जोखिम प्रबंधन: समस्याओं की रोकथाम जोखिम रजिस्टर

अजीब है लेकिन सच है

• बिल्कुल सभी परियोजना और कंपनी प्रबंधन मानक जोखिम प्रबंधन की आवश्यकता की बात करते हैं। विभिन्न मॉडल, उपकरण और शर्तें उपलब्ध हैं। हर पीएम समझता है कि यह महत्वपूर्ण है। और प्रशिक्षण से गुजरना। और वे जोखिम प्रबंधन के रूप में भी इस तरह के अभ्यास (या प्रक्रिया) को करने की कोशिश करते हैं। लेकिन सभी (अधिकांश) इसे व्यवहार में अर्थ और लाभ के रूप में नहीं देखते हैं। सबसे अच्छा, जोखिम रजिस्टर (जिसके बारे में वे जल्द ही भूल जाएंगे) की स्थापना की जाती है, सबसे खराब रूप से वे कहते हैं कि जोखिम प्रबंधन दैनिक संचार के दौरान होता है (यह स्पष्ट नहीं है, हालांकि, जोखिम और प्रबंधन का क्या मतलब है।
• यदि परियोजनाओं पर कोई जोखिम रजिस्टर है, तो कंपनी प्रबंधन का मानना ​​है कि ग्राहक के साथ सक्रिय परियोजना प्रबंधन और संचार की कमी है जो नियमित रूप से परियोजना पर अप्रत्याशित समस्याओं के बारे में शिकायत करते हैं।
• प्रोजेक्ट मैनेजर और प्रोजेक्ट टीम जोखिम के साथ काम करने में बिताए गए उच्च समय के बारे में शिकायत करते हैं (और, जाहिर है, प्रभाव की कमी है, अन्यथा वे शिकायत नहीं करेंगे।

ये और कई समान अवलोकन आईटी कंपनियों में गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन और प्रक्रिया ऑडिट के संचालन के दौरान किए गए थे। विशेष रूप से, परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाएं। किसी भी नवाचार की तरह, कार्य नियमों के कार्यान्वयन के लिए एक औचित्य के साथ होना चाहिए कि यह क्यों आवश्यक है। इसके लिए, अनुनय कौशल के अलावा, सिद्धांत और व्यावहारिक उदाहरणों के ज्ञान की आवश्यकता है - नकारात्मक और सकारात्मक दोनों। प्रभावी जोखिम प्रबंधन के रहस्यों के बारे में मेरे निष्कर्ष उन पर आधारित हैं।

जोखिम, जोखिम श्रेणियों के स्रोत

परियोजनाओं में अक्षमता या जोखिम प्रबंधन की कमी के कारणों का विश्लेषण दर्शाता है कि लोग जोखिमों की सही पहचान नहीं करते हैं और प्रतिक्रिया योजना तैयार करते हैं।
यहां उन विशिष्ट जोखिमों के उदाहरण दिए गए हैं जो मुझे मुख्य रूप से परियोजना जोखिम रजिस्टरों (सामान्यीकृत शब्दों) में मिले हैं:

• "ग्राहक लंबे समय तक जवाब नहीं दे सकता है"
• "एक कर्मचारी अचानक काम से अनुपस्थित हो सकता है"
• "आवश्यकताओं की पूरी जांच के बिना अनुबंध पर हस्ताक्षर किए गए थे"
• "इंटरनेट समस्याएँ हो सकती हैं"

सज्जनों, ये तथ्य हैं! इन तथ्यों का मुकाबला करने के लिए, गुणवत्ता प्रबंधन मानक (आईएसओ), परियोजना प्रबंधन के तरीके (उदाहरण के लिए, एससीआरयूएम), काम के आयोजन के लिए रूपरेखा (पीएमबीओके, सीएमएमआई), आदि हैं। वे प्रबंधकों की पीढ़ियों के अनुभव और परियोजना की सफलता की अलग-अलग डिग्री एकत्र करते हैं। वे कहते हैं कि अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले, पार्टियों की प्रतिबद्धताओं (प्रतिबद्धताओं) को निर्धारित करना आवश्यक है, प्रक्रिया की मानव स्वतंत्रता का ख्याल रखना, कार्य कलाकृतियों (निगरानी के परिणामस्वरूप प्राप्त प्रलेखन और डेटा), आदि बनाने के लिए। व्यापार निरंतरता के बारे में आगे सोचें, एक शब्द में। लेकिन यह भी कई प्रबंधकों (विशेष रूप से "क्रमादेशित" प्रोग्रामर के अनुसार, "अपराध नहीं कहा जाएगा" "नौकरशाही" और "तारीख से बाहर" है)। हम प्रत्येक व्यक्तिगत परियोजना पर पहिया को सुदृढ़ करना पसंद करते हैं, सामान्य रूप से नायक को आग बुझाने के लिए। इस तरह के "जोखिम" को परियोजना के प्रारंभिक नियोजन चरण के दौरान रोका जाना चाहिए, अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले।

परियोजना के दौरान, ऐसी अनसुलझे समस्याएं पहले से ही जोखिम का स्रोत बन जाती हैं। सूत्रों के अनुसार: जोखिमों के विशिष्ट स्रोत जिन्हें मैंने देखा है, "ग्राहक", "टीम", "ग्राहक" आदि हैं। कोई यह नहीं सोचता है कि एक संभावित समस्या का स्रोत एक सामान्यीकृत अवधारणा नहीं है, लेकिन एक निश्चित स्थिति सबसे अधिक बार नकारात्मक है)!
"क्लाइंट", "टीम", "पर्यावरण" वे श्रेणियां हैं जिनके माध्यम से हम परियोजना की स्थिति को देखते हैं और नकारात्मक तथ्यों या स्थितियों को खोज सकते हैं जो परियोजना के लक्ष्यों को प्राप्त करने के बारे में संदेह उठाते हैं।
एक निश्चित नकारात्मक स्थिति (सबसे अधिक बार यह अनुबंध से विचलन है, एक त्रुटि और एक सचेत निर्णय दोनों के कारण होने वाले कार्य मानकों से वांछित (और नियोजित) कार्य परिणामों से विचलन हो सकता है, अर्थात् परियोजना के लक्ष्य। यह एक परियोजना जोखिम है!

जोखिम का आकलन

इस जोखिम का प्रभाव इस बात से निर्धारित होता है कि परियोजना के उद्देश्यों से विचलन कितना बड़ा होगा, और इस लक्ष्य के संबंध में हम कितने बड़े विचलन कर सकते हैं।
उदाहरण देने के लिए शायद यह समय है। क्या यह ठेठ के बजाय अधिक उपयोगी है
" स्रोत ": टीम
" जोखिम ": एक व्यक्ति बीमार हो सकता है
" प्रभाव :" समय पर नहीं करेगा
निम्नलिखित जानकारी है:
" स्रोत ": एक व्यक्ति (ए) जो एक महत्वपूर्ण पथ पर कार्य करता है उसकी एक गर्भवती पत्नी होती है, जिसे किसी व्यक्ति के (ए) कार्यों के दौरान जन्म देना चाहिए (यह एक तथ्य है)
" जोखिम ": उपरोक्त तथ्य से व्यक्ति (ए) की अनुपस्थिति में 3 से अधिक कार्य दिवस (जोखिम) हो सकते हैं
" प्रभाव :" अनुसूची से 20% विचलन संभव है।
शेड्यूल से 20% विचलन एक परियोजना के लिए एक ट्रिफ़ल हो सकता है (जहां 20% 4 कार्य घंटे हैं और ग्राहक के साथ समय का अंतर हमारे पक्ष में 8 घंटे है), लेकिन किसी अन्य परियोजना के लिए एक वास्तविक त्रासदी (जहां 20% 2 दिन है और ग्राहक को सौंपा गया है) एक पूर्व निर्धारित संख्या के लिए महत्वपूर्ण हितधारकों के साथ प्रस्तुति)। ऐसी सभी वास्तविकताओं को देखते हुए, जोखिम की गंभीरता का आकलन किया जाता है (उदाहरण के लिए, 1 से 9 तक, जैसा कि हमारी कंपनी में है)।

जब हमने जोखिम के परिणामों पर निर्णय लिया है, तो आपको इसकी संभावना (प्रोबेबिलिटी) के बारे में सोचने की आवश्यकता है। जोखिम संभावना है कि एक व्यक्ति अचानक काम से अनुपस्थित हो सकता है काफी अधिक है, क्योंकि परियोजना पर कई लोग हैं। उनमें से प्रत्येक के अनुपस्थित होने के कई कारण हो सकते हैं। लेकिन एक निश्चित अवधि में एक अच्छी तरह से परिभाषित व्यक्ति की अनुपस्थिति एक समस्या नहीं हो सकती है, और उसी अवधि में दूसरे की अनुपस्थिति एक त्रासदी होगी। यहां सामान्यीकृत समस्याओं के खिलाफ और विशिष्ट जोखिमों के पक्ष में एक और तर्क दिया गया है।

क्लासिक्स में जोखिम की गंभीरता - संभावना पर प्रभाव के उत्पाद द्वारा निर्धारित की जाती है। सबसे पहले, प्रबंधक का कार्य सबसे गंभीर जोखिमों के साथ काम करना है। हर कोई इसे समझता है। हर कोई जोखिम के जवाब के लिए बुनियादी रणनीतियों को भी जानता है। समस्याएं तब शुरू होती हैं जब आपको जोखिम प्रतिक्रिया योजनाओं के बारे में सोचने की आवश्यकता होती है।

जोखिम प्रतिक्रिया योजनाएं

यहां एक जोखिम प्रतिक्रिया योजना के विशिष्ट उदाहरण दिए गए हैं, जो मेरे सामने हैं:

• "ग्राहक से बात करें"
• "छुट्टी पर मत जाओ"
• "रैलियां पकड़ो"

क्या हम कह सकते हैं कि इन योजनाओं को लागू करते समय कितना जोखिम कम होगा? यही है, हमारी जोखिम प्रबंधन गतिविधियाँ कितनी प्रभावी हैं: संभावना कितनी घट जाएगी? कितना नुकसान कम होगा?

एक जोखिम प्रतिक्रिया योजना एक ऐसी कार्रवाई है जिसे पूरी तरह से या आंशिक रूप से एक संभावित समस्या को दूर करना चाहिए, लेकिन इसे रोकने के इरादे का बयान नहीं।
क्रियाओं की एक लागत भी होती है (परियोजना लक्ष्यों की उपलब्धि पर प्रभाव: उदाहरण के लिए, मानव घंटे)।
केवल अगर 2 या अधिक वैकल्पिक परिदृश्य हैं, तो परियोजना के लिए उनकी लागत का संकेत देना (उदाहरण के लिए, एक प्रतिक्रियाशील है, अर्थात् जोखिम के बाद ट्रिगर किया गया है, और दूसरा निवारक है यदि जोखिम परियोजना को शुरू में शामिल किया गया है। पूरा), तो हम तय कर सकते हैं कि इससे क्या करना है। या निर्णय लेने के लिए प्रबंधन या ग्राहक के लिए एक अवसर प्रदान करें। केवल इस मामले में हम परियोजना प्रबंधक के शीर्षक को सही ठहराते हुए परियोजना का प्रबंधन (या प्रबंधन में भाग लेते हैं) करते हैं। वैसे, क्लाइंट की नज़र में सम्मान अर्जित करने का यह एक अच्छा तरीका है, जिससे उसके हिस्से पर दबाव में कमी आती है।

उदाहरण के लिए, किसी व्यक्ति (ए) के साथ जोखिम में, इसका उत्तर यह हो सकता है:
" किसी अन्य व्यक्ति द्वारा किए जाने वाले कार्य के लिए यह संभव बनाने के लिए: एक दूसरे व्यक्ति के साथ ज्ञान साझा करने पर दैनिक बैठक (मुख्य चरित्र के लिए प्रति दिन 1 घंटा और" बैकअप "के लिए प्रति दिन 1 घंटा)।"
प्रतिसाद लागत जोखिम = प्रति सप्ताह 10 आदमी घंटे, जो अनुसूची के संदर्भ में एन% पिछड़ जाएगा।
संभावित विचलन के साथ तुलना करें, यदि जोखिम होता है, तो हम जोखिम की संभावना को ध्यान में रखते हैं, और हम इसे उसी के पास जाते हैं जो निर्णय लेता है। एक संभावित परिणाम विचलन के ग्राहक द्वारा कार्य या स्वीकृति की मात्रा में कमी होगी।

जोखिमों की संख्या

दिलचस्प सवालों में से एक यह है कि किसी परियोजना पर कितने जोखिम हो सकते हैं?
तार्किक उत्तर आपको जितने पसंद हैं, और कम संगठित प्रणाली और कमजोर परियोजना की योजना है - और अधिक।
विशेष रूप से, प्रश्न यह होना चाहिए: "हमें कितने जोखिमों को नियंत्रित करने की आवश्यकता है (दस्तावेज़, परिवर्तनों की निगरानी)।"
व्यवहार में, ऐसे मामले हैं:

• रजिस्टर में कई (2-3 से अधिक) दर्जनों जोखिम हैं, अलग-अलग डिग्री के। प्रबंधक को उनकी समीक्षा करने में बहुत समय लगता है, वे अंततः "वध" कर रहे हैं।
• जोखिम रजिस्टर में लगभग 5-7 जोखिम हैं, उनमें से प्रत्येक वैश्विक है और परियोजना पर इतनी संभव नहीं समस्याओं को दर्शाता है जैसे उद्योग की समस्याएं: प्रौद्योगिकी, कार्मिक प्रबंधन, आदि। इसके अलावा, गंभीरता, रणनीति और प्रतिक्रिया योजना उनके लिए पहले ही इंगित की जा चुकी है। उन्हें समय-समय पर "जोखिम की खोज नहीं" के लक्ष्य के साथ देखा जाता है। यहां कम से कम दो समस्याएं हैं:
  
  • गैर-विशिष्ट जोखिम गैर-विशिष्ट प्रतिक्रिया योजनाओं की ओर जाता है, परियोजना के उद्देश्यों पर जोखिम के प्रभाव का प्रभावी ढंग से आकलन करने में असमर्थता
  • फिर से खोलने के कारण अलग-अलग हो सकते हैं, संभावित क्षति भी क्रमशः भिन्न होती है, और प्रत्येक पुनः खोलने पर प्रतिक्रिया अलग-अलग होनी चाहिए। इस प्रकार ये 5 "जोखिम" अनिवार्य रूप से जोखिम के स्रोत हैं।
  
  
• कोई जोखिम रजिस्टर नहीं है। जोखिम दस्तावेज नहीं हैं। सर्वोत्तम स्थिति में, जोखिम पर चर्चा की जाती है, मूल्यांकन किया जाता है, और प्रतिक्रिया कार्यों की पेशकश की जाती है, संभवतः प्रतिक्रिया के मूल्यांकन के साथ भी। इस मामले में, समस्याएं इस प्रकार हैं:
  
  • आप प्रतिक्रियाएं प्रभावी थीं या नहीं इसका विश्लेषण करना भूल सकते हैं
  • महत्वपूर्ण सबक खो देते हैं जो एक बार फिर से क्लाइंट को "टैमिंग" के लिए एक उपकरण के रूप में लागू किया जा सकता है।
  
  

निगरानी किए जाने वाले जोखिमों की संख्या उन जोखिमों की निगरानी और प्रतिक्रिया के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए यथासंभव बड़ी होनी चाहिए। यानी रिकॉर्ड किए गए (और कभी-कभी यह आवश्यक है) सभी पहचाने गए जोखिमों को रिकॉर्ड करना संभव है, लेकिन प्रतिक्रिया कार्यों की योजना बनाने के लिए - केवल उन लोगों के लिए जिनके प्रोजेक्ट लक्ष्यों पर प्रभाव वास्तव में महत्वपूर्ण है।
इसी समय, यदि आपके पास इस सप्ताह 10 जोखिम हैं और पिछले साल 10, लेकिन यह सबसे अधिक संभावना है कि कम से कम आंशिक रूप से अलग-अलग जोखिम होंगे: स्थिति बदल गई है, नई परिस्थितियां दिखाई दी हैं, पुराने गायब हो गए हैं। लेकिन इन जोखिमों के स्रोत समान हो सकते हैं।

यही है, पूरे बिंदु जोखिम की सही पहचान है। सही ढंग से तैयार किया गया जोखिम हमें परियोजना के उद्देश्यों पर इसके प्रभाव का आकलन करने की अनुमति देगा, और इसलिए सबसे अधिक प्रासंगिक और गंभीर जोखिमों का चयन करेगा। बेशक, अगर परियोजना के लक्ष्य भी सही ढंग से तैयार किए गए हैं। लेकिन यह एक और विषय है।

परिणाम

• जोखिम प्रबंधन प्रथाओं का अनुप्रयोग अपने आप में एक अंत नहीं है, लेकिन इसके लिए एक उपकरण है:
  
  • प्रोजेक्ट टीम के जीवन को सरल बनाएं
  • व्यावसायिक लक्ष्यों (परियोजना लक्ष्यों) को प्राप्त करने के लिए ग्राहक और कंपनी प्रबंधन (यानी, नियमित, दैनिक आधार पर उपयोग किया जाने वाला उपकरण) के साथ प्रभावी संचार।
  
  
• कम से कम "अतिरिक्त" समय के साथ सबसे अधिक लाभ प्राप्त करने के लिए, यह जोखिम रजिस्टर के साथ नहीं, बल्कि निम्नलिखित चरणों के साथ शुरू करने की सिफारिश की गई है:
  
  • स्पष्ट रूप से और सही ढंग से परियोजना के लक्ष्यों को तैयार करना (अनुरोध करना), जो परियोजना पर जोखिम प्रबंधन में शामिल व्यक्ति द्वारा सुलभ (समझा और समझा जाता है):
    “ऐसे और ऐसे उपयोगकर्ता 120 दिनों के बाद हमारे आवेदन के साथ इस तरह के कार्यों को करने और प्राप्त करने में सक्षम होने चाहिए। इस तरह के अनुरोधों में त्रुटियां अस्वीकार्य हैं। "
  • पहले बताए गए लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए विशिष्ट और अंतिम (स्मार्ट) जोखिम तैयार करें। ऐसा करने के लिए, निर्धारित करें:
    
    • इसका स्रोत (एक तथ्य यह है कि - जोखिम के विपरीत - पूरे प्रोजेक्ट में प्रासंगिक हो सकता है)।
    • जोखिम श्रेणियों के स्रोतों की तलाश करें जो कई परियोजनाओं, संगठनों और उद्योग के लिए समग्र रूप से प्रासंगिक हैं (उदाहरण के लिए: मानव संसाधन प्रबंधन, एक निश्चित तकनीक, ग्राहक की राष्ट्रीय संस्कृति, आदि)
    
    
• जोखिम के साथ काम करते समय, निम्नलिखित को याद रखें:
  
  • जोखिम मूल्यांकन का उद्देश्य परियोजना के उद्देश्यों पर जोखिम का औसत दर्जे का संभावित प्रभाव है; जोखिम प्रतिक्रिया का उद्देश्य परियोजना के उद्देश्यों पर संभावित प्रभाव को बदलना (औसतन) बदलना है।
  • प्रभावशीलता प्रबंधन जोखिम मापने योग्य संकेतक द्वारा निर्धारित किया जाता है कि परियोजना के उद्देश्यों से कितना संभावित विचलन रोका गया था।
• और आखिरी वाला। एक अक्सर सुनता है कि - विभिन्न कारणों से - "इस परियोजना पर जोखिम का प्रबंधन करना असंभव है।" लेकिन आप प्रबंधक हैं!
  • प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट कोऑर्डिनेटर से इस मायने में भिन्न होता है कि वह प्रोजेक्ट के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सबसे इष्टतम तरीके विकसित करने में भाग लेता है, जिसमें संभावित समस्याओं (जोखिमों) को समय पर हल करना और वैकल्पिक समाधानों का प्रस्ताव करना शामिल है।