ईसीएम सॉल्यूशंस को लागू करना: क्लाइंट के साथ क्या बात करनी है, भाग 2

अनुवादक से। इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली के विकास और कार्यान्वयन के उद्देश्य से , हम एक संगठनात्मक और पद्धतिगत प्रकृति के मुद्दों पर विशेष ध्यान देने की कोशिश करते हैं। दुर्भाग्य से, ईसीएम सिस्टम को लागू करने की कार्यप्रणाली के सवालों के लिए बहुत कम, बहुत कम प्रकाशन हैं। हम अपने पाठकों को अनुवादित सामग्री की पेशकश करना चाहते हैं, जो कि हमारे पिछले पोस्ट की निरंतरता है। पहले चरण में, ईसीएम-समाधान का कार्यान्वयन ग्राहक के संगठन की प्रारंभिक परीक्षा है। सर्वेक्षण से क्या जानकारी प्राप्त की जानी चाहिए? आपको किस पर विशेष ध्यान देना चाहिए? हम आशा करते हैं कि लेख गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों के प्रतिनिधियों, एक तरह से या ईसीएम से संबंधित किसी अन्य से संबंधित होगा: तकनीकी विशेषज्ञ, प्रबंधक, अभिलेखागार, दस्तावेज़ प्रबंधक ।

पिछली पोस्ट में, हमने 11 विषयों की पहचान की थी, जो हमारी राय में, एक ईसीएम समाधान चुनते समय एक क्लाइंट के साथ बातचीत में संबोधित किया जाना चाहिए। लेकिन इन 11 विषयों के अलावा इतनी महत्वपूर्ण बातों के बारे में सोचना भी आवश्यक है।

बातचीत के दौरान, ईसीएम प्रणाली के लिए कार्यात्मक, तकनीकी और व्यावसायिक आवश्यकताओं की पहचान की जाती है। अभ्यास से पता चलता है कि इन आवश्यकताओं से संबंधित प्रश्न "हेड-ऑन" नहीं पूछे जाने चाहिए। सबसे पहले, पिछली पोस्ट में हाइलाइट किए गए बिंदुओं पर शांतिपूर्वक और अच्छी तरह से चर्चा करना सार्थक है, और फिर तैयार करने की आवश्यकताओं पर आगे बढ़ें।

नीचे 27 सवालों की एक सूची है, जिसके साथ आप किसी विशेष संगठन में ईसीएम प्रणाली के लिए आवश्यकताओं को तैयार और स्पष्ट कर सकते हैं। एक बार फिर, ये सवाल बेहतर है कि ग्राहक से सीधे न पूछें। उनके उत्तर हमारे पूर्व प्रकाशन में सूचीबद्ध विषयों पर बातचीत के दौरान प्राप्त किए जा सकते हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन और भंडारण के लिए सामान्य आवश्यकताएं

1. किसी संगठन में दस्तावेजों का प्रबंधन कैसे करें?
2. संस्करण नियंत्रण कैसे लागू किया जाएगा?
3. दस्तावेजों को संग्रह में कैसे आयात किया जाएगा: स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से?
4. दस्तावेजों को कैसे अनुक्रमित किया जाएगा: स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से?
5. क्या दस्तावेज़ को अन्य स्वरूपों में अनुवादित किया जाएगा? क्या दस्तावेज़ को अन्य भाषाओं में अनुवादित किया जाएगा?
6. आर्काइव में जानकारी को कैसे व्यवस्थित किया जाना चाहिए (जो कि निर्देशिकाओं में वितरित किया जाता है)?
7. क्या संचार दस्तावेजों की संभावना सुनिश्चित करना आवश्यक है?
8. क्या मुझे ऑफ़लाइन दस्तावेजों तक पहुंच प्रदान करने की आवश्यकता है? रिमोट मोड में?
9. क्या संगठन दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए कोई विशिष्ट आवश्यकताओं को लागू करता है?

सिस्टम में दस्तावेजों को स्कैन करना और दर्ज करना

1. दस्तावेज़ों को कैसे स्कैन किया जाता है और सिस्टम में प्रवेश किया जाता है: ECM प्रणाली का उपयोग करके, या तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है?
2. क्या मुझे मल्टीफ़ंक्शन उपकरणों और वितरित दस्तावेज़ इनपुट के लिए समर्थन की आवश्यकता है?
3. क्या अन्य प्रणालियों और उपकरणों (उदाहरण के लिए, ईमेल क्लाइंट) के साथ एकीकरण आवश्यक है?
4. क्या दस्तावेज़ मान्यता आवश्यक है? और यदि हां, तो इसके लिए किन तकनीकों का उपयोग किया जाएगा (IDR, OCR / ICR, आदि)?

दस्तावेज़ खोज

1. सामान्य खोज आवश्यकताएँ क्या हैं? (बूलियन खोज, वाइल्डकार्ड खोज, शब्द खोज, आदि)
2. क्या मुझे पूर्ण-पाठ खोज या कीवर्ड खोज की आवश्यकता है?
3. क्या कई रिपॉजिटरी, सर्वर, डेटाबेस में खोज करने की क्षमता प्रदान करना आवश्यक है?
4. क्या क्लाइंट को थर्ड-पार्टी रिपॉजिटरी, मेल क्लाइंट, थर्ड-पार्टी सिस्टम, सर्वर और हार्ड ड्राइव पर फ़ेडरेटेड सर्च की आवश्यकता होगी?