Google डॉक्स का उपयोग करते हुए होम बहीखाता

यह सिर्फ इतना हुआ कि मुझे हमेशा से दिलचस्पी थी कि मैंने कितना और क्या खर्च किया। लंबे समय तक मैंने व्यक्तिगत वित्त के लिए लेखांकन के विभिन्न तरीकों को परिश्रमपूर्वक हल किया। ऑफ़लाइन टूल और ऑनलाइन समाधान दोनों का उपयोग किया, फ्लैश ड्राइव और इतने पर डेटा पहना। मैं यह नहीं कहूंगा कि मैंने उपलब्ध से सब कुछ करने की कोशिश की, लेकिन, यह मुझे लगता है, मैंने सभ्य अनुभव संचित किया है और उचित निष्कर्ष बनाया है।

सबसे पहले, जो कुछ भी मेरे द्वारा नहीं लिखा गया है वह दूसरों द्वारा लिखा गया है। यह स्पष्ट है। लेकिन इसका परिणाम यह है कि एक और सुविधा और कार्यक्षमता के बारे में अपने विचारों के आधार पर तर्क विकसित कर रहा था। इसलिए कोई निश्चितता नहीं है कि अन्य लोगों के विचार मेरे साथ 100% मेल खाएंगे। एक विषय पर यह विषय पहले से ही लग रहा था।

दूसरा महत्वपूर्ण बिंदु यह है कि यदि दो लोग सिस्टम का उपयोग करते हैं (अधिक उल्लेख नहीं करने के लिए), तो त्रुटियों की संभावना कई बार बढ़ जाती है। कई प्रणालियों ने एक खाते की उपस्थिति को निहित किया जो वॉलेट में धन की राशि प्रदर्शित करता है। ओह, मुझे ग्नकैश कार्यक्रम कैसे पसंद आया ... लेकिन हर महीने मुझे अपनी पत्नी के बटुए खाते को समायोजित करने के लिए लेनदेन जोड़ना पड़ता था। और उसने जो पैसा खर्च किया वह केवल अनुमान लगा सकता था क्योंकि वह खुद याद नहीं कर सकती थी, और चेक सुरक्षित रूप से खो गए थे।

उपरोक्त समस्याओं के आधार पर, मैंने Google डॉक्स पर एक और होम अकाउंटिंग शुरू की। परीक्षण और त्रुटि से, अन्य लोगों के फैसलों का विश्लेषण करके और अपनी आवश्यकताओं के आधार पर, मैं निम्नलिखित निष्कर्ष पर आया।

सिस्टम यथासंभव सरल होना चाहिए। यह इतना सरल है कि वे इसका उपयोग करने के तरीके के बारे में बताते समय मुझे नहीं बताएंगे - "मुझे मूर्ख मत बनाइए"।

प्रणाली का जोर कितना और क्या खर्च किया गया है। मुझे परवाह नहीं है कि मेरे कार्ड पर, मेरे बटुए में या घर में मेरे तकिए के नीचे कितना पैसा है (हालाँकि यह जानना बहुत सुविधाजनक था)। यह महत्वपूर्ण है - स्टोर में कितना खर्च किया गया है, ऋण पर और इसी तरह।

निम्नलिखित - अनिवार्य भुगतानों पर नियंत्रण होना चाहिए। किराया, क्रेडिट, इंटरनेट - आपको हर महीने भुगतान करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, कभी-कभी ऐसे अन्य भुगतान भी होते हैं जो अवश्य किए जाने चाहिए, लेकिन अगले महीने वे नहीं होंगे, उदाहरण के लिए, कुत्ते के भोजन का आदेश दें।

और अंतिम - भुगतान संरचना यथासंभव सरल होनी चाहिए। अपने लिए, मैंने निर्धारित किया कि भुगतान के तीन पैरामीटर हैं। पहली दिशा (आय या व्यय) है। दूसरा एक श्रेणी है। दुकान, क्रेडिट, बिल, मनोरंजन वगैरह। कुल आठ अंक। और तीसरा एक उपश्रेणी है। या बल्कि, एक टिप्पणी। उदाहरण के लिए, 3,000 रूबल की राशि में भुगतान में निम्नलिखित पैरामीटर हो सकते हैं: उपभोग, दुकान, औचन। अर्थात्, तीसरा पैराग्राफ, एक मनमाना, लेकिन जितना संभव हो उतना छोटा रूप, वर्णन करता है कि धन कहाँ खर्च किया गया था या कहाँ से।

अब सिद्धांत से अभ्यास तक।

Google दस्तावेज़ों में मैंने एक संग्रह बनाया है - बजट। इसमें वे टेबल शामिल हैं जहां मैं डेटा दर्ज करता हूं। प्रत्येक तालिका फ़ाइल का एक नाम है - वह महीना जिसके लिए डेटा रखा गया है। यह निर्धारित करने के लिए कि वर्ष किस महीने का है, एक संग्रह फ़ाइल के साथ संलग्न है, वर्ष के साथ। यह इस तरह दिखता है:


प्रत्येक फ़ाइल में तीन टैब होते हैं। आधारित - तथ्य। यह निर्दिष्ट महीने में सभी खर्चों और राजस्व की कहानी है। उदाहरण के लिए, इस तरह:


हर महीने मैं एक नई फ़ाइल बनाता हूं। और पहले चीजें पहले मैं दिशाओं के साथ प्रविष्टियां जोड़ता हूं "स्वयं के धन"। मैंने ऊपर इस तरह की दिशा की उपस्थिति का संकेत नहीं दिया क्योंकि इसका उपयोग महीने की शुरुआत में केवल एक बार किया जाता है। इसलिए मैं ध्यान देता हूं कि महीने की शुरुआत में कितना पैसा मिलता है।

इस महीने आवश्यक शुल्क के लिए भी, मैं एक नोट के साथ लाइनें जोड़ता हूं कि डेटा की पुष्टि नहीं की गई है (उनके लिए, स्तंभ F में मान नहीं है)। उदाहरण के लिए, यदि आपको 10 जून से पहले इंटरनेट के लिए भुगतान करने की आवश्यकता है, तो मैं 10 जून की तारीख के साथ एक पंक्ति जोड़ता हूं, राशि 500 ​​रूबल है, दिशा व्यय है, श्रेणी चालान है, टिप्पणी इंटरनेट है और पुष्टि नहीं की गई है।

फिर सब कुछ सामान्य रूप से होता है - मैंने खर्चों या प्राप्त धन को तालिका में डाल दिया, और अगर एक ऑपरेशन जो पहले से ही योजनाबद्ध था (मैं इंटरनेट के लिए भुगतान किया गया था, उदाहरण के लिए), तो मैं आवश्यक पंक्ति को सही करता हूं (यदि आवश्यक हो, तो तिथि और राशि बदलें, और इसे हां में बदलें)

लेकिन केवल डेटा जमा करना विशेष रूप से दिलचस्प नहीं है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है - मेरे लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि क्या और कितना खर्च किया गया है। मैं श्रेणी स्तंभ के अद्वितीय मानों का उपयोग करके इसी तरह के विश्लेषिकी करने की कोशिश करता था, लेकिन Google ने हाल ही में एक धुरी तालिका बनाने के लिए एक उपकरण की पेशकश की है। उसके लिए धन्यवाद, मेरी लेखांकन प्रणाली को दूसरी हवा मिली (चूंकि एनालिटिक्स की अपनी बैसाखी ने उपयोग को काफी जटिल कर दिया है)।

पिवट टेबल एक अलग शीट पर है - पिवट टेबल। यह बहुत ही सरलता से बनाया गया है:


लेकिन नई बनाई गई तालिका को अंतिम रूप देने की आवश्यकता है।

सबसे पहले, एडिट रेंज के माध्यम से, मैं डेटा रेंज को निर्दिष्ट करता हूं - एफ के माध्यम से सभी कॉलम ए।

श्रृंखला के लिए दूसरा - मैं दो क्षेत्रों में समूहीकरण का संकेत देता हूं - दिनांक और टिप्पणी। इस प्रकार, मुझे एक दृश्य प्रतिनिधित्व मिलता है कि किसी दिए गए दिन में कितना और क्या खर्च किया गया था। तिथि द्वारा समूहीकृत कुल राशि को प्रदर्शित करने की आवश्यकता को दर्शाता है। यह आपको तालिका योग के नीचे देखने की अनुमति देता है।

तीसरा स्तंभों का समूह है। यहां मैं दिशा और श्रेणी के आधार पर समूह बनाता हूं। दिशा में मैं शो कुल योग। यह चिह्न, वास्तव में, आवश्यक नहीं है, लेकिन इसके साथ आपको एक कम कार्रवाई करने की आवश्यकता है यदि आपको खर्चों और आय के अनुपात को देखने की आवश्यकता है। अन्यथा, आपको तालिका की अंतिम पंक्ति का चयन करना होगा और राशि देखनी होगी।

इसके अलावा - मूल्य में मैं राशि फ़ील्ड और ऑपरेशन निर्दिष्ट करता हूं - SUM।

और अंतिम - फिल्टर। दो फिल्टर हैं। पहली श्रेणी - स्वयं की निधि को छोड़कर सभी श्रेणियां। सिद्धांत रूप में, आप इसे दिशा में कर सकते हैं - केवल आय और व्यय के क्षेत्रों को ध्यान में रखें। दूसरा फिल्टर - पुष्टि की। केवल रिकॉर्ड जो वास्तव में लिया गया वह रुचि का है। यदि कोई रिकॉर्ड केवल योजनाबद्ध है, तो उसे धुरी तालिका में नहीं होना चाहिए।

अंत में, मेरी धुरी तालिका निम्न रूप लेती है:


लेकिन अब मैं अंतिम फिल्टर को मना कर देता हूं - यह तथ्य कि स्तंभ की पुष्टि की गई है। इसके बजाय, इस कॉलम का मान स्तंभ अनुभाग में पहले समूह के रूप में उपयोग किया जाता है। इसके लिए धन्यवाद, धुरी तालिका को दो भागों में विभाजित किया गया है। पहला खर्च और आय के साथ, दूसरा योजना के साथ। तालिका दो बार चौड़ी है और इसलिए पहले तीन पंक्तियों और पहले दो स्तंभों के ठंड का उपयोग करना बेहतर है। फिर, तालिका के माध्यम से स्क्रॉल करते समय, दिनांक, उपश्रेणी, और श्रेणी भी हमेशा दिखाई देगी।

इस मामले में, तालिका इस तरह दिखती है:


धुरी तालिका में सबसे दिलचस्प बात नीचे की रेखा है। समूहीकरण और राशियों की गणना के लिए धन्यवाद, दो क्षेत्रों को इसमें प्रतिष्ठित किया जाता है - आय की राशि और व्यय की राशि। और तुरंत श्रेणी के अनुसार राशि प्रदर्शित करता है।

बजट संरचना के एक और पुनर्विचार के बाद, मैंने एक तीसरी शीट - योजना को जोड़ने का फैसला किया। मुझे इस शीट पर काम करना था और सबसे अधिक संभावना है कि वर्तमान संस्करण को एक से अधिक बार बदला जाएगा। इस शीट पर डेटा दो स्रोतों से आता है। पहला तथ्य पत्रक से श्रेणी स्तंभ है, दूसरा संख्याओं की मैन्युअल प्रविष्टि है।

हर महीने अपने हाथों से सभी श्रेणियों को रोकना बहुत असुविधाजनक होगा। आप कुछ याद कर सकते हैं या वर्तनी की गलती कर सकते हैं। इसलिए, सेल A2 में निम्न सूत्र के कारण पहले कॉलम का डेटा स्वचालित रूप से भरा जाता है:
=UNIQUE(FILTER(''!D:D;''!C:C=""))
फ़िल्टर फ़ंक्शन द्वारा लौटी सूची से UNIQUE फ़ंक्शन केवल अनन्य मान लेता है। फिल्टर फ़ंक्शन फैक्ट शीट (श्रेणी) के कॉलम डी से केवल उन मानों को लौटाता है जिनकी दिशा (कॉलम सी) खपत है। यही है, फिलहाल मैं केवल खर्च की योजना बनाता हूं और तुरंत पूरी श्रेणी के लिए। आवास और सांप्रदायिक सेवाओं के लिए 7,000 रूबल और 500 रूबल की योजना। यह बिजली के लिए भुगतान करने के लिए अत्यधिक लगता है - बिलों का भुगतान करने के लिए 7,500 रूबल की तुरंत योजना बनाना आसान है।

Google डॉक्स ने नियोजित श्रेणियों की एक सूची बनाई है, इसके बाद आपको उनके लिए वास्तविक व्यय की गणना करने की आवश्यकता है। यह भी सूत्र द्वारा किया गया है:
=SUM(FILTER(''!B:B;''!C:C="";''!D:D=A2))
परिचित फिल्टर फ़ंक्शन केवल उन कॉलमों में खोज करता है जिनकी दिशा खपत है, और श्रेणी योजना शीट पर इंगित के बराबर है। एसयूएम को इस फ़ंक्शन के परिणाम को पास करने से श्रेणी के अनुसार वास्तविक राशि मिलती है। दिशा द्वारा फ़िल्टर करना बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि, उदाहरण के लिए, मेरे पास "उपभोग" दिशा और "स्वयं के धन" दिशा दोनों के लिए "बचत" श्रेणी है।

अगला, योजना कॉलम में, मैं एक महीने के लिए श्रेणी में रखी गई राशि दर्ज करता हूं। और संख्या नकारात्मक होनी चाहिए।

डेल्टा कॉलम की गणना बहुत सरल सूत्रों का उपयोग करके की जाती है, लेकिन कुछ स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है।

कॉलम D:
=B2-C2

यदि इसमें मूल्य नकारात्मक है, तो यह दर्शाता है कि इस श्रेणी पर कितना अधिक खर्च किया जा सकता है। एक सकारात्मक संख्या श्रेणी के अनुसार ओवरस्पेंडिंग को इंगित करती है। मोटे तौर पर, एक सकारात्मक संख्या कहती है कि बजट घाटे को खत्म करने के लिए इतनी धनराशि प्राप्त करने की आवश्यकता है।

कॉलम E योजना का एक प्रतिशत है। यह कॉलम, वास्तव में, गैर-विवादास्पद है और सिर्फ उन लोगों के लिए है, जो रुचि रखते हैं। मैं निम्नलिखित सूत्र का उपयोग करता हूं:
=(B2/C2)-1
-100% का कहना है कि योजना पूरी तरह से विफल है। यही है, श्रेणी के लिए कुछ भी योजना नहीं बनाई गई थी, लेकिन खर्च थे।

मुझे ऐसा कुछ मिलता है:


अभी के लिए बस इतना ही। यदि आप इस तरह के दृष्टिकोण का उपयोग करना चाहते हैं, तो शीट Google डॉक्स टेम्प्लेट में है - उपयोग के लिए एक टेम्प्लेट ।

मेरे दृष्टिकोण का प्लस यह है कि यह बहुत सरल है (जैसा कि मुझे लगता है)। सभी की जरूरत है कि महीने की शुरुआत में इंगित करें कि कितना पैसा उपलब्ध है, और उसके बाद ही खर्चों को दर्ज करें। और। स्वयं के धन का संकेत, वास्तव में, भविष्य को छू गया। यही है, बड़े और, यह इंगित नहीं किया जा सकता है। मुझे केवल यह नियंत्रित करने की आवश्यकता है कि धन किसके लिए जमा हो रहा है। दूसरे शब्दों में, मेरे लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि अध्ययन के लिए पहले से कितना अलग रखा गया है, उदाहरण के लिए।

तालिका साझा की जा सकती है और सभी परिवार के सदस्यों को दी जा सकती है। और चूंकि पैसा किसी खाते में खर्च होता है या नहीं मिलता है, तो उन्हें यह इंगित करने की आवश्यकता नहीं है कि माता के बटुए से इतना खर्च किया गया है। यह प्रणाली को सरल करता है, और सिरदर्द से भी छुटकारा दिलाता है, जब बटुए में डेटा के अनुसार, एक सौ रूबल होना चाहिए, और वास्तव में वहाँ 50 हैं।

Google टेबल उपलब्ध हैं, लगभग हर जगह, और यह गतिशीलता है। छुट्टी पर रहते हुए, आप दस्तावेजों में जा सकते हैं और उचित खर्च जोड़ सकते हैं। बेशक, यह घूम रहा है, सबसे खराब स्थिति में ... लेकिन एक और उपाय के रूप में - अनुपस्थिति के समय के लिए, सीधे फोन में डेटा दर्ज करें (या नोटबुक में लिखें), और फिर उन्हें एक तालिका में मार दें।

आगे के विकास के लिए एक और विचार एक फॉर्म को टेबल से जोड़ना है। इस प्रकार, डेटा जोड़ते समय आप अनावश्यक ट्रैफ़िक से छुटकारा पा सकते हैं। सच है, थोड़ी जटिलता है। सीधे तालिका में डेटा दर्ज करते समय, आप कर सकते हैं, जैसा कि वे कहते हैं, मक्खी पर एक नई श्रेणी बनाएं। फॉर्म के माध्यम से जोड़ते समय, एक श्रेणी को ड्रॉप-डाउन सूची के रूप में सबसे अच्छा प्रतिनिधित्व किया जाता है। सच है, यह भी सॉल्व है। उदाहरण के लिए, श्रेणियों की एक सूची और एक इनपुट फ़ील्ड। लेकिन फिर, जाहिरा तौर पर, आपको कच्चे डेटा के साथ एक और शीट की आवश्यकता होती है, और फिर उन्हें फैक्ट शीट पर प्रदर्शित करते हैं, सूची और नए इनपुट क्षेत्र से श्रेणियां जोड़ते हैं।

यदि हम लेख की बहुत शुरुआत में लौटते हैं, तो सिस्टम का सबसे बड़ा शून्य दिखाई देता है - यह विशेष रूप से मेरी समस्याओं को हल करता है। मुझे नहीं पता है और मुझे पता नहीं चल सकता है कि आपके पास वित्तीय लेखांकन आवश्यकताएं क्या हैं। शायद आपको बजट प्लानिंग शीट चाहिए। या अधिक विशिष्ट डेटा प्रोसेसिंग की आवश्यकता है। इसलिए, शायद मेरे प्रसन्नता को देखते हुए आप कहते हैं - काश, यह एक बुरा काम है। लेकिन मेरे लिए व्यक्तिगत रूप से, उल्लिखित दृष्टिकोण 100% के लिए उपयुक्त है। इसमें केवल कार्यक्षमता है जो मुझे चाहिए, लेकिन विस्तार की संभावना को सीमित नहीं करता है।

बस इतना ही। आपका धन्यवाद