डिजाइन और इंजीनियरिंग प्रलेखन के इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार के लिए आवश्यकताएँ

अनुवादक से । वर्तमान में, हमारी कंपनी सक्रिय रूप से डिजाइन और निर्माण प्रलेखन के लिए इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणालियों के निर्माण और कार्यान्वयन पर काम कर रही है। इस विषय पर लेखों की एक श्रृंखला का प्रकाशन शुरू करना, जिसमें मूल पाठ और अनुवादित सामग्री दोनों शामिल होंगे, हम अपने पाठकों को ईसीएम के क्षेत्र में एक ऑस्ट्रेलियाई विशेषज्ञ, लेन एसेरी द्वारा एक लेख की पेशकश करना चाहते हैं, जो ड्राइंग के साथ काम करने के लिए ईसीएम सिस्टम का उपयोग करने की समस्याओं के लिए समर्पित है। लेख 2006 में लिखा गया था, लेकिन इसमें उठाए गए मुद्दों ने आज इसकी प्रासंगिकता नहीं खोई है: लेखक एक विशेष प्रकार के दस्तावेजों के रूप में चित्र की बारीकियों के बारे में बात करता है, तकनीकी जानकारी भंडारण प्रारूपों की संगतता समस्याओं के बारे में, ड्राइंग के साथ काम करने के लिए ईसीएम-समाधान को लागू करने के व्यावहारिक पहलुओं के बारे में।
ईसीएम मुद्दों पर ग्रंथों का अनुवाद करते समय, पर्याप्त रूप से संप्रेषित शब्दावली की अपरिहार्य समस्या उत्पन्न होती है। कई शब्दों के लिए, पर्याप्त रूसी समकक्षों को ढूंढना काफी कठिन है। इसलिए, इस लेख के अनुवाद में, कुछ मामलों में हम सचेत रूप से अंग्रेजी के भावों का पता लगाने से इनकार करते हैं और रूसी भाषा में पहले से ही स्थापित टर्न की मदद से उन्हें प्रसारित करते हैं। तो, कुछ मामलों में, हम संक्षिप्त नाम ECM (एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट) को SEA (इलेक्ट्रॉनिक आर्काइव सिस्टम) के रूप में स्थानांतरित करते हैं। हम इस कदम को पूरी तरह से उचित मानते हैं, क्योंकि: (1) इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली ईसीएम सिस्टम के वर्ग से संबंधित हैं; (2) लेख में, ड्राइंग को रिकॉर्ड के रूप में माना जाता है, और शब्द "रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली" (ईआरएम, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रबंधन) ने रूसी भाषा में जड़ नहीं ली है, और एसईए शब्द का उपयोग अक्सर रूसी भाषा के प्रकाशनों में ईआरएम सिस्टम को संदर्भित करने के लिए किया जाता है।

चित्र कई राज्य और वाणिज्यिक संगठनों में महत्वपूर्ण जानकारी के वाहक हैं, हालांकि, एसईए को लागू करते समय उन्हें अभी तक ध्यान नहीं मिला है।
चित्र महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे उद्यम की ऐसी संपत्ति का प्रतिनिधित्व करते हैं जैसे कि भवन, मशीनरी और उपकरण। तकनीकी दस्तावेज के साथ, आरेखण इन परिसंपत्तियों का वर्णन करता है।
चित्र को अच्छी तरह से डिजाइन और निर्माण गतिविधि को इंगित करने वाले रिकॉर्ड के रूप में माना जा सकता है, लेकिन सूचना प्रबंधन के क्षेत्र में विशेषज्ञ अक्सर उनके महत्व को कम आंकते हैं, जो अक्सर संगठन को गंभीर जोखिम में डालते हैं।
अक्सर ऐसा होता है कि किसी इमरजेंसी के होने से पहले ड्रॉइंग पर ध्यान नहीं दिया जाता है। दुर्भाग्य से, ऐसी स्थितियों में, अक्सर पूंजीगत परिसंपत्तियों का नुकसान होता है ( नोट अनुवाद।: Sayano-Shushenskaya HPP के प्रलेखन के व्यवस्थित और इलेक्ट्रॉनिक अनुवाद पर काम अगस्त 2009 की कुख्यात घटनाओं के बाद ही शुरू हुआ था। उसी समय, हमारी कंपनी ने इस परियोजना को डिजिटल कर दिया। और बोगुचन्स्का HPP के तकनीकी दस्तावेज )।


चित्र को अनुचित तरीके से संभालने के कारण किसी आपात स्थिति के जोखिम को कम किया जा सकता है। उदाहरण के लिए:

• संगठन में चित्र सीएडी कार्यक्रमों का उपयोग करके बनाए जाते हैं, लेकिन फिर मुद्रित और कागज के रूप में भंडारण के लिए भेजा जाता है। परियोजना के सभी परिवर्तन कागज के चित्र पर प्रदर्शित किए गए हैं।
• संगठन ड्राइंग को स्कैन करता है और काम में डिजिटल प्रतियां का उपयोग करता है, लेकिन काम के निष्पादन पर सभी शिलालेख और निशान विशेष रूप से ड्राइंग के पेपर संस्करणों में किए जाते हैं।
  
  आपको यह भी समझना चाहिए कि संगठन में कौन से चित्र नियंत्रित हैं और कौन से अनियंत्रित दस्तावेज हैं। यदि डिजिटल ड्रॉइंग नियंत्रणीय हैं, और पेपर ड्रॉइंग बेकाबू हैं, तो यह निर्धारित किया जाना चाहिए कि ड्राइंग की समीक्षा कैसे की जाती है और काम के निष्पादन पर निशान बनाए जाते हैं। ड्राइंग के डिजिटल और पेपर दोनों संस्करणों को एक साथ नियंत्रित दस्तावेज़ माना जा सकता है। लेकिन इस मामले में भी, दस्तावेजों में परिवर्तन को सिंक्रनाइज़ करने की प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से सोचा जाना चाहिए।
  
  आरेखण के गुणों को स्पष्ट रूप से वर्णित किया जाना चाहिए। ड्राइंग मेटाडेटा में इसकी संख्या, नाम, संस्करण संख्या, संशोधन और अनुमोदन दिनांक आदि शामिल हो सकते हैं। ड्राइंग गुणों में एक वर्गीकरण संरचना भी शामिल हो सकती है जिसे बाहरी सिस्टम से निकाला जा सकता है: उदाहरण के लिए, एक उद्यम ईआरपी सिस्टम में ड्राइंग का स्थान।
  
  इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली शुरू करते समय, किसी को चित्र की संख्या के लिए संगठन के दृष्टिकोण को भी ध्यान में रखना चाहिए। यह आवश्यक है कि सभी प्रोग्राम स्वीकृत संख्या प्रणाली का समर्थन करते थे। वही चित्र के वर्जन नंबरिंग सिस्टम के लिए जाता है।
  
  संगठन के काम की बारीकियों के आधार पर, एक ईसीएम विशेषज्ञ को ड्राइंग के जीवन चक्र का वर्णन करना चाहिए और समझना चाहिए कि जीवन चक्र के प्रत्येक विशिष्ट चरण (संस्करण संख्या, आदि) में ड्राइंग के क्या गुण हैं। यह समझना भी आवश्यक है कि कार्य के विभिन्न चरणों में ड्राइंग को देखने, कॉपी करने और संपादित करने का अवसर किसे और कैसे मिलता है।
  
  व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक विचार प्राप्त करने के बाद, चित्र में चित्रित वस्तुओं की बारीकियों और विभिन्न ड्राइंग प्रारूपों के बीच संबंध, एक ईसीएम विशेषज्ञ को यह समझना चाहिए कि एसईए की शुरूआत कैसे व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन करेगी, जानकारी का आदान-प्रदान करने और काम की गुणवत्ता में सुधार करने की क्षमता का विस्तार करेगी।
  
  इसे अन्य सूचना प्रणालियों (विशेष रूप से ईआरपी-सिस्टम के साथ), संपादन प्रक्रियाओं के स्वचालन और ड्राइंग की स्वीकृति, ड्राइंग के विभिन्न स्वरूपों के साथ काम करने आदि की संभावना पर विचार किया जाना चाहिए और यह पूरी सूची नहीं है।