ऑनलाइन स्टोर के लिए एक छोटा कॉल सेंटर अंदर से कैसे काम करता है

पहली थीसिस: प्रत्येक कॉल की लागत 500 रूबल है, इसलिए यह वास्तव में हमारे लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

कुछ वर्षों के दौरान, हम सेल फोन के साथ दो या तीन ऑपरेटरों से एक पूर्ण कॉल सेंटर में विकसित हुए हैं जो बिक्री और सेवा पर आत्मविश्वास से काम करता है। नीचे व्यावहारिक निष्कर्ष और काम का विवरण दिया गया है, जो उन लोगों के लिए उपयोगी होगा जो घर पर इस तरह का केंद्र बनाने जा रहे हैं।

तकनीकी मंच


शुरुआत के लिए, आपको एक मल्टी-चैनल प्लेटफ़ॉर्म की आवश्यकता होती है जो आपको एक बार में कई लोगों को एक नंबर पर एक इनकमिंग कॉल प्राप्त करने की अनुमति देता है। जब हम बहुत छोटे थे, तो हमने "हैलो इनकॉग्निटो" का उपयोग किया था, लेकिन उनकी दो विशेषताएं हैं: यह पैमाने पर करना मुश्किल है, आवक की संख्या निर्धारित नहीं की जाती है (आपको क्लाइंट की संख्या पूछने की आवश्यकता है) साथ ही आउटगोइंग की संख्या निर्धारित नहीं की जाती है, इसलिए क्लाइंट वापस कॉल नहीं कर सकता है। जब हम एक दर्जन ऑपरेटरों की ओर बढ़े, तो हमने एक और व्यवस्थित समाधान चुना - दो अलग-अलग स्वतंत्र कंपनियों से आने वाली मल्टी-चैनल लाइनों के साथ एक मिनी-स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंज। इसका मतलब यह है कि जब एक ऑपरेटर कुछ गिरता है, तो दूसरा उस क्षण में काम करना बंद कर देता है, यानी कॉल सेंटर काम करना जारी रखता है।

हमें कैसे पता चलेगा कि कुछ गिर गया है? सभी लाइनें स्थानीय सर्वर पर प्रसंस्करण के लिए बंधी हैं (आंकड़े वहां रखे जाते हैं और अन्य मापदंडों को ध्यान में रखा जाता है), और अगर आधे घंटे के भीतर लाइनों में से एक पर कोई आवक कॉल नहीं हैं, तो दो चीजें होती हैं:
केवल आईपी के माध्यम से आवाज के साथ काम करने के लिए अब तक बहुत सफल नहीं है - उदाहरण के लिए वांछित असीमित को ढूंढना संभव नहीं है। इसलिए, आदर्श विकल्प एक हाइब्रिड है: इनकमिंग के लिए आईपी और आउटगोइंग के लिए आईपी + सेलुलर असीमित।

जब कार्यालय में इंटरनेट बंद हो जाता है, तो कॉल सेंटर की आधी सेवाएं गिर जाती हैं, इसलिए यह कनेक्शन दो प्रदाताओं से केबल द्वारा भी उपयुक्त है। सेल फोन पर आपातकालीन मोड में जाना संभव है, हालांकि, लगभग सभी कार्यक्षमता को काटने के साथ।

प्लेटफ़ॉर्म के लिए एक और आवश्यकता यह है कि यह कॉल करने वाले सॉफ़्टवेयर के अंदर कॉल करने वाले की संख्या को अग्रेषित करने में सक्षम होना चाहिए। अगली आवश्यकता आउटगोइंग कॉल की न्यूनतम टैरिफिंग है, यानी कॉल पथ का "स्मार्ट" विकल्प। सभी आउटगोइंग कॉल्स को उन नंबरों को देना चाहिए जो व्यक्ति द्वारा हमारे स्टोर की संख्या के रूप में परिभाषित किए गए हैं, और बुनियादी ढांचे में बीच में कोई नहीं है।

यदि आप 10-15 ऑपरेटरों के साथ एक स्टोर के लिए अपना कॉल सेंटर बनाने जा रहे हैं, तो मोबाइल ऑपरेटरों से वर्चुअल टेलीफोन एक्सचेंज की दिशा में देखने लायक है: यह बजट समाधानों में से एक है। क्षेत्र के आधार पर कभी-कभी शहर नेटवर्क भी अधिकांश कार्यक्षमता प्रदान कर सकता है।

कॉल और सेवा के प्रकार


ऑनलाइन स्टोर निम्नलिखित विषयों पर कॉल कर सकता है:


अब कल्पना करें: आपका फोन बजता है। यदि आप फोन नहीं उठाते हैं, तो आप 500 रूबल खो देते हैं, क्योंकि सांख्यिकीय रूप से आपने उन्हें किसी भी उत्तर के साथ प्राप्त किया होगा। यदि आप जवाब देते हैं, लेकिन पर्याप्त रूप से मज़ेदार, सकारात्मक या विशेष रूप से, एक ही चीज़ नहीं। प्रत्येक कॉल के मूल्य को समझना सिखाता है कि यह कंपनी के लिए बहुत महत्वपूर्ण है, बहुत अच्छा और तेज है।

वितरण को बुलाओ


एक कॉल तुरंत 3-4 मुक्त ऑपरेटरों के लिए आता है। जो भी पहले फोन उठाता है, वह एक और चप्पल है। हां, कई कंपनियां अनुक्रमिक हस्तांतरण का उपयोग करती हैं, और इसके फायदे हैं, लेकिन प्रयोगों की एक श्रृंखला के बाद, हम अभी भी इस विकल्प पर बसे हैं।

जब तक कि यह एक असाधारण स्थिति न हो, ग्राहक को दूसरे ऑपरेटर के पास नहीं भेजा जाता है। एक अपवाद हमारी त्रुटि की सूचना हो सकती है (तब ग्राहक स्थिति को हल करने के लिए एक पुरानी पारी में बदल जाता है)। दूसरे प्रकार की कॉल अग्रेषण कॉल सेंटर के माध्यम से कॉल किए गए लोगों को अग्रेषित कर रही है। उदाहरण के लिए, काम पर या थोक में। तीसरा मामला तब होता है जब कनेक्शन खो जाता है, उदाहरण के लिए, मेट्रो में: एक और ऑपरेटर फोन उठा सकता है और यदि संभव हो, तो उस ग्राहक पर वापस लौटें जो पहले से ही क्लाइंट से बात कर रहा था।

आउटगोइंग कॉल से पहले, ऑपरेटर ग्राहक के आदेश को ध्यान से देखता है, आउटलेट पर सामान की उपलब्धता की जांच करता है, निकटतम वितरण विकल्पों की गणना करता है और इसी तरह (यह आधा स्वचालित है), इसके अलावा यह अन्य डेटा को कैश करता है जो इसकी मेमोरी और स्क्रीन पर उपयोगी हो सकता है। वाक्यांश "उह, अब मैं देखता हूं, रुको," एक बातचीत में - यह एक जाम है। अधिक ऑपरेटर्स लगाकर मेमोरी ट्रेडऑफ में कुछ समय लगाना बेहतर है, लेकिन साथ ही उत्तरों की सटीकता और गति की गारंटी देता है।

जब ऑर्डर में एक गेम होता है जो उपलब्ध नहीं होता है, तो ऑपरेटर इसका कारण पता करता है और क्लाइंट को बारीकियों को बताता है। उदाहरण के लिए, 2011 की गर्मियों में आग लगने के कारण लकड़ी के जेंगा का आना बंद हो गया - यूरोपीय लोगों ने जंगलों की रक्षा में एक सुंदर इशारा किया। ऑपरेटर को ठीक से पता था कि अगला बैच कब आएगा और इन नंबरों के एनालॉग्स या प्री-ऑर्डर देने के लिए तैयार था। हमारे ज्ञान के आधार में न केवल डेटा है कि कोई उत्पाद नहीं है, लेकिन इस विषय पर आपूर्तिकर्ताओं और खरीदारों से भी टिप्पणी की गई है। वैसे, आपूर्तिकर्ता अक्सर वास्तविकता को सुशोभित करते हैं, और खरीदार अपने डेटा को जोड़ते हैं, वास्तविकता के अनुरूप। उदाहरण के लिए, यदि आपूर्तिकर्ता की विश्वसनीयता गुणांक कम है, तो आपूर्ति पूर्वानुमान को दो सप्ताह के लिए समायोजित किया जाता है ताकि अनावश्यक भ्रम पैदा न हो। इन दो सप्ताह की गणना इस प्रदाता के पिछले अक्षांश से की जाती है। निचला रेखा - ऑपरेटर डेटा प्राप्त करता है और क्लाइंट को न केवल वर्तमान स्थिति के बारे में समझा सकता है, बल्कि खेल के बारे में अधिक बात कर सकता है। यह अक्सर काफी महत्वपूर्ण होता है, जिसमें खरीदारी शामिल है: उदाहरण के लिए, यदि यह निश्चित रूप से ज्ञात है कि आइटम बंद कर दिया गया है, तो ग्राहक इसके लिए इंतजार नहीं करेगा, लेकिन संभवतः एक एनालॉग लेगा या लेन-देन से इंकार कर देगा। अनावश्यक भ्रम पैदा न करें - यह संचार का एक महत्वपूर्ण सिद्धांत है।

इसके अलावा, ऑपरेटर कुछ पूर्व-ऑर्डर करने के लिए "बुकमार्क" को स्वीकार करने के लिए हमेशा तैयार रहता है जो अभी तक नहीं आया है। वह सिस्टम में एक घटना बनाता है जो सामान आने पर आग लगाता है - और हम उस व्यक्ति को सूचित करने या उसे लिखने के लिए कहते हैं।

समय सारिणी


रात भर आने वाले आदेशों को सुबह 12 बजे से पहले संसाधित किया जाना चाहिए - अन्यथा कुछ ग्राहक, जिन्हें कॉल नहीं मिला है, उन्हें कहीं और ऑर्डर किया जाएगा। ऑर्डर प्रोसेसिंग का एक और समय आज के लिए डिलीवरी की समय सीमा के साथ जुड़ा हुआ है, तीसरी अवधि 15 से 18 तक खिड़की के साथ है, जब कॉल की तीव्रता कम हो जाती है, और आप आउटगोइंग कॉल के लिए समय का उपयोग कर सकते हैं। वैसे, अधिकतम आवक - 11 से 15 तक, और फिर - शाम को।

ऑपरेटरों की अनुसूची की गणना गतिशील रूप से हमारे डेटा पर पिछले वर्ष की समान अवधि, वर्तमान रुझानों और विज्ञापन गतिविधि के आधार पर की जाती है। उदाहरण के लिए, जिस दिन हैबे ( एक बार और दो बार ) पर खेलों के बारे में विषयों के बाद एक बढ़ी हुई पारी जारी की गई थी, यह उम्मीद करते हुए - काफी उचित रूप से - हैबरा प्रभाव।

जो स्थानीय शिखर पर ऑपरेटर से सीधे नहीं मिल सकते हैं वे कतारबद्ध हैं। यह कम और कम होता है, लेकिन विशिष्ट है, उदाहरण के लिए, नए साल के लिए। यहां तक ​​कि बढ़े हुए भार के समय में, हम ग्राहक को एक मिनट से अधिक "धीमा" करने की कोशिश नहीं करते हैं, यह कॉल की हानि के साथ भरा हुआ है। वैसे, इस नए साल के लिए, वे सभी जो कंपनी की मौजूदा प्रक्रियाओं के लिए महत्वपूर्ण नहीं हैं, एक बदलाव ले रहे हैं - यह एक मार्गदर्शक है (यदि सब कुछ पहले से तैयार है, तो आपको बस चरम पर देखना होगा - तो क्यों नहीं व्यापार में उतरना चाहिए और कॉल का जवाब नहीं देना चाहिए,) या दुकानों में खड़े हो?) इसके अलावा, ग्राहकों के साथ सीधे संपर्क महत्वपूर्ण आवश्यकताओं में से एक है। केवल बहीखाता आपके कार्यालय को नहीं छोड़ सकता - बाकी कम से कम कभी-कभी सबसे आगे होना चाहिए।

शेड्यूल बनाने में, हमारे स्वयं के आंकड़े प्राप्त होते हैं, लोहे के टुकड़े से प्राप्त होते हैं जिसके माध्यम से सभी कॉल जाते हैं: कितने कॉल, औसत संपर्क कितने समय तक रहता है, कैसे आउटगोइंग काम करता है। प्रत्येक फोन अधिकृत है, इसलिए आप ऑपरेटरों पर विवरण कर सकते हैं: उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विशेष व्यक्ति के लिए कुल टॉक टाइम में एक बड़ा अंतर देखते हैं, तो शिफ्ट पर्यवेक्षक बिल्कुल वही देखता है जो वह करता है। अब हम उपकरणों से नहीं, बल्कि उपयोगकर्ताओं द्वारा प्राधिकरण पर स्विच कर रहे हैं, जो हमें सभी मापदंडों की सटीक निगरानी करने की अनुमति देगा।

दीवारें एक कॉर्पोरेट ब्लॉग के रूप में कार्य करती हैं - इनमें सबसे महत्वपूर्ण डेटा होते हैं जैसे पड़ोसी विभागों के फोन, समाचार ("एक नया उपहार लपेटकर दिखाई दिया है") और अन्य चीजें।

कॉल सेंटर के स्थानों को ऑपरेटरों को नहीं सौंपा गया है, लेकिन सामान्य बैठने के साथ, हर कोई अपने "रिश्तेदारों" को लेता है, आमतौर पर विभिन्न स्टिकर, खिलौनों से सजाया जाता है। अक्सर जगहों के आस-पास किसी स्टोर की आरा पहेलियाँ होती हैं जैसे कि भूलभुलैया की गेंदें, ड्रॉइंग के साथ अलग-अलग नोटबुक आदि।

बढ़े हुए लोड की स्थिति में, कॉल सेंटर पड़ोसी विभागों के स्थानों पर भी कब्जा कर लेता है - हम पहले से ही इस तरह की चोटियों की तैयारी कर रहे हैं, उदाहरण के लिए - नवंबर में हम पहले से ही दिसंबर की बिक्री के लिए विभाग के क्षेत्र में वृद्धि कर रहे हैं।

हम रात में एक जवाब देने वाली मशीन का उपयोग करते हैं जब कोई काम नहीं कर रहा होता है। वैसे, 1 जनवरी को उनके पास एक मनोरंजक घटना थी - उन्हें गलत तरीके से पेश किया गया था, और 4 रातों में उन्होंने क्लाइंट को सामान्य वाक्यांशों के बजाय "आप पहली बार पंक्ति में" कहा था। क्लाइंट ने विशेषज्ञों से एक अपील दर्ज की, लाइन की लंबाई पर आश्चर्यचकित था, दो और पीने में कामयाब रहे, थोड़े से मुस्कराए, दोस्तों के साथ एक टोस्ट उठाया और एक गीत गाया।

कॉल सेंटर संचालक ICQ, Skype, मेल और अन्य चैनलों के माध्यम से सवालों के जवाब देने के लिए भी जिम्मेदार हैं। वे सामाजिक नेटवर्क के साथ सौदा नहीं करते हैं, ये साइट टीम के कार्य हैं, जो, आपके बगल में सही है, ताकि आप हमेशा सामानों पर एक पेचीदा सवाल पूछ सकें।

अपने खाली समय ("शांत" घंटे) में, ऑपरेटर नए खेल खेलते हैं और लाइब्रेरी से किताबें पढ़ते हैं।

जब ऑपरेटर एक जाम बनाता है, तो उसे स्वयं इसे ठीक करना होगा। उदाहरण के लिए, यदि डिलीवरी शाम के लिए निर्धारित की जाती है, ताकि कूरियर समय पर भौतिक रूप से समय पर नहीं पहुंच सके (हालांकि ऑपरेटर ग्राहक को कॉल करने से पहले स्थिति का मूल्यांकन करता है), वह खुद शिफ्ट के बाद सामान देने जाता है। दो महीनों में ऐसा एक मामला कई किंवदंतियों का निर्माण करता है, जो एक तरफ, चौकसता बढ़ाते हैं, और दूसरे पर, यह स्पष्ट करते हैं कि, सिद्धांत रूप में, गलती करने के लिए इतना डरावना नहीं है, हमेशा एक वेतन होगा।

एक ही ग्राहक को बार-बार कॉल करना मुश्किल से ही होता है, लेकिन कभी-कभी इसकी आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, एक जटिल ऑर्डर की स्थिति)। यदि संभव हो, तो वे एक ही ऑपरेटर द्वारा बनाए जाते हैं।

आदेशों का समन्वय हमारे डेटाबेस और क्लाउड अनुप्रयोगों के माध्यम से जाता है जो समझने में मदद करते हैं कि कौन क्या प्रक्रिया करता है।

क्लाइंट पर पहुंचने वाले कोरियर कॉल सेंटर में प्रवेश नहीं करते हैं और खुद को कॉल करते हैं: छोड़ने से पहले और दरवाजे पर दस्तक देने से एक घंटे पहले। छोड़ने से पहले एक कॉल, विशेष रूप से, ग्राहक को एक टेलीफोन नंबर के साथ छोड़ देता है जहां आप बल के मामले में कूरियर के साथ बातचीत कर सकते हैं।

बहुत कम ही, ग्राहक कोरियर के लिए कॉल सेंटर की ओर रुख करते हैं। पिछले छह महीनों में, ऑपरेटर एक मामले को स्पष्ट रूप से याद करते हैं: 29 दिसंबर को, एक बाहरी लॉजिस्टिक्स कंपनी के कूरियर ने व्यक्तिगत रूप से एक पंक्ति में दो पारियों में 50 से अधिक ऑर्डर किए, अंतिम ग्राहक को दिया और अपनी कुर्सी पर सो गया। एक ग्राहक ने हमें फोन करके पूछा कि कैसे शरीर से छुटकारा पाया जाए।

प्रदर्शन का आकलन


सबसे अधिक व्यावसायिक रूप से कुशल ऑपरेटर सबसे कुशल हैं। वे आमतौर पर एक कॉल पर बहुत समय बिताते हैं, अच्छी सिफारिशें देते हैं और आपको सही विकल्प बनाने में मदद करते हैं। एक और महत्वपूर्ण कार्य - ऑपरेटर गलत सामान के खिलाफ बीमा करते हैं। मुझे केवल कुछ अन्य दुकानों के बारे में पता है, जहाँ वे कह सकते हैं कि "इस बात को मत समझो, यह तुम्हें शोभा नहीं देता" - कुछ बेचना नहीं, बल्कि किसी व्यक्ति को खुश रखना महत्वपूर्ण है। अजीब जैसा कि यह रूस के लिए लग सकता है, लेकिन बेचने की इच्छा कम लगती है, बल्कि पूरे, औसत बिल में वृद्धि की ओर जाता है: ग्राहक समझता है कि कुछ उस पर "धोखा" नहीं दिया जा रहा है।

किसी भी नकारात्मक प्रतिक्रिया को दो तरीकों से नियंत्रित किया जाता है: एक तरफ, ग्राहक को स्थिति को हल करने में मदद की जाती है, दूसरी तरफ, यह गणना की जाती है कि क्या हुआ और क्यों हुआ। यदि यह एक मॉडल दोष है, तो इसे अन्य यूनिटों के लिए टिकट में डाल दिया जाता है, यदि कैंट मानव नहीं है, तो वरिष्ठ डेटा प्राप्त करता है। कॉल सेंटर का प्रमुख गैर-मानक स्थितियों और आंकड़ों को देखता है: इसके आधार पर, निर्णय किए जाते हैं कि हमें किसी के साथ भाग लेने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए। दूसरी ओर, ग्राहक अक्सर विशिष्ट लोगों के बारे में सकारात्मक प्रतिक्रिया छोड़ देते हैं - यह बोनस या अन्य गैर-लाभकारी बन्स के लिए एक अवसर है जैसे कि अधिक लचीला शेड्यूल।

इस प्रणाली का एक दूसरा पक्ष है: जब रुम्म्ड गीक्स (जैसे कि एक प्रतिशत से कम) कॉल करते हैं, तो ऑपरेटर हिट की सिफारिश करते हुए उन्हें जटिल खेलों से दूर करने की कोशिश करता है। यह गलत है, क्योंकि गीक्स को पता है कि उन्हें क्या चाहिए। सॉफ्टवेयर के अगले संस्करण के साथ, हम ग्राहक के इतिहास को रखने में सक्षम होंगे, विशेष रूप से, उन लोगों को चिह्नित करने के लिए जो अच्छी तरह से वर्गीकरण में पारंगत हैं। कहानी का नेतृत्व करने का दूसरा कारण बच्चे की उम्र जानना है, अगर खेल उसके लिए हैं: उम्र के साथ, प्राथमिकताएं बदल जाती हैं, और अधिक सटीक सिफारिशें तैयार करना संभव है।

ऑपरेटर कैसे चुनें?


एक विक्रेता के रूप में: दुनिया के लिए खुशी लाने की इच्छा के साथ एक मिलनसार सकारात्मक व्यक्ति। कॉल सेंटर के लिए एकमात्र चीज अभी भी महत्वपूर्ण आवाज है और सही भाषण की आवश्यकता है। जो व्यक्ति "रिंग" कहता है, उसे अन्य लाभों के बावजूद हमारे पास जाने का मौका नहीं मिलता है।

लिंग द्वारा कोई विशेष प्राथमिकताएं नहीं हैं: लड़कियां बेहतर सलाह और सलाह दे सकती हैं (लगभग सभी लड़कियों को बेचने वाले पैदा होते हैं, उन्हें पढ़ाने की आवश्यकता नहीं होती है)। लोग आम तौर पर अधिक विशिष्ट होते हैं और अधिक सटीक सिफारिशें दे सकते हैं। सामान्य तौर पर, प्रभाव लगभग समान होता है।

क्या मैं पिज्जा को कॉल और ऑर्डर कर सकता हूं?


जब सेवा की बात आती है, तो कई लोग पिज्जा कॉल के बारे में अपने उदाहरण के साथ ज़प्पोस के जूते को याद करते हैं - और विक्रेता से सुझाव लेते हैं कि पिज़्ज़ेरिया कैसे खोजना है। हम घर पर इस तरह के दृष्टिकोण की शुरुआत कर रहे हैं, लेकिन अभी इसके सफल होने की संभावना नहीं है। 3-4 महीनों के बाद - सबसे अधिक संभावना है, हां।

Source: https://habr.com/ru/post/In142738/


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