tma (भाग 3) वित्तीय लेखांकन स्वचालित क्यों नहीं हो सकता है

दूसरा भाग

तीन साल पहले मैंने एक बड़े रियल एस्टेट होल्डिंग में एक प्रस्तुति दी। श्रोताओं में होल्डिंग के वित्तीय निदेशक थे, जिन्होंने कहा:
"वित्तीय लेखांकन को स्वचालित करना असंभव है!"

यह कथन इस तथ्य पर आधारित है कि गंभीर ईआरपी सिस्टम के साथ भी, फाइनेंसरों को रिपोर्टिंग अवधि की समाप्ति के बाद वित्तीय विवरणों के गठन से निपटना पड़ता है।

पहले दो लेखों में, मैंने tma-system को एक वाद्य-प्रयोग-पद्धति के रूप में वर्णित किया, जो आपको न केवल प्रबंधकीय, बल्कि एक ही प्रणाली में वित्तीय लेखांकन को स्वचालित करने की अनुमति देता है, और इसलिए वित्तीय विवरणों को तैयार करने का काम, साथ ही लेखांकन खातों (बहीखाता) को बनाए रखने का काम करता है। ।

क्यों, आधुनिक वास्तविकताओं के सामने, उपरोक्त सीएफओ सही है? आखिरकार, हम उन तथ्यों का खंडन नहीं कर सकते, जिन पर उनका कथन आधारित है।

इस सवाल का जवाब देने के लिए, आपको लेखांकन (वित्तीय) लेखांकन के सबसे बुनियादी मूल सिद्धांतों से निपटने की आवश्यकता है, और साथ ही आईटी के दृष्टिकोण से फाइनेंसरों को "नकली" करना है। आखिरकार, यह फाइनेंसर हैं जो अपने विशेष कार्यों के स्वचालित समाधान के लिए तकनीकी कार्य प्रदान करते हैं, और परिणामस्वरूप वे स्वयं एक कंप्यूटर का उपयोग केवल टाइपराइटर के रूप में करते हैं।

यह मानते हुए कि हैबर के कई पाठक लेखांकन / वित्तीय लेखांकन की मूल बातें से अपरिचित हैं, मैं तकनीकी दृष्टिकोण से अधिक विस्तार से लिखूंगा। निष्कर्ष का पालन करें।

शुरू करने के लिए, एक तकनीकी उपकरण के रूप में बहीखाते के रूप की अवधारणा पर विचार करें।

संक्षेप में, बहीखाता का रूप वह सब है जो प्राथमिक दस्तावेजों और रिपोर्टिंग के बीच स्थित है। यह प्रावधान मानता है कि डेटा, प्राथमिक दस्तावेज़, प्रपत्र का इनपुट और लेखा (वित्तीय) स्टेटमेंट - इसका आउटपुट बनाते हैं। सभी लेकिन एकाउंटेंट के लिए, एक फ़ॉर्म एक ब्लैक बॉक्स है, ...

सोकोलोव वाई.वी.



यह इस उपकरण में है कि स्वचालन के लिए कुछ समस्याएं हैं। आईटी विशेषज्ञों ने इस "ब्लैक-टिंटेड" डिवाइस पर लंबे समय तक काम किया है और विभिन्न प्रबंधन रिपोर्टों के मूल्यों को एकत्र करके पिरामिड (वित्तीय रिपोर्ट) के शीर्ष को इकट्ठा करने की कोशिश कर रहे हैं। कई उपलब्धियां हैं, लेकिन वित्तीय वक्तव्यों का गठन अभी भी बड़ी कठिनाइयों का कारण बनता है। आइए इस डिवाइस के ब्लैक बॉक्स से निपटते हैं।

प्राथमिक दस्तावेज

आईटी के दृष्टिकोण से, ये इलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक दस्तावेज हैं। वे सभी वित्तीय और व्यावसायिक कार्यों को दर्शाते हैं। इसके अलावा, एक दस्तावेज़ में ऐसे ऑपरेशन एक या कई हो सकते हैं।
वास्तव में, बहीखाता पद्धति के लिए इनपुट स्वयं प्राथमिक दस्तावेज नहीं है, लेकिन वित्तीय और व्यावसायिक संचालन (किसी उद्यम या व्यक्ति का कोई एकल ऑपरेशन जो इसकी वित्तीय स्थिति को बदलता है)।

वास्तविक व्यवहार में, फ़ॉर्म में प्रवेश दस्तावेज़ के "होल्डिंग" (आमतौर पर मैन्युअल रूप से :)) के समय होता है, अर्थात। जब प्राथमिक दस्तावेज के आधार पर तथाकथित "लेखांकन प्रविष्टियां" बनाई जाती हैं।
अंग्रेजी में, लेखांकन प्रक्रिया के इस भाग को "बहीखाता पद्धति" कहा जाता है (एकमात्र शब्द जहां तीन अक्षर एक पंक्ति में दोगुने होते हैं)। यह प्रक्रिया "पेपर" लेखांकन में उत्पन्न हुई, और बहुत अधिक स्वचालन के बिना कंप्यूटर पर स्थानांतरित हो गई।

दोहरी प्रविष्टि

जो लोग इस अवधारणा से परिचित नहीं हैं वे यहां अधिक पढ़ सकते हैं।

ओह, महान और शक्तिशाली दोहरी प्रविष्टि! सभी लेखाकार इसके लिए प्रार्थना करते हैं कि ऊपर से प्राप्त सबसे बड़ा मूल्य है।
ओह क्रेडिट के साथ महान डेबिट! मूल्यों के योग हमेशा ऊपर से इस उपहार के लिए धन्यवाद समान हैं - दोहरी प्रविष्टि।
लेखाकारों को पता नहीं है कि वे लंबे समय से पुस्तकों और कागज की गोलियों के साथ नहीं, बल्कि रिलेशनल डेटाबेस के साथ काम कर रहे हैं।
खोज शब्द "डबल एंट्री कमियों" या "डबल एंट्री के नुकसान" दर्ज करें। आपको जो कुछ भी मिला वह 100 साल पहले लिखा गया था।
ऐसी स्थिति में हम वित्तीय लेखांकन के स्वचालन के बारे में क्या बात कर सकते हैं! '

सर्वव्यापी दोहरी प्रविष्टि का एकमात्र वास्तविक महत्वपूर्ण दोष यह है कि समय के साथ मूल्य में परिवर्तन के लिए इसकी असमर्थता है।

यहां आप आईटी गार्डन में एक पत्थर फेंक सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप लेखांकन के लिए वित्तीय कार्यों के साथ किसी भी आधुनिक ईआरपी या अन्य प्रणाली को खोलते हैं, और पहली चीज जो आपको निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है वह यह है कि आप अपने खाते को किस मुद्रा में रखेंगे। पहले ऑपरेशन में प्रवेश करने के बाद, यह सेटिंग बदलना संभव नहीं है (अच्छी तरह से, या बहुत मुश्किल)। लेकिन यह ठीक ही है कि दोहरी प्रविष्टि से प्राप्त विरासत, जिसमें पांच शताब्दियों से अधिक (प्राचीन लेखन के साथ नोडल लेखन के अलावा) है, स्वयं प्रकट होता है।

डेबिट राशियों के लिए ऋण राशियों के बराबर होने के लिए (पढ़ें: खाते में सभी सकारात्मक मूल्य सभी नकारात्मक के बराबर हैं), खाते को एकल लेखा मुद्रा में रखा जाता है। इससे पहले कि डेटा बहीखाते के ब्लैक बॉक्स में गिर जाए, इसका मूल्यांकन करना आवश्यक है (इसे मुद्रा मूल्य में लाएं)। यदि समय के साथ लागत में परिवर्तन होता है, तो ब्लैक बॉक्स में पहले की तरह सब कुछ रहता है।

मैं एक उदाहरण दूंगा:
आपने $ 1,000 का ऋण लिया, लेकिन बैंक ने लेनदेन के दिन आपको सेंट्रल बैंक की दर ($ 1 = 30 रूबल) पर रूबल हस्तांतरित कर दिया। (इसे प्राथमिक दस्तावेज होने दें)
आपकी खाता मुद्रा रूबल है (हम रूस में रहते हैं, आखिरकार)।

डबल एंट्री के सिद्धांत के अनुसार, एक सकारात्मक राशि (खाते के डेबिट में) और एक नकारात्मक राशि (दूसरे खाते की क्रेडिट के लिए) दर्ज की जानी चाहिए, ये राशि लेखांकन मुद्रा में होनी चाहिए।

मनी खाते पर 30,000 रूबल पहुंचे, और 30,000 रूबल बैंक के साथ पारस्परिक निपटान के खाते पर गिर गए। अब आपके पास पैसा और ऋण है, और यह इस तरह से वित्तीय वक्तव्यों में परिलक्षित होता है।

अगले दिन, सेंट्रल बैंक पर डॉलर विनिमय दर बदल गई है: 1 डॉलर = 31 रूबल। लेकिन आखिरकार, आपके खाते में कुछ भी नहीं बदलेगा। आपके पास 30,000 रूबल का धन और 30,000 रूबल का ऋण होगा, हालांकि आपके पास $ 1,000 का ऋण है, जिसका अर्थ है कि दर में परिवर्तन के बाद, आपको 31,000 रूबल का भुगतान करना होगा।
इस क्षण से, लेखांकन रिपोर्टिंग अवधि के अंत तक रहना जारी रखेगा, जब आवश्यकता सही वित्तीय विवरण बनाने के लिए उठती है।
लेखांकन में वास्तविक स्थिति को प्रतिबिंबित करने के लिए, वित्तीय और व्यावसायिक लेनदेन को दर्शाते हुए एक प्राथमिक दस्तावेज बनाना आवश्यक है, जो वास्तव में नहीं था। पैसे के मामले में, आपको विनिमय दर समायोजन दर्ज करना होगा; मूल्यों और ऋण के मामले में - पुनर्मूल्यांकन।



ऐसा लगता है कि इस प्रक्रिया को स्वचालित किया जा सकता है, लेकिन डेटा अखंडता बनाए रखने में कठिनाइयां हैं। उस मूल्य के बीच एक संबंध बनाए रखना आवश्यक है जिस पर पुनर्मूल्यांकन अर्जित होता है और पुनर्मूल्यांकन स्वयं। चूंकि राशि के समायोजन के मामले में, इस राशि के लिए सभी पुनर्मूल्यांकन को समायोजित करना आवश्यक है।

व्यवहार में, रिपोर्टिंग अवधि के अंत में, ये सभी विनिमय दर समायोजन सभी फाइनेंसरों के लिए वास्तविक सिरदर्द में बदल जाते हैं।

लेकिन यह सब से बहुत दूर है।

चूंकि हमें रिकॉर्डिंग (ब्लैक बॉक्स) से पहले लेखांकन मुद्रा में सब कुछ का मूल्यांकन करने के लिए (दोहरी प्रविष्टि के सिद्धांत के अनुसार) है, जब मूल्य चलते हैं, तो लागत की अवधारणा उत्पन्न होती है, जो लेखांकन में "crammed" है । यहां आपके पास FIFO, और भाग का लेखा-जोखा, और सब कुछ का एक टन है। लेकिन स्वचालित लेखांकन में यह सब क्यों है, यदि यह गणना मूल्यों से संबंधित है?

एक उदाहरण:

आपने 100 रूबल के लिए सामानों की एक इकाई खरीदी। वह 2 महीने तक आपके गोदाम में रही, और फिर आपने उसे 150 रूबल के लिए बेच दिया। उस समय, आपूर्तिकर्ता 120 रूबल के लिए एक ही उत्पाद बेच रहा था।
प्रश्न: 50 रूबल या 30 रूबल की बिक्री से आपका लाभ।
आधुनिक लेखांकन विधियों के सभी कैनन के अनुसार, उत्तर, निश्चित रूप से, 50 है।
लेकिन सामान्य ज्ञान है! यदि यह इकाई आपके गोदाम में उपलब्ध नहीं है, तो आपने इसे आपूर्तिकर्ता से 120 के लिए खरीदा होगा और इसे 150 के लिए 30 के मार्क-अप के साथ बेचा होगा। इसलिए, आपको बिक्री से नहीं, बल्कि इस इकाई से संबंधित आय के 20 रूबल प्राप्त हुए। आप स्टॉक में हैं। दूसरे शब्दों में, यह एक पुनर्मूल्यांकन है जिसे डबल-एंट्री पता नहीं है कि कैसे खाते में लेना है, और इसकी कमी को ध्यान में रखते हुए सभी कैनन का निर्माण किया जाता है ।

विभिन्न दृष्टिकोणों से मूल्यों की लागत को देखना संभव होना चाहिए: एफआईएफओ; औसत विधि; आपूर्तिकर्ता की वास्तविक लागत इत्यादि, दोहरी प्रविष्टि की खामियों के लिए, हम न केवल एक लेखा मुद्रा में, बल्कि एक एकल लागत मूल्य प्रणाली में भी रिकॉर्ड रखते हैं।

निष्कर्ष:

प्रतीत होता है कि एक छोटी सी खामी से - डबल-एंट्री का मूल सिद्धांत, भारी वजनदार अनाड़ी लेखा स्वचालित प्रणालियों को विकसित करना जो वास्तव में अपने कार्य के साथ सामना नहीं करते हैं, और फाइनेंसर अपने काम (वित्तीय रिपोर्ट के गठन) को मैन्युअल रूप से करना जारी रखते हैं।

हम उन प्रणालियों के वर्ग को निर्धारित करने के लिए कुल प्रबंधन लेखांकन TMA (कुल प्रबंधन लेखांकन) की अवधारणा को पेश करते हैं जो उपरोक्त नुकसान से वंचित होंगे।

एक tma वर्ग प्रणाली में निम्नलिखित गुण होने चाहिए:

- लेखांकन में लेखांकन (संदर्भ मुद्रा) की कोई अवधारणा नहीं है;
- किसी भी मुद्रा या अन्य लेखा इकाई में वित्तीय विवरणों की त्रैमासिक उत्पन्न होती है, जबकि रिपोर्टों में विनिमय दर समायोजन और पुनर्मूल्यांकन को इस मुद्रा के लेखांकन के समान बनाया जाना चाहिए;
- विनिमय दर समायोजन और पुनर्मूल्यांकन को व्यवस्थित रूप से ध्यान में रखा जाता है, अर्थात। अतिरिक्त संचालन के रूप में उन्हें दर्ज करने की कोई आवश्यकता नहीं है;
- "आचरण" खाते में दस्तावेजों को स्वचालित होना चाहिए;
- विभिन्न लागत विकल्पों में रिपोर्ट की गणना करने की क्षमता।

हमारा मानना ​​है कि यह tma है जो वित्तीय प्रबंधन के लिए नए, विस्तारित अवसरों को खोलेगा, सभी इच्छुक पक्षों को वास्तविक समय और वास्तविक मूल्यों में व्यवसाय को नियंत्रित करने और सही प्रबंधकीय और रणनीतिक निर्णय लेने की अनुमति देगा।

तीनों लेखों में, संदर्भ में क्या मतलब है यह निर्दिष्ट करने के लिए कुछ शर्तों की परिभाषा दी गई थी। मैं विभिन्न स्रोतों में पहले से बनी परिभाषाओं का खंडन या संशोधन करने का नाटक नहीं करता। इसलिए, कृपया शर्तों के बारे में बहस न करें।
मुझे टिप्पणियों में या पीएम के सभी सवालों के जवाब देने में खुशी होगी।