ईसीएम शैक्षिक कार्यक्रम, भाग 1: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और इलेक्ट्रॉनिक संग्रह

हमारे दिनों के विशिष्ट रुझानों में से एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक भंडारण के लिए संक्रमण है। कई संगठनों को ईसीएम सिस्टम को चुनने और लागू करने की समस्या का सामना करना पड़ता है। मौजूदा स्थिति में, सही चुनाव करना बहुत मुश्किल है। रूसी में ईसीएम-समस्याओं पर महत्वपूर्ण विश्लेषणात्मक प्रकाशन व्यावहारिक रूप से अनुपस्थित हैं। उपलब्ध प्रकाशनों के शेर का हिस्सा बिना किसी विश्लेषण के संकेत के है। बेशक, इंटरनेट पर आप विदेशी भाषाओं में बहुत सारी सामग्री पा सकते हैं। लेकिन यहां एक और कठिनाई उत्पन्न होती है: ईसीएम क्षेत्र में अधिकांश शब्द रूसी भाषा में सटीक समकक्ष नहीं हैं, और उनके अनुवाद विकल्पों पर अभी भी कोई सहमति नहीं है। सामान्य शब्दावली की कमी केवल विभिन्न अटकलों और विपणन चाल में योगदान करती है।
ऊपर वर्णित सभी बिंदु हमारे लिए और भी स्पष्ट हो गए जब हमने अपने ब्लॉग में ईसीएम-मुद्दों पर लेख प्रकाशित करना शुरू किया और पाठकों से प्रतिक्रिया प्राप्त की।
इस स्थिति की जटिलता को महसूस करते हुए, हमने लेखों की एक विशेष श्रृंखला तैयार करने का निर्णय लिया, जो एक प्रकार का ईसीएम शैक्षिक कार्यक्रम है। और ईसीएम मुद्दों के बारे में बात करने से पहले, आपको बुनियादी अवधारणाओं को स्पष्ट करने की आवश्यकता है।


शब्दावली मुद्दे

संक्षिप्त ईसीएम एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट के लिए है (रूसी में इसे "कॉर्पोरेट सामग्री प्रबंधन" कहा जाता है)। जैसा कि मैनेजमेंट एसोसिएशन द्वारा परिभाषित किया गया है। सूचना और चित्र (AIIM), ECM "संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं से संबंधित सामग्री और दस्तावेजों को पकड़ने, व्यवस्थित करने, संग्रहीत करने और खोजने के लिए डिज़ाइन किया गया दृष्टिकोण, विधियों और उपकरणों का एक समूह है"। यह निम्नलिखित ईसीएम वर्गों को उजागर करने के लिए प्रथागत है:

• दस्तावेज़ प्रबंधन (दस्तावेज़ प्रबंधन) - व्यावसायिक दस्तावेजों के लिए निर्यात / आयात, संस्करण नियंत्रण और सुरक्षा;
• दस्तावेज़ इमेजिंग प्रबंधन - कब्जा, इलेक्ट्रॉनिक रूप में कागज दस्तावेजों का रूपांतरण;
• अभिलेख प्रबंधन - दीर्घकालिक अभिलेखीय भंडारण, भंडारण मानकों और नीतियों का विकास, विधायी और उद्योग मानकों का अनुपालन सुनिश्चित करना
• ईमेल प्रबंधन (ई-मेल प्रबंधन) - संगठन द्वारा ई-मेल द्वारा प्राप्त जानकारी का व्यवस्थितकरण और भंडारण;
• सोशल मीडिया का प्रबंधन (सोशल मीडिया प्रबंधन, एसएमएम) - नेटवर्क के माध्यम से बाहरी नेटवर्क के साथ बातचीत करने की प्रक्रिया में संगठन में प्रवेश करने वाली सूचना का प्रबंधन
• वेब सामग्री प्रबंधन - कॉर्पोरेट वेब पोर्टल के लिए समर्थन, गतिशील सामग्री और उपयोगकर्ता बातचीत का प्रबंधन;
• मल्टीमीडिया सामग्री प्रबंधन (डीएएम) - ग्राफिक का भंडारण और व्यवस्थितकरण। ऑडियो और वीडियो सामग्री;
• वर्कफ़्लो प्रबंधन - व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए समर्थन, मार्गों के साथ सामग्री वितरण, कार्य कार्यों और शर्तों का असाइनमेंट;
• ऊपर वर्णित कार्यों को करने के लिए डिज़ाइन किए गए सॉफ़्टवेयर को आमतौर पर ईसीएम सिस्टम के रूप में संदर्भित किया जाता है। जर्मन शोधकर्ता उलरिच काम्फेयर एक ईसीएम प्रणाली के पांच आवश्यक घटकों की पहचान करता है :
  
  • कब्जा (अंग्रेजी पर कब्जा) - "कागज" से दस्तावेजों का अनुवाद - इलेक्ट्रॉनिक रूप में;
  • दस्तावेज़ प्रबंधन; अभिलेख और भंडारण प्रबंधन;
    सूचना का वितरण और मार्ग;
    दीर्घकालिक संरक्षण (यानी सुरक्षा और सूचना की निरंतरता सुनिश्चित करना)।
    विश्लेषण से पता चलता है कि ईसीएम सिस्टम के सबसे लोकप्रिय कार्य हैं, पहला, दस्तावेज़ प्रबंधन, और दूसरा, सुरक्षित, व्यवस्थित भंडारण। ये कार्य ईसीएम उत्पादों के दो वर्गों के अनुरूप हैं - दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (अंग्रेजी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली) और रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली (अंग्रेज़ी ईआरएमएस, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली)। रूस में, यह अन्य शब्दों का उपयोग करने के लिए प्रथागत है: "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली" और "इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली"। दो प्रकार के कार्यक्रमों में क्या अंतर है? इस प्रश्न का उत्तर देने के लिए, हम "दस्तावेज़" (दस्तावेज़) और "रिकॉर्ड" (रिकॉर्ड) अवधारणाओं की सामग्री को स्पष्ट करेंगे।
    
    दस्तावेज़ और रिकॉर्ड
    
    ईसीएम और दस्तावेज़ प्रबंधन पर विदेशी प्रकाशनों में, दस्तावेज़ और रिकॉर्ड के बीच का अंतर मौलिक में से एक है। उसी समय, रूसी अनुवादों में इस भेद को अक्सर नजरअंदाज कर दिया जाता है। अधिकांश मामलों में अंग्रेजी दस्तावेज़ और रिकॉर्ड एक ही शब्द "दस्तावेज़" द्वारा प्रेषित होते हैं, जो कभी-कभी अनुवादित ग्रंथों को समझने में अतिरिक्त कठिनाइयां पैदा करते हैं। प्रश्न उठता है: विदेशी कार्यों के लेखक यह भेद क्यों करते हैं?
    सभी समस्याओं को हल करने के लिए, दो शब्दों के उपयोग के अर्थ और विशेषताओं को स्पष्ट करना आवश्यक है - दस्तावेज़ और रिकॉर्ड।
    सबसे पहले, आइए शब्दकोशों को देखें। रूसी "दस्तावेज़" और अंग्रेजी दस्तावेज़ लैटिन दस्तावेज़ में वापस आते हैं - नमूना, सबूत, प्रमाण। अंग्रेजी शब्द रिकॉर्ड लैटिन रिकॉर्ड में वापस जाता है - "याद रखें"।
    वेबस्टर इंग्लिश डिक्शनरी में डॉक्युमेंट शब्द का अर्थ इस प्रकार बताया गया है: एक मूल या आधिकारिक पेपर जो किसी चीज के आधार, प्रमाण या समर्थन के रूप में भरोसा किया जाता है (वास्तविक या आधिकारिक पेपर जो किसी चीज को सही ठहराने, साबित करने या समर्थन करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है)।
    शब्द रिकॉर्ड को इस शब्दकोश में निम्नलिखित परिभाषा मिलती है: कुछ जो अतीत की घटनाओं को याद करता है या संबंधित है (कुछ ऐसी है जो पिछली घटनाओं की यादों को उकसाता है या किसी तरह इन घटनाओं से संबंधित है)। यह दिलचस्प है कि एक ही शब्दकोश लेख के पाठ में शब्द रिकॉर्ड के ऐसे अर्थ भी होते हैं: किसी विशेष क्षेत्र के संदर्भ में किसी विशेष चीज के संदर्भ में किसी व्यक्ति या किसी व्यक्ति के बारे में ज्ञात या रिकॉर्ड किए गए तथ्यों का एक निकाय जो अक्सर एक सुंदर पैटर्न बनाता है। किसी व्यक्ति या किसी व्यक्ति, आमतौर पर गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र से संबंधित है और एक निश्चित तरीके से व्यवस्थित है) और जानकारी के संबंधित वस्तुओं का एक संग्रह (एक डेटाबेस में) एक इकाई के रूप में माना जाता है (सूचना से संबंधित इकाइयों का एक सेट (एक डेटाबेस में, के रूप में) समग्र रूप से माना जाता है)।
    
    शब्द रिकॉर्ड का उपयोग करने के सभी वर्णित मामलों में, एक सामान्य बिंदु को प्रतिष्ठित किया जा सकता है: इसका उपयोग पिछली घटनाओं के साक्ष्य को इंगित करने के लिए किया जाता है। दस्तावेज़ को अतीत के साक्ष्य के रूप में भी इस्तेमाल किया जा सकता है। लेकिन एक ही समय में, कई दस्तावेज वर्तमान समय में होने वाली घटनाओं, या भविष्य में होने वाली घटनाओं के प्रमाण के रूप में कार्य करते हैं। वर्तमान और भविष्य की घटनाओं से संबंधित दस्तावेज परिवर्तन के अधीन हैं। पहले से ही घटित घटनाओं की गवाही देने वाले रिकॉर्ड किसी भी बदलाव के अधीन नहीं हो सकते। ISO 15489 और MoReq2 मानकों में, "रिकॉर्ड" की धारणा निम्नानुसार परिभाषित की गई है: साक्ष्य और जानकारी के रूप में बनाई गई, प्राप्त की गई, और बनाए रखी गई (बनाई गई, प्राप्त की गई, और सबूत और जानकारी के रूप में) एक संगठन या व्यक्ति द्वारा, कानूनी दायित्वों के पालन में या व्यवसाय के लेन-देन में।)
    विज़ुअली, किसी दस्तावेज़ (दस्तावेज़) और रिकॉर्ड (रिकॉर्ड) के बीच के अंतर को दस्तावेज़ के जीवन चक्र के आरेख पर प्रदर्शित किया जा सकता है:
    
    
    
    सभी अनुमोदन और वीजा प्राप्त होने पर, दस्तावेज़ अंतिम संस्करण प्राप्त करता है और एक रिकॉर्ड बन जाता है।
    कुछ दस्तावेजों को रिकॉर्ड के रूप में अच्छी तरह से माना जा सकता है: उदाहरण के लिए, भुगतान पूरा करने या प्राप्त करने का एक कार्य।
    उसी समय, रिकॉर्डिंग मीडिया सूचना मीडिया हो सकता है जो शब्द के पारंपरिक अर्थों में दस्तावेज़ नहीं हैं: ग्राफिक चित्र, ऑडियो और वीडियो रिकॉर्डिंग, आदि, उदाहरण के लिए, सम्मेलन में रिपोर्ट की प्रदर्शनी, वीडियो और इलेक्ट्रॉनिक प्रस्तुति, वॉइस रिकॉर्डर से तस्वीरें। ग्राहक के साथ बातचीत।
    दस्तावेज़ और रिकॉर्ड के बीच अंतर को निम्नलिखित छोटी तालिका के रूप में संक्षेपित किया जा सकता है:
    
    

    दस्तावेज़	अभिलेख
    यह भूत, वर्तमान, भविष्य की घटनाओं की पुष्टि के रूप में कार्य करता है	अतीत की घटनाओं की पुष्टि के रूप में कार्य करता है
    बदला जा सकता है	बदला नहीं जा सकता
    इसका एक संरचित रूप है	एक संरचित रूप नहीं हो सकता है।

    
    
    प्रदर्शन किए गए विश्लेषण के आधार पर, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि दस्तावेज़ और रिकॉर्ड विभिन्न प्रकार की वस्तुएं हैं, और उनके साथ काम अलग-अलग तरीकों पर आधारित होना चाहिए। तदनुसार, प्रत्येक प्रकार की वस्तु के साथ काम करने के लिए, इसे विशेष सॉफ़्टवेयर - दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों और रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करके किया जाना चाहिए।
    
    इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और इलेक्ट्रॉनिक संग्रह
    
    रूसी में, "रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली" शब्द ने अभी तक जड़ नहीं ली है। रूसी में अधिकांश प्रकाशनों में दस्तावेज़ प्रबंधन और रिकॉर्ड प्रबंधन दोनों को "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन" शब्द से दर्शाया गया है। "वर्कफ़्लो" की बहुत अवधारणा का अर्थ है, हालांकि, दस्तावेज़ निरंतर परिवर्तन के अधीन हैं। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के रूप में तैनात सॉफ्टवेयर का उद्देश्य दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए सभी परिचालन प्रक्रियाओं को स्वचालित करना होगा।
    सुरक्षित संरचित भंडारण के लिए डिज़ाइन किए गए सॉफ़्टवेयर को नामित करने के लिए, रूस में एक और शब्द व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है - "इलेक्ट्रॉनिक संग्रह"। हमारे देश में, इस शब्द का उपयोग उस अर्थ में नहीं किया जाता है जिसमें यह आमतौर पर विदेशों में उपयोग किया जाता है .. अंग्रेजी स्रोतों में, संग्रह की अवधारणा का अर्थ है मुख्य रूप से दीर्घकालिक संरक्षण (दीर्घकालिक संरक्षण) - दस्तावेज़ में निरंतर पहुंच सुनिश्चित करना, प्रौद्योगिकी परिवर्तनों से स्वतंत्र होना। हमारे मामले में, "इलेक्ट्रॉनिक संग्रह" की अवधारणा एक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली के बजाय अनाम है । इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के विपरीत, इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणालियों में मुख्य जोर दूसरे पर है: व्यवसाय के भंडारण के स्वचालन पर-महत्वपूर्ण (जो संगठन की गतिविधि का सबूत है और रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है) दस्तावेज। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणालियां सूचना के संस्करणों की तुलना में काफी बड़े (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की तुलना में) काम करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं और इसकी खोज और पुनर्प्राप्ति के लिए अधिक विकसित उपकरण हैं।
    
    ऊपर वर्णित अंतर MoReq2 मानक में परिलक्षित होते हैं:
    
    

    EDMS (अंग्रेजी EDMS)	समुद्र (अंग्रेजी ईआरएमएस)
    मुख्य रूप से वर्तमान प्रलेखन के साथ काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया	दैनिक कार्यों के लिए धन शामिल हो सकता है, लेकिन मुख्य जोर व्यापार-प्रासंगिक दस्तावेजों के भंडारण पर है
    दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करणों के साथ काम करने के लिए उपकरणों की एक प्रणाली शामिल करें	वे केवल दस्तावेज़ के अंतिम संस्करण को संरक्षित करते हैं, जो अब परिवर्तन के अधीन नहीं है।
    दस्तावेजों को हटाना संभव है	कड़ाई से नियंत्रित स्थितियों की एक छोटी संख्या को छोड़कर दस्तावेजों के विलोपन की अनुमति नहीं है

    
    
    ईसीएम प्रणाली चुनने और कार चुनने के बीच एक सादृश्य बनाया जा सकता है: आप निश्चित रूप से भारी भार उठाने के लिए कार का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन अंत में यह बहुत ही अक्षम और महंगा होगा; और अगर भारी ट्रक माल के परिवहन के लिए सबसे उपयुक्त हैं, तो ऐसा क्यों करें? इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली कार्यों के एक काफी संकीर्ण वर्ग के लिए "तेज" हैं - लेकिन साथ ही, इस संकीर्ण विशेषज्ञता के लिए धन्यवाद, वे व्यापक क्षेत्रों में आवेदन पाते हैं।
    अपने स्वयं के इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली के बारे में बोलते हुए, उपर्युक्त दृष्टिकोण के आधार पर, हम ध्यान दें कि यह ईसीएम प्रणालियों के वर्ग से संबंधित है, लेकिन साथ ही यह एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली नहीं है: इसे अन्य को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है (जिनके लिए यह आमतौर पर है) ईडीएस) कार्यों का उपयोग किया जाता है। वस्तुओं के दो वर्गों और प्रणालियों के दो संबंधित वर्गों के बीच एक स्पष्ट अंतर बनाना हमें एक नए कोण से ईसीएम के क्षेत्र से कई समस्याओं पर विचार करने की अनुमति देता है। इस तरह की समीक्षा हमारे बाद के प्रकाशनों में की जाएगी।