निःशुल्क और मुक्त स्रोत सॉफ्टवेयर पर आधारित SADs

आईटी प्रौद्योगिकियों के क्षेत्र में कई दबाव समस्याओं के लिए सॉफ्टवेयर समाधानों के सक्रिय विकास के संबंध में, जो वर्तमान में गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में व्यापक रूप से उपयोग किए जाते हैं, मुख्य रूप से विनिर्माण, छोटे व्यवसाय, शिक्षा और कई अन्य जैसे महत्वपूर्ण हैं। ऊपर से हर जगह, विभिन्न प्रामाणिक कृत्यों, बयानों, अनुबंधों और अन्य कागज दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है।

अब, यह एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए एक उद्यम (संस्थान) को स्थानांतरित करने के लिए एक बहुत ही फैशनेबल प्रवृत्ति बन रही है। यह न केवल फैशनेबल है, बल्कि व्यावहारिक और सुविधाजनक भी है।

इस संबंध में, ऐसी कंपनियां हैं जो अपने सॉफ़्टवेयर उत्पाद - ईडीएमएस प्रदान करती हैं, जो कभी-कभी अपनी कीमतों के साथ चौंकाने वाले होते हैं। हालांकि, सब कुछ इतना बुरा नहीं है, क्योंकि सक्रिय और निःस्वार्थ लोगों के लिए धन्यवाद, मुक्त और खुले उत्पादों का जन्म होता है। मेरे विचार में, EDMS: NauDoc और Alfresco, इसके दो उदाहरण हो सकते हैं।




NauDoc , NAUMEN द्वारा विकसित कार्यालय कार्य, वर्कफ़्लो और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन के लिए एक सॉफ्टवेयर उत्पाद है। नौडॉक आपको कार्यों की प्रगति के बारे में व्यापक जानकारी प्राप्त करने, दस्तावेजों के प्रसंस्करण का प्रबंधन करने और प्रदर्शन अनुशासन की निगरानी करने की अनुमति देता है।

नौडॉक का उपयोग करते हुए, भूमिकाओं पर आधारित अधिकारों के भेदभाव के साथ दस्तावेजों के एकल भंडार को व्यवस्थित करना संभव है, जो कर्मचारियों को किसी भी समय दस्तावेजों तक पहुंचने और कार्यस्थल पर दस्तावेज़ धारक की उपस्थिति की परवाह किए बिना सभी आवश्यक जानकारी जल्द से जल्द प्राप्त करने की अनुमति देता है। पंजीकरण लॉग आपको आने वाले, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों को दर्ज करने की अनुमति देता है, उद्यम के भीतर दस्तावेजों की कागजी प्रतियों की आवाजाही पर नज़र रखता है।

अनुशासन प्रदर्शन के लिए कंट्रोल टूल्स की उपलब्धता, आपको सिस्टम में कर्मचारियों को कार्य सौंपने, उनके कार्यान्वयन पर नज़र रखने, समय सीमा तय करने, अनुमोदन के लिए दस्तावेज़ भेजने और सिस्टम के अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए समीक्षा के लिए सहमत दस्तावेज़ भेजने की अनुमति देता है। दस्तावेज़ श्रेणियों के लिए जीवन चक्र सेट करना आपको विशिष्ट दस्तावेज़ आंदोलन मार्गों को निर्दिष्ट करने, उनके स्वचालित रूटिंग और कार्यों के असाइनमेंट को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है।

दस्तावेजों और कार्यों के साथ सभी क्रियाएं वेब-इंटरफ़ेस के माध्यम से की जाती हैं, जो आपको दुनिया में कहीं से भी सिस्टम से कनेक्ट करने की अनुमति देती है, जिससे दूरस्थ शाखाओं और मोबाइल कर्मचारियों सहित संगठन का एक ही जानकारी स्थान बनता है।

प्रणाली की तकनीकी विशेषताएं

* 100% वेब-आधारित इंटरफ़ेस आपको दुनिया में कहीं से भी सिस्टम से कनेक्ट करने की अनुमति देता है, संगठन, इसकी दूरस्थ शाखाओं और मोबाइल कर्मचारियों के लिए एक ही सूचना स्थान बनाता है।
* सिस्टम ABBYY FineReader Scripting Edition पाठ स्कैनिंग और मान्यता सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत है;
* सिस्टम बाहरी निर्देशिका सेवाओं, जैसे LDAP या Microsoft सक्रिय निर्देशिका में उपयोगकर्ताओं के प्रमाणीकरण और प्रमाणीकरण की अनुमति देता है;
* इस प्रणाली में इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (EDS) के साथ काम करने के लिए एक मॉड्यूल है और Microsoft CryptoAPI इंटरफ़ेस का समर्थन करने वाले किसी भी क्रिप्टोग्राफ़िक प्रदाता के EDS का उपयोग करने की संभावना शामिल है।

NauDoc इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की विशेषताएं

* संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के साथ काम का सरलीकरण।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक पूर्वनिर्धारित टेम्पलेट के अनुसार बनाए जाते हैं। दस्तावेज़ बनाते समय, उपयोगकर्ता को केवल दस्तावेज़ के पंजीकरण कार्ड में विवरण निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होती है, ये मान स्वचालित रूप से दस्तावेज़ के पाठ में जोड़ दिए जाएंगे। यदि आवश्यक हो, तो आप उपयोगकर्ता को टेम्प्लेट के पाठ को बदलने की अनुमति दे सकते हैं।
प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए, विवरणों का एक विशिष्ट सेट सेट किया जा सकता है (उपयोगकर्ता द्वारा "टेक्नोलॉजिस्ट" के अधिकारों के साथ अपेक्षित कार्ड आसानी से बदले जा सकते हैं)।
दस्तावेज़ बनाए जाने के बाद, कर्मचारी इसे संगठन द्वारा अपनाई गई प्रक्रिया के अनुसार व्यक्तियों के एक निश्चित सर्कल में अनुमोदन के लिए भेजता है।
अनुमोदन प्रक्रिया को सिस्टम में संग्रहीत किया जाता है: नियामक समय सीमा स्वचालित रूप से नियंत्रित होती है, जिम्मेदार व्यक्तियों को सूचित किया जाता है और दस्तावेज़ अनुमोदन प्रक्रिया को अधिसूचित किया जाता है
दस्तावेज़ के साथ काम के एक निश्चित चरण में दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से पत्रिका में पंजीकृत किया जाता है: दस्तावेज़ को एक पंजीकरण संख्या सौंपी जाती है और पंजीकरण की तारीख तय की जाती है।

* प्रक्रिया प्रबंधन।

NauDoc आपको कंपनी के उत्पादन या प्रबंधन प्रक्रियाओं से जुड़े वर्कफ़्लो को स्वचालित करने की अनुमति देता है। प्रत्येक प्रक्रिया के लिए, सिस्टम में इसकी प्रस्तुति को अनुकूलित करना संभव है, जिसमें व्यक्तिगत चरण, निर्णय निर्माता और नियामक समय सीमा शामिल है। नाउडॉक में उपलब्ध रिपोर्टिंग उपकरण आपको इस बात पर नियंत्रण करने की अनुमति देते हैं कि प्रत्येक प्रक्रिया किस चरण में स्थित है, बाधाओं को खोजने और जिम्मेदार व्यक्तियों की पहचान करने के लिए, जिसके कारण निर्धारित समयसीमा में व्यवधान होता है। एकत्रित आंकड़ों के आधार पर, परिवर्तन करने से पहले प्रक्रिया का विश्लेषण किया जा सकता है।

* अधिकारियों द्वारा दस्तावेजों को देखने के लिए प्रक्रिया का सरलीकरण।

दस्तावेज़ बनाए जाने के बाद, कर्मचारी इसे संगठन द्वारा अपनाए गए दस्तावेज़ों के अनुमोदन के लिए प्रक्रिया के अनुसार व्यक्तियों के एक निश्चित सर्कल में देखने के लिए भेजता है।
सामूहिक कार्य में, सभी कार्यों को दस्तावेज़ की एक ही प्रति के साथ किया जाता है। नाउडॉक उपयोगकर्ता जो दस्तावेज़ पर सहमत होते हैं, वे विज़िंग प्रक्रिया के दौरान दस्तावेज़ तक पहुंच प्राप्त करते हैं।
किसी भी स्तर पर, विज़ियर के नाम और स्थिति और दस्तावेज़ की दृष्टि के सटीक समय के साथ एक समन्वय रिपोर्ट बनाई जा सकती है।

* सिस्टम में इलेक्ट्रॉनिक और पेपर दस्तावेजों को पंजीकृत करने की क्षमता।

दस्तावेज़ के साथ काम के एक निश्चित चरण में दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से पत्रिका में पंजीकृत किया जाता है।
पेपर दस्तावेज़ों के लिए, सिस्टम में एक विशेष इलेक्ट्रॉनिक कार्ड बनाया जाता है; स्कैनिंग द्वारा प्राप्त दस्तावेज़ की एक ग्राफिक छवि कार्ड से जुड़ी हो सकती है।

* विवरण और सामग्री द्वारा दस्तावेजों के लिए खोज का त्वरण।

नौडॉक आपको किसी विशेष विशेषता के मूल्य (उदाहरण के लिए, पंजीकरण संख्या या संक्षिप्त विवरण) द्वारा एक दस्तावेज़ को जल्दी से खोजने की अनुमति देता है।
सिस्टम आपको दस्तावेजों की सामग्री या संलग्न फाइलों की सामग्री की खोज करने की अनुमति देता है।

* इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार के साथ काम करें।

NauDoc आपको कंपनी के मेल सर्वर के माध्यम से ई-मेल प्राप्त करने और भेजने के लिए आने वाले और बाहर जाने वाले पत्राचार के साथ काम करने की अनुमति देता है। प्रत्येक पत्र को एक नियमित दस्तावेज के रूप में सिस्टम में संसाधित किया जाता है।

इनकमिंग मेल को संसाधित करते समय, सचिव को पत्र भेजे जाते हैं, जो आने वाले मेल जर्नल में उन्हें पंजीकृत करता है। दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से पंजीकरण संख्या सौंपी जाती है। तैयारी के बाद, संगठन द्वारा अपनाई गई प्रक्रिया के अनुसार दस्तावेज़ को सिर के लिए रिज़ॉल्यूशन के लिए भेजा जाता है। विचार के बाद, दस्तावेज़ को संगठन के कर्मचारियों की समीक्षा या निष्पादन के लिए भेजा जाता है।

आउटगोइंग पत्राचार को संसाधित करते समय, कर्मचारी संगठन द्वारा अपनाए गए टेम्प्लेट के अनुसार एक पत्र बनाता है, संगठन द्वारा अपनाई गई प्रक्रिया के अनुसार, इसे अनुमोदन के लिए भेजता है। दस्तावेज़ की मंजूरी के बाद, यह स्वचालित रूप से सचिव को भेजा जाता है। सचिव पत्र को पत्रिका में पंजीकृत करता है और ई-मेल द्वारा भेजता है। इस स्थिति में, सभी दस्तावेज़ सिस्टम में सहेजे जाते हैं और खोज के लिए उपलब्ध हैं।

* एक कॉर्पोरेट वेब पोर्टल और कंपनी की वेबसाइट का निर्माण।

नाउडॉक आपको इंटरनेट और इंट्रानेट साइट बनाने और सामग्री (सीएमएस कार्यक्षमता) के प्लेसमेंट का प्रबंधन करने की अनुमति देता है। सामग्री में दस्तावेज़, ग्राफिक्स और अन्य NauDoc ऑब्जेक्ट शामिल हो सकते हैं।
अंतर्निहित WISYWIG संपादक, संस्करण नियंत्रण में साइट पृष्ठों का सुविधाजनक विकास और संपादन।
समाचार, प्रोफाइल और चुनावों के प्रकाशन का प्रबंधन करें।
साइट पृष्ठों के डिजाइन को विकसित करने और बदलने के लिए अंतर्निहित विशेषताएं।
साइट के अनुभागों में केंद्रीकृत अभिगम नियंत्रण, साइट पर प्रकाशित करने से पहले दस्तावेजों के समन्वय की क्षमता।
NauDoc 2 संस्करणों में मौजूद है: NauDoc Free और NauDoc Enterprise (आप आधिकारिक वेबसाइट पर व्यावसायिक संस्करण प्रदान करता है, इसके बारे में पता कर सकते हैं; आपको पोस्ट के अंत में सभी लिंक मिल जाएंगे)



अल्फ्रेस्को पश्चिम में सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और परियोजना प्रबंधन प्रणालियों में से एक है। यह मोटे तौर पर कोड के खुलेपन (पूर्ण ओपन सोर्स) और काम की स्थिरता के साथ अधिकांश ओपन-सोर्स उत्पादों से अंतर और किसी भी आकार के व्यावसायिक कार्यों को स्केल करने की क्षमता के कारण होता है। यह आश्चर्य की बात नहीं है, क्योंकि "पिता" और अल्फ्रेस्को प्रणाली के मुख्य डिजाइनर जॉन न्यूटन हैं, जो कि डॉक्यूमेंटम के नेताओं और सह-मालिकों में से एक हैं, जो उद्यम-व्यापी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के बाजार में दुनिया के नेता हैं। एक्टीविज़न, अमेरिकन स्टॉक एक्सचेंज, सिस्को, इलेक्ट्रॉनिक आर्ट्स इत्यादि जैसे सिस्टम सफलतापूर्वक सिस्टम के साथ काम करते हैं। सिस्टम लगभग किसी भी प्लेटफ़ॉर्म पर और किसी भी डेटाबेस पर काम कर सकता है। कई अल्फ्रेस्को सिस्टम आसानी से लाखों संग्रहीत दस्तावेज़ों और हजारों उपयोगकर्ताओं के भार का सामना करते हैं।

रूस में प्रणाली की कम लोकप्रियता इस तथ्य के कारण है कि हाल ही में जब तक अल्फ्रेस्को उपयोगकर्ताओं के लिए समर्थन और प्रशिक्षण के कार्यान्वयन के लिए पेशेवर सेवाएं प्रदान करने में सक्षम कंपनियां नहीं थीं।

अल्फ्रेस्को के लाभ

अल्फ्रेस्को एक ईडीएमएस है जो वेब एक्सेस के साथ है। यह सुविधाजनक है क्योंकि:
* उपयोगकर्ताओं की मशीनों पर अतिरिक्त P.O लगाने की कोई आवश्यकता नहीं है;
* क्लाइंट P.O को अपडेट करने में कोई समस्या नहीं है।
* दुनिया में कहीं से भी काम करना संभव है, जिसमें मोबाइल डिवाइस भी शामिल हैं;
* अल्फ्रेस्को में सबसे उन्नत वेब-इंटरफ़ेस है: सुविधाजनक तेज और सुंदर।

लेकिन अल्फ्रेस्को सहित यूरोपीय और अमेरिकी ईडीएमएस ने 3 साल पहले ही वेब-आधारित इंटरफेस पर मुख्य दांव लगाना बंद कर दिया था। बेशक, इसके लिए समर्थन है, लेकिन इसका उपयोग दस्तावेजों तक दूरस्थ पहुंच और अधिक के लिए किया जाता है।

क्योंकि जब कोई व्यक्ति किसी वीपीएन नेटवर्क से जुड़े कार्यालय या शाखा में होता है, तो सामान्य तरीके से फ़ोल्डर्स और फाइलों के साथ काम करने से ज्यादा सुविधाजनक और सरल कुछ नहीं होता है। कार्यालय अनुप्रयोगों में दस्तावेजों को संपादित करें। लोगों को इस तरह से काम करने की आदत है, वे जानते हैं कि कैसे काम करना है और इस तरह से काम करना होगा। और किसी भी अन्य इंटरफेस का उपयोग, यहां तक ​​कि वेब, समझने योग्य जलन का कारण बनता है, काम की गति में कमी, और परिणामस्वरूप, कार्यान्वयन की तोड़फोड़।

लेकिन मानक फ़ोल्डर और फ़ाइलों के साथ कैसे काम करें, क्योंकि वे संस्करण का समर्थन नहीं करते हैं, भूमिका द्वारा नियंत्रण का नियंत्रण, मार्ग, आदि?

समाधान लंबे समय से पाया गया है और इसका उपयोग यूरोपीय और अमेरिकी ईडीएस में किया जाता है! कल्पना करें कि आपके डेस्कटॉप पर 2 फ़ोल्डर हैं (या एक अलग संख्या में फ़ोल्डर्स, यह सिर्फ एक उदाहरण है):
"विचार के लिए दस्तावेज"
कॉर्पोरेट दस्तावेज़

पहले वाला खोल दो। 3 दस्तावेज हैं। आप जानते हैं कि यदि वे वहां हैं, तो आपको उन पर निर्णय लेना चाहिए। उन्हें डबल क्लिक के साथ सामान्य एमएस वर्ड में खोलें। और, लो और निहारना, आप न केवल दस्तावेज़ के पाठ को पढ़ सकते हैं, बल्कि किसी भी संस्करण को खोल सकते हैं, टिप्पणियां पढ़ सकते हैं, निर्णय ले सकते हैं और एमएस वर्ड (एमएस एक्सेल, एमएस पावर प्वाइंट) से कहीं भी जाने के बिना मनमाना व्यक्तियों के लिए दस्तावेज भेजने के लिए विचार कर सकते हैं। इसके अलावा, वहाँ आप अपने कार्यों को देखते हैं, इनकमिंग और आउटगोइंग।

अनुमोदन के लिए एक नया अनुबंध बनाने और लॉन्च करने की आवश्यकता है? कुछ भी आसान नहीं है। एमएस वर्ड में एक दस्तावेज बनाएं और सीधे मानक मार्ग के साथ वहां से भेजें। या पहले एक फ़ाइल बनाएं और उसे कॉर्पोरेट दस्तावेज़ / ड्राफ्ट अनुबंध फ़ोल्डर में कॉपी करें। दस्तावेज़ को तुरंत EDMS में दर्ज किया जाएगा और मानक मार्ग के साथ भेजा जाएगा।

वेब इंटरफ़ेस को भी कोई नहीं छोड़ता है। अल्फ्रेस्को वेब इंटरफेस में, आप इन सभी कार्यों और बहुत कुछ कर सकते हैं। दस्तावेज़ों और कार्यों के साथ जटिल समूह संचालन करने और रिपोर्ट तैयार करने के लिए फ़ोन या लैपटॉप से ​​त्वरित पहुंच के लिए वेब व्यापार यात्राओं पर सुविधाजनक है।

अल्फ्रेस्को के 2 प्रमुख संस्करण हैं: सामुदायिक संस्करण और एंटरप्राइज़ संस्करण।

सामुदायिक संस्करण पूरी तरह से मुफ़्त है, किसी भी कंपनी में डाउनलोड और इंस्टॉल किया जा सकता है। हालाँकि, अल्फ़्रेस्को उपयोगकर्ता समुदाय के सदस्यों की स्वैच्छिक सहायता के अलावा इस प्रणाली का कोई समर्थन नहीं है। लेकिन इसके बावजूद, समुदाय के संपादक यूरोप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए सबसे आम विकल्पों में से एक बने हुए हैं। सिस्टम सर्वर या क्लाउड पर एक क्लस्टर होस्ट करने की क्षमता का समर्थन करता है, जिससे 10 और 10,000 उपयोगकर्ताओं के लिए एक अच्छी तरह से योग्य समाधान हो सकता है। अंतर्निहित डेटाबेस: MySQL और PostgreSQL।

एंटरप्राइज एडिशन सिस्टम का एक औद्योगिक संस्करण है जो शक्तिशाली ओरेकल या एमएस SQL ​​डेटाबेस के नियंत्रण में चलता है। ऐसी प्रणालियों को अल्फ्रेस्को द्वारा प्रमाणित किया जाता है और सिस्टम उपयोगकर्ताओं को सिस्टम, समर्थन और अपडेट के स्थिर संचालन के लिए गारंटी के साथ प्रदान किया जाता है।

अल्फ्रेस्को प्रणाली की मुख्य विशेषताएं

* पूर्ण वेब-इंटरफ़ेस;
* पूर्ण-पाठ दस्तावेज़ खोज;
* LDAP, शेयरपॉइंट, MS ऑफिस, ईमेल, फ़ायरफ़ॉक्स और IE, Google गैजेट के साथ एकीकरण;
* दस्तावेजों का संस्करण;
* संस्करणों की तुलना;
* दस्तावेजों के लिए लचीली भूमिका-आधारित पहुंच;
* व्यापार प्रक्रियाओं के ग्राफिकल संपादक के लिए समर्थन JBoss jBMP;
"निर्माण विज़ार्ड" का उपयोग करके बनाए गए सरल वर्कफ़्लो के लिए समर्थन;
* निर्मित परियोजना प्रबंधन प्रणाली माइक्रोसाइट्स पर आधारित है।

निष्कर्ष
अंतिम निर्णय, जिस पर हर एक सिस्टम चुनने का फैसला करता है, हालांकि, अंत में मैं नौडॉक के बारे में एक सिफारिश दूंगा : सबसे पहले, सिस्टम काफी सुविधाजनक है और इसमें काफी सरल इंटरफ़ेस है। दूसरे, यह जल्दी से बिना किसी "नाचने के साथ नृत्य" पर डाल दिया जाता है (अल्फ्रेस्को के साथ आपको थोड़ी परेशानी उठानी होगी और मैनुअल को "पेंट" करना होगा)। तीसरा, यह रूसी भाषा के लिए आधिकारिक समर्थन है (जो महत्वहीन नहीं है!), क्योंकि यह रूस में विकसित किया जा रहा है, जो अल्फ्रेस्को के बारे में नहीं कहा जा सकता है (रूसी भाषा है, लेकिन समर्थन उत्साही लोगों द्वारा प्रदान किया गया है)।

पुनश्च: कई अन्य खुले और मुफ्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियां हैं, लेकिन विचार के लिए मैंने दो चुने हैं, मेरी राय में, इस क्षेत्र में नेता।
PPS: मुझे नहीं पता था कि विषय को किस अनुभाग में स्थानांतरित करना है, क्योंकि मुझे "SEDs" या "ECM" नाम के साथ एक खंड नहीं मिला (हैबर प्रशासन के लिए इस बारे में सोचने का कारण है), इसलिए वह यहां समाप्त हो गया।

सूत्रों का कहना है

www.doc-online.ru
www.naudoc.ru
www.alfresco.com
wiki.alfresco.com
myalfresco.blogspot.com
www.sql.ru/Forum