लोग और रोबोट पत्रों में क्या गलतियाँ करते हैं?

हर दिन, रोबोट और आम लोग मुझे लिखते हैं। विषय में, मैं अक्षरों में बेवकूफ त्रुटियों के बारे में बात करूंगा जिन्हें आसानी से टाला जा सकता है। और यह भी कि हमारी कंपनी में मेल प्रोसेसिंग की व्यवस्था कैसे की जाती है।

यह लगभग तीन प्रकार के अक्षर होंगे:
- कर्मचारी से कर्मचारी तक आंतरिक।
- कंपनी के प्रतिपक्ष से आपके लिए बाहरी।
- बाहरी, एक विशेष रूप से प्रशिक्षित रोबोट द्वारा लिखित।

अधिक कागज - क्लीनर गधा

परियोजना पर संचार बैठकें, पत्र और कॉल हो सकते हैं। इन तीन चैनलों में से, केवल पत्र रिकॉर्ड किए जाते हैं: तदनुसार, आपको व्यक्तिगत रूप से क्लाइंट के लिए अन्य दो की नकल करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, समस्या के बयान के साथ एक टेलीफोन वार्तालाप के बाद, संवाद का एक संक्षिप्त सारांश ग्राहक को भेजा जाता है। यह मुद्दे की सही समझ की पुष्टि करता है, साथ ही अगले चरण की स्थापना की जाती है। यह बी 2 बी में करना बहुत महत्वपूर्ण है और कंपनी के भीतर एक अनुस्मारक के रूप में बहुत अच्छा है। इस तरह से इस तरह के अनुस्मारक के लिए उपयोग करने के लिए आदर्श हैं, बैठकों में गोलियां।

क्या उन्होंने एक वाहक कबूतर खाया?

यह उस व्यक्ति पर नियंत्रण की भावना को बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है जो आपके साथ टेक्सटिंग कर रहा है। इसे इस तरह व्यक्त किया जाता है:

• आंतरिक में - एक उत्तर के बिना प्राप्त पत्र को निष्पादन के लिए स्वीकार किया जाता है। यदि कोई जवाब नहीं है, तो इसका मतलब है कि आप सब कुछ समझ गए और सब कुछ के साथ सहमत हुए (स्पष्ट नहीं है, इसलिए विवरण नीचे हैं)।
• बाहरी लोगों में, आपको जल्द से जल्द जवाब देना चाहिए। यदि आप 24 घंटे के भीतर जवाब नहीं दे सकते हैं, उदाहरण के लिए, आपको एक प्रकार की पुष्टिकरण रसीद भेजने की आवश्यकता है जो पत्र प्राप्त हुआ है, लेकिन आप थोड़ी देर बाद जवाब देंगे।
• रोबोट को क्लाइंट की सभी महत्वपूर्ण क्रियाओं के लिए एक पत्र भेजना होगा। उदाहरण के लिए, एक ऑनलाइन स्टोर में एक आदेश के लिए, यह स्वीकृति, भुगतान की प्राप्ति, गठन की शुरुआत, वितरण के लिए स्थानांतरण, रसीद है।

बड़ी कंपनियों में एक दिलचस्प बात स्वीकार की गई है: जब कोई कर्मचारी नहीं होता है, तो वह ग्राहक को "कार्यालय से बाहर" मोड पर स्विच करता है, और प्रत्येक पत्र के लिए एक उत्तर देने वाली मशीन सक्रिय होती है, यह सूचित करते हुए कि पत्र आ गया है, लेकिन अभी तक कोई व्यक्ति नहीं है। वैसे, मेरे पास एक मामला था जब एक ग्राहक ने प्रत्येक 15 मिनट के बाद 3 घंटे के लिए एक पत्र भेजा, जब तक कि उन्होंने उसका जवाब नहीं दिया। वह बहुत घबरा गया था। सवाल जरूरी था। हमारा समय क्षेत्र सुबह 4 बजे था।

आगे क्या है?

प्रत्येक अक्षर में निम्नलिखित कार्रवाई शामिल होनी चाहिए, अर्थात्, स्पष्ट रूप से इंगित करें कि गेंद अब किस तरफ है और विशेष रूप से क्या करने की आवश्यकता है। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण बिंदु है जो कई बार अराजकता के प्रसार को कम करता है।

उदाहरण के लिए, आंतरिक एक के लिए: "ठीक है, हम इसे करते हैं, इसे डिजाइनर को पास करते हैं", "हां, हम रुचि रखते हैं, मैं संपर्क करूंगा और एक नियुक्ति करूंगा", "आप से पर्याप्त सामग्री नहीं है, हमने इसे और उस पार कर लिया है।" बाहर के लिए: "हम मिलते हैं और कल चर्चा करते हैं," "स्वीकार किया जाता है, अगले भाग पर जाएं।" रोबोट के लिए: “हाय, मैं एक विशेष रोबोट हूं जो ऑर्डर लेता है। अब मैं एक मुफ्त ऑपरेटर ढूंढूंगा और उसे आगे के विवरण के लिए आपको वापस बुलाने के लिए कहूंगा। मैं आमतौर पर इसे 15 मिनट में प्राप्त करता हूं। ”

एक उदाहरण है । हाल ही में, मैंने एक ऑनलाइन स्टोर से आदेश दिया कि, ऑर्डर लिखने के बाद, मैंने कुछ ऐसा लिखा "हमारे ऑपरेटर आपको आधे घंटे के भीतर वापस बुला लेंगे।" ऑपरेटर ने वापस फोन नहीं किया, मैंने सामान कहीं और ऑर्डर किया। यह शनिवार को था, और पहला स्टोर काम नहीं करता था। मैं सोमवार तक इंतजार करना पसंद करूंगा अगर मैं समझ गया कि क्या हो रहा है। वास्तव में, रोबोट ने मेरे साथ छल किया और अपने लाभ के निर्माता को लूट लिया।

प्रतिपक्ष के साथ पहले संचार का एक विशेष मामला मानक प्रक्रिया के बारे में बात करना है। व्यक्ति को थोड़ी और जानकारी दें, भविष्य में क्या होगा, इसका वर्णन करें, मुझे समझने और आरामदायक होने दें - या FAQ का एक छोटा संस्करण दें। इसके बाद, संचार बहुत आसान हो जाएगा। उदाहरण के लिए, जब थोक व्यापारी हमें लिखते हैं, तो हम तुरंत सबसे लोकप्रिय उत्पादों के बारे में बात करते हैं, खरीद प्रक्रिया का वर्णन करते हैं, इस विषय में एक छोटा सा भ्रमण "क्या दर्शकों का चयन करता है"।

उठा लिया, डांट दिया, जयकार!

हमारे पास कार्य के लिए तीन प्रकार के पत्र हैं:

1. कार्य करने के लिए स्वीकृति की पुष्टि। यह तुरंत किया जाना चाहिए, विशेष रूप से बाहरी प्रतिपक्ष के लिए।
2. समस्या के बारे में एक पत्र। जब यह अचानक स्पष्ट हो जाता है कि कार्य असामान्य रूप से किया जा रहा है, तो किसी भी समस्या जो काम में देरी या हस्तक्षेप करती है, उसे तुरंत आवाज़ दी जानी चाहिए। कोई भी कभी भी यह नहीं जान पाएगा कि आपको तब तक कोई समस्या है जब तक आप इसे स्वयं नहीं कहते। पहले कहना बेहतर होगा कि इस मुद्दे को बाद में हल किया जा सकता है, जब इसके बारे में जल्दबाजी करने के लिए बहुत देर हो जाएगी। अंतिम परियोजना के लिए समस्याओं को बचाने की आवश्यकता नहीं है: उन्हें तुरंत आवाज दी जानी चाहिए।
3. कार्य पूरा हुआ। कार्य को परियोजना में दूसरों के साथ जोड़ा जा सकता है, और वे आपकी प्रतीक्षा कर रहे हैं। यदि आप करते हैं और चुप रहते हैं, तो कार्य को अस्पष्ट माना जाएगा और परियोजना धीमी हो जाएगी। जब आपने कुछ किया और यह नहीं कहा कि यह बुरा है। उदाहरण के लिए, उस समय जब सेंट पीटर्सबर्ग से कॉल मॉस्को कॉल सेंटर को भेजे गए थे, ऑपरेटरों को अभी तक पता नहीं था कि काम समाप्त हो गया था, इसलिए वे बहुत आश्चर्यचकित थे कि एमकेएडी से कितनी दूर खेल लाना आवश्यक था। आपने अभी तक यह नहीं कहा है कि कार्य बंद है, इसे आप पर लटकाए जाने के रूप में सूचीबद्ध किया गया है, साथ ही अक्सर कार्य के अंत के बारे में पत्र एक संकेत है "चेक कार्यान्वयन"।

मूक - दुष्ट शावक

जब एक परियोजना पर काम करने की प्रक्रिया में आप किसी भी निर्देश के साथ एक पत्र का जवाब नहीं देते हैं, तो इसका मतलब है कि आप पूरी तरह से इससे सहमत हैं। यह आंतरिक कॉर्पोरेट पत्राचार का एक महत्वपूर्ण नियम है: कार्य की पुष्टि करने के बाद कोई जवाब नहीं है - इसका मतलब है कि सब कुछ ठीक है, और सब कुछ काम में है, प्रक्रिया चलती है। उदाहरण के लिए, एक घटना के लिए पीओएस सामग्री का विपणन विभाग, घटना विभाग और एक डिजाइनर के साथ समन्वय किया जाता है जो प्रिंटिंग हाउस की आवश्यकताओं को जानता है। यदि सभी तीन पतों के पत्र के बाद "ओके, वी प्रिंट" की भावना में केवल एक व्यक्ति जवाब देता है - सामग्री को अन्य राय की प्रतीक्षा किए बिना सुबह प्रेस को भेजा जाता है (हाँ, हम हर 6 घंटे में कम से कम 6 घंटे मेल की जांच करते हैं, और अक्सर यह स्वचालित रूप से हर 15 घंटे में होता है। मिनट)।

रे: [१५ ९] लघु ​​संपादन

कई अपने इनबॉक्स को संपर्क पुस्तक के रूप में उपयोग करते हैं। यह सामान्य है जब तक कि विषय सही सही बैठता है। यह तब बुरा है जब पिछले पत्र से विषय एक नए संवाद तक फैला है: अराजकता का स्तर परिमाण के क्रम से बढ़ता है।

हाय, कैसे-तुम वहाँ?

आपके किसी भी समकक्ष की सबसे अधिक संभावना एक नाम के साथ एक हस्ताक्षर है। वहाँ देखने के लिए आलसी मत बनो और "हमने काम खत्म कर दिया" के बजाय "अलेक्सी, हमने काम खत्म कर दिया।" पहले संपर्क में, नाम का उपयोग करने की सलाह दी जाती है, फिर - जैसा कि आप पसंद करते हैं, सबसे महत्वपूर्ण बात, व्यक्ति को एक ही वाक्यांश ला स्वैच्छिक बिक्री प्रबंधक को "स्वॉट" करने के लिए नहीं मिलता है।

आपका दिन शुभ हो!

यदि आप यह निर्धारित नहीं कर सकते हैं कि यह दिन का कौन सा समय है, तो "हैलो!" लिखें। यदि आप कर सकते हैं, तो "गुड इवनिंग," "गुड मॉर्निंग," और इतने पर लिखें। रोबोट की तरह लिखना भयानक है। यहां तक ​​कि अगर कोई व्यक्ति एक अलग समय क्षेत्र में रहता है, तो आप हमेशा लिख ​​सकते हैं कि उसके पास उस समय क्या है। आप न केवल एक ऑटोमेटन की तरह रहना बंद कर देते हैं, बल्कि एक और महत्वपूर्ण चीज देते हैं: एक व्यक्ति जिसे एक पत्र देर से मिला, उसे पहली पंक्ति से समझा जा सकता है जब इसे भेजा गया था। बेशक, यह हमेशा महत्वपूर्ण नहीं होता है, लेकिन कभी-कभी यह उपयोगी होता है।

"करो" और "पढ़ा" के बीच अंतर

यदि आप किसी पत्र की विषय पंक्ति में हैं, तो आपसे एक विशिष्ट प्रतिक्रिया आवश्यक है। यदि आप कॉपी में हैं - आपको पता होना चाहिए, कोई कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है। तदनुसार, जब आप एक कॉपी में होते हैं, तो आपको घबराहट नहीं करनी चाहिए और पूछना चाहिए "मुझसे क्या आवश्यक है?"

ग्राहक आधार के लिए धन्यवाद।

बाहर भेजते समय, आप अक्सर स्टोर समकक्षों (या पाठ्यक्रम के श्रोता, उदाहरण के लिए) की पूरी सूची प्राप्त कर सकते हैं, जब प्रेषक प्रतिलिपि में सभी को इंगित करता है। यह कम से कम इसके आधार का रिसाव है, और गोपनीय डेटा के अधिकतम - प्रकटीकरण पर।

टोपी, यह किसने लिखा है?

यदि आप किसी व्यक्ति या कंपनी से कुछ चाहते हैं, तो हस्ताक्षर में अपना मेल, फोन नंबर और नाम शामिल करना न भूलें। उदाहरण के लिए, हमारे कार्यालय प्रबंधक को उस दिन मेल के साथ हस्ताक्षर के बिना 2-3 पत्र मिलते हैं - और कंपनी के अंदर 2-3 स्थानान्तरण के बाद, यह निर्धारित करना अस्पष्ट हो जाता है कि किसने पत्र भेजा (अधिक सटीक रूप से, जिसे "हां, हम इसे खरीदना चाहते हैं")। मेरी स्मृति में कम से कम एक सौदा इतना टूट गया है।

हाँ? और क्या पैसा?

कार्यालय में एक आदमी एक दिन में 30 से 400 पत्र प्राप्त करता है। यदि पत्र के पाठ के ठीक नीचे कोई पत्राचार इतिहास नहीं है, तो उचित समय के भीतर इसका जवाब देना अवास्तविक होगा। हां, कई ईमेल क्लाइंट जंजीरों में पत्र एकत्र करते हैं, लेकिन हर कोई ऐसा नहीं करता है।

मैं मुद्रित करने में सक्षम हूँ!

बी 2 बी खंड के लगभग 6-7% पत्र उन लोगों द्वारा लिखे गए हैं, जो पूंजी पत्रों की कमी को देखते हुए, जल्दी में हैं। यह त्रुटियों के साथ लिखने के रूप में बुरा है: संचार, ऐसा लगता है, हस्तक्षेप नहीं करता है, लेकिन प्रतिपक्ष की राय घट रही है।

सार नहीं।!

जो लोग दो उंगलियों के साथ प्रिंट करते हैं, वे अक्सर इस तरह करते हैं: "हमारे पास सीमित संख्या में हैं," इसे काटकर जहां इसकी आवश्यकता नहीं है। यह स्पष्ट है कि इसमें कोई वैश्विक समस्या नहीं है, लेकिन, फिर से, प्रतिपक्ष की राय खराब हो रही है।

प्रिय यात्रियों, शांत रहो !! १

कभी-कभी मुझे पत्रों में दोहरे और तिहरे विस्मयादिबोधक चिह्न दिखाई देते हैं। अर्थ के संदर्भ में, एक कैप्सूल, बोल्ड + अंडरलाइन + लाल या अन्य समान निर्वहन भी हो सकता है। प्रेषक के सिर में यह आमतौर पर "ध्यान देना" है, और पाठक के सिर में पहले से ही एक उन्मादपूर्ण रोना है। IMHO, व्यावसायिक पत्रों में एक पंक्ति में दो विस्मयादिबोधक बिंदु को आतंक माना जाता है और इसे तुरंत दबा दिया जाना चाहिए।

वैसे, कभी-कभी यह निवेशों में भी पाया जाता है, उदाहरण के लिए, मूल्य सूचियों में।

इवानोव, बोर्ड को!

रूसी में, जब आप एक उपनाम और एक नाम का उल्लेख करते हैं, तो नाम पहले होना चाहिए: यह उस व्यक्ति के लिए एक प्राथमिक सम्मान है जिसे आप लिखते हैं। वैसे, यह आपके हस्ताक्षर की भी जाँच करने लायक है। जैसा कि टिप्पणियों में सुझाव दिया गया है, विदेशियों को स्थानीय विशेषताओं द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

मेरा नाम जेम्स है। जेम्स आईपैड

विभिन्न संचारक अपने हस्ताक्षर पत्रों में अंकित करना पसंद करते हैं। शीर्ष ग्रंथियों के मालिक अक्सर उन्हें छोड़ देते हैं। अनावश्यक शो-ऑफ को हटाने के लिए ऑटोसिग्नचर को संपादित करना तर्कसंगत है। मैं ध्यान देता हूं कि कभी-कभी ऐसे हस्ताक्षर उपयोगी होते हैं, खासकर जब कंपनी के अंदर के लोग लगातार यात्राओं में होते हैं।

योदा आपको गुरु लिखते हैं

बहुत कम ही, लेकिन अभी भी कभी-कभी पत्र पूरे बहु-स्क्रीन पत्राचार के इतिहास के बाद बहुत नीचे से उत्तर के साथ आते हैं। यह बहुत असुविधाजनक है, इसलिए शुरुआत में ही सभी का जवाब देने की कोशिश करें। मेरी स्मृति में, एक बार इस "आयोडीन-शैली" के लिए धन्यवाद, सौदे के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी छूट गई थी।

कठफोड़वा, यह एक कठफोड़वा है, जैसा कि आप सुनते हैं, मैं कठफोड़वा हूं, आपका स्वागत है।

पहले पत्र के बाद, सिद्धांत में, हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है। यदि यह बड़ा है - विशेष रूप से। यह अच्छा है जब इसे पूरी कहानी के बाद पत्राचार में रखा जाता है, यह बुरा है अगर यह मस्तिष्क के प्रत्येक अक्षर को हिट करता है।

यहाँ एक अच्छी तरह से संचालित रोबोट के लिए एक और नोट है

1. मेल एक प्राधिकरण उपकरण है। कई सेवाओं के लिए, जहां उपयोगकर्ता के मामले में एक बार की दुर्लभ प्रविष्टियां शामिल होती हैं, क्रियाओं के प्रत्यक्ष निष्पादन के यांत्रिकी का समर्थन करने के लिए अक्सर यह बहुत सुविधाजनक होता है। उदाहरण के लिए, हर बार जब आप गलत तरीके से एफबी में लॉग इन करते हैं, तो आपको सामान्य रूप से (मध्यवर्ती रूपों और समय के नुकसान के बिना) एक बार लॉगिन लिंक के साथ एक पत्र प्राप्त होता है।
2. यदि पत्र साइट से जानकारी को संदर्भित करता है - हमेशा एक विशिष्ट लिंक होना चाहिए (और "आप इसे आसानी से पा सकते हैं ...")। उपयोगकर्ता समय की सराहना करते हैं।
3. पत्र मानवीय रूप से लिखे जाने चाहिए। इस अर्थ में कि सकारात्मक और सरल बोली जाने वाली भाषा प्लसस है। "आप 21 इकाइयों का आदेश दिया" बुरा है।
4. किसी भी पत्र का उत्तर जीवित व्यक्ति द्वारा दिया जा सकता है। तदनुसार, यह noreply@myshop.ru नहीं होना चाहिए, लेकिन sales@myshop.ru और इसी तरह।
5. यह अच्छा है यदि स्वचालित पत्र स्पष्ट रूप से बताता है कि यह कौन है, क्यों आया और इसे कैसे बंद किया जाए (यदि यह आवधिक है)।

चर्चा गर्म

मुझे हमेशा से सरल ट्रैकर्स पसंद थे। मोसिग्रे में हमने कई बार ऐसी प्रणालियों की कोशिश की, लेकिन मेल अधिक सुविधाजनक और समझ में आता है। एकमात्र समस्या समस्या की लंबी सामूहिक चर्चा है। जब विषय को गर्म चर्चा की आवश्यकता होती है, तो कॉपी में बहुत सारे लोग होते हैं और संभावनाएं होती हैं कि उत्तर उन पत्रों में जाएंगे जिनमें कहानी की नवीनतम घटनाएं शामिल नहीं हैं, हम यहां टिप्पणियों के प्रकार के अनुसार शाखाओं के साथ ब्लॉग के मेल इनबॉक्स से स्विच करते हैं। यह कई गुना अधिक सुविधाजनक है, लेकिन हमेशा उन लोगों के लिए स्पष्ट नहीं है जो पहली बार इस तरह की घटना में भाग लेते हैं।

कृपया मुझे अपनी रेक पर एक नज़र डालें

आशा है आपको कुछ उपयोगी लगा होगा अब मैं आपको टिप्पणियों में आंतरिक शिष्टाचार, दिलचस्प घटनाओं और अन्य लोगों के पत्रों में देखे गए जाम के नियमों को साझा करने के लिए कहता हूं।