मैं सुरक्षित रूप से मान सकता हूं कि आप पहले से ही जानते हैं कि ईमेल कैसे काम करता है। मुख्य समस्या तब होती है जब यह काम नहीं करता है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपना व्यवसाय चलाते हैं या आप एक साधारण ठेकेदार हैं - यदि आपका ईमेल काम नहीं करता है, तो आप जानकारी खो देते हैं। अधिकांश उद्यमों में वर्ष के दौरान कम से कम एक ई-मेल शटडाउन होता है, और, कई मामलों में, ये नुकसान हैं, जो सामान्य मेल ऑपरेशन की बहाली को देखते हुए, सैकड़ों या हजारों डॉलर तक हो सकते हैं।
लेकिन क्या ईमेल आउटेज की ओर जाता है?
ई-मेल सिस्टम काम करना बंद कर सकता है, इसके कई कारण हैं, लेकिन सबसे पहले हम इस तथ्य पर ध्यान देंगे कि ई-मेल के डाउनटाइम की योजना बनाई जा सकती है और अनियोजित हो सकती है।
शेड्यूल्ड आउटेज तब होते हैं जब आपका ईमेल सिस्टम रखरखाव या अपग्रेड के लिए डाउन होता है। पैच मैनेजमेंट, फिजिकली मूविंग सर्वर या टेस्टिंग के लिए सिस्टम को बंद करना भी इस श्रेणी में रखा जा सकता है।
अनुसूचित ईमेल आउटेज के विपरीत, अनियोजित आउटेज आपको आश्चर्यचकित कर सकते हैं। वे सही निदान करने के लिए बहुत अधिक कठिन हैं। जब इस तरह की समस्या उत्पन्न होती है, तो इसके कारण हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर समस्याओं से लेकर हैकर के हमले या मानवीय त्रुटि तक हो सकते हैं, जो सिस्टम में खराबी का कारण बन सकते हैं। प्राकृतिक घटनाओं और विभिन्न दुर्घटनाओं को भी नजरअंदाज नहीं किया जाना चाहिए।
हाल ही के एक सर्वेक्षण से पता चला है कि लगभग 70% अनियोजित आउटेज हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर समस्याओं, जैसे सर्वर विफलता, संचार आउटेज़ और डेटाबेस भ्रष्टाचार के कारण होते हैं।
यही कारण है कि घड़ी के आसपास अपने मेल सिस्टम की स्थिति जानना इतना महत्वपूर्ण है। सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपने ईमेल को लगातार राउंड-ट्रिप 2-स्टेप सेशन टेस्ट लेटर के साथ मॉनिटर करें, जो यह सुनिश्चित करता है कि आपकी इनबाउंड और आउटबाउंड ईमेल सर्विसेज दोनों ही राउंड-ट्रिप का काम करें।
इस प्रकार की निगरानी आमतौर पर निम्नलिखित परिदृश्य में होती है:
मॉनिटरिंग मेल एजेंट आउटगोइंग (SMTP) मेल सर्वर से कनेक्ट होगा, एक परीक्षण संदेश भेजेगा, और फिर यह आपके आने वाले (POP3 या IMAP) सर्वर से कनेक्ट और लॉग इन करेगा और संदेश प्राप्त करने का प्रयास करेगा। यदि संदेश प्राप्त होता है, तो चेक सफल रहा, और संदेश मेल सिस्टम से हटा दिया जाएगा। यदि संदेश प्राप्त नहीं किया जा सकता है, तो परीक्षण को अमान्य घोषित किया जाएगा और संकेत दिए गए संपर्कों को सूचनाएं भेजी जाएंगी।
बेशक, अन्य संभावित परिदृश्य हैं, लेकिन हम अपने अगले पोस्ट में उन्हें और करीब से जान पाएंगे।
इस स्थिति में, आपके ई-मेल की निरंतर निगरानी की जाती है, जो आपके ई-मेल सिस्टम के डाउनटाइम को लगभग 80% कम कर देता है (निगरानी और त्रुटि सूचना सेवाओं के बिना सिस्टम की तुलना में)। यह ईमेल अनुप्रयोगों के लिए समस्या निवारण समय को भी कम करता है और इसलिए, उनके स्वास्थ्य को बहाल करने की लागत को कम करता है। इसके अलावा, मूल्यवान ई-मेल संदेशों के नुकसान या देरी का जोखिम समाप्त हो जाता है, जो निस्संदेह आपके ग्राहकों और भागीदारों के साथ संवाद करते समय सकारात्मक प्रभाव डालता है।