एक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए सिफारिशें: एक दस्तावेज़ प्रबंधक का दृश्य

अनुवादक से । ईसीएम प्रणाली चुनना बहुत मुश्किल है। अपने बीच विभिन्न सॉफ्टवेयर सॉल्यूशंस का वर्णन और तुलना करने वाले बहुत सारे प्रकाशन हैं, लेकिन कुछ विज्ञापन सामग्री से रहित हैं जो एक निष्पक्ष विश्लेषण का निर्माण करते हैं। आज हम अपने पाठकों को न्यूयॉर्क के राज्य अभिलेखागार के एक कर्मचारी नैन्सी ग्राहम मोरलैंड द्वारा लिखे गए लेख का अनुवाद प्रदान करना चाहते हैं। लेखक मौलिक रूप से निष्पक्ष स्थिति लेता है: पाठ में किसी विशिष्ट सॉफ़्टवेयर उत्पादों के नामों का भी उल्लेख नहीं है। बेशक, लेख में व्यक्त विचार काफी हद तक विवादास्पद हैं। लेकिन एक ही समय में, लेखक, पेशे से एक दस्तावेज़ विशेषज्ञ, एक साधारण उपयोगकर्ता की आंखों के साथ ईसीएम प्रणाली चुनने की समस्या को देखता है और कई बिंदुओं को इंगित करता है जो तकनीकी विशेषज्ञ अक्सर ध्यान नहीं देते हैं।
इस पाठ को प्रकाशित करने से, हम निम्नलिखित प्रश्नों पर चर्चा करने के लिए पाठकों को आमंत्रित करना चाहेंगे: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए कौन से कार्य करने चाहिए? आपको क्या लगता है कि EDMS / SEAs आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले कार्यों की कमी है?

वर्तमान में हम एक संग्रह प्रणाली चुनने के तकनीकी पहलुओं पर एक लेख पर काम कर रहे हैं। यह बहुत जल्द हमारे ब्लॉग पर प्रकाशित होगा। देखते रहो।



परिचय

एक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली एक सॉफ्टवेयर समाधान है जिसे किसी संगठन के रिकॉर्ड को व्यवस्थित और नियंत्रित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इस तरह के कार्यक्रमों में सुविधाओं की एक विस्तृत श्रृंखला होती है और आपको किसी भी प्रारूप की रिकॉर्डिंग के साथ काम करने की अनुमति मिलती है। हालांकि, रिकॉर्ड के प्रबंधन के लिए एक विशेष सॉफ्टवेयर समाधान का मूल्यांकन और चयन कई कारकों पर निर्भर करता है। ऐसी कोई प्रणाली नहीं है जो सभी संभावित उपयोगकर्ताओं के लिए उपयुक्त हो। इसके अलावा, जब एक प्रणाली चुनते हैं, तो संगठन की बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए - इसका आकार, प्रकृति और कार्यों की जटिलता को हल करना। एक प्रणाली प्राप्त करने से पहले, यह स्पष्ट रूप से स्पष्ट करना आवश्यक है कि इसका उपयोग क्यों और कैसे किया जाएगा।

इस प्रकाशन का उद्देश्य पाठकों को उनके संगठन के लिए एक सॉफ्टवेयर समाधान चुनने में सहायता करना है। सही विकल्प आपको श्रम उत्पादकता में काफी वृद्धि करने की अनुमति देता है, साथ ही साथ संगठन के बाहरी और आंतरिक संचार का अधिक कुशलता से निर्माण करता है। हालांकि, हम एक विशिष्ट सॉफ्टवेयर उत्पाद की सिफारिश करने का लक्ष्य निर्धारित नहीं करते हैं; हम केवल एक सामान्य कार्यप्रणाली प्रकृति के कई विचारों को व्यक्त करना चाहते हैं जिन्हें किसी विशेष उत्पाद के चयन और मूल्यांकन में भरोसा किया जा सकता है।

प्रारंभिक विश्लेषण

सबसे पहले, निम्नलिखित प्रश्न का उत्तर देने का प्रयास करें: आप किस प्रकार की रिकॉर्डिंग करते हैं, जो आप सबसे अधिक बार अभ्यास करते हैं। एक बार फिर, उन नियमों पर ध्यान दें जिनके अनुसार आपके संगठन में अभिलेखों का निर्माण और भंडारण किया जाता है। एक विशिष्ट समाधान का चुनाव इन सभी परिस्थितियों पर काफी हद तक निर्भर करता है।

सॉफ्टवेयर आवश्यकताओं का निरूपण

रिकॉर्डिंग प्रबंधन प्रणाली का चयन करते समय, उन कार्यों पर निर्णय लें, जिन्हें इस प्रणाली को हल करना चाहिए और जिन कार्यों को करना चाहिए। इसके अलावा, प्रदर्शन मानदंड बनाने की कोशिश करें जो आपके सिस्टम को पूरा करना होगा।

अभिलेख प्रबंधन सुविधाएँ

रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणालियों में आमतौर पर निम्नलिखित विशेषताएं शामिल होती हैं:

• अभिलेखों का विनाश (इलेक्ट्रॉनिक रूप में रिकॉर्डों को इस तरह नष्ट कर देता है कि उनकी बहाली असंभव हो जाती है)
• अनुरोध प्रसंस्करण (रिकॉर्ड या रिकॉर्ड की श्रृंखला के लिए अनुरोध प्राप्त करना और निष्पादित करना)
• फ़ाइल प्रबंधन (भंडारण, पुनर्प्राप्ति, अद्यतन)
• दस्तावेज़ प्रबंधन (इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड का निर्माण, उपयोग और समर्थन)

सामान्य आवश्यकताओं

रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणालियों को भी कई सामान्य आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए। इनमें शामिल हैं:

• सहायता और विस्तृत मदद (सूचनात्मक और एक ही समय में सरल भाषा उपयोगकर्ता मैनुअल में लिखी गई; स्पष्ट त्रुटि संदेश; विक्रेता से समर्थन और प्रशिक्षण);
• मेनू और कमांड (उन्हें स्पष्ट और तार्किक रूप से व्यवस्थित होना चाहिए);
• गति और सटीकता (डेटा लोड करना / निकालना तेज होना चाहिए);
• मानक रिपोर्ट का सृजन (सिस्टम को तुरंत रिपोर्ट तैयार करनी चाहिए और उन्हें प्रिंट करना चाहिए)
• उपयोग में आसानी (सिस्टम का उपयोग करना आसान होना चाहिए; यह वांछनीय है कि उपयोगकर्ता स्थापना के दिन सीधे इसके साथ काम करना शुरू कर सकते हैं);
• अनुकूलन (एक विशेष संगठन में काम की बारीकियों के लिए सिस्टम को "ट्यून" करने की क्षमता)
• संपूर्ण जीवन चक्र में रिकॉर्ड के साथ काम करने की क्षमता (सृजन और संग्रहण के लिए सक्रिय उपयोग से);
• किसी भी प्रारूप की रिकॉर्डिंग का प्रबंधन करने की क्षमता (सिस्टम को विभिन्न प्रारूपों की रिकॉर्डिंग के साथ काम करने की अनुमति देनी चाहिए - पाठ, ग्राफिक, ध्वनि, आदि);
• पूर्ण पाठ खोज (सिस्टम में पूर्ण-पाठ खोज और साथ ही कीवर्ड / विशेषताओं द्वारा खोज करने की क्षमता होनी चाहिए)
• सुरक्षा और अभिगम स्तर प्रबंधन (सिस्टम को रिकॉर्ड्स / श्रंखलाओं की पहुंच में अंतर करने की क्षमता प्रदान करनी चाहिए)
• रिकॉर्ड की गति को ट्रैक करने की क्षमता (यदि आवश्यक हो, तो सिस्टम को उपयोगकर्ताओं के बीच रिकॉर्ड की आवाजाही को ट्रैक करने की क्षमता की अनुमति देना चाहिए)।

प्रदर्शन मानदंड

प्रदर्शन के संदर्भ में, एक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली को कम से कम निम्नलिखित मानदंडों को पूरा करना चाहिए:

• यह संगठन में उपलब्ध हार्डवेयर पर महत्वपूर्ण रूप से काम करना चाहिए (अन्यथा, अतिरिक्त लागत अपरिहार्य हैं);
• अमेरिकी मानक एन्कोडिंग टेबल (ASCII) के अनुसार डेटा को बचाना चाहिए - यह भविष्य में एक नई प्रणाली के लिए डेटा के संभावित हस्तांतरण के लिए आवश्यक है

इसके अलावा, यह वांछनीय है कि सिस्टम विक्रेता तकनीकी सहायता के साथ-साथ स्टाफ प्रशिक्षण भी प्रदान करते हैं।

महत्वपूर्ण मुद्दे

यह समझने के लिए कि आपको किस रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता है, निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर देने का प्रयास करें:

मुझे सबसे अधिक बार किस रिकॉर्ड के साथ काम करना है?

आपको यह स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि आप किस प्रकार के अभिलेखों का उपयोग करने जा रहे हैं ताकि आप किस प्रणाली के साथ काम कर सकें और आप इसकी मदद से किन समस्याओं को हल कर सकें।

क्या विशिष्ट सॉफ़्टवेयर मुझे मेरी समस्याओं को हल करने में मदद कर सकता है?

कई रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली हैं। इन सभी प्रणालियों में विभिन्न विशेषताएं शामिल हैं। आपको स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि आपको किन कार्यों की आवश्यकता है।

अन्य संगठनों में क्या सॉफ़्टवेयर समाधान का उपयोग किया जाता है?

अन्य संगठनों से संपर्क करें कि वे किस रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करते हैं और क्यों; इससे आपको यह समझने में मदद मिल सकती है कि आपको क्या चाहिए।

क्या उपयोगकर्ता गाइड स्पष्ट रूप से लिखा गया है?

विशिष्ट सॉफ़्टवेयर खरीदने से पहले, इसके लिए प्रलेखन पढ़ें। उपयोगकर्ता मैनुअल को सिस्टम के साथ काम करने की सभी बारीकियों, संभावित समस्याओं और उन्हें हल करने के तरीकों के साथ-साथ संचार के लिए संपर्क विवरण पर विस्तार से वर्णन करना चाहिए।

क्या सिस्टम सरल है?

सिस्टम सरल होना चाहिए। विक्रेता अक्सर कहते हैं कि सिस्टम जो चाहे कर सकता है - लेकिन यह अक्सर ऐसा होता है कि सिस्टम में वास्तव में ज़रूरतों की तुलना में बहुत अधिक क्षमताएं हैं। यह संभावना है कि आप उन कार्यों के लिए बड़ी मात्रा में भुगतान करेंगे जो आप कभी भी उपयोग नहीं करेंगे।

क्या एक सिस्टम आपको वह कर सकता है जिसकी आपको आवश्यकता है?

आवश्यक सुविधाओं की एक सूची बनाएं, और फिर यह देखने के लिए जांचें कि क्या उनके सिस्टम में वह भी शामिल है जिसे आप खरीदने की योजना बनाते हैं।

डिजाइन और प्रयोज्य के संदर्भ में प्रणाली का मूल्यांकन क्या है?

सिस्टम इंटरफ़ेस कैसे काम करता है? क्या उपयोगकर्ता ग्राफिक और टेक्स्ट लेबल को समझता है? यह अत्यधिक वांछनीय है कि इंटरफ़ेस सहज है।

क्या प्रशिक्षण सामग्री उपलब्ध है?

प्रशिक्षण सामग्री कार्यक्रम का उपयोग करके किए गए संचालन का चरण-दर-चरण वर्णन है। उनके पास एक स्पष्ट तार्किक संरचना होनी चाहिए, और एक सरल और समझने योग्य भाषा में भी लिखा जाना चाहिए।

यदि प्रोग्राम के साथ काम करते समय कोई त्रुटि होती है, तो क्या स्क्रीन पर संबंधित संदेश दिखाई देते हैं?

जब भी आप कोई गलत या गैरकानूनी कार्रवाई करते हैं, चाहे वह गलत कुंजी दबा रहा हो या किसी असमर्थित सिस्टम प्रारूप में डेटा दर्ज कर रहा हो, त्रुटि संदेश प्रदर्शित होना चाहिए। त्रुटि संदेश जानकारीपूर्ण और समझने योग्य होना चाहिए; यह अत्यधिक वांछनीय है कि इसमें समस्या के संभावित समाधानों की जानकारी शामिल है।

कार्यक्रम मेनू कैसे आयोजित किए जाते हैं?

मेनू सरल, स्पष्ट होना चाहिए, एक स्पष्ट और तार्किक संरचना होनी चाहिए। यह वांछनीय है कि संदर्भ मेनू / गर्म कुंजियों का उपयोग करके सबसे अधिक बार-बार दोहराया जाने वाला संचालन भी शुरू किया जाता है।

व्यवस्था कितनी तेज है?

सुनिश्चित करें कि रिकॉर्डिंग प्रबंधन प्रणाली आपके उपकरण पर सामान्य गति से चलती है और "फ्रीज" नहीं करती है।

सिस्टम में डेटा एंट्री कैसे आयोजित की जाती है?

सिस्टम डिवाइस को अनावश्यक डेटा प्रविष्टि को समाप्त करना चाहिए। प्रत्येक डेटा आइटम को केवल एक बार सिस्टम में दर्ज किया जाना चाहिए - इसके साथ आगे के सभी कार्य स्वचालित रूप से किए जाते हैं।

क्या सिस्टम में वैश्विक डेटा परिवर्तन की संभावना है?

सभी परिवर्तन एक या दो सरल ऑपरेशन के माध्यम से किए जाने चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपने एक दस्तावेज़ में एक संगठनात्मक इकाई का नाम बदल दिया है, तो पुराने नाम को स्वचालित रूप से इस इकाई से संबंधित सभी दस्तावेजों में एक नए के साथ प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए।

क्या फाइलों के बीच स्विच करना आसान है?

उपयोगकर्ता को किसी भी अतिरिक्त ऑपरेशन किए बिना सिस्टम में संग्रहीत सामग्री के तत्वों के बीच स्वतंत्र रूप से स्विच करने में सक्षम होना चाहिए (जैसे इंटरनेट ब्राउज़र में खुली खिड़कियों के बीच स्विच करना)।

क्या सिस्टम में जानकारी का बैकअप लेने और पुनर्स्थापित करने की प्रक्रियाएं हैं?
सिस्टम में कार्यों का एक सेट शामिल होना चाहिए जो जानकारी को विलोपन से बचाता है।

क्या एक प्रणाली किसी विशेष संगठन की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप हो सकती है?

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, रिकॉर्ड के प्रबंधन के लिए कोई सार्वभौमिक समाधान नहीं हैं। सिस्टम चुनते समय, इसे अपने काम के सिस्टम में समायोजित करने की संभावनाओं का विश्लेषण करें (अतिरिक्त मॉड्यूल को जोड़ने, अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकरण, आदि)।