अभिलेख प्रबंधन में वर्तमान रुझान, भाग 1

अनुवादक से । इलेक्ट्रॉनिक संग्रह और रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली विकसित करते समय, हम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक भंडारण के क्षेत्र में वर्तमान रुझानों के लिए समर्पित सभी प्रकाशनों की सावधानीपूर्वक निगरानी करते हैं। हमने हाल ही में एक ओपनटेक्स्ट रिकॉर्ड प्रबंधन विशेषज्ञ मार्क मेंडल द्वारा इंटरनेट पर एक लेख पाया। लेख विदेशी प्रथा के आधार पर लिखा गया है, जो वर्तमान रूसी वास्तविकताओं से काफी हद तक दूर है, लेकिन निस्संदेह रुचि है, क्योंकि यह कुछ रुझानों की आशंका है जो हमें अभी भी वास्तविक भविष्य में सामना करना है। अब तक, लेख का पहला भाग सूचना और छवियों के प्रसंस्करण के लिए एसोसिएशन की वेबसाइट पर प्रकाशित किया गया है। साइट पर पोस्ट होते ही हम दूसरे भाग का अनुवाद अवश्य करेंगे।


पिछले कुछ वर्षों में, मैं इस निष्कर्ष पर पहुंचा हूं कि सभी नवीनतम परिवर्तनों के संबंध में, हमारा उद्योग गुणात्मक रूप से नए स्तर पर पहुंच गया है। परिवर्तन नए बाजार विकास कारकों के उद्भव के साथ-साथ इस तथ्य से जुड़े हैं कि विक्रेताओं ने नए समाधान प्रस्तावित किए हैं जो आज की आवश्यकताओं को पूरा करते हैं।

इस लेख के पहले भाग में, बाजार के विकास के नए कारकों पर विचार किया जाएगा। दूसरे भाग में, हम यह विश्लेषण करने का प्रयास करेंगे कि इन कारकों ने पेशेवर समुदाय को कैसे प्रभावित किया है।

eDiscovery

संघीय नागरिक मुकदमेबाजी नियमों की आवश्यकता है कि एक परीक्षण में सभी दस्तावेजों को सत्यापित करने की क्षमता है। यह इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत दस्तावेजों पर भी लागू होता है। EDiscovery प्रक्रियाओं में सबसे महत्वपूर्ण प्रकार की इलेक्ट्रॉनिक सामग्री ईमेल है। त्वरित संदेश, ध्वनि मेल, प्रतियां, ड्राफ्ट, व्यक्तिगत पत्राचार - यह सब जांच और सत्यापित किया जा सकता है। इस स्थिति में, यह बिल्कुल भी मायने नहीं रखता है कि सामग्री की रिकॉर्ड स्थिति है: रिकॉर्ड स्थिति की परवाह किए बिना सब कुछ जांचा और सत्यापित किया जा सकता है।

दस्तावेजों पर शोध करने की लागत बहुत अधिक है। परीक्षण में इस या उस दस्तावेज की अनुपस्थिति भी बहुत गंभीर परिणाम हो सकती है: प्रतिबंध, जुर्माना, नकारात्मक निर्णय, और कुछ मामलों में कारावास भी। इस स्थिति में, यह बहुत महत्वपूर्ण है कि किसी भी सामग्री को आसानी से पाया जा सकता है, भंडारण नियमों के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है और प्रासंगिक होने पर विचार से बाहर रखा जाता है। यह दृष्टिकोण अनुसंधान और भंडारण की लागत को कम करने की अनुमति देता है, साथ ही दस्तावेजों के नुकसान के मामलों की संख्या से बचने या महत्वपूर्ण रूप से कम करने के लिए।

सामग्री जीवनचक्र प्रबंधन नामक इस दृष्टिकोण में उस समय से सभी सामग्री तक सूचना प्रबंधन तकनीकों को लागू करना शामिल है, जब तक इसे स्थायी रूप से हटा नहीं दिया जाता। सूचना प्रबंधन के तरीके ई-मेल संदेशों, सोशल मीडिया, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ उनके सभी संस्करणों, साझा की गई फ़ाइलों, सहयोग उपकरणों का उपयोग करके बनाई गई सामग्री आदि पर लागू होते हैं

कानून में बदलाव का परिणाम "रिकॉर्ड" (रिकॉर्ड) की अवधारणा की सामग्री पर एक नए रूप का उदय था। पहले, जानकारी को उस व्यावसायिक प्रक्रिया के अंत में एक रिकॉर्ड घोषित किया गया था, जिसके दौरान यह उत्पन्न हुआ था, और अभिलेखों के भंडारण के लिए समय निर्धारित किया गया था कि इसे कैसे व्यवस्थित और संग्रहीत किया जाना चाहिए। एक पूरे के रूप में वर्गीकरण और भंडारण प्रणाली ने पेपर युग के दृष्टिकोण को पुन: पेश किया, जिसमें कागज के दस्तावेजों को अलमारियों या दराज पर वितरित किया गया था।

नई परिभाषा के अनुसार, सब कुछ एक रिकॉर्ड है (अंग्रेजी सब कुछ एक रिकॉर्ड है)। यह इस प्रकार है कि सभी सामग्री को प्रबंधित किया जाना चाहिए। इस तरह के दृष्टिकोण में शेल्फ जीवन द्वारा रिकॉर्ड का एक बड़ा वर्गीकरण शामिल है। इस वर्गीकरण के भीतर, बदले में, "संक्रमणकालीन" की स्थिति के साथ रिकॉर्ड का एक विशेष समूह आवंटित किया जाता है। इस दृष्टिकोण के अनुसार, सब कुछ जो एक रिकॉर्ड नहीं है (व्यक्तिगत पत्राचार, गैर-व्यावसायिक पत्राचार, ड्राफ्ट, प्रतियां, आदि) एक संक्रमणकालीन रिकॉर्ड की स्थिति प्राप्त करता है। उनके लिए एक निश्चित भंडारण अवधि निर्धारित की जाती है (उदाहरण के लिए, 120 दिन), जिसके बाद उन्हें नष्ट किया जा सकता है। यह दृष्टिकोण आपको भंडारण आवश्यकताओं को कम करने, साथ ही लागत को कम करने की अनुमति देता है।

रिकॉर्ड प्रबंधन (आरएम) के नए प्रतिमान के दृष्टिकोण से, यह ईसीएम प्रणालियों के उपवर्गों में से एक है। ईसीएम समाधानों की शुरुआत के बाद, रिकॉर्ड प्रबंधन मानव संसाधन प्रबंधन, ऋणदाता लेखांकन, लेखा, ग्राहक सहायता, आदि जैसी प्रक्रियाओं में एक महत्वपूर्ण कारक बन जाता है। इन सभी प्रक्रियाओं के दौरान, रिकॉर्ड्स की प्राप्ति और निर्माण होता है जिन्हें व्यावसायिक कार्यों के रूप में कैप्चर किया जाता है और अनुक्रमित किया जाता है। -प्रवेश, और इन अभिलेखों का वर्गीकरण स्वचालित रूप से किया जाता है।

ऊपर उल्लिखित सभी प्रक्रियाओं में रिकॉर्ड प्रबंधन को शामिल करने से सभी लेन-देन का लेखा-जोखा करने की आवश्यकता होती है। यहां आपको एक अन्य महत्वपूर्ण कारक पर ध्यान देने की आवश्यकता है - सत्यापन के लिए तत्परता।

निरीक्षण के लिए तत्परता

शब्द "ऑडिट तत्परता" अमेरिकी रक्षा विभाग द्वारा संगठन की क्षमता को जल्दी, सही ढंग से इंगित करने और संभावित ऑडिट के लिए पूरी तरह से तैयार करने के लिए पेश किया गया था। यदि आप इस आवश्यकता को पुराने ("पेपर") दृष्टिकोण के दृष्टिकोण से देखते हैं, तो इससे नकारात्मक परिणाम और बहुत गंभीर समस्याएं हो सकती हैं। स्वचालित समाधान संगठनों को सभी व्यावसायिक लेनदेन का पूरा रिकॉर्ड रखने की अनुमति देते हैं, जो ऑडिट की तैयारी पर समय की बचत कर सकते हैं।

चूंकि विफल ऑडिट और निरीक्षण से नुकसान कुछ मामलों में लाखों डॉलर में मापा जा सकता है, इसलिए निरीक्षण के लिए निरंतर तत्परता बहुत महत्व रखती है। सामग्री जीवन चक्र मॉडल के उपयोग के लिए धन्यवाद, व्यापार प्रक्रियाओं में शामिल सभी जानकारी का विस्तृत लेखा-जोखा काफी प्राप्त हो जाता है।

सरकारी रिकॉर्ड के प्रबंधन पर राष्ट्रपति का ज्ञापन

28 नवंबर, 2011 को, राष्ट्रपति ओबामा ने एक डिक्री पर हस्ताक्षर किए, जिसके अनुसार प्रत्येक सरकारी विभाग को सभी कागजी दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में अनुवाद करने के लिए एक व्यक्ति को नियुक्त करना चाहिए। इसी समय, विभागों के सूचना प्रबंधन में आवश्यक रूप से ई-मेल, सोशल मीडिया, क्लाउड सॉल्यूशंस आदि शामिल होने चाहिए। सभी विभागों ने यूएस नेशनल आर्काइव में दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक भंडारण के लिए संक्रमण के लिए एक योजना प्रदान की है, साथ ही साथ प्रबंधन और बजट सेवा में भी। इस गर्मी में, दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक भंडारण के लिए संक्रमण पर एक निर्देश तैयार किया जाएगा, जो सभी विभागों के प्रस्तावों को ध्यान में रखेगा, साथ ही मुद्दे की सार्वजनिक चर्चा के परिणाम भी होंगे।

यह कार्य, अधिकांश सरकारी निर्देशों के कार्यान्वयन की तरह, एक बेमानी जनादेश है। हालांकि, दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक भंडारण के लिए संक्रमण, जैसा कि आप जानते हैं, पेबैक के स्तर को बढ़ा सकते हैं। यह निर्णय, यदि इसे सही ढंग से लागू किया जाता है, तो भविष्य में महत्वपूर्ण धन की बचत होगी।

कम के साथ अधिक प्राप्त करें

वर्तमान अमेरिकी सरकार की एक विशेषता प्रवृत्ति "कम से अधिक प्राप्त करने की इच्छा" है। यह वर्तमान स्थिति पर भी लागू होता है: बजट और संसाधन घट रहे हैं, जबकि काम करने के लिए जानकारी की मात्रा बढ़ रही है। अर्थव्यवस्था के लिए मौजूदा कठिन समय में, यह स्थिति निजी क्षेत्र और सरकारी संगठनों दोनों में सभी स्तरों पर होती है। इस समस्या को हल करने में महत्वपूर्ण कारक नई प्रौद्योगिकियों और स्वचालन की शुरूआत है। मुख्य व्यवसाय प्रक्रियाओं में रिकॉर्ड प्रबंधन और सूचना प्रबंधन का समावेश, साथ ही साथ नए उपकरणों का उपयोग (उदाहरण के लिए, स्वचालित वर्गीकरण के लिए उपकरण) बढ़ती मात्रा के संदर्भ में संगठनों के काम को आसान बना सकता है।

शेल्फ लाइफ द्वारा एकीकृत वर्गीकरण

नए प्रतिमान को संग्रह संग्रहण शेड्यूल की समस्या के लिए एक नए दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। वर्तमान पेपर युग दृष्टिकोण बहुत विस्तृत है; इसके आधार पर गठित भंडारण नियम वर्तमान स्थिति के लिए पूरी तरह से अनुपयुक्त हैं। कई संगठनों में संग्रहीत रिकॉर्ड को सैकड़ों या हजारों समूहों में विभाजित किया जा सकता है। हाल ही में, शेल्फ जीवन (अंग्रेजी बड़ी बाल्टी वर्गीकरण) द्वारा एक बढ़े हुए वर्गीकरण। यदि ईसीएम प्रणाली में पहले से ही सभी मेटाडेटा शामिल हैं जिसके आधार पर रिकॉर्ड की खोज करना संभव है, तो स्टोरेज शेड्यूल केवल उस अवधि के आसपास बनाया जाता है जिसके दौरान रिकॉर्ड संग्रहीत किए जाने चाहिए। इस तरह की एक सरलीकृत वर्गीकरण प्रणाली को लागू करना आसान है, यह बहुत अधिक समझ में आता है, ऐसी प्रणाली में अनुपालन सुनिश्चित करना बहुत आसान है।

उदाहरण के लिए, अमेरिकी जनरल ऑडिट कार्यालय ने एक वर्गीकरण पेश किया जिसमें सभी प्रविष्टियाँ 3 बड़े समूहों और 27 उपश्रेणियों में विभाजित हैं। अन्य विभाग भी इस उदाहरण का अनुसरण करते हैं; इसी तरह का रुझान निजी कंपनियों में देखा जा सकता है। संयुक्त राज्य अमेरिका के राष्ट्रीय अभिलेखागार कार्यालय (एनएआरए) ने भी इस दृष्टिकोण को लेना शुरू कर दिया है, और जल्द ही और भी व्यापक रूप से वितरित किया जाएगा।

प्रारंभिक परिणाम को सारांशित करते हुए, हम एक बार फिर उन कारकों को सूचीबद्ध करेंगे जो वर्तमान में रिकॉर्ड के प्रबंधन पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालते हैं:

• eDiscovery;
• परिभाषा दर्ज करने के लिए नया तरीका;
• निरीक्षण के लिए तत्परता;
• दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक भंडारण के लिए संक्रमण पर राष्ट्रपति का फरमान;
• "कम के साथ अधिक प्राप्त करें";
• शेल्फ जीवन द्वारा बढ़े हुए वर्गीकरण में संक्रमण।

इस लेख का दूसरा भाग ईसीएम बाजार की मौजूदा स्थिति की प्रतिक्रिया के बारे में विस्तार से जांच करेगा।