🛣️ 🆖 🐢 हमने व्यावसायिक प्रक्रियाओं को कैसे लागू किया और यह क्यों आवश्यक है 🕊️ 👩🏼‍🤝‍👨🏽 👩🏼‍🤝‍👨🏿

जब कोई कंपनी छोटी होती है और हर कोई हर किसी (लगभग 30 लोगों तक) को जानता है, तो सैद्धांतिक रूप से, किसी भी औपचारिक व्यापार प्रक्रियाओं की आवश्यकता नहीं होती है। जब कोई कंपनी बड़ी होती है, भौगोलिक रूप से विभाजित होती है, या कार्य nontrivial होते हैं, तो गड़बड़ की संख्या तेजी से बढ़ने लगती है। इससे लड़ना होगा। उदाहरण के लिए, हमने उस समय व्यावसायिक प्रक्रियाओं को लागू करने का निर्णय लिया जब हमने अपने ही कुछ कर्मचारियों को पहचानना बंद कर दिया था।

पहला वाजिब सवाल जो मैं पूछना चाहता हूं कि इस "नौकरशाही" की आखिर जरूरत क्यों है। उत्तर सरल है: सिद्धांत रूप में, यह रिफैक्टिंग की तरह है। बाहर, सब कुछ समान है, लेकिन अंदर यह तार्किक है, यह स्पष्ट रूप से काम करता है और आप जल्दी से आगे विकास कर सकते हैं।

1900 से प्रक्रिया सेटिंग उदाहरण

फोर्ड प्लांट के श्रमिक कन्वेयर पर भागों को इकट्ठा करते हैं। कार्यकर्ता एक दिन में 5 रुपये प्राप्त करता है और 30 इकाइयों के उत्पाद एकत्र करता है। हेनरी फोर्ड एक घंटे के लिए कार्यकर्ता को देखता है और महसूस करता है कि वह बहुत सारे अतिरिक्त काम कर रहा है। वह नई योजना के अनुसार भाग को स्वयं इकट्ठा करने की कोशिश करता है, और समझता है कि, सिद्धांत रूप में, यह तेजी से किया जा सकता है, लेकिन आपको कन्वेयर को थोड़ा बदलने, उपकरण को स्थानांतरित करने और सबसे महत्वपूर्ण बात, कार्यकर्ता को अन्य आंदोलनों को सिखाना होगा। "मुझे नहीं चाहिए" के माध्यम से, वह इस व्यक्ति को सिखाता है कि इसे सही तरीके से कैसे किया जाए - और वोइला! - वह अभी भी प्रति दिन 5 रुपये प्राप्त करना जारी रखता है, लेकिन पहले से ही 42 इकाइयों का उत्पादन करता है।

आदतन? नहीं। सहज? नहीं। लाभ? हां, अगर श्रमिकों को वापस लेने और फिर से शिक्षित करने की लागत अनुमानित लाभ से कम है।

तो व्यापार प्रक्रियाओं की शुरूआत है: आपको यह समझने की आवश्यकता है कि इनपुट में क्या है, आउटपुट पर परिणाम क्या होना चाहिए और इसे कैसे प्राप्त करना है। यदि कंपनी पर शोध करने और बदलने की लागत इस से अपेक्षित लाभ से कम है, तो आपको इसे करने की आवश्यकता है।

गंदगी से निपटने के लिए समयरेखा

हम इन चरणों से गुजरे:

हम में से चार हैं, हर कोई सब कुछ समझता है।
दो अलग-अलग स्टोर दिखाई देते हैं: मेल प्राप्त करने के लिए नियम और उस पर अनिवार्य प्रतिक्रियाओं के लिए नियमों की आवश्यकता पहले से ही है।
शहरों में प्रतिनिधि दिखाई दे रहे हैं। आंतरिक निर्देशों, युक्तियों और विभिन्न स्थितियों में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए अन्य टुकड़ों के लिए जानकारी का एक व्यवस्थित संग्रह शुरू होता है: वास्तव में, सकारात्मक अनुभव और वंशानुगत रेक संग्रह।
जटिल साइट इंटरैक्शन। डेवलपर्स ट्रैकर और टिकट प्रणाली बढ़ाते हैं।
हम में से बहुत सारे लोग एक ही सवाल तीन बार से ज्यादा पूछते हैं। एक बंद कॉरपोरेट ब्लॉग लॉन्च किया गया है ताकि हर चीज को नियंत्रित रखा जा सके, समस्याओं की सूचना दी जा सके और प्रक्रियाओं के यांत्रिकी को बदला जा सके।
विशेषज्ञों की एक टीम को काम पर रखा जाता है जो कंपनी के भीतर व्यावसायिक प्रक्रियाओं की योजना बनाते हैं, सटीक निर्देश और एक संगठनात्मक चार्ट तैयार करते हैं। संक्षेप में, मौजूदा प्रक्रियाओं का वर्णन करने और जहां आवश्यक हो, उनका अनुकूलन करने की एक प्रक्रिया है।
यह सब खुशी स्थिति को छूती है।

क्या प्रक्रियाएं आवश्यक हैं यदि 10 लोगों की टीम?

हां, लेकिन "क्या और कहां" समझने के लिए नहीं, बल्कि कार्य प्रक्रिया को निपटाने और दायित्व को सीमित करने के लिए। मैं अपनी पूर्व कंपनी के जीवन से एक उदाहरण दूंगा।

उदाहरण 1: एक ग्राहक से एक सरल लेकिन दर्दनाक परिचित सुविधा।

किसी कार्य के लिए क्लाइंट और प्रबंधक की बैठक।
असाइनमेंट के लिए स्वीकृति मानदंडों का समन्वय।
विभाग का प्रमुख डेवलपर के संदर्भ की शर्तें बनाता है।
संदर्भ या नियंत्रण बिंदुओं की शर्तें ग्राहक के साथ सहमत हैं।
विकास प्रगति पर है।
विभाग के प्रमुख ने स्वीकृति प्रदान की।
प्रबंधक क्लाइंट को प्रोजेक्ट सौंपता है।

यदि आप एक डेवलपर हैं, तो इसका मतलब निम्न बातें हैं:

आपके नेता को छोड़कर कोई भी आपको कार्य (यहां तक कि सामान्य निदेशक) भी निर्धारित नहीं कर सकता है।
आप एक स्पष्ट तकनीकी कार्य के बिना कभी काम नहीं करते हैं।
आपको क्लाइंट दिखाई नहीं देता है। यदि आप वास्तव में चाहते हैं, तो आप एक प्रबंधक को भी नहीं देख सकते हैं।
विकास के अंतिम दिन एक नए विचार के साथ एक ग्राहक को अचानक अपने दिमाग को बदलना प्रबंधक की समस्या है।
आप केवल अपने पर्यवेक्षक को (और वह ग्राहक को) जाम के लिए जिम्मेदार हैं।
आप "थकान" पर काम नहीं करते हैं, लेकिन परिणाम पर। यही है, यदि विकास एक घंटे में पूरा हो गया था, इसका मतलब यह नहीं है कि यदि आप एक महीने में किया गया था तो आपको इससे कम प्राप्त होगा।

सब कुछ सरल, तार्किक और समझने योग्य है, लेकिन प्रोटोकॉल का पालन करने की आवश्यकता से जुड़ी लागत का कारण बनता है।

उदाहरण 2, अब मोसिग्रा के अभ्यास से
परिचयात्मक: 50 लोगों और अच्छी तरह से संरचित खुदरा दुकानों के लिए एक पागल कार्यालय है। मान लीजिए कि एक रिटेलर को एक टूटे हुए को बदलने के लिए एक नया शेल्फ चाहिए। यहाँ वह पुरानी योजना में क्या करता है:

एक वरिष्ठ बिंदु की ओर मुड़ता है और एक समस्या की रिपोर्ट करता है।
वरिष्ठ बिंदु क्षेत्रीय समन्वयक से संपर्क करता है और समस्या की रिपोर्ट करता है।
समन्वयक एक्सो विभाग के प्रमुख पर दस्तक देता है और एक समस्या की रिपोर्ट करता है।
AXO विभाग का प्रमुख मजदूर के लिए कार्य निर्धारित करता है।
एक अप्रेंटिस एक नए शेल्फ पर अपने पर्यवेक्षक से एक बजट को मंजूरी देता है।
वित्त निदेशक को टेबल पर एक हस्ताक्षर खाता दिया जाता है।
अगला दिन आ रहा है।
कार्यकर्ता अंत में एक नया आश्रय डालता है।

यदि इस प्रक्रिया में कुछ बाधित होता है, तो विक्रेता के बारे में वरिष्ठ को फिर से बताने और पूरी योजना को फिर से पारित करने के बाद ही शेल्फ पहुंचेगा। यह स्पष्ट है कि यह काफी अतिशयोक्तिपूर्ण रूप से वर्णित है और वास्तविक जीवन में सब कुछ सरल है, लेकिन एक स्पष्ट योजना के बिना 10-15% प्रक्रियाएं अभी भी खराबी कर सकती हैं, उदाहरण के लिए, यदि प्रबंधक बीमार है।

अब ऐसी ही स्थिति दिखती है:

विक्रेता AXO से संपर्क करता है और एक समस्या की रिपोर्ट करता है।
AXO कर्मचारी निधियों के उपयोग की उपयुक्तता पर निर्णय लेता है।
कार्यकर्ता एक नया आश्रय डालता है।

कृपया ध्यान दें: स्टोर प्रबंधक प्रक्रिया में शामिल नहीं है। और एक और बात: अगर एक AXO कर्मचारी ने फैसला किया कि एक नई रेजिमेंट की लागत ऐसी स्थितियों के लिए सामान्य कीमत से दोगुनी हो सकती है, तो वित्तीय निदेशक के लिए एक अलर्ट स्वचालित रूप से उत्पन्न हो जाएगा।

यदि AXO एक चालान जारी करता है जो उनके विभाग की योजना से आगे निकल जाता है, तो प्रबंधन के लिए एक अलर्ट उत्पन्न होता है, जहाँ दो बटन होते हैं: "पालना" और "अनुमति दें"। यदि वांछित है, तो आप दोनों पर क्लिक कर सकते हैं। यांत्रिकी का सार: मार्ग छोटा और तेज है, लेकिन पूर्ण नियंत्रण बनाए रखा जाता है। कोई अतिरिक्त कार्रवाई नहीं।

मैट्रिक्स

जब यह जाना जाता है कि वास्तव में कौन और क्या कर रहा है, तो एक और बात प्रकट होती है जो बड़ी परियोजनाओं के लिए अपरिहार्य है: विशिष्ट लोगों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने और कुछ चीजों की गति का अनुमान लगाने की क्षमता।

उदाहरण के लिए, ऑनलाइन स्टोर ऑपरेटर की दक्षता पर विचार करना अपेक्षाकृत सरल है: प्राप्त कॉल का प्रतिशत, आदेशों की औसत जांच और अन्य आसानी से औपचारिक पैरामीटर यह स्पष्ट करते हैं कि क्या और कैसे।

खरीदार के काम का मूल्यांकन करना पहले से ही अधिक कठिन है: लेकिन व्यवसाय प्रक्रिया का निर्माण यह समझना संभव बनाता है कि उत्पाद के साथ वास्तव में क्या हुआ, यह कैसे हुआ और कितना प्रभावी है।

Shoals

उपरोक्त सभी केवल एक सिद्धांत होगा, अगर यह नियंत्रण और लेखा प्रणाली (हमारे मामले में, 1 सी में) में एम्बेडेड नहीं था। अब, उदाहरण के लिए, यदि कोई स्टोर को कॉल करता है और माल अभी उपलब्ध नहीं है, तो यह जानकारी या तो तुरंत क्रेता को प्रेषित कर दी जाती है, या जाम्ब कलेक्टर को जोड़ दी जाती है। नतीजतन, खरीद विभाग के प्रमुख स्पष्ट रूप से समस्या को देखते हैं और कार्रवाई करने का अवसर है।

जब सेक्टोस ड्रॉप

वे कहते हैं कि सेना के पास सभी अवसरों के लिए निर्देश हैं: भले ही कोई यूएफओ प्लाज्मा टैंकों के साथ आता है, उनके पास इस मामले की सटीक योजना है। इसलिए प्रक्रियाओं के साथ: आदर्श रूप से, वे एक कर्मचारी के सभी अवसरों के लिए हैं। जब किसी कर्मचारी के पास आकस्मिक योजना नहीं होती है, तो दो चीजें होती हैं:

वह इस मुद्दे के लिए ज़िम्मेदार है (सबसे अधिक संभावना है, अपने नेता को विचलित किए बिना)।
यदि स्थिति दोहराती है, तो ऐसे मामलों को संभालने के लिए एक नियम प्रक्रिया बनाई जाती है।

यह सब कंपनी में कैसे लागू किया जा रहा है?

सबसे पहले, विश्लेषक नेता के साथ बात करता है और कार्य को समझता है। ऐसा होता है कि शो के लिए प्रक्रियाएं शुरू की जाती हैं, ताकि बाद में किसी विदेशी को व्यवसाय बेचने के लिए अधिक लाभदायक हो, ऐसा होता है कि शो-ऑफ के लिए, और कभी-कभी व्यापार के लिए। बाद का मामला सबसे दिलचस्प और जटिल है।
एक बिल लगाया जाता है जो ~~ओहियो~~ संज्ञानात्मक असंगति का कारण बनता है। इस बिंदु पर, ऐसी शर्तों पर सहमत होना आवश्यक है कि विशिष्ट संकेतकों को बढ़ाने पर भुगतान किया जाता है। मोटे तौर पर, कार्यान्वयन के परिणामस्वरूप उन्हें 20% अधिक लाभ मिलना शुरू हुआ - वेतन।
तब विश्लेषक पूरी कंपनी के आसपास जाता है और कई, कई सवाल पूछता है कि यह कैसे काम करता है।
फिर, प्रत्येक कर्मचारी को एक प्रश्नावली प्राप्त होती है जो उनसे अपने कार्यों को इंगित करने के लिए कहती है (आधा घंटा भर जाता है)।
विश्लेषक कठिन सोचता है और बातचीत का एक ब्लॉक आरेख खींचता है जिससे कंपनी की प्रक्रियाएं और संगठनात्मक चार्ट बढ़ता है।
कंपनी को नई प्रक्रियाओं में पुनर्गठित किया जा रहा है।
कर्मचारी परिवर्तनों का सार सुनते हैं। यदि कर्मचारी वृद्ध हैं, तो वे इसे कसकर समझते हैं, लेकिन वे इसे तुरंत करते हैं। यदि वे युवा हैं, तो वे पूरी तरह से समझते हैं, लेकिन वे धीरे-धीरे बदलते हैं।
कीड़े को ठीक किया जाता है। कंपनी बदलते ही संरचना बदलती है और उसकी प्रक्रियाएँ बदल जाती हैं।

समय

एनालिटिक्स के लिए डेटा इकट्ठा करने में हमें लगभग एक महीने का समय लगा (राज्य में लूनोखोद -1 प्रोग्राम पर काम करना) और एनालिटिक्स, एक और महीने में प्रश्नावली इकट्ठा करना और उसे सत्यापित करना, एक समय के बाद जब एक संगठनात्मक सर्किट और प्रक्रियाएँ सामने आईं, तब यह सब लागू हो गया था। कुल मिलाकर, इसमें लगभग छह महीने लगे।

आपको ऐसी चीजों को लागू करने की आवश्यकता क्यों है

वर्कफ़्लो को नियंत्रित करने के लिए, कार्यों को न खोएं और देखें कि कौन क्या करता है और वास्तव में क्या है।
कंपनी में प्रत्येक आइटम के लिए एक विशिष्ट जिम्मेदार व्यक्ति दिखाई देता है (प्रत्येक समस्या का एक उपनाम होता है)।
हर बार किसी नए व्यक्ति को न समझाएं, उदाहरण के लिए, बाहर निकलने की व्यवस्था कैसे करें आदि।
किसी दूसरे शहर के प्रत्येक कर्मचारी को जीवन का पूरा सार समझाए बिना पैमाने पर करना अधिक कुशल है।
नए लोगों को जल्दी स्वीकार करें।

सारांश: पेशेवरों और विपक्ष

पेशेवरों:

कम अराजकता, अधिक आदेश
स्पष्ट नौकरी विवरण दिखाई देते हैं
एक ऑर्ग चार्ट है जो प्रक्रियाओं का अनुकूलन करता है
आईटी प्रक्रियाएं वास्तविक लोगों के साथ निकटता से जुड़ी हुई हैं, और चीजों का एक गुच्छा स्वचालित करना संभव हो जाता है।

विपक्ष:

प्रक्रिया में बहुत समय लगता है और बहुत सारे पैसे की आवश्यकता होती है: उदाहरण के लिए, बिक्री के मौसमी चरम पर इसे शुरू करना एक अच्छा विचार नहीं है।
सलाहकार एक जादूगर नहीं है। वह समस्याओं को हल नहीं करता है, लेकिन मानक समाधान प्रदान करता है (जो पुस्तकों में भी हैं) और कंपनी के तहत उन्हें खत्म करने में मदद करता है। ये मानक समाधान प्रबंधन की प्रत्यक्ष भागीदारी के साथ कार्यान्वित किए जाते हैं।
हमें प्रक्रियाओं के निर्माण और कार्यान्वयन में कड़ी मेहनत करनी होगी।
अंत में, यह कंपनी के लिए महंगा है, इसलिए आपको बहुत स्पष्ट रूप से यह समझने की आवश्यकता है कि यह सब क्या देगा।

मैं रीफैक्टरिंग के साथ तुलना जारी रखूंगा: यह महंगी, जटिल है, इसे बड़ी रिलीज से एक सप्ताह पहले शुरू नहीं किया जाना चाहिए, लेकिन यह बहुत उपयोगी है अगर यह परियोजना एक बड़े, कठिन एक और कई अलग-अलग लोगों पर काम करती है। और रिफैक्टरिंग का पूरा होना (लेकिन स्वयं प्रक्रिया नहीं) वास्तव में उन सभी की नसों को शांत करता है जो चीनी कोड को देखते समय उग्र हो जाते थे।

यूपीडी पीएम में उन्होंने याद दिलाया कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं के निर्माण के लिए रणनीतिक लक्ष्य और यहां तक कि एक मिशन (शब्द के अच्छे अर्थ में) तैयार करना आवश्यक है। हां, अन्यथा यह स्पष्ट नहीं होगा कि क्या करना है, कहां और कैसे करना है: आपको कंपनी के एक प्रकार के डीएनए या मोडस ऑपरेंडी की आवश्यकता है।

हमने व्यावसायिक प्रक्रियाओं को कैसे लागू किया और यह क्यों आवश्यक है