व्यवसाय नियंत्रण और वित्तीय विवरण

"व्यापार का पहला नियम आपके निवेश की रक्षा करना है"
बैंकर शिष्टाचार 1775

यदि उन दिनों में, उनके हाथों में हथियारों के साथ निवेश सुरक्षित था, तो आधुनिक विश्व सूचना प्रौद्योगिकी में ऐसा हथियार बन रहा है।

दस साल पहले, मेरे पास कई व्यावसायिक इकाइयाँ थीं। मैंने भविष्य में खुद की कल्पना की, एक दर्जन मॉनिटरों के सामने बैठे, जिन्होंने दर्जनों, सैकड़ों व्यवसायों की स्थिति के बारे में जानकारी प्रदर्शित की, जो मेरे हैं। तब मुझे पूरा विश्वास था कि यह संभव है (मैंने एक बटन दबाया और सब कुछ स्पष्ट है)। लेकिन मुझे जितने अधिक व्यवसाय मिले, मैंने उन्हें नियंत्रित किया। और जितना वह हार गया।
सभी घाटे का मुख्य कारण खराब व्यावसायिक नियंत्रण था। फिर सवाल उठे:

आप खुद को नुकसान से बचाने के लिए एक व्यवसाय को कैसे नियंत्रित कर सकते हैं?

मुझे इस प्रश्न के स्पष्ट उत्तर या तो फाइनेंसरों के बीच या लेखा कार्यक्रमों में नहीं मिले।
अंततः, एक परियोजना की स्थापना की गई जिसका लक्ष्य ऐसी प्रणाली का निर्माण करना था। और यह केवल एक सॉफ्टवेयर उत्पाद बनाने के बारे में नहीं है - इसे एक नई पद्धति की आवश्यकता थी।

आज मैं अपने कुछ ज्ञान को हबर के पाठकों के साथ साझा करने के लिए तैयार हूं।

आइए एक त्वरित रूप से देखें कि व्यवसाय को अच्छी तरह से नियंत्रित करने के लिए आपके पास कौन सी न्यूनतम जानकारी होनी चाहिए, और फिर हम इसे आईटी में स्थानांतरित कर देंगे।

1. आपको यह जानने की आवश्यकता है कि व्यवसाय किस स्थिति में है।
2. आपको यह जानने की जरूरत है कि विभिन्न अंतरालों पर उसने किन परिणामों पर काम किया।

आगे की व्याख्या के बिना, यह जानकारी एक सुप्रसिद्ध रूप में संलग्न है, अर्थात् वित्तीय विवरणों का परीक्षण:

1. बैलेंस शीट या वित्तीय स्थिति का विवरण (व्यवसाय की वित्तीय स्थिति)।
2. लाभ और हानि का विवरण या व्यापक आय का विवरण (आर्थिक आधार पर परिणाम)।
3. नकदी प्रवाह का विवरण (मौद्रिक आधार पर परिणाम)।

मेरी राय में, उनका सार सबसे संक्षिप्त और व्यावहारिक रूप से प्रोफेसर सवचुक वी.पी. द्वारा वर्णित किया गया था। अपनी पुस्तक में रणनीति प्लस वित्त ।

यदि आप इन रिपोर्टों की संरचना के मूल सिद्धांतों को समझते हैं, तो कोई सवाल नहीं होगा।
व्यवसाय को नियंत्रित करने के लिए, आपको वित्तीय विवरणों की पर्याप्त रूप से तैयार की जानी चाहिए।

यहां तक ​​कि दर्जनों विशेषज्ञों के अपने वित्तीय विभागों के साथ बड़े व्यवसाय, इस स्तर पर समस्याओं का सामना कर रहे हैं।
सुपर ईआरपी सिस्टम के साथ, मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए रिपोर्टिंग डेटा का संकलन बहुत मुश्किल है। और छोटे व्यवसाय में आप उनके बारे में सपने भी नहीं देख सकते।

यह पता चला है कि किसी व्यवसाय को पूरी तरह से नियंत्रित करना बहुत महंगा और बहुत मुश्किल काम है।
अब सवाल आईटी के लिए है: क्यों? इन रिपोर्टों में इतना पुरातात्विक और गणितीय है कि वे एक्सेल में अपने हाथों से लगभग हमेशा समाप्त हो जाते हैं? और मुझे यह मत बताओ कि ईआरपी सामान्य रूप से इस प्रश्न को बंद कर देता है।

एक और अप्रिय क्षण है। जब हम बैंक में पैसा रखते हैं, तो हम बैंक खाते की स्थिति और उस पर होने वाली आवाजाही को बहुत ही सरल और वास्तविक समय में नियंत्रित कर सकते हैं। लेकिन हम रिपोर्टिंग अवधि में केवल एक बार व्यवसाय को पूरी तरह से नियंत्रित कर सकते हैं। इस अवधि के दौरान, ऐसी जानकारी के टुकड़े हैं जो पूर्ण नियंत्रण के लिए उपयुक्त नहीं हैं। और हमारी गतिशील दुनिया में, मैं अपनी उंगली को लगातार नाड़ी पर रखना चाहता हूं।
लेकिन यहां भी आईटी मदद नहीं करेगा। इन रिपोर्टों का बहुत बड़ा रूप दोष देना है। हम रिपोर्टिंग अवधि को एक महीने तक कम कर सकते हैं। कम अवधि के डेटा विश्लेषण के लिए उपयुक्त नहीं होंगे। संभवतः छोटी रिपोर्टिंग अवधि का आकार व्यवसाय पर अत्यधिक निर्भर है।

और यहाँ हम निम्नलिखित समाधान पाया:
रिपोर्टिंग अवधि को किसी भी दिन निर्धारित किया जा सकता है, और प्रत्येक दिन के अंत में रिपोर्ट का एक त्रैमासिक रूप दिया जा सकता है। अधिक स्थिर व्यवसायों में, आप विश्लेषण के लिए 365 दिन और एक गतिशील व्यवसाय में 30 दिन निर्धारित कर सकते हैं। इस मामले में, इस अवधि में राज्य के मूल्यों को औसतन किया जाएगा, जो अवधि में प्रत्येक दिन के मूल्यों के आधार पर, और परिणामों के मूल्यों को अभिव्यक्त किया गया था।
तब व्यवसाय का नियंत्रण न केवल उच्च-गुणवत्ता वाला हो जाएगा, यह सुपर-उच्च-गुणवत्ता वाला होगा, जैसा कि वास्तविक समय में होगा। इसके अलावा, नियंत्रण स्वचालित हो सकता है। यदि वित्तीय विवरणों की त्रय के मूल्यों की गणना रोज की जाती है, तो सभी वित्तीय संकेतकों (इक्विटी पर वापसी, परिसंपत्तियों पर वापसी, परिसंपत्ति कारोबार, तरलता, आदि) की गणना की जा सकती है। इसका मतलब यह है कि आप कई संकेतकों के सीमा मूल्यों को पूर्व-निर्धारित कर सकते हैं, और समस्या के उत्पन्न होने पर कार्यक्रम स्वचालित रूप से और बहुत ही समय पर उल्लंघन की रिपोर्ट करेगा।
मैं इस विचार का बंधक बन गया।

अभ्यास से एक छोटा सा मामला:
मेरे उद्यमों में से एक में, माल के शेयरों के गोदाम को अनुकूलित करने में प्रबंधक की रुचि चाहते हैं, मैं निम्नलिखित योजना के साथ आया: प्रबंधक के वेतन की गणना सूत्र द्वारा की गई थी:

शुद्ध लाभ का 20% - माल गोदाम के संतुलन का 5%।

कैलेंडर माह के अंत में वित्तीय विवरणों से शुद्ध लाभ और स्टॉक शेष का मान लिया गया। छह महीने बाद, मैंने इस तरह के एक नवाचार से एक नकारात्मक प्रभाव की खोज की। तथ्य यह है कि प्रबंधक को जल्दी से एहसास हुआ: वेतन अधिक होने के लिए, गोदाम में महीने के अंत में जितना संभव हो उतना कम माल होना चाहिए। परिणामस्वरूप, उन्होंने महीने की शुरुआत में गोदाम को ओवरलोड किया और अंत में इसे खाली कर दिया। गोदाम और भी कम इष्टतम हो गया, क्योंकि महीने की शुरुआत में यह बहुत भीड़ थी, और अंत में व्यापार करने के लिए कुछ भी नहीं था।
मुझे सूत्र को समायोजित करना था, और महीने के प्रत्येक दिन के लिए शेष राशि के औसत मूल्य से गोदाम के संतुलन की कीमत की गणना की गई थी।
और फिर मेरे दिमाग में यह विचार आया कि इस तरह से पूरे संतुलन का विश्लेषण किया जाना चाहिए। अवधि के अंत में स्थिति को आपको यह जानना होगा कि संदर्भ के लिए क्या कहा जाता है, लेकिन आपको अवधि में प्रत्येक दिन के औसत मूल्यों का विश्लेषण करने की आवश्यकता है ।

के साथ शुरू करने के लिए, सभी वित्तीय और आर्थिक कार्यों के दैनिक निर्धारण को सुनिश्चित करना आवश्यक था। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी महीने में 50,000 रूबल के वेतन पर मेरे लिए काम करता है, तो एक कैलेंडर महीने में दिनों की संख्या के अनुसार उसके वेतन का दैनिक टुकड़ा अर्जित करना आवश्यक था। लेकिन इनसे कोई समस्या नहीं थी। यह सब मानक एल्गोरिदम द्वारा हल किया गया है।

सबसे बड़ी समस्या मल्टीसिटी के साथ पैदा हुई। विनिमय दर समायोजन वित्तीय विवरण तैयार करने में एक वास्तविक सिरदर्द हैं। आखिरकार, ये रिपोर्ट एक ही मुद्रा में हैं, वे एक-दूसरे से जुड़ी हुई हैं और संतुलन रखती हैं।

परियोजना में हमारे सभी शोधों के परिणामस्वरूप, हम एक बहुत ही सरल निष्कर्ष पर आए:
वित्तीय विवरण तैयार करने की प्रक्रिया को स्वचालित करने की पूरी जटिलता में पुनर्मूल्यांकन के उपद्रव शामिल थे, जिसका एक विशेष मामला विनिमय दर समायोजन है।
इससे पहले लेख "इनोवेटिव अकाउंटिंग" में मैंने पहले से ही पाया समाधान के बाहरी पक्ष का विस्तार से वर्णन किया है।

और अंत में, वित्तीय वक्तव्यों के व्यापार को नियंत्रित करने के लिए एक बहुत महत्वपूर्ण बिंदु।

बैलेंस शीट रिपोर्टिंग अवधि के अंत में उद्यम की अनुमानित स्थिति को दर्शाता है। तथ्य यह नहीं है कि यह वास्तविक से मेल खाती है। इसका मतलब है कि आय और खर्चों पर भरोसा नहीं किया जा सकता है। पैसे के साथ यह आसान है, आसानी से नियंत्रित शेष हैं।
यह याद रखना चाहिए: वित्तीय विवरण वित्तीय स्थिति और आय और व्यय के बीच संबंध प्रदान करते हैं। इस तरह से सभी आय और खर्चों के लिए लेखांकन की शुद्धता की जाँच की जाती है। और यदि गणना की गई स्थिति वास्तविक, विश्लेषण की गई आय और खर्चों से मेल खाती है, तो आप भरोसा कर सकते हैं।
वित्तीय स्थिति की गणना और वास्तविक मूल्यों के अनुपालन को बनाए रखने का केवल एक ही तरीका है - यह "लाइव" की जांच करना है।
राशि की जांच करना आसान है। यह मूल्यों और उनके मूल्यांकन के साथ अधिक कठिन है, लेकिन यह किया जाना चाहिए। आपको मूल्यांकन के सिद्धांत को चुनने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, मैं इसे अभी (बाजार या उचित मूल्य) कितना बेच सकता हूं। ऋण के लिए, सभी समकक्षों के साथ सामंजस्य स्थापित करना आवश्यक है।
लेकिन एक और समस्या सामने आती है। हम समय पर एक बिंदु पर रिपोर्ट बनाते हैं। लेकिन एक बिंदु पर हम पैसे की जांच नहीं कर सकते हैं और ठेकेदारों के साथ एक सूची, मूल्यांकन और सामंजस्य बना सकते हैं।
एक सौ बीस से अधिक साल पहले, महान रूसी लेखाकार Yesersky, जिन्होंने बहीखाता पद्धति के ट्रिपल रूसी रूप का निर्माण किया, हर समय एक इन्वेंट्री आयोजित करने का प्रस्ताव रखा। आज लगा कि जूते कल तालिकाओं की गिनती करेंगे। आज हम इवानोव के साथ जांच करते हैं, और कल पेट्रोव के साथ। और रिपोर्टिंग अवधि के अंत में आपातकालीन आविष्कारों की व्यवस्था करने की आवश्यकता नहीं है।
मेरी राय में, यह वास्तविक के साथ गणना की गई राज्य के अनुपालन की समस्या को हल करने के लिए सबसे व्यावहारिक सिफारिश है।

हम निष्कर्ष निकालते हैं।

सफलतापूर्वक एक व्यवसाय के मालिक होने के लिए, आपको इसे नियंत्रित करने की आवश्यकता है। कम से कम, हमें वित्तीय रिपोर्टों की एक त्रय के रूप में विश्वसनीय जानकारी प्राप्त करनी चाहिए और इस प्रारूप को समझने में सक्षम होना चाहिए। वास्तविक समय में निगरानी तक इन रिपोर्टों के बीच छोटे अंतराल को प्राप्त करना आवश्यक है। यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि अनुमानित वित्तीय स्थिति (बैलेंस शीट) वास्तविक है।
यह एक काफी सरल, शायद अपर्याप्त है, लेकिन सफल व्यावसायिक स्वामित्व के लिए बिल्कुल आवश्यक सूत्र है।