"सरल व्यवसाय" - दस्तावेजों के साथ काम और भी आसान हो गया है

सिंपल बिज़नेस प्रोग्राम को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है, जिसमें वर्तमान व्यावसायिक समस्याओं को हल करने के अलावा, उपयोगकर्ताओं के पास संगठन के पूर्ण-विकसित वर्कफ़्लो को संचालित करने की क्षमता है - विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ बनाना, संपादन और आदान-प्रदान करना। सरल व्यवसाय कार्यक्रम में दस्तावेज़ अंतर्निहित संपादक का उपयोग करके संसाधित किए जाते हैं, और दस्तावेज़ टेम्पलेट के सेट का उपयोग दस्तावेज़ के साथ काम करने की प्रक्रिया को तेज करने के लिए किया जा सकता है। सरल व्यापार प्रणाली का नवीनतम संस्करण 1.6। ( www.prostoy.ru ) दस्तावेजों के साथ काम करने पर ध्यान दिया गया, बुनियादी कार्यों में सुधार किया गया और नए कार्यों को जोड़ा गया, "दस्तावेज़ आयात विज़ार्ड" जोड़ा गया, साथ ही साथ कई दस्तावेज़ टेम्पलेट भी।
नए टेम्प्लेट बनाना केवल संगठन के मालिक और कार्यक्रम व्यवस्थापक के लिए उपलब्ध एक सुविधा है। यह ऑपरेशन "दस्तावेज़ आयात विज़ार्ड" का उपयोग करके संगठन विंडो में "दस्तावेज़" टैब पर किया जाता है।
विज़ार्ड विंडो में, उपयोगकर्ता को दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए तीन विकल्प प्रदान किए जाते हैं: मानक सेट से आयात, स्वयं दस्तावेज़ बनाएं या किसी तृतीय-पक्ष संगठन से दस्तावेज़ आयात करें।

कमांड "मैं मानक सेट से दस्तावेज़ आयात करना चाहता हूं" आयात के लिए उपलब्ध दस्तावेजों की एक सूची के साथ एक खिड़की खोलता है, जिसमें उपयोगकर्ता झंडे के साथ आवश्यक पदों को चिह्नित करता है।

अगला, आपको मूल टेम्पलेट रखने के लिए एक समूह (दस्तावेजों के प्रकार) का चयन करने की आवश्यकता है। आयात प्रक्रिया उपयोगकर्ता स्क्रीन पर प्रदर्शित होती है। आयातित टेम्प्लेट का उपयोग दस्तावेजों की सूची से किया जा सकता है।

जब "मैं अपने द्वारा कुछ दस्तावेज बनाना चाहता हूं" कमांड का चयन करते हैं, तो उपयोगकर्ता पूरे टेम्पलेट का उपयोग नहीं कर सकता है, लेकिन झंडे के साथ केवल आवश्यक फ़ील्ड चुनें।

कमांड "मैं एक तृतीय-पक्ष संगठन से दस्तावेज़ आयात करना चाहता हूं" सरल व्यवसाय प्रणाली में भाग लेने वाले अन्य संगठनों के टेम्पलेट का उपयोग करना संभव बनाता है। खिड़की के शीर्ष पर एक खोज पट्टी है जहां उपयोगकर्ता संगठन के नाम में प्रवेश करता है। उत्पन्न सूची से आवश्यक रिकॉर्ड का चयन करने के बाद, आप दस्तावेजों के मूल सेट को आयात करने के समान आयात प्रक्रिया शुरू कर सकते हैं। हालाँकि, केवल उन दस्तावेज़ टेम्प्लेट जिन्हें संगठन के मालिक ने "निर्यात की अनुमति दें" स्थिति के साथ चिह्नित किया है, उन्हें तीसरे पक्ष के संगठन से आयात किया जा सकता है।
टूलबार के बटन: ऐड (बटन) का उपयोग करके दस्तावेज़ टेम्प्लेट के साथ काम "दस्तावेज़" टैब पर किया जाता है ) या डिलीट (बटन) ) एक हाइलाइट किया गया टेम्प्लेट या दस्तावेज़ प्रकार; एक टेम्पलेट का संपादन ("संपादित करें" बटन); आयातित टेम्प्लेट, फ़ील्ड और संसाधनों के लिए अद्यतन (बटन) ), "दस्तावेज़ आयात विज़ार्ड" विंडो ("आयात" बटन) की कॉल।
डिफ़ॉल्ट रूप से, सामान्य प्रकार के समूह में नए टेम्पलेट जोड़े जाते हैं, लेकिन उपयोगकर्ता स्वतंत्र रूप से अपने प्रकार के दस्तावेजों को समूह कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, टूलबार बटन का उपयोग करें या "दस्तावेज़ प्रकार जोड़ें" संदर्भ मेनू कमांड (कीबोर्ड पर Ctrl + Ins कुंजियाँ)।
प्रत्येक नए टेम्पलेट के लिए, उपयोगकर्ता इसके गुणों को परिभाषित कर सकता है: "नाम", "संस्करण" (टेम्पलेट की रचना की संख्या और दिनांक); "स्थानीयकरण" (बोली जाने वाली भाषा: रूसी, यूक्रेनी, अंग्रेजी), "विवरण", "ऑटो-ऐड" (जब इस प्रकार का टेम्पलेट चुनते हैं, तो यह स्वचालित रूप से सूची में जुड़ जाएगा), "निर्यात की अनुमति दें" (अन्य संगठन टेम्पलेट आयात करने में सक्षम होंगे)।

कार्यक्षेत्र में टेम्पलेट बनाने के बाद, एमएस वर्ड के समान एक अंतर्निहित संपादक विंडो खुल जाएगी। खिड़की के शीर्ष पर एक टूलबार है जो आपको टेम्प्लेट सेटिंग्स को बदलने, टेबल्स, फ़ील्ड या अन्य संसाधनों को टेम्पलेट में जोड़ने की अनुमति देता है। प्रत्येक टूलबार बटन में एक टूलटिप होता है जो आपको इसका उद्देश्य बताता है।
टेम्प्लेट के लिए आवश्यक पाठ टाइप करने के बाद, उपयोगकर्ता विंडो के नीचे "ओके" बटन पर क्लिक करके या "परिवर्तन लागू करें" संदर्भ मेनू कमांड (कीबोर्ड पर Ctrl + Enter कुंजी) का उपयोग करके परिवर्तनों को बचा सकता है। जब आप संगठन गुण विंडो बंद करते हैं, तो सभी परिवर्तन स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं।
आप संदर्भ मेनू आदेशों का उपयोग करके दस्तावेज़ ट्री में दस्तावेज़ों के साथ काम कर सकते हैं। उसकी आज्ञाओं का उपयोग करके, आप एक टेम्पलेट या एक नए प्रकार के दस्तावेज़ जोड़ सकते हैं, चयनित टेम्पलेट को संपादित कर सकते हैं, परीक्षण प्रिंटिंग कर सकते हैं या टेम्पलेट को अपनी हार्ड ड्राइव में निर्यात कर सकते हैं।

टेम्पलेट को संपादित करने के महत्वपूर्ण चरणों में से एक फ़ील्ड को जोड़ना है (ऐसे तत्व जिनके मान टेम्पलेट में प्रतिस्थापित किए गए हैं)। यह ऑपरेशन दस्तावेज़ विंडो के बाईं ओर फ़ील्ड्स कमांड द्वारा किया जाता है। आप बटन दबाकर फ़ील्ड या फ़ील्ड का समूह बना सकते हैं टूलबार पर, या "फ़ील्ड्स का एक समूह बनाएं" संदर्भ मेनू कमांड (कीबोर्ड पर Ctrl + Ins कुंजियाँ)। नए फ़ील्ड समूह की विंडो में समूह और उसके आइकन का नाम दर्शाया गया है।

इसी तरह, एक नया फ़ील्ड बनाया जाता है जिसके लिए उपयोगकर्ता को मुख्य पैरामीटर निर्दिष्ट करना होगा: "नाम", "पहचानकर्ता" (दस्तावेज़ के अंदर फ़ील्ड का नाम, फ़ील्ड सूत्र लिखते समय उपयोग किया जाता है); "टाइप करें"; डिफ़ॉल्ट और विवरण।
टेम्पलेट्स के साथ काम करते समय, उपयोगकर्ता संसाधनों का उपयोग कर सकता है - ग्राफिक ऑब्जेक्ट्स (प्रिंट, हस्ताक्षर, लोगो, आदि)। "दस्तावेज़" विंडो के बाईं ओर "संसाधन" कमांड का उपयोग करके, आप bmp .jpeg, .jpg, .png, .ico, .tiff, .tif। प्रारूप में छवि फ़ाइलों को डाउनलोड कर सकते हैं, और फिर उन्हें टेम्पलेट के साथ काम करने में उपयोग कर सकते हैं।
वर्तमान प्रलेखन को बनाए रखने की सुविधा के लिए, दस्तावेज़ का निर्माण कार्य विंडो में सीधे संभव है। यह फ़ंक्शन संगठन के स्वामी या व्यवस्थापक के साथ-साथ उपयुक्त अधिकारों वाले उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है। आप बटन पर क्लिक करके एक नया दस्तावेज़ बना सकते हैं। टूलबार और मेनू से "दस्तावेज़" का चयन करना।

दिखाई देने वाली विंडो में, उपयोगकर्ता संगठन के दस्तावेजों के प्रकार (फ़ील्ड "दस्तावेज़ों के पैकेज का प्रकार") का चयन कर सकता है, दस्तावेजों की तारीखें निर्धारित कर सकता है (फ़ील्ड "दस्तावेज़ों की तारीख"), दस्तावेज़ों को "भुगतान" या "दस्तावेज़ों को बंद करना" स्थिति निर्दिष्ट करें; और डेटा "ऑर्डर की गई वस्तुओं और सेवाओं की तालिका" के साथ भी भरें, जिसके रिकॉर्ड स्वचालित रूप से दस्तावेज़ में डाले जाएंगे।

विंडो के बाएं हिस्से में "सामान्य" कमांड आपको स्कैनर से पैकेज में दस्तावेज, फाइलें, चित्र जोड़ने की अनुमति देगा। "प्रिंट" बटन एक विंडो खोलता है जहां आप दस्तावेज़ के लिए मूल मुद्रण विकल्प सेट कर सकते हैं।

"निर्यात" कमांड दस्तावेजों के निर्यात के लिए एक विंडो खोलता है, जहां उपयोगकर्ता झंडे के साथ आवश्यक दस्तावेजों को चिह्नित कर सकता है, और फिर निर्यात विकल्प का चयन कर सकता है: "डिस्क पर सहेजें" (दस्तावेज़ एक पीसी पर सहेजे जाते हैं) या "नेटवर्क पर प्रकाशित करें" (दस्तावेज़ बाद में डाउनलोड होने की संभावना के साथ सर्वर पर प्रकाशित होते हैं) )। दस्तावेज़ डॉक, पीडीएफ या ज़िप संग्रह प्रारूप में निर्यात किए जाते हैं।

उपयोगकर्ता "संपादित करें" बटन का उपयोग करके किसी भी चयनित टेम्पलेट को संपादित कर सकता है। दिखाई देने वाली विंडो में, आप डेटा भरने के लिए खेतों में जा सकते हैं ("सामान्य" टैब कमांड पर जाएं) या संपादन मोड ("डायरेक्ट एडिट" कमांड) खोलें।
सरल व्यवसाय कार्यक्रम में दस्तावेजों के साथ काम करने की कार्यक्षमता संगठन में दस्तावेज़ प्रबंधन के अधिकतम सरलीकरण के उद्देश्य से है। टेम्पलेट्स का आदान-प्रदान करने की क्षमता, दस्तावेजों को प्रकाशित करना, बिल्ट-इन एडिटर में आसानी से काम करना, वस्तुतः किसी भी प्रोग्राम ऑब्जेक्ट से दस्तावेजों तक पहुंच - इन सभी कार्यों को सरल बिजनेस में प्रलेखन बनाए रखना आसान है और बोझ नहीं।