेयर से नियमित रूप से अपडेट किया जाना शुरू हुआ, कार्यालय मेमो के साथ काम करने के लिए मॉड्यूल और उनकी दृष्टि में लगातार सुधार हुआ। आगामी प्रमाणन के भाग के रूप में, मैंने कर्मचारी ज्ञान के इलेक्ट्रॉनिक परीक्षण के लिए एक मॉड्यूल विकसित किया। जोड़ा गया डायरी मॉड्यूल, "मेरी रिपोर्ट" और चुनाव। इंटरनेट पर पढ़ने के बाद कि Sberbank ने युक्तिकरण प्रस्तावों के लिए कर्मचारी बोनस पेश किया, इसने "विकास सुझाव" मॉड्यूल को जोड़ा ताकि स्थानीय समस्याओं का हल न हो और जहां हर कोई अपने प्रस्ताव का संकेत दे सके या किसी और का समर्थन नहीं कर सके।

अभी के लिए बस इतना ही। मुझे आशा है कि किसी को प्रबंधन सहायता की पूर्ण अनुपस्थिति में इस तरह की परियोजना को लागू करने का एक उपयोगी उदाहरण मिलेगा, जो आज तक इस कार्य को प्राथमिकता नहीं मानता है क्योंकि यह मौद्रिक संदर्भ में स्पष्ट आय नहीं लाता है , लेकिन सामान्य कर्मचारियों द्वारा बहुत से धन्यवाद को देखते हुए, सकारात्मक प्रभाव स्पष्ट है। कई कर्मचारियों की सहेजे गए कार्य लागत को इंगित करने के प्रयास भी विफल रहे। यदि आप "धन्यवाद" के लिए मेरे कार्यान्वयन के अनुभव को दोहराने का निर्णय लेते हैं तो इसके लिए तैयार रहें।

उन सभी के लिए धन्यवाद जिन्होंने इस विषय में समग्र रूप से महारत हासिल की, मुझे आपके सवालों के जवाब देने में खुशी होगी और यदि आवश्यक हो, तो ब्याज के बिंदुओं को और अधिक विस्तार से बताएंगे।