परियोजना बनाम विभाग

मैट्रिक्स संगठन संरचना वाली कंपनियों में, परियोजना प्रबंधकों और विभागों के बीच समय-समय पर टकराव होता है। मानव संसाधनों के लिए संघर्ष (बाद में संसाधनों के रूप में संदर्भित), कार्यों को पूरा करने के लिए समय सीमा और उनकी प्राथमिकता, जिम्मेदारी और निर्णय लेने के बारे में विवाद, और इसी तरह। यदि आपकी कंपनी के पास यह नहीं है, तो आप नियम की पुष्टि करने वाले भाग्यशाली अपवाद हैं।

कुछ नेताओं का मानना ​​है कि मैट्रिक्स संरचना में उत्पन्न होने वाले संघर्ष सबसे इष्टतम समाधानों की खोज में योगदान करते हैं, क्योंकि दोनों पक्षों के हितों पर विचार किया जाता है। लेकिन एक ही समय में, मैट्रिक्स द्वारा उत्पन्न संघर्ष कार्यों के पूरा होने की समय सीमा को पूरा करने में विफलता और उत्पादकता और दक्षता में गिरावट का कारण है।

विभागों को समाप्त न होने देने के अच्छे कारण हैं ताकि सभी संसाधन परियोजनाओं में लग सकें। सबसे पहले, परियोजना के पूरे जीवन के लिए सभी विशेषज्ञों की आवश्यकता नहीं होती है, और आपको यह तय करने की आवश्यकता होती है कि कार्य समाप्त होने पर उनके साथ क्या करना है। दूसरे, परियोजना प्रबंधक न केवल सही विशेषज्ञों को रखने के लिए पर्याप्त सक्षम हो सकता है, बल्कि बाद में कंपनी में अपनी क्षमता के विकास में संलग्न हो सकता है। तीसरा, समस्याओं को हल करने की शुद्धता का आकलन करने के लिए नेता पर्याप्त सक्षम नहीं हो सकता है।

समस्या को हल करने की कुंजी परियोजनाओं और विभागों के बीच सही बातचीत का निर्माण करना है। इसके लिए एक सक्षम दृष्टिकोण है, जिसके लिए मैं आईटी में पिछले एक दशक से अधिक काम कर रहा हूं।

यदि आप स्टीव जॉब्स नहीं हैं और "दुनिया को बदलना" नहीं है तो कंपनी का उद्देश्य क्या है? ज्यादातर कहेंगे कि पैसा कमाना। यह व्यवसाय के बारे में किसी भी पुस्तक में लिखा गया है। इस तथ्य को अक्सर विभागों और परियोजनाओं के बीच शक्तियों और जिम्मेदारियों के अलगाव में अनदेखा किया जाता है।

बस परियोजना ड्राइविंग बल है जो उत्पाद / सेवा बनाता है और कंपनी को लाभ लाता है। एक प्रोजेक्ट एक कन्वेयर है जो उत्पाद बनाने के लिए विभिन्न संसाधनों का उपयोग करता है। नतीजतन, शक्तियों और जिम्मेदारियों के वितरण को निर्देशित किया जाना चाहिए, सबसे पहले, परियोजना का समर्थन करने के लिए। संसाधनों को परियोजना के लिए पूरी तरह से आवंटित किया जाना चाहिए, और विभागों में कार्यों पर छिड़काव नहीं किया जाना चाहिए। क्यों? यहाँ तर्क हैं।

कार्य विभाग के माध्यम से चला जाता है

जब कोई कार्य किसी विभाग को सौंपा जाता है, तो वह कार्य के बैकलॉग को गिरा देता है। परियोजना प्रबंधक को विभाग के प्रमुख को यह बताने के लिए बहुत प्रयास करना चाहिए कि उसका कार्य सर्वोच्च प्राथमिकता का क्यों है।

यह पता चला है कि परियोजना विभाग प्रमुख द्वारा व्यक्तिगत प्राथमिकता पर निर्भर होना शुरू होती है। यह समस्याओं को सुलझाने के समय के साथ अनिश्चितता की ओर जाता है, क्योंकि एक अन्य परियोजना एक ऐसा काम कर सकती है जिसे वे अधिक महत्वपूर्ण मानते हैं। यह दृष्टिकोण इस तथ्य की ओर जाता है कि समस्या को हल करने के लिए कुल समय वास्तव में उस पर खर्च किए गए समय से काफी अधिक हो सकता है। परियोजना प्रबंधक के लिए, यह सरासर नरक है - विभागों के बीच कार्यों का समन्वय करना और उनकी निर्भरता को ध्यान में रखना। मैं ऐसी परिस्थितियों में एक सटीक परियोजना योजना कैसे बना सकता हूं!

एक परियोजना के लिए एक कार्य संसाधन का आंशिक आवंटन

मेरे लिए, सबसे हास्यास्पद स्थिति एक निश्चित समय के लिए किसी परियोजना के लिए संसाधन का आवंटन है। उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजर को बताया जाता है कि "केवल 70% संसाधन आपकी परियोजना को आवंटित किया जाता है, और अन्य 30% दूसरे को जाता है।" इस तथ्य को सही ठहराते हुए कि "न केवल आपकी परियोजना में कार्य हैं"। यह दृष्टिकोण इस तथ्य की ओर जाता है कि एक "असंतुष्ट" परियोजना के बजाय, हमें दो मिलते हैं, क्योंकि उनके कार्य आपसी समय सीमा को प्रभावित करते हैं।
मेरा प्रोजेक्ट दूसरे पर निर्भर क्यों होना चाहिए? कौन सा बेहतर है: एक परियोजना, समय पर किया गया, या दो परियोजनाएं, समय में स्थानांतरित कर दी गईं? यदि संसाधनों की कमी है, तो आपको हर जगह समय पर होने की कोशिश करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन बहुत कम। एक परियोजना की जरूरतों को पूरी तरह से बंद करना और दूसरे के लिए संसाधनों की तलाश करना आवश्यक है।

सूचना अंतरण लागत

बजट और परियोजना की योजना तैयार करते समय, प्रबंधक आवश्यक संसाधनों और उस अवधि को निर्धारित करता है जिसके लिए उनकी आवश्यकता होती है। उसी समय, किसी को बाहरी निर्भरता, क्रय उपकरण, सॉफ्टवेयर और सेवाओं की लागत के बारे में नहीं भूलना चाहिए। लेकिन लगभग कोई भी खर्च की महत्वपूर्ण वस्तु को ध्यान में नहीं रखता है, जो परियोजना को बहुत प्रभावित करता है।

जाहिर है, एक कमरे में स्थित आवंटित संसाधनों के साथ एक परियोजना तेजी से और कम लागत पर एक परियोजना से पूरी हो जाएगी जिसमें कार्यों को विभागों में स्थानांतरित किया जाता है। ऐसा क्यों? एलिस्टेयर कोबर्न ने बताया कि कैसे टीम के सदस्यों का स्थान और परियोजना में उनका विसर्जन जानकारी की एक इकाई को प्रसारित करने की लागत को प्रभावित करता है। यदि संसाधन परियोजना को आवंटित किया गया है और उसके पास पर्याप्त संदर्भ है, तो उस कार्य का वर्णन करने के लिए उसे विभाग के अंदर संसाधन की तुलना में कम जानकारी स्थानांतरित करने की आवश्यकता है। सूचना की हस्तांतरित राशि सीधे परियोजना की अवधि, और इसलिए बजट को प्रभावित करती है।

यह जानने की कोशिश करें कि आप खुद को सूचना प्रसारित करने में कितना समय देते हैं। और यह कैसे बेहतर होगा।

परियोजना के लिए जुनून

स्टार्टअप्स को देखते हुए, जिसमें हर कोई रचनात्मक उत्साह के एक ही विस्फोट में काम करता है, टीम के सदस्यों का समर्पण सीधे परियोजना की सफलता को प्रभावित करता है। यदि आप विभाग के कर्मचारी हैं और आज वे आपको एक परियोजना से एक कार्य दे रहे हैं, और दूसरे से कल। परियोजना में खुद को विसर्जित करने का समय नहीं है, आप सुविधाओं के कार्यान्वयन के लिए एक मशीन बन जाते हैं, न कि इसे आगे बढ़ाने वाले व्यक्ति।
यदि प्रोजेक्ट मैनेजर चाहता है कि प्रोजेक्ट प्रतिभागियों को इस काम को चलाने और ड्राइव करने की इच्छा हो, तो उन्हें प्रोजेक्ट में लंबे समय तक शामिल रहना होगा। इसलिए वे अपने काम और परियोजना की सफलता के बीच संबंध महसूस करेंगे। उनकी व्यक्तिगत सफलता परियोजना की सफलता के लिए समान होगी, और इसके विपरीत।

चुस्त

एक फुर्तीली परियोजना के लिए, विभागों में कार्यों को स्थानांतरित करना इस पद्धति के बहुत सार को मारता है क्योंकि ठेकेदार पहले से अज्ञात है और एक टीम बनाना असंभव है। एक अपवाद है, जब पूरी टीम विभाग में होती है और कम से कम विभाग के भीतर परियोजना को आवंटित किया जाता है।

एकदम सही प्रोजेक्ट

अधिकतम दक्षता और उच्च उत्पादकता के साथ सही प्रोजेक्ट प्राप्त करने के लिए, आपको एक कन्वेयर बनाने की आवश्यकता है, जिस पर कार्य निर्बाध रूप से "टू डू" से "पूरा" हो। और इसके लिए, परियोजना को सभी आवश्यक संसाधनों से लैस किया जाना चाहिए। विभागों में कार्यों को स्थानांतरित करने का पारंपरिक दृष्टिकोण एक कन्वेयर के निर्माण में बाधा डालता है, और इसलिए, दक्षता और उत्पादकता।

बिल्कुल सही विभाग

एक आदर्श विभाग में तीन मुख्य कार्य होने चाहिए:
- सबसे अच्छा किराया
- कर्मचारियों का निरंतर विकास सुनिश्चित करना
- परियोजना पर समस्या समाधान का सर्वोत्तम स्तर प्रदान करना