सरकारी संगठनों के लिए परियोजना प्रबंधन। छोटे निष्कर्ष

यह पद शुरुआती परियोजना प्रबंधकों और परियोजना प्रबंधकों के लिए अभिप्रेत है जो पहली बार सरकारी एजेंसियों के साथ काम करना शुरू कर रहे हैं, व्यवसाय कार्ड वेबसाइट की तुलना में अधिक कठिन परियोजनाओं का संचालन करने की योजना बना रहे हैं और भविष्य में एक सरकारी एजेंसी के साथ काम करने की योजना बना रहे हैं, जिसे न केवल परियोजना को पूरा करने की आवश्यकता है, बल्कि एक अनुकूल प्रभाव भी बनाना होगा। जिन परियोजनाओं में हवा के लिए पैसा लगता है, उन्हें इस पद का हिस्सा नहीं माना जाता है।

ये छोटे निष्कर्ष हैं जो सरकारी एजेंसियों के साथ काम करने वाले छोटे व्यक्तिगत अनुभव से खींचे जाते हैं, और यह सच होने का दावा नहीं करते हैं। निकट भविष्य में मैं एक राज्य एजेंसी में काम करने के लिए स्विच करने की योजना बना रहा हूं, इसलिए अंदर से बाहर निर्माण कार्य पर एक पद के लिए भी प्रतीक्षा करें।

0. शुरू करने से पहले

यदि संभव हो, तो उन छवि परियोजनाओं को न लेने की कोशिश करें जो आपके नियोक्ता के लिए लाभदायक नहीं हैं। कंपनी संपर्क विकसित करने और भविष्य के अनुबंध प्राप्त करने के लिए इस तरह की परियोजनाओं में भाग लेती है। यह गंभीर संसाधन कटौती से भरा हुआ है, और यहां तक ​​कि प्रारंभिक अनुमानित परियोजना लाभ 0 के साथ, आवश्यकताओं में कोई भी परिवर्तन सब कुछ और सब कुछ की समीक्षा को मजबूर करता है। और परियोजना को निश्चित मूल्य के हिस्से के रूप में किया जाता है। सिक्के का दूसरा पहलू - ग्राहक के साथ एक अच्छी तरह से निर्मित मॉडल के साथ इस तरह की परियोजना का सकारात्मक समापन आपको ग्राहक से सभी +100500 की प्रतिष्ठा और सम्मान दिलाता है। (जीवन उदाहरण: एक बड़े राज्य संगठन के साथ एक अच्छी प्रतिष्ठा वाले पीएम बाद में नियमित रूप से एक सलाहकार के रूप में आकर्षित हुए, जिसने उन्हें पैसे और पेशेवर कनेक्शन के रूप में एक खट्टा लाभ दिया)।

1. आरंभ करना

अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, काम शुरू करना आवश्यक है। सगाई के नियमों पर हस्ताक्षर करने के लिए आपका पहला कदम होना चाहिए। इस दस्तावेज़ का वर्णन करना चाहिए:

• दोनों पक्षों पर काम करने वाले समूहों की संरचना, परियोजना में स्थिति और भूमिका का संकेत;
• दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार रखने वाले व्यक्ति, यह इंगित करते हैं कि कौन सा व्यक्ति किस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करता है;
बैठकों, सम्मेलनों, आदि के आयोजन के लिए नियम;
• ग्राहक के कर्मचारियों के आंतरिक दस्तावेज और ठेकेदार के अन्य संसाधनों के लिए उपयोग का क्रम (उदाहरण के लिए, ग्राहक स्रोत कोड या बग ट्रैकर के संस्करण भंडार तक पहुंच के लिए पूछ सकता है);
• विभिन्न महत्व के पत्राचार पर विचार करने के लिए शर्तें;

इंटरैक्शन नियमों पर हस्ताक्षर करने के बाद, आप परीक्षा और आवश्यकताओं का संग्रह शुरू कर सकते हैं, अर्थात। काम करने के लिए विश्लेषकों का शुभारंभ। प्रतियोगिता के लिए तैयार किए गए ToRs और विनिर्देश (जब तक कि आप उन्हें तैयार नहीं कर रहे थे, या आपकी कंपनी;) विश्लेषकों को देते हैं, लेकिन आप उन पर भरोसा नहीं कर सकते। एक नया टीओआर तैयार किया जाना चाहिए। और यहां एक सरल नियम है - टीओआर जितना विस्तृत होगा, गधा उतना ही साफ होगा, भविष्य में ग्राहक के साथ काम में प्रवेश करना आसान होगा। मेरे छोटे अभ्यास में, एक बुरे (उन्हें) और अच्छे विश्लेषक का सकारात्मक अनुभव था। ग्राहक की ओर से एक विश्लेषक परियोजना में भाग ले सकता है (इसका प्रतिनिधित्व करें)। उसी व्यक्ति को इस परियोजना पर इस सोच के साथ काम करना चाहिए कि वह इस परियोजना को सौंप देगा / लागू / समर्थन करेगा। इस विश्लेषक की प्रेरणा ग्राहक के स्टाफ में एक छोटे से वेतन (शासी निकाय के साथ अच्छे संबंध के साथ) में शामिल हो सकती है, परियोजना के विकास की संभावना, कैरियर के विकास (पीएम के विश्लेषक का एक वास्तविक अवसर) के साथ, सरकारी एजेंसी में एक अच्छा प्रारंभिक नेतृत्व की स्थिति प्राप्त कर सकती है (यदि एक सरकारी एजेंसी के लिए एक महत्वपूर्ण परियोजना)।
ग्राहक कंपनी में उन लोगों को ढूंढना भी आवश्यक है जो परियोजना में वास्तव में रुचि रखते हैं। अधिकतर, ये लोग सामान्य विशेषज्ञों के रूप में या इसके विपरीत, विभागों और विभागों के प्रमुख के रूप में काम करते हैं। विभागों के प्रमुख शायद ही कभी आपके लक्ष्य होते हैं। इच्छुक लोग वे लोग हैं जिनका कार्य सरल और अधिक कुशल होगा। आपको ऐसे एक व्यक्ति को खोजने की अधिक संभावना है। सूचना प्रणाली या इसके लिए आदेश के इतिहास के साथ आपको और आपकी टीम को परिचित करने के लिए कहें। आदेश संयोग से प्रकट नहीं होते हैं, वे ऊपर से शुरू किए गए किसी भी नियामक दस्तावेजों से पहले हैं। इसलिए, आप बुनियादी व्यावसायिक आवश्यकताओं को समझेंगे जो राज्य के लिए आवश्यक हैं, न कि वह क्या जो एक व्यक्ति को यह सब समझ में नहीं आता है।

2. तकनीकी विशिष्टताओं पर हस्ताक्षर

संदर्भ की शर्तें, प्रबंधन, योजना और विकास के क्षेत्र में मौजूदा रुझानों के बावजूद, भविष्य के विकास का सटीक वर्णन करना चाहिए। इस मामले में, जब नियमों के अनुसार, तकनीकी कार्य को उस व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए जो सचेत या अनजाने में आपके द्वारा लिखे गए कार्य (कंपनी निष्पादित) के बयान में जानकारी को शामिल करने या बाहर करने की मांग करता है, सहमत हैं। आधिकारिक पत्राचार द्वारा प्रारंभिक टीके भेजें, अंत में संशोधित टीके में हम एक संस्करण इतिहास पत्रक संलग्न करते हैं, जिसमें हम इंगित करते हैं कि टीके किस कारण से बदला गया था।

इस विधि का उपयोग CTZ के अनुमोदन के साथ भी किया जा सकता है, यदि आपके पास इस सभी कागजी कार्रवाई के लिए संसाधन हैं, और आपके विकास और परियोजना प्रबंधन के तरीके आपको इस पद्धति का उपयोग करने की अनुमति देते हैं।
याद रखें, यदि आपने काम के बयान में किसी भी वस्तु को ध्यान में नहीं रखा है या बहुत अस्पष्ट रूप से लिखा है, लेकिन यह आइटम निविदा के दौरान अनुबंध की कल्पना में है, ग्राहक इस मुद्दे पर आपको प्यार कर सकता है जैसा वह चाहता है।

इसके अलावा, एक कार्य अनुसूची टीओआर से जुड़ी होनी चाहिए। चाहे वह गैंट चार्ट हो या केवल अंक के साथ एक तालिका और शुरुआत और काम पूरा होने का एक संकेत - आप तय करते हैं। लेकिन ग्राहक को परिवर्तनों के परिणामों के बारे में अधिक स्पष्ट रूप से समझाने के लिए गैंट चार्ट पर हस्ताक्षर करना उचित है। ध्यान दें कि ग्राहक के लिए शेड्यूल और आंतरिक शेड्यूल दो अलग-अलग चीजें हैं। ग्राहक के लिए अनुसूची में, अनुबंध की समाप्ति तक समय सीमा कम से कम होनी चाहिए। यह आपको कार्यात्मक परिवर्तनों के लिए कम अनुरोध प्राप्त करने की अनुमति देगा, साथ ही सभी आपातकालीन स्थितियों और देरी के लिए एक समय बफर होगा। और याद रखें, जब आप ग्राहक को परिवर्तित शेड्यूल भेजते हैं, तो देखें कि आप क्या भेजते हैं ताकि कोई अप्रिय घटना न हो।

3. परियोजना कार्यान्वयन और परिवर्तनों पर प्रतिक्रिया

किस विकास पद्धति का उपयोग करना है और परियोजना का प्रबंधन कैसे करना है, यह आपका खुद का व्यवसाय (या आपकी कंपनी) है। मैं बदलने के लिए प्रतिक्रिया पर अधिक स्पर्श करना चाहता हूं। सरकारी एजेंसियों के साथ काम करने के मामले में, कोई केवल काम की गुणवत्ता और उत्पाद की बिक्री के बारे में नहीं सोच सकता है। अपने नियोक्ता के दृष्टिकोण से, आपको अनुबंध के तहत सभी दायित्वों को पूरा करना होगा और कंपनी के लिए लाभ कमाना होगा। और उसे सही ठहराने की कोशिश करें, भले ही आपको इसे चोरी करने, मारने के लिए झूठ बोलना पड़े। कार्यक्षमता में परिवर्तन के लिए किसी भी आधिकारिक अनुरोध के लिए, तुरंत एक आधिकारिक पत्र के साथ जवाब दें कि आप तुरंत इस अनुरोध पर विचार करना शुरू कर देंगे। यहां तक ​​कि अगर आपके पास समय और संसाधनों के लिए एक बफर है, तो काम के लिए आवेदन स्वीकार न करें। यदि संभव हो तो कुछ एप्लिकेशन एकत्र करें, और कार्य समूह के लिए एक मीटिंग शेड्यूल करें (कल्पना करें कि आप नौकरशाही के लिए अधिकारियों से बदला ले रहे हैं)। बैठक में, आपकी नीति निम्नलिखित के लिए उबलती है: आप, परियोजना प्रबंधक के रूप में, यह देखें:

a) इसे और इस एप्लिकेशन को लागू किया जाना चाहिए, और हम अनिच्छा से इसे अच्छे संबंधों के नाम पर करते हैं। लेकिन कृपया हम पर दया करें। (इस जगह हम सिद्धांत में एक अच्छे विश्लेषक के लिए गीतों को लटकाते हैं)
ख) इस एप्लिकेशन को काम करने की आवश्यकता है, लेकिन हमारे पास इसे लागू करने के लिए संसाधन नहीं हैं, इसलिए आइए तय करें कि इन संसाधनों और समय को मुक्त करने के लिए गैर-महत्वपूर्ण कार्यक्षमता से क्या फेंका जा सकता है।
ग) इस समस्या को इस परियोजना के ढांचे के भीतर हल नहीं किया जा सकता है। इसलिए, सिस्टम को अंतिम रूप देने के लिए वित्तपोषण की योजना बनाएं।

इसे ज़्यादा करने की कोशिश न करें। आपको किसी भी स्थिति में समझौता करना होगा। थोड़ा मनोवैज्ञानिक होने की आवश्यकता होगी, ताकि ग्राहक काम से संतुष्ट हो और आप, लेकिन बजट के भीतर रहें।
और हाँ, वापस अतीत में। टीके के पहले संस्करण को याद करें, जो एक लाल-वसा वाले उल्लू द्वारा वध किया गया था, अगर वहाँ एक था। इस मामले में, मैं आपको सलाह देता हूं, डिजाइन / विकास के लिए शुरू करना, फिर भी आपको फिर से सोचना होगा कि आपको क्या करना है। यह समय बचा सकता है, या शायद नहीं। लेकिन जोखिम कम हो जाएंगे।

4. कार्यान्वयन

नए विकसित समाधान के कार्यान्वयन चरण में एक निश्चित अवधि के लिए समाधान, प्रशिक्षण और उपयोगकर्ता समर्थन की तैनाती शामिल होगी।

तैनाती से पहले, गुणवत्ता प्रलेखन लिखने का ख्याल रखें, अनुबंध को बंद करते समय यह अभी भी आवश्यक होगा। विकी से किसी तरह के ऑटो जनरेटर का उपयोग करना बेहतर है। विकी को केवल अतिथि द्वारा भरना है। लंबे समय तक काम के साथ, होना चाहिए। अधिकतम करने के लिए, एक पूर्णकालिक सिस्टम प्रशासक का उपयोग करने का प्रयास करें, ताकि बाद में आप कमतर हो। परीक्षण स्थल के लिए संसाधनों के आवंटन की तत्काल आवश्यकता होती है।

शिक्षा। अग्रिम में एक प्रशिक्षण अधिसूचना ईमेल और उपयोगकर्ता दस्तावेज भेजें। पत्र को परिसर, तकनीकी उपकरणों की आवश्यकता का संकेत देना चाहिए। कार्य अनुसूची (टीके) में संकेत मिलता है कि व्यापक प्रशिक्षण के लिए केवल एक दिन आवंटित किया जाता है। यह प्रदर्शन के लिए निरंतर अनुरोधों के साथ आपके बदमाशों का बलात्कार करने की अनुमति नहीं देगा। इसके कुछ समय पहले, इच्छुक कर्मचारियों के लिए एक अनौपचारिक शो आयोजित करें, ताकि प्रशिक्षण के दौरान वे किसी तरह से प्रशिक्षक की मदद कर सकें और छात्रों के आक्रोश और इच्छाओं को सीमित करने का प्रयास करें (यदि आप इच्छुक कर्मचारियों की वफादारी अर्जित कर सकें)।

उपयोगकर्ता समर्थन, सिद्धांत रूप में, निरंतर प्रमुख विशेषताएं नहीं हैं (या मैंने उन्हें अभी तक नहीं देखा है)।

और अंत में। याद रखें कि आप एक विशाल नौकरशाही मशीन के साथ काम कर रहे हैं। इस मशीन के साथ आरामदायक काम के लिए, आपको दस्तावेजों का एक समूह होना चाहिए, क्योंकि अदालत में परियोजना को बंद करने का एक मौका है। अपने जोखिम को कम करने के लिए इस मशीन के चारों ओर ढेर पेपर।

और लोग बनो, उत्पाद बनाओ ताकि यह वास्तव में आपके राज्य की मदद करे, क्योंकि आप इसके नागरिक हैं।