समय प्रबंधन अभ्यास

मैं काम पर एक सेमिनार आयोजित करने की तैयारी कर रहा हूं, एक छोटी सी प्रस्तुति दी और तय किया कि जानकारी किसी के लिए उपयोगी हो सकती है। मैं एक ही सिर में व्यावहारिक समय प्रबंधन के बारे में बात करने की योजना बना रहा हूं।

मैं किस बारे में बात करना चाहता हूं:

• आइजनहावर मैट्रिक्स
  
  • महत्वपूर्ण / अत्यावश्यक
  • दिन के लिए एक टू-डू सूची बनाना (समय की योजना के साथ)
  
  
• परेतो सिद्धांत
  
  • इसे व्यवहार में कैसे लाया जाए
  
  
• हितों का टकराव

आइजनहावर मैट्रिक्स

1944 में आइजनहावर एक सेना के जनरल थे, और 1953 से 1961 तक संयुक्त राज्य अमेरिका के राष्ट्रपति भी थे। उसके पास बहुत सारे मामले थे, लेकिन कुछ महत्वपूर्ण याद करना असंभव था। और इसलिए मैट्रिक्स का जन्म हुआ, मामलों को महत्व और तात्कालिकता से विभाजित करना।

महत्वपूर्ण मामले ऐसे हैं जिनकी पूर्ति या गैर-पूर्ति के परिणामस्वरूप वेतन / परियोजना / लेनदेन, आदि पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है।

तत्काल मामले - समाप्ति की तारीख वाले मामलों को एएसएपी द्वारा पूरा किया जाना चाहिए (जितनी जल्दी हो सके)

मैट्रिक्स स्वयं कुछ इस तरह दिखता है:


पहली चीजें एक ही समय में महत्वपूर्ण और जरूरी हैं, इसके बाद तत्काल और अंतिम, लेकिन महत्वपूर्ण नहीं हैं। अन्य सभी मामलों को बाद में स्थगित कर दिया जाता है, उन्हें या तो खुद को हल करने के लिए नियत किया जाता है, या महत्वपूर्ण और / या तत्काल की श्रेणी में जाते हैं।

इंटरनेट पर, मुझे मुद्रण के लिए एक समान मैट्रिक्स मिला:

दिन के लिए एक टू-डू सूची बनाएँ

3-4 महीने के लिए दैनिक वर्णित मैट्रिक्स का उपयोग करने के बाद, मैंने खुद के लिए निम्नलिखित का खुलासा किया:

1. आप 8 घंटे के कार्य दिवस के साथ लगभग 6 घंटे की योजना बना सकते हैं
2. प्रारंभ में, नियोजित और वास्तविक समय अलग-अलग होंगे
3. एक कहानी रोज रखो
4. यदि स्वचालन करने के लिए कुछ है और प्रसंस्करण कार्यों के लिए कई नियम हैं, तो योजना स्वचालन संभव है

मैंने किसी विशेष सॉफ्टवेयर का उपयोग नहीं किया, मैं एक साधारण एक्सल के साथ संतुष्ट था। यह कैसा दिखता था:

समय मिनटों में निर्धारित किया गया था, योग का परिणाम घंटों में प्रदर्शित किया गया था।

परेतो सिद्धांत

विकिपीडिया ने विनम्रता से इस परिभाषा को साझा किया: पेरेटो सिद्धांत - अर्थशास्त्री और समाजशास्त्री विल्फ्रेडो पेरेटो के नाम पर एक अनुभवजन्य नियम, जिसे सबसे सामान्य रूप में तैयार किया गया है, "20% प्रयास 80% परिणाम देता है, और शेष 80% प्रयास परिणाम का केवल 20% होता है।" इसका उपयोग किसी भी गतिविधि के प्रभावशीलता कारकों के विश्लेषण और उसके परिणामों के अनुकूलन में एक मूल सेटिंग के रूप में किया जा सकता है: सही ढंग से सबसे महत्वपूर्ण कार्यों का न्यूनतम चयन करके, आप जल्दी से नियोजित पूर्ण परिणाम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा प्राप्त कर सकते हैं, जबकि आगे के सुधार अप्रभावी हैं और उचित नहीं हो सकते हैं।

स्पष्टता के लिए, निम्न चित्र इंटरनेट पर रहता है:

इसे व्यवहार में कैसे लाया जाए

दिन की शुरुआत में मैंने सबसे महत्वपूर्ण मामलों की अधिकतम संख्या करने की कोशिश की। ऐसा करने के लिए, मैंने प्राथमिकता से टू-डू सूची को फ़िल्टर्ड किया, और फिर अवधि के अनुसार छांटा। सबसे "त्वरित" चीजें सबसे पहले बाहर की गई थीं, परिणामस्वरूप, कामकाजी दिन की शुरुआत के 2-3 घंटे बाद, मैं 5-6 का दावा कर सकता था कि वे तत्काल काम पूरा कर सकें और शांति से कुछ और श्रम-गहनता में डूब गए।

यह कैसा दिखता था:

हितों का टकराव

स्थिति:

• डिफ़ॉल्ट रूप से आने वाले सभी कार्य "महत्वपूर्ण" और "तत्काल" हैं
• हर किसी को "कल" ​​सब कुछ चाहिए
• हर कोई अपनी विशलिस्ट को सबसे महत्वपूर्ण और प्राथमिकता मानता है
• आप "दो \ _ तीन \ _ चार आग" के बीच हैं

किन सिद्धांतों ने मेरा मार्गदर्शन किया:

• चेतावनियों और कार्य आरंभ करने वालों को, जिनके पास आपके पास समय नहीं है \ _ के पास नहीं है
• नए कार्यों के आरंभकर्ताओं से मौजूदा लोगों के आरंभकर्ताओं से सहमत होने के लिए कहें कि उनके कार्य एक नए कार्य के पक्ष में समय सीमा से टूट जाएंगे
• बॉस / वरिष्ठ साथियों से सलाह के लिए पूछें कि कौन से कार्य तत्काल और अधिक महत्वपूर्ण हैं
• यदि उत्तर "सब कुछ जरूरी और महत्वपूर्ण" है (अधिमानतः लिखित रूप में), तो इसे यादृच्छिक रूप से करें

और निष्कर्ष में, मैं समय की कमी पर अपनी स्थिति साझा करता हूं:
यदि समय वास्तव में पर्याप्त नहीं है , तो इसका मतलब है कि आप मांग में हैं और यह अच्छा है।