ZTD: ज़ेन TuDu - अल्ट्रा-सरल उत्पादकता प्रणाली

मूल को लियो बाबोत ने ज़ेन हैबिट्स वेबसाइट पर प्रकाशित किया था। मैंने स्वतंत्र रूप से इसका अनुवाद किया और थोड़ा सा अनुकूलित किया। तुरंत आरक्षण करें, मैं सटीक अनुवाद का नाटक नहीं करता। मेरा काम बिलकुल नहीं, बल्कि स्पष्ट रूप से अनुवाद करना था। पढ़ने और उपयोग का आनंद लें!

"यह आदतों और कर के बारे में है, प्रणाली और उपकरणों के बारे में नहीं"

उत्पादकता और संगठन की मूल बातों को मजबूत करने के लिए, सब कुछ यथासंभव सरल रखते हुए, मैंने अपनी खुद की उत्पादकता प्रणाली विकसित की: ज़ेन टू डन (जेडटीडी)।

ZTD में सादगी, कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना और यहाँ और अभी, शाश्वत योजना और व्यवस्थितता के विपरीत है।

यदि आपको जीटीडी के साथ समस्या है, तो इसकी प्रतिभा के बावजूद, ZTD सिर्फ आपके लिए हो सकता है। यह जीटीडी को अधिक व्यावहारिक तरीके से लागू करने के लिए आवश्यक आदतों को बदलने पर केंद्रित है। और यह एक सरल संरचना बनाने पर, सरलीकरण पर "कर" पर केंद्रित है। विस्तार से सब कुछ जानने के लिए आगे पढ़ें।

सिंहावलोकन

जीटीडी पांच समस्याओं को हल करने की कोशिश कर रहा है जो कि जीटीडी को लागू करने की कोशिश करते समय कई चेहरे हैं। मुझे कहना होगा कि जीटीडी में वास्तव में कोई कमी नहीं है, इसमें संशोधनों की आवश्यकता नहीं है, लेकिन हम सभी अलग हैं। ZTD बस सब कुछ स्थापित करने का तरीका है ताकि यह विभिन्न व्यक्तित्व प्रकारों के लिए बेहतर काम करे।

यहां उन पांच समस्याओं के बारे में बताया गया है जो GTD के साथ हैं:

1) जीटीडी बदलती आदतों की एक श्रृंखला है। यह मुख्य कारण है कि लोग जीटीडी प्रणाली से बाहर निकलते हैं: यह हमारी आदतों में बदलाव का एक पूरा गुच्छा है जिसे आपको एक बिंदु पर लागू करना होगा। यदि आप ज़ेन हैबिट्स को लंबे समय तक पढ़ते हैं, तो आप जानते हैं कि एक समय में एक आदत पर ध्यान केंद्रित करना सफलता की गारंटी देने का सबसे अच्छा तरीका है। इसके अलावा, GTDers बदलती आदतों के लिए सिद्ध तरीकों का उपयोग नहीं करते हैं।

समाधान: ZTD एक समय में एक आदत पर केंद्रित है। आपको एक बार में पूरे सिस्टम को लागू करने की कोशिश करने की आवश्यकता नहीं है - यह भारी है। यदि आप एक समय में बहुत अधिक करने की कोशिश कर रहे हैं तो बदलती आदतों पर ध्यान देना बहुत मुश्किल है। इसके विपरीत, समय पर हर क्षण एक आदत पर ध्यान केंद्रित किया जाता है, चरण, चरणों में प्रणाली का कार्यान्वयन। बदलती आदतों के सिद्ध तरीकों (30-दिवसीय प्रतियोगिता, वादों, पुरस्कारों, प्रेरणा हैक आदि) का उपयोग करके प्रत्येक नई आदत को सफलतापूर्वक लागू करें।

2) GTD क्रियाओं पर पर्याप्त रूप से ध्यान केंद्रित नहीं करता है। हालाँकि इसे गेटिंग थिंग्स कहा जाता है, यानी फ़िनिशिंग थिंग्स, अक्सर हमें जो करना होता है, वह होता है गेटिंग थिंग्स इन अवर ट्रस्टेड सिस्टम यानी चीजों को अपने भरोसेमंद सिस्टम में लाना। डेविड एलेन की पुस्तक, हालांकि यह एक उत्कृष्ट प्रणाली प्रदान करती है, वास्तविक एक्शन स्टेज की तुलना में कैप्चर और प्रोसेसिंग चरणों पर अधिक ध्यान केंद्रित करती है।

समाधान: ZTD यह करने पर अधिक केंद्रित है। अपने कार्यों को सरल, तनाव-मुक्त तरीके से पूरा करने के तरीके पर।

3) जीटीडी कई लोगों के लिए भी असंरचित है। यह जीटीडी की शानदार विशेषताओं में से एक हो सकता है - निर्णय के समय संरचना की कमी "आगे क्या करना है"; लेकिन यह कई लोगों के लिए महान अस्पष्टता का स्रोत बन जाता है। कुछ लोगों को अपने दिन में अधिक स्थिरता की आवश्यकता होती है, और जीटीडी भटकाव कर सकता है। अलग-अलग लोगों की अलग-अलग शैली होती है।

समाधान: ZTD इन समस्याओं को हल करने के लिए कई आदतें प्रदान करता है: योजना बनाने की आदत, जब आप दिन के लिए अपने तीन सबसे महत्वपूर्ण मामलों और सप्ताह के अपने बिग स्टोन्स की योजना बनाते हैं, तो दिनचर्या की आदतें जिसमें आप अपने लिए दैनिक और साप्ताहिक कार्य करते हैं। ZTD में सभी आदतों की तरह ये आदतें वैकल्पिक हैं। यदि वे आपके लिए काम नहीं करते हैं, तो उन्हें लागू न करें। लेकिन कई लोगों के लिए, वे पूरी तरह से जीटीडी के पूरक होंगे।

4) जीटीडी बहुत अधिक करने की कोशिश कर रहा है, जो तनाव में समाप्त होता है। जीटीडी आने वाले सभी मामलों और आसपास की जानकारी के बीच कोई अंतर नहीं करता है, जो इसकी सुंदरता का भी हिस्सा है। लेकिन समस्या यह है कि हम अपनी चादर में सब कुछ डालना शुरू करते हैं। बेशक, यह एक जीटीडी समस्या नहीं है, लेकिन हमारे कार्यान्वयन की समस्या है। लेकिन इस समस्या को हल करना होगा।

समाधान: ZTD का उद्देश्य सरल बनाना है। केवल सबसे आवश्यक को ठीक करें, और आप वास्तव में महत्वपूर्ण चीजें करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, और उन्हें अच्छी तरह से कर सकते हैं।

5) जीटीडी आपके लक्ष्यों पर पर्याप्त ध्यान केंद्रित नहीं करता है। यह प्रणाली जानबूझकर नीचे से ऊपर, सड़क के स्तर पर बनाई गई है। जब यह उच्च स्तर की बात करता है, तो उन पर पर्याप्त ध्यान नहीं दिया जाता है। नतीजतन, जीटीडी आने वाले को करने पर अधिक ध्यान केंद्रित करता है, बजाय इसके कि आप खुद क्या करने का फैसला करते हैं, "आउटगोइंग" - बस सबसे महत्वपूर्ण चीजें।

समाधान: ZTD, जैसा कि ऊपर बताया गया है, आपको बड़े, महत्वपूर्ण कार्यों की पहचान करने के लिए मजबूर करता है जिन्हें आप एक सप्ताह में या दिन के दौरान पूरा करना चाहते हैं। एक और ZTD आदत साप्ताहिक अपने लक्ष्यों को देखने और संशोधित करने की है। यह पूरे वर्ष लक्ष्यों पर केंद्रित रहने का एक तरीका है। GTD में इसका एक तत्व होता है, लेकिन ZTD इसका विस्तार करता है।

फिर से, जीटीडी एक शानदार प्रणाली है और बहुत अच्छी तरह से काम करता है। लेकिन ZTD GTD को लागू करते समय आने वाली कुछ समस्याओं को हल करता है, इसे वास्तविक जीवन के लिए अनुकूल बनाता है।

10 ZTD ​​की आदतें

इन आदतों में से प्रत्येक को एक समय में एक का अध्ययन और कार्यान्वित किया जाना चाहिए, यदि संभव हो, या एक समय में अधिकतम 2-3। 30 दिनों के लिए एक आदत पर ध्यान दें, फिर अगले पर जाएं। नीचे दी गई सूची में आदेश सिर्फ एक सुझाव है, आप उन्हें अपने लिए सुविधाजनक क्रम में लागू कर सकते हैं। और आपको सभी 10 को लागू करने की आवश्यकता नहीं है। प्रयोग, उन लोगों को ढूंढें जो आपके लिए व्यक्तिगत रूप से सबसे अच्छा काम करते हैं। आदतें 1-8 सबसे महत्वपूर्ण हैं, लेकिन मेरा सुझाव है कि नौवां और दसवां भी ध्यान दें। मैं भविष्य के प्रकाशनों में इन आदतों में से प्रत्येक में अधिक विस्तार से प्रकट करूंगा।

1. लीजिए। सर्वव्यापी कब्जा करने की आदत। एक छोटी नोटबुक (या किसी अन्य रिकॉर्डिंग डिवाइस) को ले जाएं और अपने सिर में दिखाई देने वाले सभी विचारों, कार्यों, परियोजनाओं या अन्य जानकारी को लिख लें। इसे अपने सिर से कागज पर फेंक दें। तो आप निश्चित रूप से कुछ भी नहीं भूलेंगे। जीटीडी में भी ऐसा ही है। लेकिन ZTD के लिए एक पोर्टेबल और बहुत आसान उपयोग उपकरण की आवश्यकता होती है: लेखन के लिए एक नोटबुक या कागज के टुकड़ों का एक गुच्छा पर्याप्त है। सिर्फ इसलिए कि यह पॉकेट पीसी या लैपटॉप के आसपास ले जाने से ज्यादा आसान है। टूल जितना आसान होगा, उतना अच्छा होगा। जब आप घर या कार्यालय लौटते हैं, तो अपने नोट्स को अपनी टू-डू सूची में स्थानांतरित करें (एक सरल सूची बेहतर काम करेगी, संदर्भ पत्रक कार्यान्वित किए जा सकते हैं)।

2. प्रक्रिया के लिए। आने वाली चीजों के बारे में त्वरित निर्णय लेने की आदत, और जैसा है वैसा नहीं छोड़ना। चीजों को संचित करने का मतलब है निर्णय लेने में देरी करना। अपने इनबॉक्स (मेल, पेपर, वॉइसमेल, नोटपैड) को दिन में कम से कम एक बार, या अधिक बार यदि आवश्यक हो तो प्रोसेस करें। प्रसंस्करण करते समय, इसे ऊपर से नीचे तक करें, प्रत्येक चीज़ पर निर्णय लेते हुए, जैसा कि जीटीडी में है: इसे करें (यदि इसमें दो मिनट से कम समय लगता है), इसे हटाएं, प्रतिनिधि करें, सहेजें, या किसी निश्चित दिनांक के लिए शेड्यूल करें।

3. योजना। सप्ताह और दिन के लिए सबसे महत्वपूर्ण कार्य (SVZ) निर्दिष्ट करने की आदत। उन बिग स्टोन्स की सूची बनाएं जिन्हें आप प्रत्येक सप्ताह पूरा करना चाहते हैं और पहले उनकी योजना बनाएं। हर दिन, 1-3 एसवीजेड (आमतौर पर इस दिन के लिए आपके बड़े पत्थर) की एक सूची बनाएं और उनका पालन करना सुनिश्चित करें। दिन की शुरुआत में अपना एसवीजेड करें। उनके पूरा होने से आपको शक्ति और आत्मविश्वास मिलेगा।

4. करना (ध्यान देना)। विचलित (लिंक) के बिना एक समय में एक काम करने की आदत। यह ZTD में सबसे महत्वपूर्ण आदत है। आपको एक कार्य (अधिमानतः अपने VHZ में से एक) चुनना चाहिए और बाकी सब चीजों को छोड़कर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। सबसे पहले, सभी विकर्षणों को समाप्त करें। बंद करें मेल, फोन बंद करें, इंटरनेट काटें (या बस सभी अनावश्यक टैब बंद करें), डेस्कटॉप से ​​सभी अनावश्यक हटा दें (यदि आप आदत संख्या 2 का पालन करते हैं, तो यह बहुत आसान होगा)। फिर एक टाइमर सेट करें यदि आप चाहें, या बस यथासंभव लंबे समय तक कार्य पर ध्यान केंद्रित करें। खुद को करने से विचलित न होने दें। यदि आप बाधित हैं, तो अपनी नोटबुक में किसी भी अनुरोध या आने वाले कार्य / जानकारी को लिख लें, और तुरंत कार्य पर लौट आएं। मल्टी टास्किंग होने की कोशिश न करें।

5. सरल विश्वसनीय प्रणाली। सरल सूचियों को बनाए रखने और उन्हें दैनिक जांचने की आदत। मूल रूप से, जीटीडी में सब कुछ एक जैसा है - संदर्भों के अनुसार सूची बनाएं, उदाहरण के लिए @ घर, @ कार्यालय, @ कॉल, @ प्रत्यायोजित, @ शहर और इसी तरह। ZTD मानता है कि आप अपनी सूचियों को यथासंभव सरल रखेंगे। एक जटिल प्रणाली न बनाएं, हर समय नई चीजों और उपकरणों का उपयोग करने की कोशिश न करें। यह सिर्फ समय की बर्बादी है। बेहतर नोटपैड या कार्ड के पैक, या सूचियों के लिए एक सरल प्रोग्राम का उपयोग करें। आपको ग्लाइडर या पीडीए, या आउटलुक या टैग और संदर्भों की एक जटिल प्रणाली की आवश्यकता नहीं है। प्रत्येक संदर्भ के लिए बस एक सूची और उन परियोजनाओं की सूची, जिन्हें आप दैनिक या साप्ताहिक देखते हैं। चीजों को प्रोजेक्ट और संदर्भ दोनों से जोड़ना अच्छा है, लेकिन यह चीजों को बहुत जटिल बना सकता है। सादगी पर ध्यान केंद्रित करें और आपको अभी क्या करने की आवश्यकता है, और सिस्टम और उपकरणों के साथ खिलौने पर नहीं।

6. संगठन। हर चीज के लिए जगह जानने और हर चीज को जगह देने की आदत। सब कुछ इनबॉक्स आपके इनबॉक्स, इनबॉक्स में जाता है। वहां से, यह संदर्भ सूचियों में जाता है, या तो स्टोरेज सिस्टम में एक फाइल के लिए, या आउटबॉक्स में अगर आप इसे सौंपने का फैसला करते हैं, या कचरा करने के लिए। चीजों और सूचनाओं को वहीं रखें जहां वे हैं, उन्हें संचित करने के बजाय बाद में बिखेर दिया जाए। यह आदत आपकी डेस्क को साफ रखने में मदद करेगी और आप काम पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। इसे बंद न करें - इसे जगह में रखें।

7. समीक्षा करें। साप्ताहिक देखने के लक्ष्य और पूरे सिस्टम की आदत। जीटीडी में साप्ताहिक रूप से देखना एक बहुत अच्छी बात है, और ZTD इसे लगभग बिल्कुल ही लेता है, लेकिन हर हफ्ते अपने लक्ष्यों को देखने पर बहुत ध्यान देने के साथ। यह जीटीडी में है, लेकिन यह फोकस नहीं है। साप्ताहिक समीक्षा के दौरान, आपको अपने वार्षिक लक्ष्यों में से प्रत्येक के माध्यम से जाना चाहिए, देखें कि आपने पिछले सप्ताह में उन पर क्या प्रगति की है, और समझें कि अगले सप्ताह आपको किन विशिष्ट कार्यों को करने की आवश्यकता है। महीने में एक बार, अपने लक्ष्यों की मासिक समीक्षा पर थोड़ा और समय बिताएं, और वर्ष में एक बार, वर्ष के लिए अपने लक्ष्य और जीवन लक्ष्य दोनों की समीक्षा करना सुनिश्चित करें।

8. सरलीकरण। लक्ष्यों और उद्देश्यों को कम करने की आदत सबसे आवश्यक है। जीटीडी की समस्याओं में से एक यह है कि यह प्रणाली आने वाले सभी कार्यों को हल करने की कोशिश कर रही है। लेकिन यह हमें अधिभारित कर सकता है, और हमें महत्वपूर्ण मामलों (एमआईटी) पर ध्यान केंद्रित करने में असमर्थ कर सकता है। इसलिए ZTD को आपको यह देखने की आवश्यकता है कि आप अपनी सूचियों और परियोजनाओं को देखते हुए कहां सरलीकृत कर सकते हैं। सब कुछ, कोमा महत्वपूर्ण परियोजनाओं और कार्यों को हटा दें और उन पर ध्यान केंद्रित करें। अपनी प्रतिबद्धता और इनबाउंड सूचना प्रवाह को सरल बनाएं। सुनिश्चित करें कि आपकी परियोजनाएं और कार्य आपको अपने एक साल और जीवन के लक्ष्यों तक ले जाते हैं। इसे दैनिक (छोटे से छोटे, छोटे पैमाने पर), साप्ताहिक देखने के दौरान और मासिक देखने के दौरान करें।

9. मोड। शासन स्थापित करने और प्रक्रियाओं का पालन करने की आदत। जीटीडी पूरी तरह से असंरचित है, और यह एक ही समय में कमजोरी और ताकत दोनों हो सकता है। यह उन लोगों के लिए एक कमजोरी है जिन्हें अधिक संरचना की आवश्यकता होती है। एक आहार और दिनचर्या बनाने की आदत विकसित करने की कोशिश करें, शायद यह आपके लिए बहुत अच्छा काम करेगा। उदाहरण के लिए, सुबह की दिनचर्या में कैलेंडर देखना, प्रासंगिक सूचियों को देखना, दिन के लिए सबसे महत्वपूर्ण मामले निर्धारित करना, प्रशिक्षण, प्रसंस्करण मेल और सभी इनबॉक्स शामिल हो सकते हैं और पहला सबसे महत्वपूर्ण कारण पूरा हो सकता है। शाम की "दिनचर्या" में मेल और इनबॉक्स (हाँ, फिर से) प्रसंस्करण शामिल हो सकते हैं, दिन को जोड़ सकते हैं, ब्लॉगिंग कर सकते हैं, अगले दिन की तैयारी कर सकते हैं। साप्ताहिक कार्यक्रम में चलने के लिए एक दिन, कपड़े धोने का दिन, वित्त का दिन, साप्ताहिक समीक्षा, परिवार का दिन आदि शामिल हो सकते हैं। यह सब आप पर निर्भर करता है - अपनी खुद की शासन को नामित करें जो आपके लिए काम करेगा।

10. अपने जुनून का पता लगाएं। प्यार में नौकरी की तलाश की आदत। यह आपकी आखिरी आदत हो सकती है, लेकिन एक ही समय में - सबसे महत्वपूर्ण। अपने जीवन में चीजों को प्रबंधित करने के लिए या इसे बंद करने के लिए नहीं करने के लिए जीटीडी महान है। लेकिन अगर आप अपनी नौकरी से प्यार करते हैं, तो आप दूर नहीं उड़ेंगे - आखिरकार, आप इसे करना पसंद करते हैं, और अधिक से अधिक करना चाहते हैं। यहाँ आदत है उन चीज़ों की लगातार तलाश करना जिनसे वह भागती है, और देखें कि आप ऐसा करके अपना कैरियर कैसे बना सकते हैं। वह करें जो आप अपने जीवन के काम से प्यार करते हैं, और आपकी कार्य सूची हमेशा पुरस्कार की सूची की तरह दिखाई देगी।