भविष्य हमारे लिए क्या मायने रखता है: 2012 में ईसीएम विकास के रुझान

अनुवादक से । नए साल की शुरुआत भविष्य की संभावनाओं को संक्षेप और विश्लेषण के लिए एक उत्कृष्ट अवसर है। Doculabs वेबसाइट पर बहुत पहले ऐसा नहीं था, हमें जोए शैप्पी ( भाग 1 और भाग 2 ) का एक दिलचस्प लेख मिला। हम इस लेख पर ध्यान देने में मदद नहीं कर सकते हैं: अपने स्वयं के इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली को विकसित करने और लागू करने के दौरान, हम सभी वर्तमान विश्व रुझानों और परिवर्तनों पर नज़र रखने की कोशिश करते हैं। हम अपने पाठकों के ध्यान में इस लेख का थोड़ा कम अनुवाद प्रदान करते हैं। लेख के लेखक ईसीएम सिस्टम के विदेशी बाजार में वर्तमान रुझानों पर प्रतिबिंबित करते हैं। अपने पाठकों को चर्चा में आमंत्रित करते हुए, हम अगले कुछ वर्षों में रूस में ईसीएम के विकास के रुझान क्या होंगे, इस पर विचार करने का सुझाव देते हैं।



1. सिद्धांत और पद्धति में बढ़ती रुचि

ईसीएम सिद्धांत और कार्यप्रणाली के मुद्दे आज जीवंत चर्चा का विषय हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए संक्रमण अपने आप में संगठन की वर्तमान समस्याओं को हल करने के लिए एक रामबाण नहीं है: ईसीएम-क्लास सॉफ्टवेयर उत्पादों को सही ढंग से और कुशलता से उपयोग करने के लिए, आपको यह जानना होगा कि कैसे और किन तरीकों से जानकारी को सामान्य रूप से प्रबंधित किया जाता है। ईसीएम प्रणालियों का कार्यान्वयन अपने आप में एक अंत नहीं होना चाहिए; किसी विशेष संगठन की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए, सबसे जटिल समस्याओं को हल करने में मदद करनी चाहिए।
सैद्धांतिक मुद्दों में रुचि इसलिए भी बढ़ रही है क्योंकि वर्तमान में सूचना संस्कृति के क्षेत्र में एक विडंबनापूर्ण स्थिति है: सूचना के साथ काम करने के लिए कागजी-आधारित दृष्टिकोण तेजी से अप्रचलित हो रहे हैं, लेकिन कई क्षेत्रों में वे अभी भी अपने पदों को बनाए रखते हैं, और नए दृष्टिकोण और तरीके अभी भी हैं गठित नहीं हुआ। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक भंडारण के लिए व्यापक संक्रमण अनिवार्य रूप से एक संगठनात्मक और पद्धतिगत प्रकृति के कई मुद्दों के पुनर्विचार पर जोर देता है।

2. ईसीएम-प्रौद्योगिकियों के आवेदन के दायरे का विस्तार करना

ईसीएम प्रणाली कई प्रकार की गतिविधियों में शामिल संगठनों में कार्यान्वित की जाती है। इससे पहले, ईसीएम सिस्टम के मुख्य उपयोगकर्ता बैंक, वित्तीय संगठन, बीमा और फार्मास्युटिकल कंपनियां (यानी वे संगठन हैं जिनकी गतिविधियाँ दस्तावेजों के साथ काम करने पर ध्यान केंद्रित करती हैं), लेकिन आज इन्हें इंजीनियरिंग, खनन और रासायनिक उद्यमों आदि पर लागू किया जा रहा है। n।, अर्थात्, जहां दस्तावेजों के साथ काम करना गतिविधि का एक महत्वपूर्ण तत्व नहीं है: ये सभी संगठन कुछ का उत्पादन और बिक्री करते हैं, जबकि जानकारी के साथ काम करना एक माध्यमिक (संबंधित) प्रकृति का है। इसके अलावा, एक लंबे समय के लिए पूर्वोक्त संगठनों में, ईसीएम समाधानों का उपयोग करके नहीं बल्कि संबंधित प्रक्रियाओं के संगत स्वचालन को किया गया था।

यह नहीं कहा गया है कि इन संगठनों में व्यावसायिक मॉडल में एक क्रांतिकारी परिवर्तन हुआ है। बल्कि, कुछ और हुआ: सूचना के साथ काम करने का दृष्टिकोण बदल गया है और परिणामस्वरूप, ईसीएम शुरू करने के लिए आवश्यकता पैदा हुई। यह, विशेष रूप से, निम्नलिखित कारकों द्वारा सुविधा प्रदान की गई थी:

• इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत जानकारी की संख्या में वृद्धि
• सोशल मीडिया के माध्यम से दर्शकों के साथ बातचीत का विस्तार
• ईसीएम प्रणालियों का गहन विकास, उनकी कार्यक्षमता का विस्तार

3. सहयोग और सामाजिक मीडिया पर ध्यान केंद्रित बढ़ाया

हाल के वर्षों में हड़ताली प्रवृत्ति ईसीएम प्रणालियों में सामाजिक तत्वों का समावेश है। वर्तमान में, ईसीएम सिस्टम को न केवल माना जाता है और न ही वर्कफ़्लो को स्वचालित करने और दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के साधन के रूप में, बल्कि सहयोग के लिए जगह बनाने के लिए भी। उदाहरण के लिए उपकरण शामिल हैं, उदाहरण के लिए, कई दूरस्थ उपयोगकर्ताओं द्वारा एक साथ दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए उपकरण, कॉर्पोरेट पोर्टल बनाने और बनाए रखने के लिए उपकरण, कॉर्पोरेट ब्लॉग और विकी के साथ काम करने के लिए, सामाजिक नेटवर्क के साथ एकीकरण के लिए, आदि।
अनुवादक द्वारा टिप्पणी। ईसीएम विकास की यह प्रवृत्ति हमें कुछ विवादास्पद लगती है। सबसे पहले, "सामाजिक" कार्यों की शुरूआत अक्सर उन वास्तविक समस्याओं को हल करने में योगदान नहीं करती है जो संगठनों का सामना करती हैं, बल्कि फैशन के लिए एक श्रद्धांजलि हैं, जो अक्सर ईसीएम सिस्टम की एक ही अत्यधिक जटिलता के लिए अग्रणी होती हैं। दूसरे, सिद्धांत रूप में, अन्य सॉफ्टवेयर टूल का उपयोग करके सभी सामाजिक कार्यों को लागू किया जा सकता है। तीसरा, जैसा कि ओपन टेक्स्ट मार्केटिंग डायरेक्टर लबोर पंसजेक ने अपने लेख में उल्लेख किया है, सहयोग और सामाजिकता उन्मुख सॉफ्टवेयर को शायद ही सख्त अर्थों में ईसीएम प्रणाली के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। ईसीएम बाजार में सभी प्रतिभागियों को गुमराह करने वाले शब्दावली भ्रम का एक बड़ा खतरा है।

4. अभिलेखों को संरक्षित करने के लिए यथार्थवादी दृष्टिकोण बनाना

बड़े संगठनों में रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली (अंग्रेजी रिकॉर्ड प्रबंधन, आरएम) का परिचय अक्सर असफलता के कारण समाप्त हो जाता है क्योंकि अभिलेखों के भंडारण के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं की अक्षम प्रणाली है। कई संगठनों में, रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए नियमों की प्रणाली इतनी जटिल है कि किसी भी तकनीकी साधनों का उपयोग करना और बनाए रखना मुश्किल है। इसके अलावा, कागज पर जानकारी के लिए बनाए गए रिकॉर्ड के प्रबंधन के दृष्टिकोण इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत जानकारी के साथ काम करने के लिए पूरी तरह से अनुपयुक्त हैं।

नतीजतन, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड एक बार और सभी के लिए, कई अलग-अलग प्रणालियों में, कई अलग-अलग मीडिया पर सहेजे जाते हैं - और यह आदेश को बहाल करने के सभी प्रयासों के बावजूद।

वर्तमान में, कई संगठन रिकॉर्ड के प्रबंधन के लिए अधिक व्यावहारिक दृष्टिकोण अपना रहे हैं, जो मौजूदा नियमों और विनियमों को दरकिनार नहीं कर रहे हैं, लेकिन मौजूदा प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके नियमों और विनियमों को लागू करने के प्रयास में हैं। सबसे आशाजनक दृष्टिकोणों में से एक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि (अंग्रेजी बड़ी बाल्टी वर्गीकरण , शाब्दिक रूप से "बड़े बाल्टी" के सिद्धांत के अनुसार वर्गीकरण) है, जिसके अनुसार जानकारी को 3 बड़ी श्रेणियों में विभाजित किया गया है, न कि 300, और इनकार में भी। घटना-आधारित अवधारण को बचाने के लिए एक दृष्टिकोण से।

यह अनुमान लगाना मुश्किल है कि उपरोक्त रुझानों को आगे क्या विकास मिलेगा, हालांकि, यह माना जाता है कि रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए नए तरीकों का उपयोग करने वाले संगठनों की संख्या केवल 2012 और उसके बाद के वर्षों में बढ़ेगी।

5. एंटरप्राइज 2.0?

इश्यू एंटरप्राइज 2.0 हाल ही में विदेशी और रूसी ईसीएम समुदाय दोनों में जीवंत चर्चा का विषय रहा है। हालाँकि, इन सभी चर्चाओं में व्यावहारिक प्रकृति के बजाय विशुद्ध रूप से सट्टा है, और इसके कारण इस प्रकार हैं:

• एंटरप्राइज 2.0 प्रौद्योगिकियों को शायद ही अभी तक परिपक्व कहा जा सकता है
• इस बात की कोई निश्चितता नहीं है कि एंटरप्राइज 2.0 प्रौद्योगिकियां वास्तव में जरूरी समस्याओं का सामना करने में मदद करती हैं
• एंटरप्राइज़ 2.0 प्रौद्योगिकियों के सफल कार्यान्वयन के व्यावहारिक रूप से कोई उदाहरण नहीं हैं; अपवाद ब्रांडिंग और विपणन के क्षेत्रों में व्यक्तिगत प्रयास है

हालाँकि, कोई यह स्वीकार नहीं कर सकता कि हाल ही में एंटरप्राइज़ 1.0 व्यावसायिक प्रक्रियाओं (उदाहरण के लिए, ऐसे क्षेत्रों में ग्राहकों और भागीदारों, उत्पाद प्रबंधन, कर्मियों के चयन के साथ संपर्क के रूप में) का अनुकूलन करने के लिए एंटरप्राइज़ 2.0 तकनीकों का उपयोग करने के वास्तविक अवसर दिखाई दिए हैं। ऐसा लगता है कि आने वाले वर्षों में इस प्रवृत्ति को और विकसित किया जाएगा।

6. नए खिलाड़ियों का बाजार में प्रवेश: बड़े खिलाड़ियों में प्रतिस्पर्धी हैं

एक बार ईसीएम-सिस्टम के बाजार में बड़े संगठनों के लिए हर स्वाद के लिए बड़ी संख्या में खिलाड़ी मौजूद थे।
2009 से, इस बाजार को मुख्य प्रमुख खिलाड़ियों के बीच पूरी तरह से पुनर्वितरित किया गया है: आईबीएम, ईएमसी, ओपनटेक्स्ट, ओरेकल (अंग्रेजी बोलने वाले स्रोतों में, इन कंपनियों को बिग फोर, द बिग फोर कहा जाता है)।
वर्तमान में, छोटी और मध्यम आकार की कंपनियां (उदाहरण के लिए, Hyland) बाजार में प्रवेश करती हैं, बिग फोर के साथ प्रतिस्पर्धा करने की कोशिश करती हैं, बड़े निगमों के लिए उत्पादों की पेशकश करती हैं, और न केवल छोटे संगठनों के लिए।

2012 में बिग फोर को चुनौती देने वाली छोटी कंपनियों की संख्या में काफी वृद्धि होगी।