कैसे सॉफ्टवेयर पर बचाने के लिए

किसी भी कंपनी में सबसे महत्वपूर्ण आईटी संपत्ति में से एक सॉफ्टवेयर है। सॉफ्टवेयर न केवल महत्वपूर्ण है क्योंकि यह निरंतर संचार की आधुनिक दुनिया में सफलता की कुंजी है, बल्कि इसलिए भी कि संगठन इस पर भारी मात्रा में धनराशि खर्च करते हैं (खरीद, रखरखाव, अद्यतन आदि)।

कुछ, विशेष रूप से बड़ी कंपनियों, इन खर्चों की वैधता के बारे में नहीं सोचते हैं, उनके लिए सॉफ्टवेयर की लागत बजट व्यय मद का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। Midsize कंपनियों सॉफ्टवेयर पर बचाने के रूप में ज्यादा के रूप में वे खरीद सकते हैं, केवल एक न्यूनतम खरीद और, संभवतः, बिना लाइसेंस सॉफ्टवेयर का उपयोग कर। (वैसे, मेरी राय में, यह मानना ​​गलत है कि बिना लाइसेंस वाला सॉफ्टवेयर मुफ्त है, आप इसके लिए मंहगा भुगतान कर सकते हैं , और आप इसके बारे में यहां पढ़ सकते हैं। ) कंपनियों की एक और श्रेणी है: वे सोचते हैं कि सॉफ्टवेयर उत्पादों की लागत को कैसे कम किया जाए, लेकिन वे नहीं जानते। यह विशेष रूप से कैसे करें। यह ऐसी कंपनियों के लिए है कि मैं सॉफ्टवेयर पर अनावश्यक खर्च से बचने के लिए कुछ सुझाव दूंगा।

पहले आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि संगठन में आमतौर पर किस तरह के सॉफ़्टवेयर का उपयोग किया जाता है। (यह कितना है, किस प्रकार, कैसे और किसके द्वारा उपयोग किया जाता है?) सॉफ्टवेयर इन्वेंट्री प्रक्रिया इन सभी सवालों के जवाब देने में मदद करेगी। इसे कैसे किया जा सकता है और इसमें हमारी क्या मदद होगी, मैं एक अन्य लेख में बताऊंगा।

जैसे ही हमारे पास कंपनी के सभी सॉफ्टवेयर उत्पादों के बारे में जानकारी होगी, आप इसका विश्लेषण करना शुरू कर सकते हैं:
क्या सभी सॉफ्टवेयर वास्तव में आवश्यक हैं, क्या इसकी पूरी क्षमता का उपयोग किया जाता है?
क्या कोई ऐसा सॉफ्टवेयर है जिसका उपयोग बिल्कुल नहीं किया जाता है?
सॉफ्टवेयर का उपयोग क्यों नहीं किया जाता है और इससे कैसे लाभ होता है, शायद कर्मचारियों के पास यह नहीं है?
यह निर्धारित करने के लिए कि सॉफ़्टवेयर की क्या आवश्यकता है और अतिरिक्त लागतों से बचें?
इन सवालों के जवाब निम्नानुसार प्राप्त किए जा सकते हैं:

1. कर्मचारियों और उनके नेताओं का साक्षात्कार।
साक्षात्कार एक ही समय में मदद और चोट दोनों कर सकते हैं। यह दिखाएगा कि कैसे कर्मचारी सॉफ्टवेयर के उपयोग से संबंधित हैं। मुझे यकीन है कि भले ही किसी विशेष सॉफ़्टवेयर उत्पाद का उपयोग शायद ही कभी किया जाता है और आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए नहीं है, कर्मचारी को अभी भी एक हजार बहाने और स्पष्टीकरण मिलेंगे कि उसे वास्तव में इस सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है, यहां तक ​​कि आधिकारिक उद्देश्यों के लिए उपयोग के विशिष्ट उदाहरण भी।

उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी के कंप्यूटर पर अक्सर कई वेब ब्राउज़र (इंटरनेट एक्सप्लोरर, फ़ायरफ़ॉक्स, ओपेरा, Google क्रोम) का उपयोग देखा जा सकता है, हालांकि कर्मचारी केवल अपने कार्यात्मक कर्तव्यों के संदर्भ में सभी कार्य घंटों के 10% के लिए नेटवर्क एक्सेस का उपयोग कर सकता है। ऐसी स्थितियों में, आईटी विभाग को एक वेब ब्राउज़र चुनना चाहिए (हालांकि हर कोई मुफ्त है, लेकिन उन्हें बनाए रखने के लिए समय, और इसलिए पैसा लगता है), जो कॉर्पोरेट मानक होगा।

या, उदाहरण के लिए, भुगतान किए गए अभिलेखीय कार्यक्रमों का उपयोग। आप कर्मचारी के काम की गुणवत्ता को खोए बिना या मुफ्त या सस्ते एनालॉग के साथ इस तरह के सॉफ़्टवेयर से आसानी से छुटकारा पा सकते हैं। वैसे, इस तथ्य के लिए तैयार रहें कि जब आप एक एनालॉग के साथ सॉफ़्टवेयर की जगह लेना शुरू करते हैं, तो एक कर्मचारी कहेगा कि वह इंटरफ़ेस के लिए उपयोग नहीं किया जाता है, कार्यक्षमता के लिए, आदि;

2. विशेष तकनीकी ऑडिट टूल का उपयोग।
मैं इस पद्धति पर विशेष ध्यान दूंगा, लेकिन मुझे तुरंत कहना होगा कि यह साक्षात्कार के उपयोग को रद्द नहीं करता है। तकनीकी उपकरण आपको किसी भी चयनित समाधान के प्रारंभ की संख्या को ट्रैक करने की अनुमति देगा, एक या किसी अन्य सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते समय हार्डवेयर का भार। लेकिन जब आपको कोई ऐसा प्रोग्राम मिल जाता है जिसके बारे में आपको लगता है कि आप इससे छुटकारा पा सकते हैं, तो आप इसकी ज़रूरत के बारे में कर्मचारियों का साक्षात्कार लेने से बच सकते हैं।
अब मैं आपको केवल अचल संपत्तियों की सूची (बीज के लिए) दूंगा जो आपको अलग-अलग वर्गों में वितरित सॉफ्टवेयर को सूचीबद्ध करने की अनुमति देते हैं:

कक्षा का निर्णय	निर्माता की वेबसाइट
सैम
SAManage (वेब ​​आधारित)	samanage.com
स्नो सॉफ्टवेयर लाइसेंस प्रबंधक	snowsoftware.com
Auditpro	auditpro.biz
रियलिटी 1.2.5	realite.ru
Microsoft सॉफ़्टवेयर इन्वेंटरी विश्लेषक	microsoft.com/msia
Lansweeper	lansweeper.com
Microsoft मूल्यांकन और योजना समाधान त्वरक	microsoft.com/solutionaccelerators
10Strike	10-strike.com
SAMM (+ SCCM)	sam-audit.ru/SAMM
ITAM
डेस्कटॉप के लिए फ्लेक्सनेट मैनेजर	flexerasoftware.com
LicenseWatch	licensewatch.com
फ्रंटरेंज इन्फ्रास्ट्रक्चर मैनेजमेंट समाधान	frontrange.com
एचपी एसेट मैनेजर + डीडीएमआई	hp.com
MS SCSM + प्रोवेंस (+ SCCM)	microsoft.com/systemcenter
Spiceworks	spiceworks.com
स्पाइडर (वेब ​​आधारित)	brainwaregroup.com
AIDA64 बिजनेस एडिशन	aida64.com
तैनाती सुइट
Microsoft SCCM	microsoft.com/systemcenter
LanDesk	landesk.ru
सिमेंटेक अल्टिरिस	symantec.com
नोवेल ज़ेनवर्क्स	novell.com
सास
विंडोज इंटुएन	microsoft.com

3. कर्मचारियों की विभिन्न श्रेणियों के लिए एक सॉफ्टवेयर मानक बनाना।
सभी अनावश्यक को काटने का एक बहुत प्रभावी तरीका। इसके लिए, निश्चित रूप से, गंभीर विश्लेषणात्मक कार्य की आवश्यकता होगी, लेकिन इसे पूरा करने से, आपको निकट भविष्य में एहसास होगा कि यह कितना उपयोगी है।

ऐसा करने के लिए, आपको सभी कंपनी कर्मचारियों को श्रेणियों में विभाजित करना होगा। विभाजन मानदंड बहुत अलग हो सकते हैं, और उनकी पसंद कई परिस्थितियों पर निर्भर करती है। सामान्य तौर पर, कुछ व्यावसायिक कार्यों को पूरा करने की कसौटी के अनुसार विशेषज्ञों का विभाजन इष्टतम दिखता है।
उदाहरण के लिए, लेखा कर्मचारी, डिजाइनर, बिक्री प्रबंधक, वकील, आदि। यह स्पष्ट है कि वकीलों या एकाउंटेंट के लिए डिज़ाइन किए गए विशेष सॉफ़्टवेयर को "डिजाइनरों" जैसी श्रेणी में नहीं आना चाहिए। मेरे लिए यह मानना ​​मुश्किल है कि तत्काल कर्तव्यों को पूरा करने के लिए एक डिजाइनर को किसी भी तरह की मदद-सूचना प्रणाली या लेखांकन कार्यक्रमों की आवश्यकता होती है।
वास्तव में कर्मचारियों की अन्य श्रेणियों के लिए एक ही दृष्टिकोण होना चाहिए। उसी समय, मैं सुझाव देता हूं कि आप सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लिए मानक में केवल न्यूनतम आवश्यक सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें, व्यक्तिगत कर्मचारी के लिए एक अपवाद बनाना बेहतर है, ध्यान से उसकी आवश्यकता पर विचार करना। सॉफ्टवेयर के लिए इस तरह के एक मानक को परिभाषित करने के बाद, आपको इस सूची में दिखाई देने वाले सभी सॉफ़्टवेयर को "साफ" करना चाहिए। यदि अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर कानूनी रूप से खरीदा गया था, तो आपको निष्कर्ष देखने और आकर्षित करने की आवश्यकता है: शायद कंपनी में किसी को वास्तव में अब इसकी आवश्यकता है और इसे हटाने की कोई आवश्यकता नहीं है।

मुझे एक एकाउंटेंट और एक वकील से संबंधित कंप्यूटरों की एक जोड़ी का एक उदाहरण समझाता हूं। सबसे पहले हम एसएएम के कार्यान्वयन के लिए एक परियोजना में लिया गया मानक कंप्यूटर एकाउंटेंट लेते हैं। यह इस पर खोजा गया था:



विश्लेषण के बाद, यह स्पष्ट हो गया कि कुछ कार्यक्रमों का उपयोग शायद ही कभी किया जाता है, कुछ को उपयोगकर्ता द्वारा आवश्यक नहीं है यदि आप उसकी नौकरी की जिम्मेदारियों को देखते हैं, और कुछ को अनुकूलित किया जा सकता है। विश्लेषण के परिणामस्वरूप, निम्नलिखित चित्र प्राप्त किया गया था:



यदि आप इस कंप्यूटर पर उपयोग किए जाने वाले कार्यक्रमों की अनुमानित लागत को देखते हैं, तो यह स्पष्ट है कि अकेले एक कंप्यूटर पर बचत लगभग 40,000 रूबल है। यह उदाहरण इस तथ्य का भी द्योतक है कि यह किसी अनावश्यक SQL सर्वर अकाउंटेंट पर खड़ा था, शायद, किसी प्रकार की त्रुटि के कारण।
मैं कंप्यूटर वकील के संबंध में एक समान उदाहरण दे सकता हूं। पहले सॉफ़्टवेयर इन्वेंट्री के दौरान उनके कंप्यूटर पर क्या खोजा गया था:



डेटा का विश्लेषण करने के बाद क्या रहता है:



इस मामले में, एक वकील के कंप्यूटर के साथ, बचत प्रति कंप्यूटर लगभग 12,000 रूबल की राशि थी;

4. सॉफ़्टवेयर इंस्टॉलेशन के लिए अनुप्रयोगों के अनुमोदन के चरण में "पागल को कसने"।

सभी कंप्यूटरों को मानक और "क्लींजिंग" करने का निर्णय लेने के बाद, मानक के स्तर पर, आपको एक सख्त रुख अपनाना चाहिए और प्रबंधन के समर्थन को सूचीबद्ध करना चाहिए, न कि आपको मानक में निर्दिष्ट किए गए से परे सॉफ्टवेयर स्थापित करने की अनुमति देता है। यह अत्यंत महत्वपूर्ण है।
किसी ने भी लोगों के बीच मानवीय कारक और सामाजिक संबंधों को रद्द नहीं किया है और मैं हमेशा अपने दोस्त को कुछ सॉफ़्टवेयर की स्थापना से इनकार नहीं करना चाहता जो मानक का हिस्सा नहीं है और आपकी राय में, आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए यह आवश्यक नहीं है। लेकिन नियम नियम हैं, और आपको उनके साथ विचार करना होगा। इसलिए, इस मामले में, सॉफ़्टवेयर इंस्टॉलेशन के लिए अनुप्रयोगों के अनुमोदन के चरण में कठोरता सॉफ़्टवेयर लागतों के अनुकूलन में आपकी सफलता की कुंजी है।
बेशक, मैं यह नहीं कह रहा हूं कि नियम का कोई अपवाद नहीं हो सकता है। वे बहुत संभव हैं, लेकिन मेरी सलाह है कि आप किसी भी संभावित अपवाद और मानक अपवाद या नियमन में नियमों के लिए संभावित अपवादों के मानदंड को इंगित करें।

5. सॉफ्टवेयर खरीद अनुबंधों का प्रबंधन।

एक अत्यंत महत्वपूर्ण बिंदु। मैं एक जटिल प्रक्रिया के रूप में अनुबंध प्रबंधन के बारे में बात नहीं करने जा रहा हूं, लेकिन इस प्रक्रिया से सिर्फ एक बिंदु: आपको किसी भी सॉफ्टवेयर खरीद अनुबंध की सभी विशेषताओं को स्पष्ट रूप से समझने की आवश्यकता है जो आपको कोई लाभ देते हैं (इन लाभों के ग्राहक के लिए प्रतियोगिता में विक्रेता या आपूर्तिकर्ता द्वारा प्रदान किया जा सकता है):
1. कितने वितरण के लिए हमारे पास स्टोर करने का अधिकार है;
2. क्या आभासी वातावरण में उपयोग की संभावना है;
3. यदि हम एक पैकेज खरीदते हैं, तो इसमें कौन से सॉफ़्टवेयर उत्पाद शामिल हैं;
4. दूसरे कंप्यूटर पर पुन: उपयोग की संभावना;
5. घर पीसी पर उपयोग करने की क्षमता;
6. क्या अनुबंध तकनीकी सहायता प्रदान करता है और, सबसे महत्वपूर्ण बात, किस हद तक;
7. क्या सही अपग्रेड है।

ये सभी अतिरिक्त विकल्प जो आपके लिए विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं की प्रतिस्पर्धा में मुफ्त में मिले, उन्हें निश्चित और लगातार उपयोग किया जाना चाहिए। उनका उपयोग आपको अन्य सॉफ़्टवेयर के रखरखाव या खरीद पर अतिरिक्त पैसा खर्च करने की अनुमति नहीं देता है।

ऐसा लगता है कि ये बहुत ही सरल टिप्स हैं, लेकिन मैं यह निश्चित रूप से कह सकता हूं कि इन सभी का पालन किया जाता है और, परिणामस्वरूप, सॉफ्टवेयर पर धन उगाना संभव है।

एक मध्यम आकार की कंपनी लें जिसमें एक कंप्यूटर पार्क में 1,000 पीसी हैं। मान लीजिए कि इस कंपनी में सॉफ्टवेयर के लिए औसत वार्षिक बजट $ 250,000 से अधिक है । मैं 100% निश्चितता के साथ कह सकता हूं कि यदि कोई कंपनी सॉफ्टवेयर के लिए पूरी तरह से जिम्मेदार नहीं है, उसके पास सॉफ्टवेयर के प्रबंधन के लिए नीतियां / प्रक्रियाएं नहीं हैं, और वह सॉफ्टवेयर की निरंतर इन्वेंट्री का संचालन नहीं करता है, तो ऐसी कंपनी में सॉफ्टवेयर पर पैसे की निगरानी का जोखिम $ 80,000 से अधिक हो सकता है। साल। और ये अभ्यास से वास्तविक संख्या हैं। और मैं केवल सॉफ्टवेयर खरीद पर सीधे खर्च के बारे में बात कर रहा हूं। अपडेट के बारे में क्या? सेवा के बारे में क्या?

क्या आपके पास इस तरह का अनुभव है? क्या आपने अपनी कंपनियों में इस काम का हिस्सा बनाया है? अपने अनुभव से उदाहरण सुनना दिलचस्प होगा।

व्लादिमीर रज़ुएव, कानूनी सहायता के निदेशक, पीएचडी, सॉफ्टलाइन के लाइसेंस प्रबंधन विभाग के प्रमुख द्वारा पोस्ट किया गया