प्रोजेक्ट सहेजें: सबसे महत्वपूर्ण मुद्दे

यह सिर्फ इतना हुआ कि पिछले कुछ वर्षों में मैं संकट की परियोजनाओं के साथ बहुत काम कर रहा हूं। ये ऐसी परियोजनाएं हैं जिनमें पैसा खर्च किया गया था, लक्ष्यों को प्राप्त नहीं किया गया था, सभी समय सीमा का कई बार उल्लंघन किया गया था, प्रबंधक को निकाल दिया गया था या वह आतंक में भाग गया था, और टीम की प्रेरणा का स्तर कहीं कम नहीं है। सामान्य तौर पर, भौतिकवादी बकवास। दुर्भाग्य से, इन परियोजनाओं में से अधिकांश को केवल बंद नहीं किया जा सकता है - वे सभी ग्राहक के लिए महत्वपूर्ण हैं।

इस तरह के एक शब्द है - नो रिटर्न का बिंदु, जो अक्सर प्रौद्योगिकी में उपयोग किया जाता है, खासकर विमानन में। उड़ान में एक हवाई जहाज के लिए, यह मार्ग का एक बिंदु है, जहां से प्रस्थान करने वाले एरोड्रम पर लौटने या रिजर्व में जाने के लिए बोर्ड पर पर्याप्त ईंधन नहीं है। कोई वापसी की बात नहीं है, उदाहरण के लिए, जब कोई विमान लंबे समय तक समुद्र के ऊपर उड़ान भरता है।
इस तरह के शब्द को परियोजना प्रबंधन पर भी लागू किया जा सकता है - कुछ बिंदु पर शुरू करने से पुराने को बचाने की कोशिश करने की तुलना में एक नई परियोजना शुरू करना आसान होता है। उपलब्ध संसाधन (समय, लोग, पैसा) - मुख्य परियोजना "ईंधन" - परियोजना के पाठ्यक्रम को बदलने के लिए पर्याप्त नहीं होगा। एक नियम के रूप में, संकट परियोजनाएं पहले ही बिना किसी रिटर्न के पास कर चुकी हैं या इसके बहुत करीब हैं।



यदि आप भाग्य से बाहर हैं, तो क्या करें और आपको एक संकट परियोजना मिल गई? सबसे पहले, निराश मत बनो, यह अभी भी व्यर्थ है। :-) शायद आप, एक नए व्यक्ति के रूप में, एक नया विचार रखेंगे जो आपको एक वैकल्पिक हवाई क्षेत्र के साथ समुद्र में एक द्वीप खोजने की अनुमति देगा। दूसरे, हमें यह समझना चाहिए कि अब यह विमान खाद के साथ एक डंप ट्रक है - केवल आपकी चिंता। पिछला प्रबंधक घर पर बैठता है और फिर से शुरू करता है, ताकि वह आपकी समस्याओं की परवाह न करे। जल्द ही हर कोई इस प्रबंधक के बारे में भूल जाएगा, और अब हर कोई आपके साथ एक असफल परियोजना को जोड़ देगा। इसलिए, यह परियोजना के सार को सही ढंग से और जल्दी से समझने के लिए आपके हितों में है, इसके अवशेषों को जल्द से जल्द नियंत्रित करने और मामले को समाप्त करने के लिए (अधिमानतः सबसे सफल अंत, और पिछले प्रबंधक इसे लाया नहीं अंत)।

इस प्रक्रिया के लिए कम से कम सफलता की संभावना है, आपको सही शुरुआत करने की आवश्यकता है। जैसा कि वे समुद्र के पार कहते हैं, एक अच्छी शुरुआत आधी लड़ाई है। वे निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर सही ढंग से शुरू करने में मदद करेंगे:

इस परियोजना के बारे में क्या है, इसका सार क्या है? प्रोजेक्ट पूरा होने पर क्या समस्याएं हल होंगी? एक संक्षिप्त विवरण पर्याप्त है, जिससे यह स्पष्ट है कि वे वास्तव में क्या करना चाहते थे और किस समस्या को हल करना चाहते थे।

परियोजना किस व्यावसायिक लक्ष्य का पीछा करती है, क्या इन व्यावसायिक लक्ष्यों का कोई औसत दर्जे का संकेतक है? व्यापार लक्ष्य को संख्याओं में व्यक्त किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए: "एक नई वेबसाइट के लॉन्च के बाद, हमारे मॉस्को स्टोर में रंगीन टीवी की बिक्री प्रति माह कम से कम 10% (वस्तु इकाइयों में) बढ़ेगी।"

परियोजना का ग्राहक कौन है? इस परियोजना की शुरुआत किसने की, किसे इसकी वास्तव में जरूरत है? यदि किसी को परियोजना की आवश्यकता नहीं है, और ग्राहक की पहचान नहीं की जा सकती है, तो ऐसी परियोजना को पूरा नहीं किया जाना चाहिए।

परियोजना के हितधारक कौन हैं? यह समर्थन और प्रभाव का एक मैट्रिक्स खींचने का समय है। सबसे अधिक संभावना है, परियोजना पर स्थिति पहले ही विकसित हो चुकी है, जिसमें राजनीति को अधिकांश समय और ऊर्जा लगती है। राजनीतिक ताकतों और धाराओं के नक्शे का अध्ययन करना आवश्यक है और यदि आवश्यक हो, तो इसे बदलने का प्रयास करें।

परियोजना की विफलता के परिणाम क्या हैं? ऐसी स्थितियां हैं जब परियोजना के परिणाम बस अप्रासंगिक हैं - आप इसे सुरक्षित रूप से बंद कर सकते हैं, पैसा पूरा हो जाएगा।

प्रोजेक्ट का प्रायोजक कौन है? परियोजना के सबसे महत्वपूर्ण आंकड़े के साथ निकट संपर्क और समर्थन स्थापित किया जाना चाहिए।

परियोजना की संचालन समिति में कौन है, और समिति की नियमित बैठकें हुई हैं? यदि संचालन समिति को परियोजना के बारे में कुछ भी नहीं पता है, तो इस स्थिति को तत्काल बदलने की आवश्यकता है। एक ऐसी परियोजना जिसके बारे में कोई नहीं जानता है, कोई भी समर्थन नहीं करता है, इसलिए यह आश्चर्य की बात नहीं है कि वह ऐसे में है ... ठीक है, आप समझते हैं।

प्रोजेक्ट टीम में कौन शामिल है? आप हंसेंगे, लेकिन ऐसी परिस्थितियां हैं जब लोग किसी परियोजना में महीनों तक काम करते हैं और इसके बारे में कोई विचार नहीं करते हैं।

क्या टीम कार्य से निपटने में सक्षम है, क्या आप इसकी रचना को प्रभावित कर सकते हैं? यदि आप मैट्रिक्स संरचना में काम करते हैं, तो यह संभावना नहीं है, लेकिन हमेशा जांचना बेहतर होता है।

परियोजना का उद्देश्य क्या है, क्या हर कोई इसे समझता है? क्या लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए मानदंड तैयार किए गए हैं? परियोजना के लक्ष्य को टीम के लिए तैयार या संप्रेषित न करें - सकारात्मक परिणाम की आशा को अलविदा कहें।

क्या परियोजना की सीमाएँ मुखर हैं? शायद आप उन परिणामों की अपेक्षा नहीं कर रहे हैं जो आप सभी के लिए जा रहे हैं, कोई भी ग्राहक की अपेक्षाओं को नियंत्रित नहीं करता है। परिणाम एक निराश ग्राहक है जो परियोजना को पूरा नहीं कर सकता है।

क्या परियोजना के कार्यों की संरचना परिभाषित है, क्या इन कार्यों को पूरा करने के लिए एक अनुसूची पर्याप्त विस्तृत है? क्या कार्य पूरा करने के लिए योजना और समय सीमा में जिम्मेदार अधिकारी हैं? यदि कोई योजना नहीं है, तो यह बिल्कुल स्पष्ट नहीं है कि परियोजना कैसे लागू की गई थी। अनुसूची का ऑडिट करते समय, आपको निम्नलिखित पर ध्यान देने की आवश्यकता है:

• शेड्यूल अप टू डेट होना चाहिए। यदि मई में आपको एक योजना दिखाई देती है जिसे जनवरी से अपडेट नहीं किया गया है, तो कुछ गलत है। अनुसूची को अद्यतन करने की आवृत्ति परियोजना पर निर्भर करती है (या परियोजना के चरण पर) और, एक नियम के रूप में, दैनिक अद्यतन से साप्ताहिक तक भिन्न होती है।
• अनुसूची में प्रत्येक कार्य में एक और केवल एक निष्पादक होता है, और एक विशिष्ट उपनाम का संकेत दिया जाता है। यदि अंतिम नाम कार्य के सामने नहीं है, तो कार्य कभी पूरा नहीं होगा, क्योंकि इसके लिए कोई भी जिम्मेदार नहीं है। वही दुःखद परिणाम यह होगा कि यदि योजना में निष्पादक के नाम के बजाय कई उपनाम हैं, "जिम्मेदार विभाग" या कंपनी का नाम।
• शेड्यूल में तीन दिनों से अधिक समय तक चलने वाले कार्य नहीं होने चाहिए। लंबे कार्य शुरू नहीं होते हैं, कुछ ट्रिफ़ल्स के कारण उनकी शुरुआत हमेशा देरी से होती है। वे अंतहीन रूप से फैलते हैं और आमतौर पर समाप्त नहीं होते हैं। यदि कुछ गलत हो गया (या बल्कि, जब सब कुछ गलत हो गया था), तो आपके पास प्रतिक्रिया करने और प्रोजेक्ट को सही ट्रैक पर वापस करने का समय नहीं होगा। परियोजना असहनीय हो जाती है, और आप एक अतिरिक्त में बदल जाते हैं, जो लंबे कार्यों को लंबे समय तक देखने के लिए मजबूर होते हैं, जिसे पूरा होने में एक और महीना लगेगा। इतने लंबे कार्यों को तीन दिनों से अधिक नहीं चलने वाले उपकेंद्रों में विभाजित किया जाना चाहिए।

क्या कोई जोखिम सूची और जोखिम प्रबंधन योजना है? सवाल बयानबाजी का है। यह स्पष्ट है कि कोई जोखिम प्रबंधन योजना नहीं है - अन्यथा परियोजना शायद ही संकट बन जाती। खैर, यह एक जोखिम रजिस्टर और एक जोखिम प्रबंधन योजना को एक साथ रखने का समय है।

प्रोजेक्ट बजट की योजना (और तथ्य) के साथ हमारे पास क्या है? इसे तैयार करना अच्छा होगा, और एक ही समय में यह सत्यापित करने के लिए कि सब कुछ बिल का भुगतान करने, पैसा खर्च करने और सबसे महत्वपूर्ण बात, परियोजना को वित्तपोषित किया जाएगा।

दरअसल, बस इतना ही। अब आप प्रभावशाली हितधारकों के समर्थन को सूचीबद्ध कर सकते हैं और व्यवसाय में उतर सकते हैं - परियोजना को बचा सकते हैं। :-)

क्या महत्वपूर्ण है - उपरोक्त को न केवल संकट परियोजनाओं के साथ काम करते समय सफलतापूर्वक लागू किया जा सकता है, बल्कि बस तीसरे पक्ष की परियोजना की ऑडिटिंग के साथ-साथ जब किसी परियोजना को गैर-संकट वाली स्थिति में प्राप्त करना और स्थानांतरित करना होता है।

बेशक, ऐसी लाखों परियोजनाएँ हैं जिनके लिए इन शर्तों की पूर्ति वैकल्पिक है। आप अपने अंतर्ज्ञान, अनुभव और भाग्य पर एक भड़कीले प्रोजेक्ट को खींच सकते हैं। लेकिन इन जोखिमों को कम किया जा सकता है तो जोखिम क्यों लें?