एक छोटी परियोजना की स्थिति पर नज़र रखना

मैं तुरंत कहना चाहता हूं कि हम छोटी परियोजनाओं के बारे में बात कर रहे हैं - 2-5 लोग, एक वर्ष या उससे कम समय के लिए।

इतनी छोटी परियोजना के प्रबंधक बनने की आवश्यकता के साथ कई बार सामना किया, उन्होंने निर्णय लिया:
a) अपने विचार साझा करें और
बी) सलाह के लिए पूछें (मैं निश्चित रूप से नीचे वर्णित के खिलाफ आने वाला पहला नहीं हूं)

तो, सबसे पहले, मैं इस पार आया था। मुख्य (मेरे लिए) कार्यों में से एक परियोजना की स्थिति का आकलन करना था। यह समझना आवश्यक था कि क्या सब कुछ योजना के अनुसार चल रहा था, और यदि नहीं, तो समय से अनुसूची से विचलन का पता लगाने और एक नई समापन तिथि का अनुमान लगाने के लिए।

मेरे महान आश्चर्य के लिए, मैं इस समस्या का एक सरल समाधान नहीं खोज सका। कंपनियों ने Microsoft प्रोजेक्ट का उपयोग किया, जो मेरी राय में, इस समस्या को बहुत खराब तरीके से हल करता है।



संक्षेप में, मुझे Microsoft प्रोजेक्ट और समान उपकरण अनुपयुक्त क्यों मिले: उनका प्रमुख घटक गैंट चार्ट है। जो, शायद, "मटेरियल" प्रोजेक्ट्स जैसे पुल या गगनचुंबी इमारत के निर्माण के लिए काम करता है, लेकिन एक छोटे से आईटी प्रोजेक्ट के लिए यह मुझे कमज़ोर लग रहा था।
- अधिकांश कार्यों के लिए, मुझे "स्टार्ट-टू-फिनिश" जैसी निर्भरता बनाने की आवश्यकता नहीं है।
- इसके अलावा, अधिकांश कार्यों के लिए, उनके कार्यान्वयन का क्रम कोई भी हो सकता है, और मैं, एक पीएम के रूप में, इसमें बहुत कम रुचि है।
- यदि मैं अतिरिक्त इशारों के बिना परियोजना के एकमात्र व्यक्ति के लिए 10 दिनों तक चलने वाले दो कार्य प्रदान करता हूं, तो मैं तुरंत देखना चाहता हूं कि परियोजना 20 दिनों में पूरी हो जाएगी। Microsoft प्रोजेक्ट में, मैं देखूंगा कि कोई व्यक्ति पहले 10 दिनों में 200 प्रतिशत लोड होगा। जब तक, निश्चित रूप से, "पेन" द्वारा मैं कार्य को स्थानांतरित नहीं करूंगा।
"मैं लोगों के बीच कार्यों को स्थानांतरित करने और मक्खी पर उनकी नियोजित अवधि को बदलने में सक्षम होना चाहता हूं।" तुरंत यह देखना होगा कि परियोजना के पूरा होने की अनुमानित तारीख कैसे बदलेगी।
- और वास्तव में, मैं देखना चाहता हूं कि मैंने टाइम ट्रैकिंग को क्या कहा है।

ढेर में एक और तस्वीर - किसी कारण से, बहुत सारे लोग उपयोग करते हैं और इस कार्य के लिए उपयोग कर रहे हैं ... एक्सेल में एक भोज पत्र।

अब मैं इस प्रक्रिया को कैसे देखता हूं और परियोजना प्रबंधन प्रणाली से मैं क्या देखना चाहूंगा, इस पर आगे बढ़ता हूं।

कुल:

1. एक पेड़ की तरह कार्य सूची।
2. एक कार्य - एक जिम्मेदार।
3. "पत्ती" कार्यों को निष्पादन समय का अनुमान लगाया जा सकता है (और चाहिए)।
4. कार्य - "नोड्स" स्वचालित रूप से सभी उपशीर्षक के निष्पादन समय को सारांशित करता है।
5. पीएम द्वारा प्रतिभागियों के बीच टास्क बनाए और वितरित किए जाते हैं।

काम पर रिपोर्टिंग (मुख्य बात - यह बहुत सरल होना चाहिए - या तो वे इसे नहीं करेंगे, या वे इसे औपचारिक रूप से करेंगे!):

1. प्रत्येक टीम का सदस्य दैनिक योगदान देता है कि किसी विशेष कार्य में कितने घंटे खर्च हुए हैं।
2. एक ही समय में, वह इस कार्य के लिए "शेष समय" देखता है और यदि आवश्यक हो तो इसे बदल सकता है।
3. जब कार्य पूरा हो जाता है, तो उसका शेष समय शून्य हो जाता है। (आदर्श रूप से, यदि आवश्यक समय का अनुमान अत्यंत सटीक रूप से किया गया था, तो यह स्वयं ही होगा, शेष समय को मैन्युअल रूप से बदले बिना)।

पीएम के लिए रिपोर्ट:

1. अनुमानित समय सीमा (पहले केवल अनुमानों के आधार पर, फिर प्रतिभागियों द्वारा किए गए शेष समय में संशोधन के अधीन)। इस धारणा के आधार पर कि प्रत्येक प्रतिभागी हर दिन 8 घंटे काम करता है (आदर्श रूप से, दक्षता, संचार, आदि के लिए समायोजित) वास्तव में, उसके लिए सब कुछ शुरू किया गया है।
2. वर्तमान में किए गए कार्य का प्रतिशत। इसके अलावा काफी महत्वपूर्ण संकेतक।
3. समय सीमा में परिवर्तन (उदाहरण के लिए, सटीकता की योजना, बड़े परिवर्तन आदि) को दर्शाता है।
4. कार्यों के विभिन्न खंड (समय व्यतीत करना, ग्रेड बदलना आदि)।
5. अनुसूची से विचलन।
6. समस्या वाली जगहें (मूल योजना और वास्तव में बिताए समय के बीच एक बड़ा अंतर, शेष समय में तेज बदलाव आदि)।
7. पीएम के अनुरोध पर कस्टम-रिपोर्ट।

वांछित उपहार:

1. मौजूदा बग ट्रैकिंग के साथ एकीकरण। ताकि जब कोई त्रुटि हो (या परिवर्तन के लिए अनुरोध), तो आप इसे किसी एक कार्य के लिए बाध्य कर सकते हैं। ताकि रिपोर्टिंग में समय एक त्रुटि से बंधा हो, लेकिन एक ही समय में यह स्वचालित रूप से कार्य पर खर्च किए गए समय में जोड़ा जाता है।

ध्यान दें कि कार्य का प्रारंभ समय और अंतिम समय कहीं भी दिखाई नहीं देता है! सभी गणना वर्तमान दिन (यदि हम भविष्य की ओर देखते हैं) या वास्तविक आंकड़ों के अनुसार (यदि हम पीछे देखें तो) आयोजित की जाती हैं।

सभी कार्यों को स्वतंत्र माना जाता है। स्वाभाविक रूप से, वास्तव में यह हमेशा ऐसा नहीं होता है, और पीएम के लोगों के लिए कार्य असाइनमेंट को संभव निर्भरता को ध्यान में रखते हुए करने की कोशिश करनी चाहिए। लेकिन कुछ विशेष की व्यवस्था में। इसके लिए कोई तंत्र नहीं है।

इसके अलावा, एक कार्य का पूरा होने का समय इतना महत्वपूर्ण नहीं है। संपूर्ण परियोजना कब पूरी होगी, इसका मूल्यांकन करना महत्वपूर्ण है। और यह अनुमान प्रत्येक परिवर्तन के बाद स्वचालित रूप से पुनर्गणना हो जाता है (नया कार्य जोड़ना या शेष समय को बदलना, परिवर्तन अनुरोध या त्रुटि रिपोर्ट बनाना, आदि)

महत्वपूर्ण बात यह है कि किसी विशेष कार्य पर कितना समय (या पहले से ही खर्च) किया जाएगा। और यह इन आंकड़ों के आधार पर है कि सभी अनुमान और गणना किए जाते हैं।

निस्संदेह, यहां वर्णित प्रणाली आदर्श से बहुत दूर है और कई मायनों में सरलीकृत है, लेकिन ... मुझे ऐसा लगता है कि बस कुछ इस तरह से एक छोटी सी परियोजना के जीवन को सरल बनाया जा सकता है।

अब सवाल यह है कि क्या परियोजना प्रबंधन पर इस दृष्टिकोण का कार्यान्वयन है? और क्या यह जीवन का अधिकार है?