मैट्रिक्स के अंदर प्रोजेक्ट मैनेजर

अपने अभ्यास में, मैं किसी सलाहकार से नहीं मिला। अभी हाल ही में मैंने एक मित्र के साथ एक दिलचस्प बातचीत की। वह एक बड़े रूसी बैंक में एटीएम नेटवर्क के विकास के लिए परियोजनाओं का प्रबंधन करता है। विषय मेरे करीब है, मैंने खुद इस तरह की बहुत सारी परियोजनाएं बनाईं, बातचीत काफी दिलचस्प रही, और मैंने यहां मुख्य निष्कर्ष पोस्ट करने का फैसला किया। मुझे कहना होगा कि मेरे दोस्त, कई परियोजना प्रबंधकों की तरह, रूस के लिए लगभग क्लासिक तरीका चला गया: एक छोटी कंपनी में एक विशेषज्ञ - एक ही छोटी कंपनी में परियोजना प्रबंधक -> एक बड़ी कंपनी में प्रबंधकीय स्थिति में स्थानांतरण। यह एक सामान्य विकास है - अपरेंटिसशिप के वर्षों को कुछ बड़े पैमाने पर चलाने की इच्छा से प्रतिस्थापित किया जाता है। और यह एक बड़ी कंपनी के लिए संक्रमण के दौरान है कि बहुत सारे आश्चर्य परियोजना प्रबंधक की प्रतीक्षा कर रहे हैं। यदि आपको आंतरिक परियोजनाओं का प्रबंधन करना है, तो और भी अधिक आश्चर्य होगा।


आखिर छोटी कंपनियों में प्रोजेक्ट प्रबंधन कैसे किया जाता है (छोटी "परिवार" फर्मों पर विचार नहीं किया जाता है, वहां कोई प्रबंधन नहीं है)? एक प्रबंधक से परियोजनाएं - एक ही विषय के साथ या एक ही ग्राहक के लिए अधिकतम दो या तीन। छोटी टीमें उन्हें बनाती हैं, शायद ही उनकी संख्या दस लोगों तक पहुंचती है। वे सीधे परियोजना प्रबंधक को रिपोर्ट करते हैं, वह उन्हें प्रेरित करता है, और पेशेवर विकास की निगरानी करता है, और एक छुट्टी के आवेदन पर हस्ताक्षर करता है, और संघर्षों को हल करता है। खैर, निश्चित रूप से, यह लक्ष्य की ओर जाता है - अन्यथा यह परियोजना प्रबंधन किस तरह का है? ऐसी कंपनियों में निर्णय जल्दी हो जाते हैं। उच्चतम बॉस तक पहुंचना आसान है, और यदि वह पूर्ण बेवकूफ नहीं है, तो परियोजना हमेशा मदद करेगी, जो कठिन समय में बहुत अच्छा है।

और फिर हमारे प्रोजेक्ट मैनेजर मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचना के साथ एक बड़े बैंक में शामिल हो जाते हैं। और नए नियमों के अनुसार नया जीवन पहली बार में उसे एक वास्तविक दुःस्वप्न लगता है (तब या तो इसकी आदत पड़ जाती है, सिस्टम में फिट हो जाता है, या पत्तियां)। उसके नए काम की विशेषताएं क्या हैं? एक तरफ, बैंक (मैं आपको याद दिलाता हूं कि बैंक यहां एक उदाहरण के रूप में कार्य करता है) में एक परियोजना की सभी विशेषताएं हैं - परियोजना के लिए जिम्मेदार प्रबंधक, सीमित समय सीमा और बजट, परियोजना का अनूठा परिणाम और इसकी उपलब्धि के लिए योजना, परियोजना टीम। दूसरी ओर, ऐसी बारीकियाँ हैं जिन्हें ध्यान में रखा जाना चाहिए ताकि एक पोखर में न बैठें और परियोजना को न डालें।

1. बैंक कर्मचारियों के लिए, एक परियोजना में काम करना मुख्य गतिविधि नहीं है; अभी भी बहुत सारे आंतरिक कर्तव्य हैं जो परियोजनाओं से संबंधित नहीं हैं। उदाहरण के लिए, संग्रह विशेषज्ञों को संग्रह विधियों का विकास करना चाहिए और पिछले देय ऋणों पर ग्राहकों के साथ काम करना चाहिए। विपणन बाजार अनुसंधान में लगा हुआ है और सेवाओं को बढ़ावा देने के तरीकों की तलाश कर रहा है। खुदरा श्रृंखला बिक्री आदि के लिए जिम्मेदार है। इस पूरे जीवन में, परियोजनाएं एक सौ छत्तीसवें स्थान पर हैं, भले ही विपरीत घोषित किया गया हो। नतीजतन, परियोजनाओं में भागीदारी के लिए समय अक्सर अवशिष्ट सिद्धांत के अनुसार आवंटित किया जाता है, क्योंकि मुख्य कार्य करने में विफलता के लिए वे सिर पर थपथपाएंगे नहीं, और परियोजना के लिए कार्य करने में विफलता के लिए कुछ भी नहीं होगा। और एक बहुत ही दुर्लभ स्थिति है जब परियोजना के कार्यों को पूरा करने के लिए कर्मचारियों को बोनस का भुगतान करने के लिए एक बजट आवंटित किया जाता है।


2. इससे भी बदतर, कर्मचारियों को खुद को परियोजनाओं में भाग लेने के लिए अवशिष्ट सिद्धांत के अनुसार आवंटित किया जाता है, क्योंकि परियोजना प्रबंधक के पास बैंकों सहित बड़ी रूसी कंपनियों की मैट्रिक्स संरचना की विशेषता में अधीनस्थ नहीं हैं। वह आम तौर पर एक परियोजना के लिए कर्मचारियों के विभागों के प्रमुखों से पूछता है, और जो लोग पहले से ही चुनते हैं जो वे सोचते हैं कि आवश्यक हैं, आमतौर पर सबसे अच्छे लोग हमेशा गैर-परियोजना के काम में व्यस्त रहते हैं। परियोजना में भाग लेने के लिए लोगों के बीच कोई प्रतिस्पर्धा नहीं है - जो अतिरिक्त अवैतनिक जिम्मेदारियों को लेना चाहता है?

3. सामान्य तौर पर, "प्रोजेक्ट टीम" की अवधारणा बहुत ही गायब हो जाती है। यदि पिछले जन्म में एक प्रबंधक एक लक्ष्य द्वारा एकजुट किए गए लोगों के समूह के साथ एक सामंजस्यपूर्ण (या बहुत सामंजस्यपूर्ण - सब कुछ प्रबंधक पर निर्भर करता है) निपटाता है, तो अब यह कौशल और कार्यों के समूह के साथ कर्मचारियों का एक समूह है। आप तुरंत लोगों और समान पुस्तकों को दूर के शेल्फ पर रख सकते हैं, जिसमें वे "टीम के क्रिस्टलीकरण" के विचारों को गाते हैं और बताते हैं कि जब सभी एक ही कमरे में बैठे हों तो यह कितना शांत होता है। इसमें से कुछ भी नहीं होगा - सबसे अच्छा, लोग अपना हिस्सा करेंगे।


4. तदनुसार, परियोजना प्रबंधक की भूमिका बदल रही है। अब उसके लिए यह महत्वपूर्ण है कि वह न केवल परियोजना का एक इंटीग्रेटर और इंजन बन जाए, बल्कि सभी मापदंडों का एक कठिन नियंत्रक भी बन जाए। द्वारा और बड़े, अब केवल वह इस परियोजना में रुचि रखता है जिसे सफलतापूर्वक पूरा किया जा रहा है - यह प्रबंधक का KPI है।


5. इसके अलावा, नौसिखिए प्रबंधक के लिए, यह आश्चर्य की बात है कि बड़े संगठनों में अक्सर पड़ोसी इकाइयां एक-दूसरे के साथ बुरी तरह से नहीं मिलती हैं - वे दुश्मनी पर हैं। ओवरटेट तोड़फोड़ के मामले और डिजाइन कार्य के कार्यान्वयन के दौरान समझौतों के उल्लंघन को लगभग आदर्श माना जाता है। बाहर से यह अजीब लगता है। ऐसा लगता है कि जोखिम प्रबंधन के क्षेत्र में विशेषज्ञों के साथ लेखांकन विभाग को साझा करना? वकील व्यापारिक विश्लेषकों से बातचीत क्यों नहीं कर सकते? अक्सर, ऐसे संघर्ष सत्ता और प्रभाव के लिए नेतृत्व के एक अंडरकवर संघर्ष का एक परिणाम होते हैं, लेकिन परियोजना प्रबंधक इसके लिए आसान नहीं है - उसे सभी परियोजना प्रतिभागियों के समन्वित कार्यों की आवश्यकता है!


ऐसी परिस्थितियों में कैसे जीवित रहें और अपने काम को सफलतापूर्वक पूरा करें? सिफारिशें सरल लेकिन प्रभावी हैं।

* शांत हो जाओ - आप इस तरह की स्थिति का सामना करने वाले पहले व्यक्ति नहीं हैं। इसे एक दिलचस्प पेशेवर और जीवन के अनुभव के रूप में देखें।
* किसी भी परियोजना में प्रबंधक का मुख्य हथियार संचार है। यहां, संबंध और कनेक्शन बनाने के कौशल का विशेष महत्व है। आपको उन लोगों को खोजना होगा जो परियोजना के परिणामों की परवाह करते हैं। यह एक आसान काम नहीं है, लेकिन इसे हल करने से आपको सहयोगी और समान विचार वाले लोग मिलेंगे।
* और फिर से संचार के बारे में। सभी नेताओं के साथ सभी विभागों को जानें, पहचानने योग्य बनें और अपने बारे में सबसे सकारात्मक राय बनाएं। अन्य विभागों के सहयोगियों के साथ "आप" पर जाएं, इससे अवरोध भी टूट जाते हैं।
* प्रायोजक के साथ संपर्क स्थापित करना आवश्यक है - एक नियम के रूप में, यह एक शीर्ष प्रबंधक है जो परियोजना की सफलता में रुचि रखता है। यह आवश्यक है कि प्रायोजक को यथासंभव परियोजना में डुबोया जाए। अक्सर उसके साथ मिलते हैं, परिणामों के बारे में बात करते हैं और समस्याओं को छिपाते नहीं हैं। एक अच्छी तरह से तैयार प्रायोजक कुशल हाथों में एक दुर्जेय हथियार है और बाधाओं को तोड़ने और प्रतिरोध पर काबू पाने के लिए एक अच्छा उपकरण है। इच्छुक प्रायोजक की अनुपस्थिति परियोजना की निश्चित मृत्यु है।
* परियोजना में शामिल सभी लोगों के लिए परियोजना को यथासंभव पारदर्शी बनाएं - परियोजना की प्रगति पर रिपोर्ट भेजें, इसकी स्थिति, आगे के कार्यों और उभरती समस्याओं पर चर्चा करने के लिए सप्ताह में कम से कम एक बार प्रमुख प्रतिभागियों की बैठकों का आयोजन करें। यह टीम के क्रिस्टलीकरण में मदद नहीं करेगा, लेकिन परियोजना को प्रतिभागियों के जीवन का हिस्सा बना देगा, अस्वीकृति की संभावना को कम करेगा। परियोजना के प्रतिभागियों की प्रशंसा करना मत भूलना - लोग इस पर ध्यान देते हैं, वे प्रसन्न होते हैं, यह याद किया जाता है।
* यदि कंपनी में एक नौकरशाही विकसित की जाती है (मैं गारंटी देता हूं कि यह ऐसा है), तो संभवतः परियोजनाओं के कार्यान्वयन के लिए किसी प्रकार का विनियमन भी है। मुझे यकीन है कि इस पर काम करना असंभव है, और यह आवश्यक नहीं है, लेकिन इसे हाथ में रखना बेहतर है - अनुमोदित नियमों के संदर्भ विरोधियों के मध्यस्थता को थोड़ा ठंडा कर सकते हैं (एक नौकरशाही वातावरण में, अनुमोदित और हस्ताक्षरित दस्तावेज़ का वजन बढ़ जाता है)।
* लिखित में सभी निर्णय रिकॉर्ड करें। कोई मौखिक समझौते या वादे नहीं। यह नियम किसी भी परियोजना के लिए सही है, लेकिन यहां इसका कार्यान्वयन आवश्यक है और सफलता के लिए महत्वपूर्ण है।