असफल ईसीएम कार्यान्वयन के लिए आठ कारण

अनुवादक से । इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली के विकास और कार्यान्वयन के उद्देश्य से , हम ईसीएम सिद्धांत और कार्यप्रणाली की समस्याओं पर काफी ध्यान देते हैं। हाल ही में, परामर्श कंपनी डोकलाब की वेबसाइट पर , हमें ईसीजी समाधानों के कार्यान्वयन के संगठनात्मक और पद्धतिगत पहलुओं पर एक दिलचस्प लेख मिला। लेखक ईसीएम के असफल कार्यान्वयन के विशिष्ट मामलों की पहचान करता है और उनके कारणों का विश्लेषण करने की कोशिश करता है। वर्णित समस्याओं में से कई आधुनिक रूसी अभ्यास के लिए प्रासंगिक हैं।
हम आपको उन सभी पर चर्चा करने के लिए आमंत्रित करते हैं जिनकी व्यावसायिक गतिविधियाँ किसी तरह ईसीएम-मुद्दों से संबंधित हैं।

ECM समाधानों को लागू करते समय आने वाली असफलताओं को 3 समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

1. किसी विशेष संगठन की आवश्यकताओं और आवश्यकताओं के लिए ईसीएम प्रणाली को अनुकूलित करने में असमर्थता।
2. समय सीमा को पूरा करने में असमर्थता: ईसीएम समाधानों के कार्यान्वयन में आमतौर पर मूल उद्देश्य से अधिक समय लगता है।
3. नियोजित बजट को पूरा करने में असमर्थता।

सवाल उठता है: इन विफलताओं के मुख्य कारण क्या हैं? इनसे बचने के लिए क्या किया जा सकता है?
ऐसा लगता है कि ईसीएम समाधानों को लागू करने में विफलता आठ मुख्य कारणों से है:

1. किसी विशेष संगठन की बारीकियों के लिए प्रणाली के अनुकूलन पर ध्यान देना । नए कार्यक्रमों का परिचय देते हुए, संगठन अक्सर उनके उपयोग की सादगी और उपयोगिता की बहुत कम परवाह करते हैं। इस समस्या के दो आयाम हैं। एक ओर, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि अधिकांश उपयोगकर्ताओं की ईसीएम प्रणाली तक पहुंच है और इसके साथ काम करने में सक्षम हैं। दूसरी ओर, सिस्टम में सामग्री का एक महत्वपूर्ण द्रव्यमान उपलब्ध होना चाहिए। यदि उपरोक्त शर्तों में से कोई भी पूरा नहीं हुआ है, तो सिस्टम किसी विशेष संगठन की प्रणाली के अनुकूल होने के लिए लगभग असंभव है। उपयोगकर्ताओं की संख्या और पोस्ट की गई सामग्री की मात्रा के अलावा, उपयोग में आसानी के लिए विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। यदि उपयोगकर्ता उस प्रणाली के साथ काम करते समय कठिनाइयों का अनुभव करता है जिसे वह कागज दस्तावेजों के साथ काम करते समय अनुभव नहीं करता था, तो वह इस प्रणाली के साथ काम करने से बचता है।

सिफारिश : उपयोगकर्ताओं की संख्या बढ़ाने और सिस्टम में संग्रहीत सामग्री की मात्रा बढ़ाने पर ध्यान दें। हर संभव प्रयास करने की कोशिश करें ताकि सिस्टम के साथ काम सरल और सुविधाजनक हो।

2. गलत व्यापार परिदृश्य का चयन । कई संगठन गलत व्यावसायिक परिदृश्य के आधार पर ईसीएम के साथ काम करना शुरू करते हैं। केवल परिदृश्य जो उच्च पेबैक और दीर्घकालिक प्रदर्शन की गारंटी देते हैं, वे ईसीएम प्रणाली के लाभों के प्रमाण के रूप में काम कर सकते हैं।

व्यावसायिक परिदृश्यों पर सिफारिश झुक कि: (1) स्पष्ट संभावनाएं हैं; (2) लागत में उल्लेखनीय कमी और जिसमें (3) ईसीएम समाधान एक प्रमुख घटक हैं, न कि केवल एक अतिरिक्त उपकरण।

3. अत्यधिक अनुकूलन । परामर्श देने वाली कंपनी डोकलाब ने 500 से अधिक संगठनों का अध्ययन किया, जो विभिन्न प्रकार की गतिविधियों (वैज्ञानिक, वित्तीय, प्रशासनिक, व्यापार, आदि) में लगे हुए थे। बहुत कम ही, इन संगठनों के प्रतिनिधियों ने इस बात पर सहमति व्यक्त की कि उनकी गतिविधियाँ सहकर्मी संगठनों से अलग नहीं हैं। बहुत अधिक बार आप विशिष्ट लोगों की तुलना में संगठनों की गतिविधियों में अद्वितीय क्षणों के बारे में सुनते हैं। अभ्यास से पता चलता है कि ईसीएम समाधानों के कार्यान्वयन में अद्वितीय पर अत्यधिक निर्धारण विफलताओं का कारण बनता है। यह सुनिश्चित करने के लिए प्रयास करने की आवश्यकता नहीं है कि ईसीएम प्रणाली आवश्यकताओं को पूरा करती है और 100% की इच्छा रखती है। 70% पर्याप्त है। यह क्षण काफी स्पष्ट लगता है, लेकिन एक ही समय में, कुछ लोग इस पर ध्यान देते हैं।

सिफारिश । अनावश्यक अनुकूलन से बचें। ईसीएम का लक्ष्य जल्द ही विशिष्ट कार्यों को सरल बनाना चाहिए।

4. ईसीएम कार्यान्वयन प्रक्रिया की त्रुटिपूर्ण समझ । बहुत बार, ईसीएम प्रणाली के कार्यान्वयन को एक बार और लंबी (औसतन 12-15 महीने) प्रक्रिया के रूप में माना जाता है। बहुत लंबे समय तक सिस्टम की आवश्यकताओं के गठन और कार्यान्वयन के बीच कई संगठनों के लिए विशिष्ट है।

सिफारिश । सिस्टम का कार्यान्वयन और रखरखाव एक सतत प्रक्रिया होनी चाहिए।

5. व्यवसाय के लिए ईसीएम की आवश्यकता का औचित्यपूर्ण औचित्य । बहुत बार हमें इस तथ्य से निपटना पड़ता है कि ईसीएम समाधानों के पेबैक की गणना के लिए अपर्याप्त ध्यान दिया जाता है। वित्तीय औचित्य अक्सर जानबूझकर आशावादी लगते हैं (और इसलिए इसे गंभीरता से नहीं लिया जा सकता है), या प्रकृति में बहुत सामान्य हैं, और इसलिए किसी विशेष संगठन के संबंध में विश्लेषण नहीं किया जा सकता है।
6. प्रयोज्यता के मुद्दों पर ध्यान न देना । कई ईसीएम सिस्टम अधिक लोकप्रिय हो सकते हैं यदि वे उपयोग करने के लिए असुविधाजनक नहीं थे।

सिफारिश । उपयोगकर्ता अनुभव पर अधिक ध्यान दें। सिस्टम को विकसित करते समय, प्रोटोटाइप बनाएं जिसमें दिखाया गया है कि इसके लागू होने के बाद उपयोगकर्ताओं की कार्य स्थितियों में सुधार होगा।

7. ईसीएम मुद्दों की समझ को बहुत कम करना । ईसीएम समाधान को लागू करने और सफलतापूर्वक उपयोग करने के लिए, आपको व्यापक अर्थों में जानकारी के साथ काम करने की सैद्धांतिक और पद्धतिगत नींव को जानना होगा। कार्यनीति में कमी और पद्धतिगत मुद्दों के प्रति असावधानी भी विनाशकारी परिणामों की ओर ले जाती है।

सिफारिश । मुद्दे के सैद्धांतिक पक्ष की उपेक्षा न करें। तेजी से बदलती प्रौद्योगिकियों के आधुनिक युग में, सिद्धांत और कार्यप्रणाली के क्षेत्र में अच्छी तरह से पार किए बिना एक प्रभावी ईसीएम समाधान खोजना मुश्किल है।

8. प्रबंधन के मुद्दों को बदलने के लिए ध्यान का अभाव । ज्ञान और अभ्यास के क्षेत्र के रूप में ईसीएम बहुत लंबे समय से अस्तित्व में है। हालांकि, जब एक संगठन में ईसीएम समाधान लागू करते हैं, तो न केवल यह ध्यान में रखना आवश्यक है कि क्या लागू किया जा रहा है, बल्कि यह भी कि यह कैसे किया जाता है। लोगों को एक निश्चित मोड में काम करने की आदत होती है और शायद ही कुछ नया करने के लिए स्विच किया जाता है, भले ही यह कितना लाभदायक या प्रभावी हो। यदि आप संगठन के कर्मचारियों को पहले से नवाचार के लिए तैयार नहीं करते हैं, तो कई समस्याएं पैदा हो सकती हैं।

सिफारिश । वर्कफ़्लो और दस्तावेज़ संग्रहण को स्वचालित करने से पहले, एक स्पष्ट परिवर्तन प्रबंधन रणनीति विकसित करें।