सूचना मोटापा क्या है और इससे कैसे निपटें

अनुवादक से । इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली को बनाते और कार्यान्वित करते समय, हम बार-बार परिस्थितियों का सामना करते हैं जब संगठन सिस्टम में दस्तावेजों को अंधाधुंध तरीके से दर्ज करते हैं, बिना उनके मूल्य की परीक्षा पर ध्यान दिए बिना। यह पहले ही लिखा जा चुका है । इस मुद्दे पर हमारे पिछले प्रकाशनों की चर्चा में, अधिकांश प्रतिभागियों ने निम्नलिखित दृष्टिकोण का बचाव किया: आप सभी आने वाली जानकारी को बचा सकते हैं, यह किसी भी समय काम आ सकता है। एक बड़े संगठन में यह दृष्टिकोण कितना उचित है। सस्ता और अधिक कुशल क्या है: जो कुछ भी संभव है उसे सहेजना - या सही ढंग से जानकारी का प्रबंधन करना, समय पर सभी अनावश्यक को हटाना? हमें इस विषय पर एक जिज्ञासु लेख मिला, जो आईबीएम के एक ईसीएम विशेषज्ञ जॉर्ज परापदाकिस के ब्लॉग पर था। हम अपने पाठकों के ध्यान में इसका अनुवाद प्रस्तुत करते हैं।



मोटापा एक बीमारी है जिसमें मानव शरीर में वसा का संचय स्वास्थ्य में सामान्य गिरावट की ओर जाता है।

सूचना मोटापा एक संगठन में एक स्थिति है जब सूचना का अत्यधिक संचय अपने काम की दक्षता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है, जिससे बजट में महत्वपूर्ण कमी होती है, जिससे कानून में बदलाव और समस्याओं की प्रतिक्रिया धीमी हो जाती है।

शुरू करने से पहले, मैं मोटे लोगों से माफी माँगना चाहता हूँ। मैं उन पर हंस नहीं रहा हूं और पूरी तरह से समझता हूं कि वे कैसे पीड़ित हैं। मेरे एक दोस्त की दिल का दौरा पड़ने से मृत्यु हो गई, जो मोटापे के कारण भी हुआ था।

हाल ही में, मैंने अपने सहयोगी के साथ सूचना जीवनचक्र प्रबंधन के मुद्दों पर चर्चा करते हुए कहा कि कुछ संगठन सूचनात्मक मोटे हैं। यह एक तात्कालिक टिप्पणी से ज्यादा कुछ नहीं था, लेकिन हम जिस स्थिति पर चर्चा कर रहे थे, उसका वर्णन करना बहुत अच्छा था। जितना अधिक मैं इस समस्या के बारे में सोचता हूं, उतना ही मैं अपने शब्दों की सटीकता और सार्थकता को समझता हूं।

मोटापा जन्मजात नहीं है, लेकिन अधिग्रहित है। अधिक विशेष रूप से, अधिग्रहित। तुरन्त प्राप्त नहीं, बल्कि जीवन भर। यदि समय पर उपचार शुरू नहीं किया जाता है, तो बीमारी निम्नलिखित योजना के अनुसार विकसित होती है: वजन बढ़ना - अतिरिक्त वजन का दिखना - शरीर का बिगड़ना - मृत्यु। हालांकि, बहुत से लोगों को अधिक वजन की समस्या पर ध्यान देने में देर होती है। वे हर संभव तरीके से समस्या से इनकार करते हैं, खुद को सही ठहराते हैं, चकले ... वे सोचते हैं, एक नियम के रूप में, पहले से ही जब कुछ करने के लिए बहुत देर हो चुकी होती है।

संगठन जबरदस्त गति से जानकारी का उत्पादन और उपभोग करते हैं। IDC परामर्श कंपनी द्वारा एक अध्ययन में प्रस्तुत पूर्वानुमान के अनुसार, 2010 से 2020 तक, सूचना की वृद्धि में 50 गुना वृद्धि होनी चाहिए! यदि शरीर का वजन इतनी गति से बढ़ता है, तो 10 वर्षों में यह बढ़कर साढ़े तीन टन हो जाएगा। हमारे ग्राहकों के साथ काम करने के अनुभव से, हम जानते हैं कि उनके संगठनों में सूचना की कुल मात्रा औसतन 35 - 40% प्रति वर्ष बढ़ जाती है।

हां, हम सभी को इलेक्ट्रॉनिक रूप से जानकारी को सहेजना बहुत पसंद है और पर्याप्त नहीं मिल सकता है

हम नई फाइलें, विशाल प्रस्तुतियाँ बनाते हैं, और ई-मेल द्वारा गहनता से मेल खाते हैं (हम में से प्रत्येक के पास कई मेलबॉक्स हैं)। हम विभिन्न संचार माध्यमों के माध्यम से ग्राहकों से संवाद करते हैं, सामाजिक नेटवर्क पर खाते और समूह बनाते हैं, और विभिन्न मोबाइल उपकरणों का सक्रिय रूप से उपयोग करते हैं। हम मंचों, ब्लॉगों और ट्विटर पर लिखते हैं। हम उपलब्ध चर डेटा का विश्लेषण करते हैं और नए बनाते हैं। यदि हमारे पास अपनी खुद की पर्याप्त जानकारी नहीं है, तो हम प्रतियोगियों की जानकारी का विश्लेषण करके खुश हैं। इलेक्ट्रिक मीटर, जीपीएस नेविगेटर, मोबाइल फोन - ये सभी उपकरण डेटा एकत्र करते हैं और उनका विश्लेषण करते हैं। और हमारे पास घर के कंप्यूटर, लैपटॉप, टैबलेट भी हैं। एक छोटी छुट्टी के लिए, हम आसानी से डिजिटल तस्वीरों के कुछ सौ, या यहां तक ​​कि हजारों फ्लिप कर सकते हैं। और पिछले 5 वर्षों में, हम सभी ने जानकारी की मात्रा में विस्फोटक वृद्धि देखी है।

चिकित्सा उपमाओं का विकास, हम ध्यान दें: हम जानकारी के लिए एक बढ़ी हुई भूख का अनुभव करते हैं। हम अतिरिक्त जानकारी जमा करते हैं, जैसे कि एक मोटापे से ग्रस्त रोगी अतिरिक्त वजन हासिल कर रहा है। अक्सर हम यह सोचने के बिना जानकारी को सहेजते हैं कि हमें इसकी आवश्यकता क्यों होगी। सूचनात्मक मोटापे के मामले में, हम अपना वजन कम नहीं कर सकते हैं: अगर हम नहीं जानते कि यह कहां से आया है और इसकी आवश्यकता क्यों है तो हम कैसे जानकारी से छुटकारा पा लेंगे? अगर अचानक अनावश्यक जानकारी की बात आती है, तो हमारे पास हमेशा अधिक महत्वपूर्ण चीजें होती हैं। जब बहुत अधिक जानकारी जमा हो जाती है, तो हम कुछ कहते हैं: “भंडारण सस्ता है। चलो नए भंडारण उपकरण खरीदते हैं! ”और यह दृश्य बहुत ही सामान्य है। एक अन्य हालिया अध्ययन वास्तव में चौंकाने वाले परिणाम दिखाता है: उत्तरदाताओं के 78% (!) का कहना है कि यह एक और सर्वर खरीदने के लिए पर्याप्त है - और डेटा विकास की समस्या हल हो जाएगी।

और अब ध्यान, सनसनी: भंडारण इतना सस्ता नहीं है! यदि आप एक विश्वसनीय भंडारण बनाते हैं, तो इसे एक डेटा सेंटर में रखें, बिजली और एयर कंडीशनिंग के लिए भुगतान करें, यह आपको इतना सस्ता नहीं खर्च करेगा। हां, हर साल भंडारण लागत में 20% की कमी आएगी, लेकिन आपकी जानकारी की मात्रा भी हर साल 40% बढ़ जाएगी। आप पहले से कम खर्च नहीं करेंगे - साधारण अंकगणित!

कई संगठन इस बात से इनकार करते हैं कि उन्हें कभी इस तरह की समस्या का सामना करना पड़ा है। इस सवाल पर: "आपके पास वर्तमान में कितनी जानकारी है और वार्षिक विकास दर क्या है?" वे आमतौर पर इस तरह का उत्तर देते हैं: "हम नहीं जानते, हमने कभी भी इस पर विचार नहीं किया।" दिलचस्प है, लेकिन फिर वे नई भंडारण क्षमता कैसे प्राप्त करते हैं?

सौभाग्य से, कई बड़े संगठन (बैंक, दवा और ऊर्जा कंपनियां, आदि) पहले से ही समझने लगे हैं कि क्या है। सूचना की वार्षिक वृद्धि 40% है, और 20 पेटाबाइट भंडारण सुविधा की खरीद और रखरखाव में बहुत पैसा खर्च होता है। वर्तमान आर्थिक स्थिति में, जब आईटी बजट में कटौती की जाती है, तो यह संभावना नहीं है कि आपके लिए सीएफओ को आवश्यक धन आवंटित करना भी आसान होगा। ऐसे संगठन अब सूचनात्मक मोटापे का निदान कर सकते हैं। सूचना वृद्धि की वर्तमान दर पर, कुछ वर्षों में उच्च डिग्री के सूचनात्मक मोटापे के बारे में बात करना संभव होगा।

सूचनात्मक मोटापे के कई दुष्प्रभाव होते हैं। यहां तक ​​कि अगर आप वित्तीय मुद्दे को निपटाने का प्रबंधन करते हैं, तो भी आपका संगठन गंभीर जोखिम में होगा।

सबसे पहले, अतिरिक्त जानकारी व्यवसाय के लिए एक गंभीर खतरा बनती है। अप्रयुक्त और अनावश्यक जानकारी की बड़ी बहुतायत के कारण, संगठन के भीतर सूचना का प्रवाह धीमा हो जाता है। पुरानी, ​​पुरानी जानकारी के आधार पर, आप गलत निर्णय ले सकते हैं। सूचना के संचय से व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन, विपणन में सुधार, सेवाओं की गुणवत्ता में सुधार और ग्राहकों के साथ संचार डीबग करने की अनुमति नहीं होगी। इसके अतिरिक्त, अतिरिक्त सूचनाओं का संग्रहण उस राशि को छोड़ देता है जिसे अधिक उपयोगी अनुप्रयोग मिल सकता है।

दूसरे, जानकारी की अधिकता एक कानूनी प्रकृति की कई समस्याओं को जन्म देती है । इलेक्ट्रॉनिक रूप में संगठन की सभी जानकारी का उपयोग मुकदमेबाजी में किया जा सकता है। संगठन के कानूनी विभाग को सभी कानूनी रूप से प्रासंगिक जानकारी का रिकॉर्ड रखना चाहिए। यदि बहुत अधिक जानकारी है, तो इस स्थिति में एकमात्र समाधान सभी जानकारी को सहेजना, उस तक पहुंच को नियंत्रित करना और कुछ सुरक्षा उपाय करना है। यह अक्षम है, और इसमें बहुत समय और पैसा लगता है। यदि आपको अचानक अदालत में आवश्यक साक्ष्य प्रस्तुत करने की आवश्यकता है, तो आपको बहुत समय बिताने से पहले यह पता लगाना होगा कि आपको वास्तव में क्या चाहिए।

तीसरा, अनावश्यक जानकारी मानदंडों और मानकों (अनुपालन ) के अनुपालन को सुनिश्चित करने के साथ समस्याएं पैदा करती है। विभिन्न नियामक दस्तावेजों का सुझाव है कि रिकॉर्ड की स्थिति वाले सभी सामग्रियों को समय की एक सीमित अवधि के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए। भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद दस्तावेजों को कैसे संभालना है, इसके लिए भी आवश्यकताएं हैं। अपने काम में रिकॉर्ड प्रबंधन विशेषज्ञों को विभिन्न प्राधिकरणों से आने वाली आवश्यकताओं की एक बड़ी संख्या पर विचार करना पड़ता है और कभी-कभी सैकड़ों हजारों और लाखों रिकॉर्ड शामिल होते हैं। यदि किसी संगठन के पास बहुत अधिक अनसिस्टेंट कंटेंट है, तो उसे शायद ही वर्गीकृत किया जा सकता है, स्टोरेज शेड्यूल को विकसित करना, आदि मानकों के अनुपालन के लिए ऑडिट आयोजित करना एक अत्यंत कठिन कार्य बन जाता है, जिसमें बहुत समय लगता है। इसके अलावा, संगठन के लिए आंतरिक और उद्योग मानकों का गैर-अनुपालन वित्तीय और प्रतिष्ठा के नुकसान से भी भरा हुआ है।

आप डेटा की तीव्र वृद्धि को रोकना नहीं चाह सकते हैं और न कर सकते हैं।

आज के सभी विशिष्ट रुझान - ग्राहक, सोशल मीडिया, ऑनलाइन प्रशिक्षण और मल्टीमीडिया मार्केटिंग के साथ व्यक्तिगत बातचीत - सूचना की संख्या में तेजी से वृद्धि का सुझाव देते हैं। आपका संगठन कम प्रतिस्पर्धी होगा यदि यह इन सभी प्रगतिशील नवाचारों का कुशलता से लाभ नहीं उठाता है।

तो, खपत की गई जानकारी को कम करने के लिए काम नहीं करता है। फिर सूचनात्मक मोटापे से कैसे निपटें?

दो दृष्टिकोण यहां प्रतिष्ठित किए जा सकते हैं। पहला रोगसूचक उपचार है। निरंतर चिकित्सा सादृश्यता, इस दृष्टिकोण को एक प्रकार का लिपोसक्शन माना जा सकता है:

• बेशक, डेडुप्लीकेशन , एक ही दस्तावेज़ की कई प्रतियों की पहचान करने में मदद करेगा। यह प्रभावी है यदि आप इसे सभी दस्तावेज़ रिपॉजिटरी (ईसीएम सिस्टम, रिकॉर्ड प्रबंधन, पर्सनल कंप्यूटर हार्ड ड्राइव, मेल सर्वर आदि) पर लागू कर सकते हैं। व्यवहार में, स्थिति अलग दिखती है: समर्पण आमतौर पर दो या तीन स्रोतों को प्रभावित करता है और फाइलों पर लागू होता है, लेकिन संरचित डेटा के लिए नहीं।
• संग्रह और संरचित भंडारण । संग्रहीत डेटा संग्रहीत करने की एक विधि चुनने के लिए एक सक्षम दृष्टिकोण लागत को काफी कम कर सकता है। महंगे हार्डवेयर पर सब कुछ स्टोर करना बिल्कुल भी जरूरी नहीं है। संगठन का अधिकांश डेटा सस्ते उपकरणों पर संग्रहीत किया जा सकता है। और यह इतना महत्वपूर्ण नहीं है कि इस डेटा की बहाली तुरंत नहीं होती है, लेकिन कई घंटे या दिन भी लगते हैं। लेकिन यह कैसे निर्धारित करें कि इस या उस जानकारी को कहाँ संग्रहीत किया जाए? अधिकांश संगठन महत्वपूर्ण सूचना प्रणालियों के लिए महंगे और विश्वसनीय भंडारण का उपयोग करते हैं, भले ही उनमें संग्रहीत डेटा की महत्ता और प्रासंगिकता की परवाह किए बिना। उसी समय, संरचित भंडारण का विचार शायद ही नेटवर्क ड्राइव पर लागू होता है जो बड़ी संख्या में संगठन फ़ाइलों को संग्रहीत करता है।
• संपीड़न। सभी स्टोरेज सिस्टम आमतौर पर डिस्क स्थान को कम करने के लिए परिष्कृत एल्गोरिदम का उपयोग करते हैं, जो संग्रहीत डेटा को संपीड़ित करते हैं और निष्कर्षण के दौरान इसे विघटित करते हैं। वे आमतौर पर बहुत महंगे होते हैं और हार्डवेयर संसाधनों पर मांग करते हैं: अन्यथा स्वीकार्य गति प्रदान करना असंभव है।
  
  ये सभी प्रक्रियाएं, निश्चित रूप से, एक निश्चित प्रभाव देती हैं, लेकिन बहुत ही महत्वहीन हैं। बेशक, वे लागत में एक निश्चित कमी ला सकते हैं, लेकिन वे सूचना की विकास दर को कम नहीं कर सकते।
  
  इन प्रक्रियाओं की मदद से सूचनात्मक मोटापे से उत्पन्न कानूनी समस्याओं को हल करना असंभव है। सूचना के भंडारण को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करना और एक ही समय में सभी विधायी, उद्योग और आंतरिक मानकों का अनुपालन सुनिश्चित करना बेहद मुश्किल है।
  
  दूसरा दृष्टिकोण लक्षणों को खत्म करने के उद्देश्य से नहीं है, लेकिन इस तरह से बीमारी के इलाज में है।
  
  सूचनात्मक मोटापे को ठीक करने के लिए, हमें एक संगठन में सूचनात्मक चयापचय की प्रक्रियाओं पर विचार करना चाहिए, अर्थात्: सूचना का उपभोग कैसे किया जाता है, इसे कैसे पचाया जाता है (यानी, इस जानकारी से क्या मूल्यवान अर्थ निकाला जाता है), कैसे सूचना अपशिष्ट का निपटान किया जाता है।
  
  मुख्य प्रश्न जिसका उत्तर दिया जाना है: "हमारे ग्राहकों के साथ बातचीत से कितनी उपलब्ध जानकारी वास्तव में संग्रहीत करने की आवश्यकता है?", हम निम्नलिखित निष्कर्ष पर आए: पुरानी, ​​खोई हुई मूल्य जानकारी, संगठनों में संग्रहीत सभी जानकारी का 70% बनाती है! (बेशक, विभिन्न संगठनों में आंकड़ा भिन्न हो सकता है, लेकिन 70% / 30% का अनुपात है, जैसा कि वे कहते हैं, अस्पताल में औसत तापमान)।
  
  हालाँकि, समस्या यह है कि संगठन में कोई भी इन 70% अनावश्यक और पुरानी जानकारी को आवंटित नहीं कर सकता है। अप्रचलन और बेकारता के मानदंड कभी-कभी बहुत कठिन होते हैं।
  
  इस समस्या को हल करने के लिए, अधिक कट्टरपंथी और अधिक यथार्थवादी दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।
  
  सूचनात्मक मोटापे का उपचार निम्नलिखित सिद्धांत पर आधारित होना चाहिए:
  
  यदि और केवल यदि संगठन सभी उपलब्ध जानकारी का 30% आवंटित कर सकता है जो वास्तव में संग्रहीत करने की आवश्यकता है, तो शेष 70% को हटाया जा सकता है।
  
  यदि इस तरह के सूचनात्मक चयापचय के स्तर को बनाए रखने के लिए उचित उपाय किए जाते हैं, तो विशाल संसाधनों को मुक्त करना और उन्हें एक अलग दिशा में चैनल करना संभव होगा।
  
  हमें जानकारी के जीवन चक्र के प्रबंधन के लिए एक नीति की आवश्यकता है जो हमें सभी भंडारण अनुसूचियों के अनुपालन की निगरानी करने, सूचना चयापचय को विनियमित करने और सूचना कचरा का समय पर निपटान सुनिश्चित करने की अनुमति देगी। ज्यादातर संगठन ऐसा नहीं करते हैं।
  
  सब कुछ सरल प्रतीत होगा। लेकिन ऐसी नीति कैसे विकसित की जाए जो उन 30% सूचनाओं को पहचान सके जिन्हें संग्रहीत करने की आवश्यकता है?
  
  अध्ययन बताते हैं कि तीन कारण हैं कि संगठनों को एक निश्चित अवधि के लिए जानकारी संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है:
  
  
  • विनियामक दायित्वों (उनके कार्यान्वयन की निगरानी रिकॉर्ड प्रबंधन विशेषज्ञों द्वारा की जाती है)
  • कानूनी दायित्वों (उनके कार्यान्वयन की निगरानी कानूनी विभाग द्वारा की जाती है)
  • व्यावसायिक महत्व (संगठन के प्रत्येक विभाग द्वारा व्यावसायिक महत्व का सत्यापन किया जाता है)
  
  
  इस प्रकार, तीन उपर्युक्त इकाइयां सूचनात्मक चयापचय की दर के लिए जिम्मेदार हैं। लेकिन एक ही समय में, इन सभी इकाइयों का व्यावहारिक रूप से एक-दूसरे के साथ कोई संपर्क नहीं है, वे अलग-अलग भाषाएं बोलते हैं, उनके पास सामान्य नीतियां और नियंत्रण प्रक्रिया नहीं हैं, जिसके आधार पर वे आईटी के साथ संचार का निर्माण कर सकते हैं।
  
  वकील कानूनी प्रासंगिकता के लिए जानकारी का मूल्यांकन करते हैं। रिकॉर्ड प्रबंधन विशेषज्ञ एक वर्गीकरण का विकास करते हैं, समय और भंडारण कार्यक्रम निर्धारित करते हैं। और अन्य इकाइयों के पास करने के लिए अधिक महत्वपूर्ण चीजें हैं, और उनके पास समय सीमा के अनुपालन या विधायी मानकों के अनुपालन की निगरानी करने की कोई विशेष इच्छा नहीं है। लेकिन उन्हें वास्तव में हमेशा उपलब्ध होने के लिए महत्वपूर्ण जानकारी की आवश्यकता होती है, ताकि इसके आधार पर निर्णय लिया जा सके, और ताकि यह ग्राहकों के साथ काम करने में मददगार हो सके।
  
  और डिजिटल जानकारी की सुरक्षा और हटाने के लिए कौन जिम्मेदार है? एक आईटी विभाग जिसकी गतिविधियाँ उपरोक्त वर्णित सभी विभागों की गतिविधियों से संबंधित नहीं हैं।
  
  सूचना जीवनचक्र प्रबंधन एक एकीकृत नीति पर आधारित होना चाहिए। एक सामान्य रिपॉजिटरी है जहाँ रिकॉर्ड प्रबंधक स्वीकृत शेड्यूल के अनुसार दस्तावेजों को सहेजते और हटाते हैं। वकील दस्तावेजों के कानूनी महत्व पर विचार के आधार पर भंडारण कार्यक्रम को समायोजित करते हैं। अन्य विभागों के प्रतिनिधि भंडार में संग्रहीत जानकारी का उपयोग करते हैं और एक नया निर्माण करते हैं। और सभी एक ही समय पर आईटी विभाग के साथ बातचीत करते हैं।
  
  एक बार सूचना चयापचय को नियंत्रित करने वाले सामान्य सिद्धांतों को विकसित किया गया है, उन्हें उन सभी तंत्रों पर लागू करना आवश्यक है जो शारीरिक रूप से जानकारी का प्रबंधन करते हैं। सभी रिपॉजिटरी, रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली, आदि के संबंध में एक एकल नीति का आवेदन आपको अनावश्यक जानकारी से संगठनात्मक संसाधनों के डेटा विकास और समय पर सफाई को ट्रैक करने की अनुमति देता है।
  
  

  निष्कर्ष

  
  
  सूचनात्मक मोटापे को जल्दी से ठीक करना संभव नहीं है। जीवनशैली में आमूल-चूल परिवर्तन की स्थिति में ही वसूली संभव है। सब कुछ पूरी तरह से हल करने योग्य और प्राप्त करने योग्य है। संगठनों को एक सूचना प्रबंधन मॉडल विकसित करने की आवश्यकता है जो उन्हें संगठन के विभिन्न विभागों के बीच संबंध स्थापित करने की अनुमति देता है। व्यावसायिक इकाइयां सूचना के मूल्य का मूल्यांकन करती हैं और इसे एक ऐसी भाषा में वर्णित करती हैं जिसे आईटी पेशेवर समझते हैं। वकीलों को पता है कि संगठन में कौन सी जानकारी मौजूद है, यह किस इकाई के लिए बनाई गई है, इसका उपयोग किस लिए किया जाता है, इस ज्ञान के आधार पर ट्रैकिंग इसका कानूनी और संभावित मूल्य है। गुणवत्ता विभाग के कर्मचारी, रिकॉर्ड प्रबंधन के विशेषज्ञों के साथ मिलकर एकीकृत भंडारण कार्यक्रम विकसित करते हैं। जब इन सभी नीतियों को संगठन में उपलब्ध सभी डेटा स्रोतों पर लागू किया जाता है, तो यह उन सूचनाओं को स्पष्ट रूप से अलग करना संभव हो जाएगा जिन्हें वास्तव में उस स्थिति से संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है जिसके साथ आप बिना दया के छोड़ सकते हैं।