👨🏼‍💼 📛 👨🏾‍🤝‍👨🏽 पत्र लिखने के नियम: 15 बिंदु जिन्हें "भेजें" बटन पर क्लिक करने से पहले जांचना आवश्यक है 😁 🤛🏾 👩🏼‍🚀

आपको अपने ग्राहक को एक पत्र भेजने और सूचित करने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, एक नए पदोन्नति के बारे में। या उस उत्पाद पर छूट जो वह इतने लंबे समय से इंतजार कर रहा है। या उसे अपनी परियोजना में भाग लेने के लिए आमंत्रित करें। आपने ईमानदारी से एक पत्र लिखा, इसे ग्राहकों को भेजा और परिणाम की प्रतीक्षा कर रहे हैं ... और कुछ भी नहीं होता है। यह सबसे अच्छा है - और सबसे खराब रूप से, उपयोगकर्ता तुरंत अपना अगला ईमेल स्पैम फ़ोल्डर में भेज देगा। अगर यह आपका क्लाइंट या बिजनेस पार्टनर है, तो यह बहुत दुखद हो सकता है। और तुरंत क्लासिक सवाल उठता है: मैं क्या गलत कर रहा हूं? इसके कई कारण हो सकते हैं। हम आपके ध्यान में 15 बिंदुओं की एक साधारण चेकलिस्ट प्रस्तुत करते हैं, जो आपको शांत आत्मा के साथ सबसे महत्वपूर्ण पत्र भी भेजने की अनुमति देगा।

एक पत्र में एक मूल विचार होना चाहिए । यदि आप किसी व्यक्ति को आमंत्रित करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, किसी घटना के लिए, तुरंत यह न लिखें कि आपको टेडी बियर पर 20% की छूट है। यदि आप वास्तव में इसके बारे में लिखना चाहते हैं - एक अलग पत्र बनाएं।
लक्ष्य कार्रवाई को पहचानें। यदि आपने एक वाणिज्यिक प्रस्ताव भेजा है और चाहते हैं कि ग्राहक आपको वापस बुलाएं, तो अपनी वेबसाइट पर जाएं या प्रश्न का उत्तर दें - इसे चिह्नित करें ताकि उपयोगकर्ता तुरंत समझ जाए कि वे उससे क्या चाहते हैं। यह आइटम पूरा करना आसान है यदि आपने पिछले एक को पूरा कर लिया है - अर्थात, आपने तय किया है कि आप अपने प्राप्तकर्ता को क्या बताना चाहते हैं।
एक विकल्प न दें। “अगर कुछ गलत किया जा सकता है, तो गलत किया जाएगा। क्रियाओं में कोई भी भिन्नता जिसे आप अपने संबोधन में लेने का प्रस्ताव रखते हैं, गारंटी है कि वह कुछ नहीं करेगी। पत्र को प्राप्तकर्ता को केवल एक विशिष्ट चरण तक ले जाना चाहिए।
लक्ष्य कार्रवाई से बाहर निकलें - कोई त्रुटि नहीं । यदि आप चाहते हैं, उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ता के खाते को फिर से भरने के लिए - भुगतान पृष्ठ पर एक लिंक दें, यदि आप चाहते हैं कि वह आपको कॉल करे - फ़ोन नंबर इंगित करें, यदि आप चाहते हैं कि वह आपके पास आए - तो पता बड़ा दें और स्थान का नक्शा संलग्न करें। उपयोगकर्ता को लक्ष्य कार्रवाई करने के लिए आमंत्रित करना - इस बारे में सोचें कि वह इसे कैसे प्रदर्शन करेगा और गलतियों से उसे इस मार्ग पर चेतावनी देने की कोशिश करेगा।
वितरण चैनल के तहत सामग्री को तेज किया जाना चाहिए। हमारे मामले में, ईमेल द्वारा। ईमेल में फ्लैश, भारी ग्राफिक्स, जटिल टाइपसेटिंग आदि अनुचित हैं। जितना अधिक आप एक काल्पनिक पत्र के साथ प्रभावित करने की कोशिश करते हैं, उतना ही विपरीत प्रभाव तब होगा जब सब कुछ प्राप्तकर्ता के ब्राउज़र या मेल प्रोग्राम में अलग-अलग दिशाओं में जाता है।
ऑफ़लाइन स्वायत्तता । कभी-कभी हमें ऐसे पत्र प्राप्त होते हैं जिनमें प्रेषक पहले की सलाह का पालन नहीं करने के लिए पर्याप्त बुद्धिमान नहीं था, लेकिन यह समझने के लिए पर्याप्त स्मार्ट है कि इससे उसे क्या खतरा है - और "यदि यह संदेश सही ढंग से प्रदर्शित नहीं होता है, तो लिंक का पालन करें" जैसी चेतावनी सम्मिलित करें। ऐसे पत्र नहीं लिखे जा सकते! पत्र को मेल क्लाइंट में ऑफ़लाइन होने पर भी अपने कार्य को पूरा करना चाहिए। यह भी सच है, उदाहरण के लिए, मोबाइल उपकरणों के लिए।
कोई चित्र प्रदर्शित न होने पर भी पत्र पठनीय रहना चाहिए । पाठ अर्थ का एक माध्यम है; चित्र एक धारणा बनाते हैं। आप एक को दूसरे से बदल नहीं सकते। आपके संदेश का अर्थ, उदाहरण के लिए, इस तथ्य से पीड़ित नहीं होना चाहिए कि प्राप्तकर्ता का मेल सर्वर डिफ़ॉल्ट रूप से भारी चित्रों को काटता है।
शुरुआत में यह सब मायने रखता है; शुरुआत में सब कुछ मुख्य बात है । पत्रकारों के पास "पिरामिड" का नियम है: सबसे पहले, सबसे बुनियादी जानकारी पाठ में संक्षिप्त है, फिर विवरण और पृष्ठभूमि की जानकारी। यह उन लोगों के अनुभव पर विचार करने के लिए लायक है, जिनका पेशा उन ग्रंथों को लिखना है जो वे पढ़ते हैं। आक्षेप भी सत्य है: पाठक वह सब कुछ मानता है जो अक्षर के पाठ की शुरुआत में मुख्य है। पत्र की शुरुआत में गीतात्मक खुदाई एक निश्चित गारंटी है कि वे इसे इस बिंदु पर नहीं पढ़ेंगे, यह तय करते हुए कि भविष्य में "पानी" होगा।
प्राप्तकर्ता को उसकी समस्याओं के हुक से चिपका दिया । एक पत्र भेजते समय जिसमें आप किसी व्यक्ति को कुछ महत्वपूर्ण बताना चाहते हैं, इस बारे में अधिक सोचें कि यह उसके लिए कितना महत्वपूर्ण है। उसे क्या चाहिए, उसे क्या परेशान करता है? आपके द्वारा लिखे गए पत्र को दोबारा पढ़ते समय, प्रश्न का उत्तर देने का प्रयास करें, इससे क्या समस्या हल होती है? यह जरूरी है या नहीं, इस बारे में जवाब खुद ही आ जाएगा।
पहले ब्रांडिंग । प्रेषक के नाम पर कंपनी का नाम इंगित करें। आपका प्राप्तकर्ता संभवतः प्रति दिन दर्जनों पत्र प्राप्त करेगा। उसे पत्र के अंदर जाने के लिए मजबूर न करें यह जानने के लिए कि यह कौन है। प्रेषक का पत्र "आपके कंप्यूटर की सुरक्षा" सबसे अधिक संभावना स्पैम को भेजा जाएगा। एक प्रसिद्ध एंटीवायरस ब्रांड का एक पत्र खुला और पढ़ा जाएगा यदि प्राप्तकर्ता अपने समाचार पत्र को सदस्यता लेता है।
अग्रिम में पत्र लिखें । आंकड़ों के अनुसार, पत्र एक सप्ताह रहता है - यह वह अवधि है जिसके दौरान इसे खुले तौर पर और फिर से पढ़ा जा सकता है। पत्र भेजने की आवश्यकता नहीं है "उद्घाटन के लिए कल आओ!" एक व्यक्ति कल के बाद दिन इसे पढ़ेगा, और यह पहले से ही बेकार कचरा होगा।
संदेश को फिर से जीवंत करने के बजाय एक जीवित संदर्भ में संलग्न करता है । "एक बात?" की शैली में पत्र न लिखें जैसे कि "आप इस बारे में क्या सोचते हैं?" जैसे सामान्य प्रश्न पूछ रहे हैं। किसी व्यक्ति को बातचीत में शामिल करने का ऐसा अजीब प्रयास सबसे अधिक संभावना नहीं है। किसी व्यक्ति से कुछ विशिष्ट पूछें या उसे चल रही चर्चा में शामिल होने के लिए आमंत्रित करें - फिर सकारात्मक प्रतिक्रिया का एक बेहतर मौका है।
आपका पत्र एक आवर्धक कांच के बिना पढ़ा जाना चाहिए । यह पैराग्राफ उन मामलों पर लागू होता है जब आपने अपने पत्रों के डिजाइन में एक जटिल लेआउट का उपयोग करने का निर्णय लिया था। छोटे प्रिंट से बचें - आप एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करने की पेशकश नहीं करते हैं :) एक सरल "सोफा टेस्ट" करें - यदि आप एक खुले पत्र में कुछ मीटर की दूरी से देख सकते हैं जिसे आप विषय से पढ़ सकते हैं, तो इसका मतलब है कि पत्र सही तरीके से बना है। यदि यह लिखना असंभव है कि क्या लिखा गया है, और रंग एक अपठनीय द्रव्यमान में विलीन हो जाते हैं, तो हमारे पास आपके लिए बुरी खबर है।
त्रुटियों के लिए जाँच करें । पहले से ही जब आप सामग्री और डिज़ाइन का पता लगा लेते हैं, तो टाइपोस के लिए पाठ की जांच करें। हम बहुत साक्षर देश में रहते हैं, और हमारे पास बहुत से लोग हैं जो आपके टाइपो को नोटिस करेंगे और तय करेंगे कि वे अशिक्षित लोगों के साथ व्यवहार कर रहे हैं। एक प्रूफरीडर की सेवाओं को जो एक छोटे अक्षर को घटाता है, कुछ कोप्पेक खर्च होंगे - प्रूफरीडिंग के लिए फ्रीलांस पर औसत दर प्रति 1000 वर्णों पर 30 रूबल है। अपने ग्राहक के विश्वास के मूल्य के बारे में सोचें, जिसे आप एक त्रुटि संदेश भेजकर खो सकते हैं।
सभी तकनीकी क्षेत्रों को सही ढंग से भरना चाहिए । अजीब तरह से पर्याप्त है, कभी-कभी उपयोगकर्ता किसी विषय के बिना ईमेल प्राप्त करते हैं। अधिकतर यह स्वचालित अधिसूचना प्रणालियों पर लागू होता है - यह जांचें कि आप अन्य लोगों को क्या भेजते हैं।

स्रोत: ओल्गा पावलोवा (UsabilityLab, सेंट पीटर्सबर्ग) की रिपोर्ट " कार्यशाला से व्यावहारिक मेलिंग गुणवत्ता " "व्यावहारिक ईमेल विपणन: बिक्री में वृद्धि" ।

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