समय बचाएं या इसका प्रबंधन करें?

अब वे समय बचाने के बारे में बहुत सारी बातें करते हैं। लेकिन इस अभिव्यक्ति में एक नकारात्मक अर्थ है। समय की बचत का सीधा संबंध खुद पर बचत से है। क्या इसका असर होता है? जब तक, अल्पकालिक नहीं। तंग समय सीमा, काम की बढ़ी हुई गति निरंतर तनाव है। जो, अभी या बाद में, कार्य कुशलता को प्रभावित करेगा और स्वास्थ्य सबसे अच्छा तरीका नहीं है। इसलिए, यहां हम प्रभावी समय प्रबंधन के बारे में बात करेंगे।
प्रभावी समय प्रबंधन ऐसे कारकों पर निर्भर करता है:
- कुछ संचालन के निष्पादन की गति;
- संगठन के सभी स्तरों पर सूचना की प्राप्ति और विनिमय की गति;
- कार्यों, परियोजनाओं, कर्मचारियों, भागीदारों और ग्राहकों के अस्थायी सिंक्रनाइज़ेशन।
बेशक, अन्य कारक हैं जो समय प्रबंधन को प्रभावित करते हैं। लेकिन, इस मामले में, हम प्रबंधकीय कारकों पर अधिक विस्तार से ध्यान केंद्रित करते हैं जो काम के समय के प्रभावी उपयोग को प्रभावित करते हैं। आखिरकार, अधिकांश प्रबंधक और कर्मचारी काम के समय की कमी का अनुभव करते हैं। ग्राहकों के रूप में, प्रति दिन 24 घंटे काम नहीं करते हैं।
इन कारकों को कैसे प्रभावित किया जा सकता है? दिन के मिनटों में चित्रित, आत्म-अनुशासन और समय बचाने के लिए जो कुछ भी पेश किया जाता है वह स्पष्ट रूप से पर्याप्त नहीं है। हमें एक व्यवस्थित दृष्टिकोण की आवश्यकता है जो संगठन के सभी स्तरों को कवर करेगा और नेता को न केवल संगठन में, बल्कि बाहरी वातावरण में भी समय प्रबंधन का वास्तविक लाभ देगा।
यहां आधुनिक सूचना प्रौद्योगिकियां बचाव के लिए आती हैं। कई व्यावसायिक कार्यक्रमों की पृष्ठभूमि के खिलाफ, एक उत्पाद को अलग कर सकता है जो प्रबंधकों के लिए काफी दिलचस्प है - सरल व्यवसाय ( http://www.prostoy.ru )। न केवल नेता, बल्कि साझेदारों, कर्मचारियों और ग्राहकों के वास्तविक समय प्रबंधन के कार्य भी मूल रूप से यहां लागू किए जाते हैं। आइए उनमें से कुछ पर विचार करें।

कर्मचारी समय प्रबंधन
शुरू करने के लिए, समय का प्रबंधन करने के लिए केवल अपने समय का प्रबंधन करना पर्याप्त नहीं है।
सरल व्यवसाय में, कर्मचारी समय प्रबंधन स्वचालित समय ट्रैकिंग फ़ंक्शन का उपयोग करके आयोजित किया जाता है ।
फ़ंक्शन को सक्षम करने के लिए, बस अपने संगठन की कार्यशील विंडो में बॉक्स को देखें। इस पल से, प्रबंधक को कर्मचारियों के काम के घंटे को ऑनलाइन नियंत्रित करने का अवसर मिलता है।
नियंत्रण काफी सरलता से आयोजित किया जाता है। फ़ंक्शन सक्षम होने के बाद, सभी कर्मचारियों के लिए एक केस असाइन करने के लिए एक विंडो दिखाई देती है। कार्यक्रम में कर्मचारी, इंगित करता है कि वह क्या कर रहा है और काम कर रहा है। चल रहा व्यवसाय उन कार्यों से जुड़ा है जो कर्मचारी और कैलेंडर को सौंपा गया है, जो आपको कैलेंडर समय के साथ प्रक्रियाओं को लिंक करने की अनुमति देता है।
यह दिलचस्प है कि कर्मचारी मामलों को न केवल खुद के लिए, बल्कि अन्य कर्मचारियों को भी सौंप सकते हैं। यह उन संगठनों के लिए सुविधाजनक है जहां प्रोजेक्ट टीमें काम करती हैं या सामूहिक रूप से काम कर रही हैं।
कर्मचारी किस कार्य के भीतर क्या करते हैं, वे कितना समय व्यतीत करते हैं और अन्य जानकारी प्रबंधक के लिए संबंधित मेनू "सरल व्यवसाय" में उपलब्ध है।


कैलेंडर
संस्करण 1.6 से शुरू होकर, "सिंपल बिज़नेस" के उपयोगकर्ताओं को एक अद्यतन कैलेंडर तक पहुँच प्राप्त है। इस उपकरण और समान ब्राउज़र या नियमित कार्यक्रमों के बीच मुख्य अंतर यह है कि उपयोगकर्ता न केवल तारीखों के साथ, बल्कि पूरे संगठन के काम के साथ अपने मामलों को सिंक्रनाइज़ करता है। यही है, कैलेंडर तिथियां कर्मचारी की विशिष्ट परियोजनाओं, कार्यों और मामलों के लिए "बंधे" हैं।
सुविधाजनक कैलेंडर प्रबंधन के अलावा, रैखिक घटना प्रदर्शन मोड ("टाइमलाइन") या "गैंट चार्ट" मोड का उपयोग करना संभव है। ग्राफिक जानकारी प्राप्त करने में उपयोगकर्ता कैसे बेहतर है, इस पर निर्भर करता है।
कैलेंडर एक स्टैंडअलोन प्रोग्राम नहीं है। यह "सिंपल बिज़नेस" टूल है - इसलिए, मामलों को बनाने की प्रक्रिया, उनके कार्यों को जोड़ना, त्वरित और आसान है।
इस प्रकार, कैलेंडर आपको अपने काम को जल्दी और आसानी से करने की अनुमति देता है, एक दिन, सप्ताह या लंबी अवधि का आयोजन करता है।


वर्कफ़्लो और दस्तावेज़ टेम्पलेट
आधुनिक संगठन कभी भी दस्तावेज नहीं देंगे। और मामला न केवल अनिवार्य वित्तीय वक्तव्यों (खातों, चालान, कानूनी दस्तावेजों) में है, बल्कि प्राथमिक प्रबंधन लेखांकन में भी है। एक पेन के साथ जो लिखा गया है, जैसा कि वे कहते हैं, कुल्हाड़ी से नहीं काटा जा सकता है।
इसके साथ शुरू करने के लिए, सरल व्यवसाय में दस्तावेज़ भंडार बनाना बहुत सुविधाजनक है। एक सरल त्वरित खोज प्रणाली आपको सेकंड में एक दस्तावेज़ खोजने की अनुमति देती है, भले ही वह किसी अन्य उपयोगकर्ता द्वारा बनाई गई हो। वह सब नहीं है।
किसी भी संगठन में, दैनिक, एक ही प्रकार के दर्जनों दस्तावेज बनाए जा सकते हैं। सरल व्यवसाय कार्यक्रम उपयोगकर्ताओं के लिए तैयार दस्तावेज़ टेम्पलेट प्रदान करता है, साथ ही साथ अपने स्वयं के टेम्पलेट्स को आयात करने या बनाने की क्षमता भी प्रदान करता है।
यह क्या देता है? सबसे पहले, टेम्पलेट से एक दस्तावेज़ बनाने में काफी कम समय लगता है। दूसरे, नेता को संगठन में कॉर्पोरेट संस्कृति का एहसास करने का अवसर मिलता है। उदाहरण के लिए, सभी क्लाइंट एक ही संरचना और स्वरूपण के साथ दस्तावेज़ प्राप्त करते हैं। प्रबंधक को विभिन्न कर्मचारियों से दस्तावेजों की संरचना को समझने की भी आवश्यकता नहीं है। सूचना को माना जाता है और तेजी से संसाधित किया जाता है।
सरल व्यवसाय से वर्कफ़्लो उपकरण आपको दस्तावेज़ों के निर्माण, हस्तांतरण और समापन को स्वचालित और सरल बनाने की अनुमति देते हैं।


तालिका का उपयोग करके डेटा व्यवस्थित करना
यहां तक ​​कि एक छोटी कंपनी में, परिचालन, प्रबंधकीय और परिचालन जानकारी की एक बड़ी मात्रा बनाई और उपयोग की जाती है। उदाहरण के लिए, अधिकारियों, लाइन प्रबंधकों और कर्मचारियों को अक्सर ग्राहकों और ठेकेदारों के साथ काम करने के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है। कोई भी समय बचत आपकी ज़रूरत की जानकारी को जल्दी से खोजने में मदद नहीं करेगी और जल्दी से इसे अपने काम में उपयोग करें। इसलिए, व्यवसाय एप्लिकेशन डेवलपर जानकारी का एक एकल भंडार बनाने के लिए उपकरण बनाते हैं।
यूनिवर्सल टेबल टूल को सरल व्यापार लागू करता है। तालिका प्रबंधक या व्यवस्थापक द्वारा बनाई गई है, जैसा कि प्रबंधक द्वारा निर्देशित है। कर्मचारी तालिका में जानकारी दर्ज करते हैं और इस प्रकार, एक रिपॉजिटरी बनाते हैं।
यूनिवर्सल टेबल में जानकारी सुविधाजनक, पठनीय, सारणीबद्ध रूप में दी गई है। सिर तालिका की संरचना को बना या बदल सकते हैं, काम में अधिक सुविधाजनक उपयोग के लिए डेटा को सॉर्ट कर सकते हैं।
यूनिवर्सल टेबल में, एक प्रबंधक या कर्मचारी किसी विशिष्ट आपूर्तिकर्ता या ठेकेदार के साथ काम करने के बारे में आवश्यक जानकारी जल्दी से पा सकते हैं। डेटा के माध्यम से जल्दी से नेविगेट करने के लिए एक खोज पट्टी है।
प्रबंधन लेखांकन के लिए क्या महत्वपूर्ण है, सृजन के इतिहास को देखने, तालिका में रिकॉर्ड संपादित करने की क्षमता है।


संचालन संचार
आधुनिक व्यवसाय का आधार परिचालन संचार हैं, कर्मचारियों, ग्राहकों और भागीदारों, ठेकेदारों के साथ। शास्त्रीय बैठकें, प्रधान कार्यालय में प्रबंधकों और विशेषज्ञों के दर्शक अतीत की बात हैं।
"सिंपल बिज़नेस" के डेवलपर्स ने कार्यक्रम को व्यापक संचार क्षमताओं के साथ प्रदान किया, जो इस कार्यक्रम को कई एनालॉग्स से अलग करता है। हम रोकेंगे, हमारी राय में, "सरल व्यवसाय" से संचार का सबसे दिलचस्प और आशाजनक साधन - वीडियो चैट।
बेशक, कई कार्यक्रम हैं जो काफी लोकप्रिय हैं, जिसके साथ आप एक वीडियो सम्मेलन आयोजित कर सकते हैं। इसके साथ शुरू करने के लिए, यह फ़ंक्शन सरल व्यवसाय में बनाया गया है। यही है, यह आपके लिए, आपके कर्मचारियों, साझेदारों को "सरल व्यवसाय" स्थापित करने के लिए पर्याप्त है। प्रोग्राम की तकनीकी समस्याओं के आधार पर प्रोग्राम कम्पेटिबिलिटी की कोई समस्या नहीं है, जिसके डेवलपर दूसरे देश में स्थित हैं, आदि।
यहां तक ​​कि अगर किसी व्यक्ति के पास "सरल व्यवसाय" नहीं है, तो भी आप उसे "साधारण व्यवसाय" से सीधे ई-मेल द्वारा उचित लिंक भेजकर वीडियो चैट पर आमंत्रित कर सकते हैं। सरल व्यापार उपयोगकर्ताओं को संपर्क सूची से आमंत्रित किया जाता है।
वीडियो चैट को बूथ में बदलने से रोकने के लिए, नेता प्रक्रिया को नियंत्रित कर सकता है। फ़ंक्शंस का उपयोग करके, आप वीडियो चैट प्रतिभागियों को भूमिकाएँ सौंप सकते हैं। उदाहरण के लिए, स्पीकर, श्रोता।
वीडियो चैट प्रतिभागी अपने स्टेटस को प्रबंधित कर सकते हैं, अन्य प्रतिभागियों को चेतावनी दे सकते हैं कि वे जगह में हैं, दूर हैं, आदि।
वीडियो चैट के अलावा, संचार के अन्य साधन हैं: टेलीफोनी, फैक्स और एसएमएस भेजना। बेशक, ई-मेल के साथ प्रबंधन और काम करने के लिए एक कार्यक्रम है। यहां सुविधा यह है कि आपको और आपके कर्मचारियों को अतिरिक्त कार्यक्रम, एप्लिकेशन इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं है। सभी संचार उपकरण पहले से ही सरल व्यवसाय में निर्मित हैं और, जो सामान्य उपयोगकर्ताओं के लिए महत्वपूर्ण है, के साथ काम करना आसान है।


दुर्भाग्य से, नियमित समीक्षा के ढांचे के भीतर समय प्रबंधन में सरल व्यवसाय के सभी कार्यों और क्षमताओं का वर्णन करना असंभव है। हम एक और महत्वपूर्ण बिंदु पर ध्यान देंगे। अक्सर डेवलपर्स के वादे के बावजूद, व्यवसाय के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग समय की बर्बादी में बदल जाता है। यह प्रोग्राम की स्थापना और विकास के कारण है। साधारण व्यवसाय डेवलपर्स ने अपना कार्यक्रम बनाते समय इन कमियों को ध्यान में रखा। सरल व्यापार कार्यक्रम जल्दी से स्थापित है। यह डेवलपर की साइट से इंस्टॉलेशन फ़ाइल को डाउनलोड करने के लिए पर्याप्त है। कार्यक्रम को जल्दी से जानने के लिए, डेवलपर्स ने वीडियो ट्यूटोरियल सहित विस्तृत पृष्ठभूमि की जानकारी प्रदान की। उपयोगकर्ताओं के लिए भी, ऑनलाइन, एक तकनीकी सहायता सेवा है।
बेशक, "सरल व्यवसाय" समय के कुशल उपयोग से सभी समस्याओं का समाधान नहीं करेगा, और लोग मुख्य कारक बने रहेंगे। फिर भी, "सरल व्यवसाय" और इसकी क्षमताओं के कार्य उन लोगों के लिए ब्याज के होंगे जो समय और धन की गणना करते हैं।