अनुवादक से ।
आप अपने स्वयं के होम फोटो संग्रह को कितनी बार एक्सेस करते हैं? बेशक, आप नियमित रूप से अपने जीवन में सबसे हाल की घटनाओं को दर्शाती नवीनतम तस्वीरों को देखते हैं। आप उन्हें अपने दोस्तों को ई-मेल से भी भेजें, उन्हें ब्लॉग और सोशल नेटवर्क पर पोस्ट करें ... लेकिन एक महीना बीत जाता है और घटना की यादें मिट जाती हैं और तस्वीरें अपना पूर्व महत्व खो देती हैं। एक साल बाद उसी तस्वीरों को देखते हुए, आपको शायद याद नहीं होगा कि यह सब कब और क्यों लिया गया। जैसा कि फोटो संग्रह बढ़ता है, आपके दिमाग में एक बहुत ही उचित विचार आता है: केवल उन तस्वीरों को छोड़ने के लिए जो वास्तव में महत्वपूर्ण घटनाओं (उदाहरण के लिए, एक शादी या एक शोध प्रबंध की रक्षा) को दर्शाते हैं और जिसे आप समय-समय पर संबोधित करेंगे लेकिन अधिक समय बीत जाता है, कम संभव ऐसी योजना बन जाती है। आप बस इतनी सारी तस्वीरों को भौतिक रूप से नहीं देख सकते हैं और यह निर्धारित कर सकते हैं कि क्या छोड़ना है और क्या हटाना है। इसलिए, इस स्थिति में, आप सबसे सरल निर्णय लेने की संभावना रखते हैं: एक बड़ा हार्ड ड्राइव खरीदें और फोटो संग्रह को इसमें स्थानांतरित करें। हालाँकि, अधिकांश फ़ोटो जो आप अभी भी लागू नहीं करेंगे।
उपरोक्त उदाहरण से पता चलता है कि दस्तावेजों तक पहुँचने की आवृत्ति समय के साथ कम होती जाती है। अब कल्पना करें कि यह एक घर फोटो संग्रह के बारे में नहीं है, बल्कि एक उद्यम या संगठन के दस्तावेजों के विशाल सरणी के बारे में है। संरचित दस्तावेज़ भंडारण के लिए, संगठन विशेष सॉफ्टवेयर - इलेक्ट्रॉनिक आर्काइव सिस्टम (एसईए) लागू कर रहे हैं। MoReq मानक में पहले से ही आम तौर पर स्वीकार और तय की गई परिभाषा के अनुसार, SEA का उद्देश्य मुख्य रूप से व्यवसाय-प्रासंगिक दस्तावेजों को संग्रहीत करना है। हालांकि, अक्सर ऐसा होता है कि ऐसे सिस्टम दस्तावेज़ों को संग्रहीत करते हैं जिन्होंने अपनी प्रासंगिकता खो दी है (उदाहरण के लिए, ई-कॉमर्स समस्याओं पर एक सम्मेलन में भाषणों की वीडियो रिकॉर्डिंग जो कई वर्षों के लिए प्रासंगिक हो गए हैं या जो लंबे समय तक समाप्त हो गए हैं उनके कानूनी बल आदेश और निर्देश खो गए हैं) ।
अपने स्वयं के इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली को विकसित और कार्यान्वित करते समय , हम अक्सर इस तथ्य पर आते हैं कि अधिकांश मामलों में, संगठनों में डिजिटाइज्ड सामग्रियों के मूल्य की विशेषज्ञ परीक्षा के मुद्दों पर ध्यान नहीं दिया जाता है। नतीजतन, सिस्टम में अंधाधुंध तरीके से सब कुछ दर्ज किया जाता है। अतिरिक्त दस्तावेजों को दर्ज करना और संग्रहीत करना हमेशा अतिरिक्त समय और वित्तीय लागतों से जुड़ा होता है।
दस्तावेज़ तक पहुंच की आवृत्ति में अपरिहार्य कमी को ध्यान में रखते हुए रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए एक दृष्टिकोण का निर्माण कैसे करें? वर्तमान युग की सूचना विशेषता की अप्रचलन दर को ध्यान में रखते हुए अभिलेखीय भंडारण की नीति कैसे विकसित करें?
इस विषय पर विचार सुसान गुडमैन (यूएसए), बैंक ऑफ अमेरिका रिकॉर्ड्स मैनेजमेंट विशेषज्ञ के एक लेख में प्रस्तुत किए गए हैं।चाहे आप इसके बारे में जानते हों या नहीं, आपके संगठन ने लंबे समय से समाप्त हो रही वर्षों के लिए अनावश्यक जानकारी की टेराबाइट्स रखी हैं। बेशक, पुरानी जानकारी उसी को हस्तांतरित की जा सकती है, जिसके लिए यह उपयोगी हो सकता है - लेकिन आप इसके आंशिक निपटान के बारे में भी सोच सकते हैं। बेशक, भंडारण डेटा कई पारंपरिक और विश्वसनीय तरीके से लगता है। हालाँकि, कई मामलों में ऐसा नहीं है।
"स्थायी भंडारण" की अतिरिक्त लागत का विषय कई प्रकाशनों में उठाया गया है। इससे पहले कि हम समस्या के वित्तीय पक्ष से निपटें, हम यह पता लगाने की कोशिश करेंगे कि हमें अभिलेखीय सामग्रियों को लंबे समय तक रखने के लिए क्या बनाता है।
हम इसे बाद में करेंगे।आपको उन मामलों से कितनी बार निपटना पड़ा जहां रिकॉर्ड का प्रबंधन करना प्राथमिकता थी? ईमानदारी से जवाब दो। अक्सर किसी प्रोजेक्ट की चर्चा में, कोई कहेगा कि कुछ रिकॉर्ड डिलीट करने होंगे। इन प्रस्तावों में तर्कसंगत अनाज हैं, लेकिन उन्हें बाद में स्थगित करना होगा: संगठन को अधिक महत्वपूर्ण कार्यों का सामना करना पड़ता है।
क्राइडर का नियमक्राइडर के नियम के अनुसार, प्रत्येक वर्ष सूचना की एक इकाई को संग्रहीत करने की लागत आधी हो जाती है। यदि अतिरिक्त डिस्क स्थान खरीदना सस्ता है तो रिकॉर्ड प्रबंधन नीतियां क्यों विकसित करें?
इसलिए सुरक्षितमौजूदा सामग्री को साफ करने का प्रयास विभिन्न जोखिमों से भरा हुआ है। यदि सामग्री हटा दी जाती है, तो क्या होगा और फिर इसकी आवश्यकता होगी? इसे हमेशा के लिए रखना और इसे न छूना बेहतर है।
डिबंक किया हुआ मिथकउपरोक्त सभी व्याख्याएं, हालांकि वे दी गई प्रतीत होती हैं, अस्थिर हैं।
बाद के लिए स्थगित करना एक विकल्प नहीं है; कभी-कभी कोई भी बाद में लंबित सामग्री पर वापस नहीं आएगा।
सूचना के एक मेगाबाइट को संग्रहीत करने की लागत गिर रही है, लेकिन अनावश्यक जानकारी को बनाए रखने की वास्तविक लागत बढ़ रही है। मौजूदा अध्ययनों से पता चलता है कि कुल भंडारण लागत उपकरण की लागत का 5-8 गुना हो सकती है। इसके अलावा, अनावश्यक डेटा को संग्रहीत करना समय-समय पर अप्रचलित अनुप्रयोगों तक पहुंचने की आवश्यकता पर जोर देता है: आप अप्रचलित स्वरूपों की फाइलें कैसे खोल सकते हैं? निरर्थक बुनियादी ढांचे की चेतना के बिना अनावश्यक डेटा का भंडारण असंभव है। पुराने एप्लिकेशन हमेशा नए हार्डवेयर पर नहीं चलाए जा सकते हैं, इसलिए कभी-कभी आपको पुराने हार्डवेयर को बनाए रखना पड़ता है। इसके लिए सभी महत्वपूर्ण वित्तीय लागतों की आवश्यकता होती है जिसका उपयोग अन्य उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है।
कई लोग कहते हैं कि सभी समाप्ति तिथियों के बाद डेटा संग्रहीत करना अधिक सुरक्षित है; अधिकांश मामलों में, हालांकि, ऐसा नहीं है। पुराना डेटा आपके खिलाफ आसानी से काम कर सकता है। उदाहरण के लिए, उनका शब्दार्थ मान खो सकता है: वह संदर्भ जिसमें वे प्रासंगिक थे अब मौजूद नहीं हैं।
वसंत सफाई आज शुरू करेंअनावश्यक जानकारी की समस्या को सफलतापूर्वक हल करने के लिए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप निम्नलिखित नियमों का पालन करें:
- एक स्पष्ट रिकॉर्ड प्रबंधन रणनीति विकसित करें
- रिकॉर्ड्स को प्रबंधित करने के लिए रणनीति और दृष्टिकोण विकसित करते समय अपने संगठन की बारीकियों पर विचार करें।
- सुनिश्चित करें कि ये रणनीति और दृष्टिकोण आपकी अन्य सभी योजनाओं और परियोजनाओं के अनुरूप हैं।
- एक रिकॉर्ड प्रतिधारण योजना विकसित करें और जोर दें कि कॉर्पोरेट जानकारी इसके अनुसार बनाए रखी जाती है
- सूचनाओं को संग्रहीत करने, व्यवस्थित करने और हटाने की समस्याओं पर जिम्मेदारी से संपर्क करें
- पुरानी जानकारी हटाते समय, अनावश्यक अनुप्रयोगों और अनावश्यक बुनियादी ढांचे से छुटकारा पाने की कोशिश करें
- उन उद्देश्यों के संदर्भ में डेटा के महत्व का आकलन करें जिनके लिए इसे एकत्र किया गया था और संग्रहीत किया गया था।
20 साल पहले, सूचना प्रौद्योगिकी की शुरुआत महंगी थी। आज, मुनाफे को बढ़ाने के लिए सूचना प्रौद्योगिकी का उपयोग किया जा सकता है और किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आपको डेटा संग्रहण की समस्या के लिए एक ध्वनि दृष्टिकोण विकसित करना होगा। अन्यथा, अनावश्यक भंडारण करने में बहुत समय और पैसा लगाना होगा। परिणामस्वरूप कोई सकारात्मक बदलाव नहीं होगा।