रिकॉर्ड प्रबंधन: नीतियां और प्रक्रियाएं

अनुवादक से। अनावश्यक जानकारी को संरक्षित करने के मुद्दों के लिए समर्पित पिछला प्रकाशन , पाठकों के बीच बहुत जीवंत चर्चा का कारण बना। पोस्ट के लिए मतदान के परिणाम (14 - के लिए और 12 - खिलाफ) इंगित करते हैं कि दर्शकों को दो विपरीत शिविरों में विभाजित किया गया था। कुछ लोगों का तर्क है कि इलेक्ट्रॉनिक रूप से किसी भी जानकारी को संग्रहीत करना बहुत बेहतर और सुरक्षित है। दूसरों - कि इलेक्ट्रॉनिक प्रलेखन के लिए कुछ भंडारण अवधि भी निर्धारित की जानी चाहिए, जिसके बाद दस्तावेज के मूल्य की एक परीक्षा के बाद इसे नष्ट किया जा सकता है। वे और अन्य दोनों अपने तरीके से सही हैं।

वास्तव में, यदि हम संगठनों के अभिलेखागार के बारे में बात कर रहे हैं, तो बहुमूल्य जानकारी का नुकसान गंभीर समय और वित्तीय लागतों में प्रवेश कर सकता है। उद्यमों और संगठनों के दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि दोनों बाहरी (उदाहरण के लिए, विधायी) और आंतरिक कॉर्पोरेट मानदंडों द्वारा विनियमित होती है। इसके अलावा, नहीं एक मानक दस्तावेज़ जानकारी के मूल्य और महत्व के मापदंड के बारे में कुछ भी कहता है। दस्तावेज़, जो एक कारण या किसी अन्य के लिए मूल्यवान माना जाता है, अच्छी तरह से स्थापित समय सीमा से परे कुछ संगठनों में संग्रहीत किया जा सकता है।

अभिलेखीय भंडारण के मौजूदा मानदंडों और नियमों में से अधिकांश कागज के दस्तावेजों के तहत "तेज" हैं; वे अक्सर डिजिटल युग की वास्तविकताओं पर बहुत अधिक गिरते हैं। उदाहरण के लिए, हमारे देश में, किसी संगठन के कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों से संबंधित दस्तावेज 75 साल तक रखे जाने चाहिए। हालांकि, क्या इस आवश्यकता को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए संभव माना जा सकता है? 75 वर्षों के दौरान, मीडिया और प्रारूप अनिवार्य रूप से अप्रचलित हो जाएंगे (यह एक जटिल विषय है जो एक अलग चर्चा के योग्य है), जिससे मूल्यवान जानकारी का नुकसान भी हो सकता है। इस समस्या को कैसे हल करें?

दस्तावेजों के औद्योगिक स्कैनिंग में लगे होने के कारण हम पहले ही इस समस्या का सामना कर चुके हैं। एक औसत परियोजना की मात्रा (स्कैनरों से "कच्ची" फाइलों सहित) सैकड़ों गीगाबाइट्स, और कभी-कभी टेराबाइट्स होती हैं। परियोजना के पूरा होने और पूरा होने के प्रमाण पत्र पर हस्ताक्षर करने पर, हमारे पास इस डेटा को हटाने का हर अधिकार है - और हम बिल्कुल सही होंगे: यदि सभी अनुबंध की शर्तें समाप्त हो गई हैं, तो हमें उन्हें संग्रहीत करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन अक्सर ऐसा होता है कि एक ग्राहक जो स्कैन की गई सामग्री के साथ डिस्क खो चुका है, वह हमें फिर से फाइल प्रदान करने के लिए कहता है। कई बार इसी तरह की स्थिति का सामना करते हुए, हमने फैसला किया: प्रत्येक परियोजना के लिए सभी सामग्रियों को एक वर्ष के लिए उसके पूरा होने की तारीख से संग्रहीत करना।

एक अन्य उदाहरण विदेशी आर्थिक गतिविधियों में लगी लगभग सभी कंपनियों से संबंधित है। विदेशी मुद्रा लेनदेन पर लेखांकन और रिपोर्टिंग के रूपों को प्रस्तुत करने के लिए स्थापित समय सीमा का उल्लंघन, प्रशासनिक उल्लंघन के एक मामले की शुरुआत को मजबूर करता है और वित्तीय सेवा के पर्यवेक्षण के लिए संघीय सेवा द्वारा माना जाता है। तथ्यों में से एक यह पुष्टि करता है कि उल्लंघन आपकी कंपनी की गलती नहीं थी, आपके समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक सहित पत्राचार होगा। यह मानते हुए कि किसी व्यक्ति को प्रशासनिक अपराध की तारीख से एक वर्ष बाद प्रशासनिक रूप से उत्तरदायी नहीं ठहराया जा सकता है, कम से कम एक वर्ष के लिए सभी कॉर्पोरेट ईमेल रखना आवश्यक है।

स्वाभाविक रूप से, कानून अक्सर सूचना प्रौद्योगिकी के विकास के साथ तालमेल नहीं रखता है और कंपनियों की गतिविधियों को व्यावसायिक वास्तविकताओं और व्यावहारिक तर्क द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

हम आपके ध्यान में रिकॉर्ड प्रबंधन के क्षेत्र में विकासशील नीतियों और प्रक्रियाओं के मुद्दे पर, डोकलाब्स विशेषज्ञ, रिच मदीना के एक लेख का अनुवाद करते हैं। हमें उम्मीद है कि यह प्रकाशन पिछली चर्चा में पहले से ही उठाए गए मुद्दों को स्पष्ट करेगा और आशा करता है कि हमारे पाठक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के आयोजन में अपने स्वयं के अनुभव को साझा करेंगे।



रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणालियों का कार्यान्वयन हमेशा संगठनात्मक और कार्यप्रणाली कार्यों से जुड़ा होता है, विशेष रूप से नीतियों और प्रक्रियाओं के निर्माण के साथ। ऐसे काम के बिना, ईसीएम प्रणाली के प्रभावी उपयोग के बारे में बात करना संभव नहीं है। नीतियों और प्रक्रियाओं की एक अच्छी तरह से विकसित प्रणाली के साथ। अपर्याप्त बजट के साथ भी ECM प्रणाली काफी सफलतापूर्वक काम कर सकती है।

क्या समस्या है?

ज्यादातर मामलों में, संगठनों के कर्मचारियों के पास नीतियों और प्रक्रियाओं के सख्त पालन के खिलाफ कुछ भी नहीं है, लेकिन इस प्रक्रिया में उन्हें निम्नलिखित समस्याओं का सामना करना पड़ता है:

• नीतियों और प्रक्रियाओं के मुद्दों पर अपर्याप्त ध्यान (उन क्षेत्रों में जिनमें इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड का उपयोग एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है)
• नीतियों और प्रक्रियाओं पर संचार की कमी
• नीतियों और प्रक्रियाओं के कर्मचारियों द्वारा समझ की कमी, जो कि ज्यादातर मामलों में उपरोक्त वर्णित दो कारणों के कारण है
• ऐसी स्थिति जिसमें कागज पर लिखे नियमों का पालन नहीं किया जा सकता है

समस्या को कैसे हल करें?

1. लक्ष्यों के पदानुक्रम को स्पष्ट करें जिसके लिए नीतियों और प्रक्रियाओं की एक प्रणाली बनाई जा रही है। कई संगठन रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणालियों की व्यावसायिक गतिविधि के साथ-साथ संबंधित नीतियों के लिए वास्तविक प्रासंगिकता की समझ की कमी के साथ सामना कर रहे हैं। इसके परिणामस्वरूप, लक्ष्यों की कोई स्पष्ट दृष्टि नहीं है, जो बदले में, संघर्ष स्थितियों को जन्म दे सकती है। स्पष्ट रूप से तैयार किए गए लक्ष्य की अनुपस्थिति अतिरिक्त वित्तीय लागतों का कारण बन सकती है, साथ ही साथ उत्पादकता को काफी कम कर सकती है। लक्ष्य निर्धारित करते समय, आपको प्राथमिकता देने की आवश्यकता है: आपको प्राथमिक, सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों से शुरू करने की आवश्यकता है। हमारी राय में, रिकॉर्ड प्रबंधन के मुख्य लक्ष्य इस प्रकार हैं:

• कानूनी मानकों के साथ संग्रहीत प्रलेखन का अनुपालन सुनिश्चित करें
• मौजूदा आवश्यकताओं के अनुरूप प्रलेखन लाने के लिए वित्तीय लागत को कम करने के लिए
• संगठन के मिशन के रिकॉर्ड प्रबंधन रणनीतियों और नीतियों का अनुपालन सुनिश्चित करें;
  नई पहलों के तेजी से कार्यान्वयन की सुविधा
• संगठन की प्रभावशीलता में वृद्धि

2. विषय क्षेत्र को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें । संगठन में उपलब्ध सभी सूचनाओं को तीन भागों में विभाजित किया जा सकता है:

• सभी जानकारी
• वर्तमान में काम में जानकारी
• रिकॉर्ड स्थिति की जानकारी

रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली शुरू करने के महत्वपूर्ण लक्ष्यों में से एक संगठन की सभी जानकारी को स्पष्ट रूप से वर्गीकृत करने की क्षमता प्रदान करना ठीक है। व्यवहार में, बहुत कम संगठन ही उपलब्ध जानकारी को वर्गीकृत करते हैं।

वर्गीकरण मुद्दे के संभावित दृष्टिकोणों में से एक महत्व, जोखिम और प्रबंधन क्षमताओं के संदर्भ में जानकारी का मूल्यांकन है। ऐसी जानकारी है जो इन तीनों मापदंडों के संदर्भ में असाधारण मूल्य की है - ये, एक नियम के रूप में, एक संगठन के सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं; रिकॉर्ड प्रबंधन के दृष्टिकोण से, उनके साथ काम करने से कोई समस्या नहीं होती है। इन तीन मापदंडों के दृष्टिकोण से अन्य दस्तावेजों का महत्व बेहद कम है: कॉर्पोरेट सर्वर, काम कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव और ई-मेल बॉक्स अक्सर ऐसे दस्तावेजों से भरा होता है। जोखिम के संदर्भ में किसी संगठन की सूचना परिसंपत्तियों का थोक प्रासंगिकता, जोखिम और प्रबंधन क्षमताओं के मामले में अनिश्चितता का है। मुख्य सरणी से बहुत सारे दस्तावेजों को रिकॉर्ड की श्रेणी में स्थानांतरित किया जा सकता है। जब किसी संगठन की सूचना परिसंपत्तियों को प्रासंगिकता और जोखिम की डिग्री के आधार पर रैंक किया जाता है, तो उचित नीतियों और प्रक्रियाओं का विकास बहुत सरल होता है।
रिकॉर्ड की स्थिति वाले दस्तावेज़ों को केवल कॉर्पोरेट जानकारी की समझ और जानकारी को सीमित करने का पालन नहीं करना चाहिए।
उसी समय, किसी को बहुत व्यापक समझ का पालन नहीं करना चाहिए और प्रत्येक दस्तावेज़ को रिकॉर्ड की स्थिति निर्दिष्ट करना चाहिए। एक और सामान्य गलती विभिन्न दस्तावेजों के लिए एक ही दृष्टिकोण लागू कर रही है (विभिन्न स्थिति, सामग्री, संरचना, आदि के साथ)।

एक सक्षम स्थिति चरम सीमाओं पर झुकाव और पर्याप्त रूप से सभी उपलब्ध जानकारी का मूल्यांकन और रैंक करने के लिए नहीं है। निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेजों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• दस्तावेज़ जो वर्तमान में रिकॉर्ड की स्थिति रखते हैं और संगठन की ईसीएम प्रणाली में दर्ज किए गए हैं
• दस्तावेज़ जिन्हें रिकॉर्ड की स्थिति प्राप्त नहीं हुई है, लेकिन एक ही समय में महान मूल्य हैं (उन्हें कॉर्पोरेट ईसीएम सिस्टम में दर्ज किया जाना चाहिए, और उनकी स्थिति की समीक्षा की जानी चाहिए)
• जिन दस्तावेजों में रिकॉर्ड स्थिति नहीं है, लेकिन ईसीएम प्रणाली का उपयोग करके प्रबंधित किया जाता है
• ऐसे दस्तावेज जिनके पास रिकॉर्ड, भंडारण और प्रसंस्करण की स्थिति नहीं है, विशेष सॉफ्टवेयर का उपयोग करके किया जाता है (उदाहरण के लिए, सीएडी-प्रोग्राम)
• कॉर्पोरेट हार्ड ड्राइव पर संग्रहीत दस्तावेज़। एक नियम के रूप में, उनका कोई विशेष मूल्य नहीं है।

3. ऐसी नीतियां और प्रक्रियाएँ विकसित करें जिनकी स्पष्ट और तार्किक संरचना हो । रिकॉर्ड प्रबंधन नीतियां रिकॉर्ड प्रबंधन उद्देश्यों और समग्र संगठन लक्ष्यों के अनुरूप होनी चाहिए। यह आवश्यक है कि कोई भी नीति मुख्य रूप से लक्ष्यों की प्राप्ति में योगदान करे। राजनेता, बदले में, उन प्रक्रियाओं से जुड़े होते हैं जिनके अनुसार विशिष्ट क्रियाएं की जाती हैं। निर्धारण प्रक्रिया के क्रियान्वयन से इसकी नीति का पालन होता है।