क्या ईमेल आसान है?

आजकल, बड़ी संख्या में सूचना प्रौद्योगिकियां हैं, और हर साल उनमें से अधिक हैं। उनका अध्ययन, विकास और आविष्कार नए लोगों द्वारा किया जाता है। ऐसे लोग हैं जिनके बारे में सभी जानते हैं, ऐसे भी हैं जिन्हें केवल विशेषज्ञ ही समझते हैं। और ऐसी प्रौद्योगिकियां हैं जो हम हर दिन, कई बार एक दिन का उपयोग करते हैं। यहां तक ​​कि भाषा भी उन्हें प्रौद्योगिकी कहने की हिम्मत नहीं करती है - वे हमारे दैनिक अस्तित्व में हमारे जीवन में इतने परिचित और सरल रूप से निहित हो गए हैं। मैं अब ऐसी ही एक तकनीक के बारे में बात करना चाहूंगा।

ई-मेल। शायद एक भी कंप्यूटर उपयोगकर्ता नहीं है जिसके पास एक मेलिंग पता नहीं है। वहाँ क्या कंप्यूटर! ईमेल क्लाइंट स्मार्टफोन, टैबलेट और यहां तक ​​कि टीवी पर अच्छी तरह से स्थापित हैं। क्या ईमेल आसान है? हाँ, यह आसान है। कोई भी एक पत्र लिख सकता है, कोई भी पढ़ सकता है, सभी के पास एक मेलबॉक्स है, कई के पास कई हैं। यह इतना सरल है कि उपयोगकर्ता अब पत्र को सही ढंग से लिखने में सक्षम नहीं हैं। और यह व्यापार पत्राचार के लिए विशेष रूप से सच है।

मुझे (आप में से कई की तरह, शायद) को ई-मेल द्वारा व्यवसाय पत्राचार करना होगा। मुझे सोवियत-बाद के अंतरिक्ष में ई-मेल का उपयोग करने की संस्कृति के निम्न स्तर पर ध्यान देने का खेद है। स्तर अक्सर इतना कम होता है कि हमें बर्बरता नहीं कहा जा सकता है। मैं विभिन्न तकनीकों के अनुप्रयोग के बारे में बात नहीं कर रहा हूं, यह एक अलग मुद्दा है। हम अच्छे फॉर्म के नियमों के बारे में बात कर रहे हैं, शिष्टाचार के बारे में, उन लोगों के लिए सम्मान के बारे में जिनके साथ आप मेल खाते हैं।

नीचे मैंने सामान्य त्रुटियों को सूचीबद्ध किया है जो काफी सामान्य हैं। इन गलतियों में से कई मुस्कुराहट का कारण बनती हैं, कभी-कभी वे बस मनोरंजन करते हैं, और अक्सर आपके प्राप्तकर्ताओं को परेशान करते हैं। इन त्रुटियों को भविष्य में सही करना और रोकना आसान है। और, शायद, यह एक ईमेल में भी एक सांस्कृतिक और अच्छी तरह से शिक्षित वार्ताकार की उपस्थिति के लिए ऐसा करने के लिए सार्थक है।

पहला नाम और अंतिम नाम

प्रत्येक पत्र में एक प्रेषक होना चाहिए। प्रेषक पहला और अंतिम नाम है, साथ ही मेलिंग पता भी। यह सभी डेटा मेल प्रोफ़ाइल में कॉन्फ़िगर किया गया है। कई में केवल एक प्रोफ़ाइल कॉन्फ़िगर किया गया है और नाम लैटिन वर्णों में इंगित किया गया है। मुझे नहीं लगता कि यह सही है। कम से कम दो प्रोफाइल बनाना बेहतर है: रूसी भाषी वार्ताकारों के साथ संवाद करने के लिए (सिरिलिक में लिखे गए एक नाम के साथ) और विदेशियों के साथ संवाद करने के लिए (लैटिन में नाम)।

लेकिन प्रेषक के रूप में इतने छोटे क्षेत्र में यह एकमात्र चूक नहीं है। पुरानी रूसी परंपरा के अनुसार, पहले उपनाम, और फिर एक नाम को इंगित करने के लिए प्रथागत है। सभी प्रगतिशील मानवता इसके विपरीत है। उसी तरह (इसके विपरीत) मेल क्लाइंट कॉन्फ़िगर किए गए हैं। इसलिए पहले नाम निर्दिष्ट करना सही है। आखिरकार, आप अपने पत्र "हैलो, इवानोव!" के साथ उत्तर नहीं देना चाहते हैं, लेकिन "हैलो, इवान!" आपका वार्ताकार भी आपसे विनम्रता से संपर्क करना चाहता है। तो उसे अतिरिक्त काम क्यों करें और जवाब देते समय अपने अंतिम नाम को पहले नाम से बदलें? ऐसे क्षणों में वह आपके बारे में कुछ सोचता है? यदि आप नाम के बजाय अपना उपनाम निर्दिष्ट करते हैं, तो उनके विचार और भी गहरे हो सकते हैं।

हस्ताक्षर के बारे में मत भूलना

प्रत्येक पत्र एक हस्ताक्षर के साथ समाप्त होना चाहिए। दुर्भाग्य से, हर कोई इस बारे में नहीं जानता है। और जो लोग हस्ताक्षर के बारे में जानते हैं, उनमें से सभी इसे सही तरीके से नहीं लिखते हैं। प्रोफ़ाइल में हस्ताक्षर को कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए। उस व्यक्ति को बताने के लिए स्वतंत्र महसूस करें जिसे आप उसका सम्मान करते हैं और अपना पहला और अंतिम नाम फिर से दोहराते हैं। यह बहुत मदद करेगा अगर पत्राचार लंबा है और कोई और इसे बाद में जोड़ता है, उदाहरण के लिए। अच्छे फॉर्म के नियमों का उल्लेख नहीं।

वाक्यांश "सादर" और आपका पहला और अंतिम नाम न्यूनतम है जो आपको हस्ताक्षर में इंगित करने की आवश्यकता है। यदि पत्राचार व्यवसाय है, तो अपने संगठन के नाम को इंगित करने के लिए मत भूलना, आप उस स्थिति को निर्दिष्ट कर सकते हैं जिससे कि वार्ताकार जानता है कि वह किसके साथ बात कर रहा है। आप हस्ताक्षर के लिए संपर्क जानकारी जोड़ सकते हैं, उदाहरण के लिए, काम फ़ोन नंबर (शहर कोड के साथ, भले ही आप मास्को से हों), मोबाइल फोन, वेबसाइट, आदि। लेकिन बहुत सी जानकारी के साथ हस्ताक्षर को अधिभारित न करने का प्रयास करें। कभी-कभी ऐसा होता है कि एक पत्र में 90% हस्ताक्षर होते हैं। यह टालने लायक है।

पत्र का जवाब दें, सभी को जवाब दें

जैसे ही वे हमारे पत्रों का जवाब नहीं देते। वार्ताकार की उपेक्षा पर सबसे गंभीर गलती एक उत्तर के बजाय एक नया पत्र लिखना है, और यहां तक ​​कि एक नई हेडिंग के साथ भी। इस प्रकार, आप उस व्यक्ति को सूचित करते हैं जिसके बारे में आप एक निरपेक्ष आइडलर के रूप में बात कर रहे हैं, जिसके पास कुछ भी नहीं है, सिवाय आपके पत्रों के संग्रह में देखने के लिए और यह अनुमान लगाने की कोशिश करें कि वर्तमान में कौन सा पत्राचार जारी है।

वार्ताकार की आँखों में उबाल न देखने के लिए, पत्र का उत्तर देना सुनिश्चित करें। पत्राचार में सभी प्रतिभागियों को एक प्रति के साथ उत्तर दें, तत्काल आवश्यकता के बिना किसी भी प्रति को न निकालें। यह नहीं है कि प्राप्तकर्ता प्रतियों में दिखाई देते हैं? आप चाहते हैं कि पत्राचार में सभी इच्छुक प्रतिभागी आपका उत्तर प्राप्त करें, और पत्र स्वयं चर्चा में अन्य पत्रों के साथ सावधानीपूर्वक समूहीकृत हो, और फिर सभी पत्राचार को आसानी से पढ़ा जा सके?

एक पत्र उद्धरण

एक बार, यहां तक ​​कि इंटरनेट की भोर में, यातायात बहुत महंगा था। मुझे संदेह है कि बहुत बार ऐसे उपयोगकर्ता हैं जो किसी पत्र का उत्तर देते समय सभी उद्धरण हटाते हैं। कभी-कभी वे पूरे उद्धरण को नहीं हटाते हैं, लेकिन इसका केवल एक हिस्सा है। मुझे नहीं लगता कि ऐसे कई उपयोगकर्ता हैं, लेकिन ऐसा लगता है कि वे अपने ज्ञान को युवा पीढ़ियों तक पहुंचाते हैं, उन्हें उद्धरण निकालना सिखाते हैं। दुर्भाग्य से, मुझे निराश होना होगा, इंटरनेट तक आधुनिक पहुंच न केवल गीगाबाइट की टोरेंट को डाउनलोड करने की अनुमति देती है, बल्कि आपके ईमेल के 1-2 किलोबाइट (यहां तक ​​कि 100) भी भेजती है। उद्धरण हटाएं नहीं, यह पत्राचार को ताज़ा करने में मदद कर सकता है। क्या आपको नहीं लगता है कि आपका वार्ताकार केवल आपके साथ मेल द्वारा संचार करता है? अन्यथा, वह आपकी बेहतर राय नहीं होगी।

पत्र का शीर्षक इंगित करें

यदि आप चाहते हैं कि आपका पत्र समयबद्ध तरीके से पढ़ा जाए, और बाद में "स्पैम ट्रैप" में न मिले, तो पत्र का शीर्षक इंगित करें। यदि आप चाहते हैं कि आपका पत्र सही ढंग से समझा जाए और आने वाले मेल में बाद में मिल सके, तो सही हेडर को इंगित करें, जो अक्षर के सार और विषय को दर्शाता है।

व्यवसाय मेलिंग पते का उपयोग करें

व्यापार पत्राचार के लिए, व्यवसाय मेलिंग पते का उपयोग करें। यह स्पष्ट है कि सोवियत काल की कठिन विरासत अभी भी सभी संगठनों को कॉर्पोरेट मेल शुरू करने की अनुमति नहीं देती है। और कभी-कभी आपका पैथोलॉजिकल रोजगार आपको अपने घर के कंप्यूटर पर कार्य मेल स्थापित करने की अनुमति नहीं देता है। बेशक, अधिक सम्मोहक कारण हैं जो व्यावसायिक पते के उपयोग की अनुमति नहीं देते हैं। लेकिन इन कारणों में से कोई भी एक बहाना नहीं हो सकता है, जब हत्यारे666, zai4onok और fuck_off जैसे पते व्यावसायिक शांति में उपयोग किए जाते हैं। यह कल्पना करना मुश्किल नहीं है कि आपके साथी आपको कितनी गंभीरता से लेंगे। नि: शुल्क ईमेल सेवाओं की एक बड़ी संख्या है, कई प्रदाता एक मेलबॉक्स प्रदान करते हैं। अंत में, बॉक्स का भुगतान भी किया जा सकता है (क्या एक बलिदान!)।

एक पत्र लिखें, दस्तावेजों को अग्रेषित न करें

किसी पत्र में दस्तावेज़ को अग्रेषित करना अक्सर आवश्यक होता है। और इसके लिए ई-मेल काफी उपयुक्त है। लेकिन इस रूप में सभी पत्राचार का नेतृत्व करने की कोशिश न करें। शब्द प्रोसेसर में एक पत्र लिखने की आवश्यकता नहीं है (उदाहरण के लिए, शब्द) और चुपचाप एक खाली पत्र में एम्बेड करें। यह कम से कम अजीब लगता है। यदि आप इस तरह से एक रिपोर्ट या अन्य दस्तावेज भेजते हैं, तो यह लिखने के लिए बहुत आलसी मत बनो कि अनुलग्नक में क्या निहित है।

अभिलेखागार भेजें

यदि आप कई फाइलें भेजना चाहते हैं, तो भेजने से पहले उन्हें एक संग्रह में पैक करना बेहतर होगा। वही बड़े दस्तावेज़ों के लिए जाता है। अक्सर, संपीड़न आपको पत्र के आकार को 2-3 गुना कम करने की अनुमति देता है। यदि आप भी चाहते हैं कि आपका लगाव देखा जाए, तो उस प्रसिद्ध अभिलेखागार का उपयोग करें, जो सभी के पास होना चाहिए। यह वर्तमान में एक ज़िप है। एक ज़िपित संग्रह, शायद, किसी भी सिस्टम पर खुलेगा। व्यवहार में, RAR के बारे में भी यही कहा जा सकता है, केवल रूस के संदर्भ में। पराबैंगनी अभिलेखों का उपयोग न करें जो "10% अधिक मजबूत" होते हैं। अन्यथा, आप अपने आप को वापस लाने का जोखिम उठाते हैं जो आप खुद नहीं खोल सकते।

संपीड़न संपीड़न है, लेकिन बड़े अनुलग्नकों को अग्रेषित न करने का प्रयास करें। विशेष रूप से कई प्राप्तकर्ताओं को एक बार में। खासकर यदि आप प्राप्तकर्ता के मेल सर्वर को ब्लॉक नहीं करना चाहते हैं। यहां तक ​​कि कुछ मेगाबाइट्स एक कमजोर सर्वर को नुकसान पहुंचा सकते हैं। यदि आपको संदेह है कि अटैचमेंट वाला पत्र अभिभाषक तक पहुंच जाएगा, तो प्राप्तकर्ता के साथ इस मुद्दे को समन्वयित करना बेहतर है। अंततः, फ़ाइलों को एफ़टीपी के माध्यम से या अन्यथा स्थानांतरित किया जा सकता है।

वर्तनी परीक्षक का उपयोग करें

यह स्पष्ट है कि वर्तनी की गलतियाँ अंतिम बात हैं जिस पर वे अब ध्यान दे रहे हैं। सामान्य साक्षरता का स्तर इतना कम है कि आप सुरक्षित रूप से बिना किसी भय के एक पत्र लिख सकते हैं कि एक सक्षम व्यक्ति इसे पढ़ेगा। शायद यह ईमेल का उपयोग न करने की समस्या है। यह अब एक आम समस्या है। और कोई केवल आश्चर्यचकित हो सकता है, ऐसे साक्षरता वाले विश्वविद्यालय से कोई कैसे स्नातक कर सकता है (या इसकी पूर्ण अनुपस्थिति के साथ)। हालांकि, ऐसा हो कि जैसा कि हो, अभी भी ऐसे क्रैंक हैं जो वर्तनी की गलतियों को नोटिस करते हैं और मानते हैं कि आपको सही ढंग से लिखने की ज़रूरत है, और जितना आपको पसंद है उतना नहीं। संभवतः उनके लिए वे एक वर्तनी जांच के साथ आए थे। हालांकि मेरा मानना ​​है कि सभी को इसे कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है।

एक उपसंहार के बजाय

मैंने ई-मेल द्वारा व्यापार पत्राचार में सबसे आम त्रुटियों के बारे में बात करने की कोशिश की। मेरे अनुभव में, यह ये त्रुटियां हैं जो हमें संस्कृतिविहीन इंटरनेट उपयोगकर्ता माना जाता है। मुझे इसमें कोई संदेह नहीं है कि कई और गलतियाँ हैं, निश्चित रूप से वे हैं जिनके बारे में मुझे पता भी नहीं है, शायद ऐसी भी हैं जो मैं खुद हर दिन करता हूं। तो मुझे झांसा देने के लिए दोषी मत ठहराओ, बस मुझे बताओ कि मैं क्या गलत हूं और मैं सुधार करने की कोशिश करूंगा। क्या ईमेल आसान है?

पुनश्च: यह मत सोचो कि मैं किसी को कुछ सिखाना चाहता हूं। तो, जरा जोर से सोचिए । अचानक, किसी को बस पता नहीं है। और मैं जमा हो गया हूं। :)