पीआर इवेंट्स के आयोजन में सामान्य गलतियाँ

विषय में - प्रेस कॉन्फ्रेंस आयोजित करने के तरीके के बारे में , एक प्रस्तुति पार्टी या कुछ इसी तरह का शोर, जहां पत्रकार आएंगे, और गलत नहीं किया जाएगा ।

घटना के साथ, रेक चलना काफी आसान है: यह एक ऐसा उपकरण है, जिसमें एक बहुत बड़ा बजट कम करना आसान है, जिसमें शून्य के करीब निकास होता है। यदि आपको हवा में पैसा स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं है, तो कुछ बिंदु हैं जिन्हें आपको निश्चित रूप से विचार करना चाहिए।

मुझे आशा है कि यह मूल जानकारी आपके लिए उपयोगी है: मैं बीटीएल में लगभग 10 वर्षों से काम कर रहा हूं और विशेष रूप से आईटी प्रस्तुतियों में (जहां आपको बहुत स्पष्ट रूप से एक जटिल उत्पाद के फायदे बताने की जरूरत है) वास्तव में खराब रूप से संगठित घटनाओं को देखता है।

लेकिन शुरू करने के लिए, आपको एक घटना की आवश्यकता क्यों है

• एक जटिल उत्पाद की व्याख्या करें । उदाहरण के लिए, यदि आप लोहे का एक टुकड़ा बनाते हैं जो इस वर्ग के अन्य लोगों की तरह दिखता है और प्रौद्योगिकी में भिन्न होता है, तो पत्रकार लिखेंगे कि यह सुंदर, सुविधाजनक, तेज है - लेकिन अभी यह समझ नहीं आया कि प्रमुख विशेषता क्या है। यह स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से मौके पर व्यक्त किया जा सकता है।
• सही मूड बनाने के लिए । कुछ मामलों में, आपको मेहमानों के दिमाग के साथ नहीं, बल्कि भावनाओं के साथ काम करने की ज़रूरत है: जहाँ आप तथ्य नहीं दे सकते हैं, आपको मूड और माहौल देने की ज़रूरत है। एक घटना इसके लिए सबसे अच्छा चैनल है।
• ब्लॉगर्स और पत्रकारों से दोस्ती करें । यह स्पष्ट है कि व्यक्तिगत रूप से अलग-अलग निर्णय लेना बेहतर है, लेकिन यहां आपके पास व्यक्ति में दोनों सामान हैं, और मिलने का कारण, और सब कुछ जगह में है। इष्टतम - सभी से संपर्क एकत्र करने और बाद में संचार बनाए रखने के लिए।
• दिखाएं कि कंपनी के पास बजट के साथ सब कुछ है । यह केवल बड़ी कंपनियों की चिंता करता है, लेकिन फिर भी यह अक्सर एक घटना बनाने का एक वास्तविक कारण है।

पतली जगह

पत्रकारों को यह जानना होगा कि वे क्यों जा रहे हैं

पत्रकारों को हर दिन दर्जनों निमंत्रण मिलते हैं, और इसलिए लगभग हमेशा उत्तर देते हैं "बाद में जारी करें।" स्वाभाविक रूप से, तब सबसे अधिक संभावना होगी कि कोई प्रकाशन नहीं होगा। पत्रकारों को रुचि रखने की जरूरत है, और एक अच्छे सौदे में दिलचस्पी है। उन्हें सामग्री या धन की आवश्यकता होती है।

ब्लॉगर अभी नहीं आएंगे

शीर्ष ब्लॉगर्स पत्रकारों से बदतर नहीं हैं, साथ ही वे पोस्ट-रिलीज़ के साथ काम नहीं करते हैं और खुले तौर पर पैसा चाहते हैं। उन्हें रूचि लेने या छूने की ज़रूरत नहीं है। ब्लॉगर्स और पत्रकारों दोनों को व्यक्तिगत रूप से (फोन द्वारा) यह कहना चाहिए कि यदि वे योजनाबद्ध हैं तो मेहमानों के लिए उपहार होंगे।

एक स्पष्ट लक्ष्य होना चाहिए

घटना के लिए संपर्क की लागत छत के माध्यम से जाती है: एक संगठन में कई दसियों हजार रूबल (या सैकड़ों - जहां, क्या तालिका, कब तक और कितने प्रकार के कर्मचारियों की आवश्यकता होती है) पर निर्भर करता है, और काफी लोग हैं। तदनुसार, यदि प्रत्येक संपर्क काम नहीं करता है, तो पैसे को खूबसूरती से शौचालय में उतारा गया था। यह विस्तार से सोचना आवश्यक है कि आमंत्रितों तक वास्तव में क्या और कैसे पहुंचेगा, उनसे कौन और कैसे बात करेगा। सामान्य तौर पर, एक बुरी घटना का परिदृश्य: "किसी को कुछ भी समझ में नहीं आया, सभी ने शांत और बुराई को दूर कर दिया।"

2 + 2 = 5

लेकिन पीआर-इवेंट विज्ञापन एजेंसियों के बहुत शौकीन हैं और उन्हें लगभग सभी में "क्रैम" करने की कोशिश करते हैं। कारण पूरी तरह से कानूनी हैं:

• लाभप्रदता 30% से कम नहीं, अक्सर अधिक। इसके अलावा, अनुमान के अनुसार, एजेंसी कमीशन लगभग 10-15 प्रतिशत है, साथ ही शेष राजस्व अपने ठेकेदारों की कीमत पर प्रक्रिया में "तैयार" हैं या घर में लागत पर काम कर रहे हैं।
• आमतौर पर कोई KPI नहीं होता है: एक फोटो रिपोर्ट के साथ प्रकाशनों की कमी को दूर करना बहुत आसान है, और ग्राहक इसे खाता है।
• ग्राहक यह नहीं पूछता, "आप पूरे महीने क्या कर रहे हैं?", वह एक शोर परिणाम और एक भीड़ देखता है। उसी समय, उदाहरण के लिए, क्लाइंट के साथ असंगत मीडिया (आमने-सामने की बैठक, पत्र और कॉल) के साथ काम करना अधिक उपयोगी है, इसमें लागत कम होती है, लेकिन अधिक उत्साह और घबराहट होती है: आप नहीं देख सकते कि क्या हो रहा है!
• यदि पत्रकार नहीं आए, तो मैं बस लोगों से आगे निकल जाऊंगा, और ग्राहक के सामान्य निदेशक अभी भी खुश होंगे। वे सिर पर भरोसा करते हैं, न कि अंतिम परिणामों पर।

मूल सिद्धांत यह है कि यदि प्रबंधन पंजीकृत नहीं है, तो एजेंसी ऐसी किसी भी चीज़ को बंद कर देगी जो उसे बंद कर सकती है। लड़ाई बेकार है: यदि आप इसे "निचोड़" लेते हैं, तो ग्राहक के लिए प्यार इससे नहीं बढ़ेगा। यहां, कहीं और के रूप में, आपको एक एजेंसी या टीम ढूंढनी होगी, जिस पर आप भरोसा कर सकें। अनुभव से, मैं कहता हूं कि एक अच्छे ग्राहक के लिए जिसके साथ मेरा सामान्य संपर्क है, मैं सब कुछ बाहर देना चाहता हूं, कभी-कभी नुकसान पर (हालांकि शायद ही कभी)। कई ग्राहक वास्तव में पसंद नहीं करते हैं जब अनुमान + एजेंसी कमीशन में "परियोजना प्रबंधन" होता है, इसलिए कई एजेंसियां ​​बस अनुमान में औपचारिक रूप से पंजीकरण नहीं करती हैं। लेकिन अगर आप ईमानदारी से एजेंसी के कर्मचारियों के सभी काम के घंटों का अनुमान लगाने का प्रस्ताव रखते हैं, तो खर्च के एक टुकड़े को छिपाने की इच्छा कम हो जाएगी।

अनुमान कैसे पढ़ें?

हम उनके विवरण के ब्लॉक और विस्तार को देखते हैं । यदि अनुमान "हॉल को सजाने - 150,000 रूबल" कहता है, तो यह राशि एजेंसी की अतिरिक्त कमाई है। और अगर यह "सजावट के लिए एक कपड़ा - 15 मीटर, साटन लाल + एक इंटीरियर डिजाइनर का काम - 2 घंटे + रंग रचनाएं - 8 टुकड़े, सभी एक साथ 150,000 रूबल", तो आप एक प्रतिशत भी सीवे कर सकते हैं, लेकिन "नाराजगी" के बिना। खर्चों का चरणबद्ध मद-निर्धारण, सौदेबाजी का एक अच्छा तरीका है।

खानपान : वास्तव में, अनुमान से कम भोजन होगा। यदि अनुमान में शराब की 15 बोतलें हैं, तो खानपान 13-14 का आदेश दिया जाएगा, खानपान 1-2 और अधिक "छिपाएगा", परिणामस्वरूप, अधिक प्रदर्शन वाले कलाकारों के साथ आपके पास टेबल पर 10-11 होगा। और इसलिए, सिद्धांत रूप में, प्रत्येक स्थिति के लिए।

यह समझना महत्वपूर्ण है कि एक एजेंसी जो अपनी प्रतिष्ठा को महत्व देती है वह कभी भी उस हिस्से को खराब नहीं करेगी जो घटना की छाप को प्रभावित करती है।

और टिप्स

• आगंतुकों की संख्या और पेय की मात्रा द्वारा घटना के परिणामों को रिकॉर्ड करना आवश्यक है, लेकिन मीडिया में वास्तविक प्रकाशनों और ब्लॉग जगत में प्रतिक्रिया द्वारा। और एक विज्ञापन एजेंसी के साथ एक अनुबंध में इसे लिखें।
• आपको यह समझने की आवश्यकता है कि एक अंजीर घटना लगभग हमेशा पैसे की एक नाली है। तदनुसार, आपको ऐसा करने या अच्छा करने की आवश्यकता है, या यहां तक ​​कि इस तरह के विचार को छोड़ देना चाहिए।
• आपको शुरुआत से लेकर अंत तक हर चरण को जीने की जरूरत है, सभी "अड़चनों" और कीड़े को पहले से देख रहे हैं: केवल एक ही प्रयास होगा। बहुत कुछ पहली बार संकलित नहीं किया गया है - लेकिन घटना पूरी तरह से सफल होनी चाहिए।
• यह परियोजना की शुरुआत में एक घटना को करने के लायक है: यह अभी भी पत्रकारों और ब्लॉगर्स के लक्षित दर्शकों से परिचित होने का एक अच्छा अवसर है। विशेष रूप से, बुनियादी संपर्क बनाना तेज और आसान है।
• यह घटना महत्वपूर्ण है जब आपके उत्पाद को मानव भाषा में "अनुवादित" होने की आवश्यकता है (आप इसे केवल हाथ नहीं लगा सकते हैं और आशा करते हैं कि हर कोई सब कुछ समझ जाएगा)। उदाहरण के लिए, यदि Google लैपटॉप लॉन्च करता है - आप उन्हें गीक्स के दरवाजे के नीचे रख सकते हैं, और अगले दिन इंटरनेट समीक्षाओं से भर जाएगा। लेकिन अगर आप कई साल पहले एक डिवाइस का आविष्कार करते हैं जो एक खिलाड़ी, एक फोन और एक सफलता इंटरनेट डिवाइस को जोड़ती है, तो संभवतः एक प्रस्तुति को प्रस्तुत करना बेहतर है।
• यदि आपके पास सुपर स्टार है (करिश्मा के साथ एक तकनीकी विशेषज्ञ, जलती हुई आँखों वाला एक निर्देशक, एक सेलिब्रिटी जो एक उत्पाद से बीमार है) जिसे दिखाने की आवश्यकता है, तो घटना को बहुत अधिक प्रभाव मिलेगा - और फिर आपको इसे करने की भी आवश्यकता है।
• आखिरी मामला तब है जब आपके वरिष्ठ प्रबंधन ने कहा "आवश्यक।" यह तब होता है, उदाहरण के लिए, यदि कोई शोर घटना सभी क्षेत्रीय बाजारों में एक कंपनी के लिए उत्पाद लॉन्च नीति का हिस्सा है, और आपको बस मानक का पालन करना होगा।

प्रारूप सुविधाएँ

• पर्याप्त विषय। इसी समय, यह वह नहीं है जो प्रबंधन के लिए दिलचस्प है, लेकिन मेहमानों के लिए क्या दिलचस्प है।
• समय पर शुरू करें। हर किसी को 18:00 पर कॉल करने और 20:00 पर शुरू करने से बदतर कुछ भी नहीं है। ऐसा अक्सर होता है।
• मुख्य भाग की अवधि 2 घंटे से अधिक नहीं है। बेहतर कम।
• आश्चर्य के बिना अनुशासित वक्ताओं: करिश्मा और तैयारी विश्वकोश ज्ञान से बेहतर हैं।
• प्रस्तुति 3 बार सिद्धांत है (अब मैं आपको इस चीज के बारे में बताऊंगा, यहां मैं इस चीज के बारे में बात करता हूं, संक्षेप में, आज मैंने आपको इस चीज के बारे में बताया)।
• प्रस्तुति कम होनी चाहिए: उदाहरण के लिए, स्लाइड पर - केवल चित्र और मुख्य शब्द। नींद के दर्शकों के लिए इससे बुरा कुछ नहीं है।
• यदि इस कार्यक्रम में भीड़ होती है और शाम को एक मनोरंजन भाग होता है, तो मेहमानों को यह नहीं भूलना चाहिए कि उन्हें यहां और क्यों इकट्ठा किया गया था। सामान्य ब्रांडिंग चाहिए।
• मेहमान अपने हाथों, पैरों या सिर से कुछ करें। घटना की थीम के साथ प्रासंगिकता और कनेक्शन के बारे में मत भूलना।
• अच्छा भोजन और अच्छे उपहार छाप को बेहतर बनाते हैं।
• आईटी में सब कुछ जांचने के लिए तीन बार: एक गिरते हुए चैनल के साथ आश्चर्य, एक खोई हुई प्रस्तुति या वीडियो शुरू करने की अक्षमता किसी के लिए भी आवश्यक नहीं है।

घटना से पहले आपको क्या सोचना चाहिए:

• काम का सामान्य समय - जब हम उत्पादन को सौंपते हैं, तो हम भुगतान करते हैं और अनुमोदन करते हैं। और कौन जिम्मेदार है और कौन प्रत्येक कार्य के लिए अनुमोदन कर रहा है।
• अनुमान। यहाँ आपको निश्चित रूप से आयोजक के रूप में अपने हिस्से के लिए "अप्रत्याशित खर्च" पर 5-10% देना होगा।
• घटना का परिदृश्य - हर मिनट, कौन, क्या और किसके बाद कहता है।
• प्रेस पैकेज की सामग्री की सूची (प्रेस सामग्री और प्रचारक मदों की सूची)।
• अतिथि मान्यता सूची।
• प्रस्तुतिकरण और वक्ताओं के भाषण
• पत्रकारों के विस्तृत प्रकल्पित प्रश्न और उनके उत्तर
• प्रेस सामग्री खुद (प्रेस विज्ञप्ति, उत्पाद जानकारी, कंपनी की जानकारी)

ठिकाने कहां हो सकते हैं

• बोलने वाले बोल नहीं सकते। यह सिर्फ जोड़ नहीं है। इस मामले में, हम स्पीकर को बदलते हैं, या हम कई बार रिहर्सल में पढ़ाते हैं, साथ ही हम एक और व्यक्ति को "हुक पर" जोड़ते हैं, अधिमानतः एक करिश्माई।
• ऐसा होता है कि उत्पादन विफल हो गया (कोई स्मृति चिन्ह और ब्रांडिंग नहीं)। हम विश्वसनीय आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करते हैं, और जिन लोगों को हम नहीं जानते हैं, उनके लिए हम एक्स से कम से कम एक सप्ताह पहले समय सीमा निर्धारित करते हैं।
• अक्सर आयोजन के मेजबान के बारे में भूल जाते हैं। किसी भी मामले में, किसी को इस भूमिका को लेना चाहिए। यदि आप भूल जाते हैं, तो आपको बोलने वालों में से एक को अलग करना होगा।
• उपकरण काम नहीं करता है (माइक्रोफोन, प्रोजेक्टर, और इतने पर) - घटना की आवश्यकता से पहले एक चेक और एक आंशिक रन।
• रिपोर्टर नहीं आए। हम मुस्कुराते हैं और लहरते हैं, कुछ नहीं करना है। इसके बाद, हम मीडिया प्रबंधक को यह समझने के लिए यातना देते हैं कि ऐसा क्यों हुआ। इस समस्या के खिलाफ बीमा घटना की पूर्व संध्या पर सभी मान्यता प्राप्त है + डेटाबेस में मान्यता प्राप्त मोबाइल फोन + आमंत्रण से जुड़ी घटना के लिए यात्रा योजना।
• भोजन खराब है, उपहार शांत नहीं हैं। बुरा है, लेकिन भयानक नहीं है। विश्वसनीय ठेकेदारों के साथ काम करें, सामान्य प्रबंधकों को काम पर रखें। लेकिन भले ही भोजन खराब हो, और ऊंचाई पर घटना की सामग्री - सब कुछ ठीक है।
• प्रस्तुति का दूसरा घंटा है, पत्रकार सो रहे हैं, स्पीकर बोलना जारी है। प्रस्तुति से पहले, स्पीकर के साथ सशर्त स्टॉप सिग्नल को काम करना आवश्यक है, साथ ही प्रस्तुतकर्ता को बात करने वाले स्पीकर को बाधित करने का अधिकार देता है।

अब - टिप्पणियों में किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए तैयार हैं।