पहला भाग।कंपनी के समुद्र तट प्रबंधन प्रणाली या प्रमुख सफलता संकेतकों की स्वचालित निगरानी।
इस स्थिति की कल्पना करें। आपने एक व्यवसाय स्थापित किया है और निवेश किया है। कुल मिलाकर, निवेशित पूंजी 10 मिलियन रूबल की थी।
हम "आदर्श स्थिति" के लिए अतिरंजना करते हैं जब व्यापार एक अच्छी तरह से कार्य तंत्र के रूप में काम करता है, आय उत्पन्न करता है और आपकी भागीदारी (किसी भी व्यवसाय के स्वामी के सपने) की आवश्यकता नहीं होती है। आप समुद्र तट पर धूप सेंक सकते हैं और अपने पैसे खर्च कर सकते हैं।
पूरे वर्ष के दौरान, कंपनी का प्रबंधन नियमित रूप से आपको अच्छे लाभांश का भुगतान करता है, जो आपकी खुद की खुशी में समय की देखभाल करने के लिए पर्याप्त हैं।
एक भयानक दिन आ रहा है जब धन के कारण अचानक भुगतान नहीं किए जाते हैं और यह विभिन्न मौजूदा कठिनाइयों द्वारा तर्क दिया जाता है। और यह महीने-दर-महीने दोहराता रहता है।
जब आप लौटे और व्यवसाय से निपटे, तो यह पता चला (मैं फिर से अतिशयोक्ति करता हूं) कि व्यापार घाटे में चल रहा था, और लाभांश का भुगतान किया गया, परिसंपत्तियों को मिटा दिया गया। कोई संपत्ति नहीं थी, कोई निवेश की गई पूंजी नहीं थी, या, सिद्धांत रूप में, व्यवसाय ही। शाश्वत रूसी सवाल उठता है: किसे दोष देना है और क्या करना है?
ऐसा होने से रोकने के लिए, संपत्ति की स्थिति और व्यवसाय की सफलता की निगरानी करना आवश्यक है। सवाल यह है कि समुद्र तट पर बैठकर ऐसा कैसे किया जा सकता है?
मुख्य बात जो पहली जगह में नियंत्रित करने की आवश्यकता है, वह निवेशित पूंजी पर वापसी है। संभवतः प्रत्येक व्यवसाय स्वामी अपनी पूंजी की लक्षित लाभप्रदता जानता है। आप व्यावसायिक सफलता के अन्य संकेतकों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन उदाहरण के लिए, इसका उपयोग करें।
आपकी लक्ष्य सफलता दर प्रति वर्ष 40% है। यानी यदि व्यवसाय प्रति वर्ष कम से कम 4 मिलियन कमाएगा तो आप संतुष्ट होंगे। उदाहरण के लिए, आप व्यवसाय के विकास के लिए आधा छोड़ने के लिए तैयार हैं, और समुद्र तट पर समय की देखभाल करने के लिए आधा भाग लेने के लिए तैयार हैं। आप यह सुनिश्चित करने के लिए जानते हैं कि आपको व्यवसाय में हस्तक्षेप करने की आवश्यकता है यदि यह संकेतक 20% से नीचे चला जाता है।
सबसे अधिक संभावना है, आप
ऐसे स्वचालित सिस्टम से संतुष्ट होंगे जो पिछले 365 दिनों (अधिक दिन, कम संवेदनशीलता) के लिए इस संकेतक की गणना रोजाना करता है। यदि किसी भी दिन ऊपर दिए गए सूचक को एक महत्वपूर्ण निशान से नीचे गिर जाता है, तो आप अपने मोबाइल फोन पर एक एसएमएस प्राप्त करते हैं और बिना किसी देरी के स्थिति से निपटने के लिए रिपोर्टिंग अवधि के अंत तक इंतजार किए बिना शुरू करते हैं। यह इस बिंदु पर है कि आप पहले से ही पूरी वित्तीय रिपोर्ट देख सकते हैं, विस्तार और विश्लेषण कर सकते हैं ताकि महत्वपूर्ण सफलता संकेतक में गिरावट के कारणों की पहचान की जा सके।
यदि वित्तीय संकेतकों का नियंत्रण स्वचालित है, तो आप शुरुआती महत्वपूर्ण मूल्यों को निर्धारित करते हुए दसियों या सैकड़ों संकेतकों को नियंत्रित कर सकते हैं।
कुछ उदाहरण:
- ग्राहकों की प्राप्ति की राशि संपत्ति की राशि का 30% से अधिक नहीं होनी चाहिए
- अपनी और उधार ली गई पूंजी का अनुपात 50% से अधिक नहीं होना चाहिए
- पैसा, औसतन, 1 मिलियन रूबल से कम नहीं होना चाहिए।
ऐसे ही सैकड़ों उदाहरण हैं।
सामान्य व्यवहार में, हम भविष्य की अवधि के लिए लक्ष्य मान निर्धारित कर सकते हैं। वित्तीय विवरण तैयार होने की अवधि के अंत में, आप वास्तविक संकेतकों के साथ योजना की तुलना कर सकते हैं। "चाल" यह है कि यदि आपके पास ऐसी प्रणाली है, तो आप वास्तव में समुद्र तट पर झूठ बोल सकते हैं, अपने मोजिटो का आनंद ले सकते हैं और साथ ही साथ अपनी संपत्ति की स्थिति की नब्ज पर अपनी उंगली रख सकते हैं - अर्थात व्यवसाय की सफलता की निगरानी करें।
इस तरह से ग्राहकों ने संकट के दौरान व्यवहार किया :) (लाइफ चार्ट)
मोड़ गिरने लगे। धन का भुगतान एक बड़ी देरी के साथ किया गया, क्रमशः प्राप्य बढ़ने लगे। परिणामस्वरूप, प्राप्य के टर्नओवर अनुपात में कमी।
दैनिक वित्तीय रिपोर्ट।
यदि सभी वित्तीय और व्यावसायिक कार्यों के दैनिक पंजीकरण को स्थापित करने के लिए tma- प्रणाली में, तो बहीखाता पद्धति की पूरी तरह से स्वचालित प्रक्रिया के लिए धन्यवाद, हर दिन
वित्तीय रिपोर्टों का एक समूह प्राप्त किया जा सकता है।
समस्या यह है कि वित्तीय रिपोर्टिंग प्रारूप ही वास्तविक समय में इन रिपोर्टों को पर्याप्त रूप से प्रतिबिंबित नहीं करता है। डेटा विश्लेषण के लिए उपयुक्त नहीं है।
Tma प्रणाली में, अवधि को दिनों की संख्या से निर्धारित किया जा सकता है। फिर निर्दिष्ट
गैर-कैलेंडर अवधि के लिए प्रत्येक दिन के अंत में वित्तीय विवरणों का गठन किया जाएगा। उसी समय, विश्लेषण के प्रयोजनों के लिए, बैलेंस शीट डेटा को अवधि में प्रत्येक दिन के अंत में मानों पर औसत किया जाता है, और आय विवरण और नकदी प्रवाह के मूल्यों को पूरी अवधि के लिए सारांशित किया जाता है।
यह कुछ इस तरह लग सकता है
ग्राफ़ के रूप में इस तरह के डेटा की प्रस्तुति सबसे प्रभावी परिणाम प्राप्त करेगी। यहां आपके पास उच्च-गुणवत्ता वाले ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज विश्लेषण के लिए एक उपकरण है।
31 दिनों की निपटान अवधि के साथ ग्राफिकल रूप में एक बैलेंस शीट (वित्तीय स्थिति (स्थिति) का बयान) का एक उदाहरण:
31 दिनों की बिलिंग अवधि के लिए आय और व्यय की अनुसूची का एक उदाहरण:
लेकिन 31 दिनों की बिलिंग अवधि के लिए खर्चों का विवरण:
व्यावसायिक सफलता के प्रमुख संकेतकों की स्वचालित दैनिक निगरानी के उद्देश्य से
tma-system का उपयोग करने के अलावा, वित्तीय और व्यावसायिक कार्यों की रिकॉर्डिंग की दैनिक परिचालन प्रक्रिया को सुनिश्चित करना आवश्यक है।
एक उदाहरण:
संगठन एक सरल कराधान प्रणाली पर परिसर और "बैठता है"। एसटीएस की गणना और तिमाही में एक बार लेखांकन में की जाती है। लेकिन वास्तव में, कंपनी एक पट्टे के तहत हर दिन इस कर की लागत वहन करती है। इस प्रकार, प्राथमिक दस्तावेज़ "लीज़ एग्रीमेंट" को न केवल प्रतिदिन लीज़ की संबंधित राशि, बल्कि अनुमानित एसटीएस भी प्राप्त करना होगा।
तिमाही के अंत में अंतिम यूएसएन लेखांकन के साथ अभिसरण नहीं होगा। (ऐसा जीवन है :))। इसलिए, आपको लेखांकन विभाग से सटीक त्रैमासिक राशि की प्राप्ति के समय एक सुधारात्मक दस्तावेज प्रणाली में दर्ज करने की आवश्यकता है।
इस तथ्य के बावजूद कि एक उद्यम में दैनिक वित्तीय लेखांकन शुरू करने की प्रक्रिया बेहद जटिल है, यह वास्तव में इसके लायक है। यह देखते हुए कि यह केवल छोटे व्यवसायों के लिए उपयुक्त है, मैं ध्यान देता हूं कि व्यवसाय का आकार कोई मायने नहीं रखता।
व्यवहार में, हम एक भयानक स्थिति का सामना कर रहे थे, जहां अधिकांश उद्यमों में कोई मासिक वित्तीय रिपोर्ट नहीं थी। इसलिए, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि पहला कदम पर्याप्त मासिक रिपोर्ट प्राप्त करना है और उसके बाद ही हर रोज आगे बढ़ना है।
अगले लेख में, मैं वित्तीय लेखांकन को रोजमर्रा की जिंदगी के स्तर तक स्वचालित करने की मुख्य जटिलता को प्रकट करूंगा। यह पुनर्मूल्यांकन और विनिमय दर समायोजन के बारे में होगा।