आपकी कंपनी में आईटी नॉलेज बेस

आपके आईटी ढांचे के विकास के एक निश्चित चरण में, आईटी कर्मचारियों और व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं दोनों के लिए नॉलेज बेस (इसके बाद केबी) के संगठन के बारे में सवाल उठ सकता है। इस उद्यम के कार्यान्वयन का सकारात्मक प्रभाव दोनों हो सकता है और सभी परियोजना प्रतिभागियों के लिए एक गंभीर सिरदर्द हो सकता है: उस व्यवसाय से जो इसे वित्तपोषित करता है, और कार्यान्वयन को समन्वित करने वाले परियोजना प्रबंधक से। इस लेख में, मैंने कई बिंदुओं को प्रकट करने की कोशिश की, जो हमारे सामने आए, साथ ही कुछ सिफारिशें भी दीं।

संगठन में मौलिक रूप से विभिन्न संरचनाओं के दृष्टिकोण से एक ज्ञान आधार बनाने की प्रक्रिया पर विचार किया जा सकता है: आईटी उपयोगकर्ताओं के लिए, व्यापार के लिए, एक ही समय में।

आईटी और व्यापार के लिए केबी।

यदि आपने तय किया है कि केबी पूरे संगठन के लिए प्रासंगिक है, तो यह व्यापार प्रतिनिधियों और तकनीकी निदेशकों से नैतिक और वित्तीय सहायता हासिल करने के लायक है। यह आपके प्रोजेक्ट को उचित गारंटी देने में मदद करेगा और भविष्य में लक्ष्यों की गलतफहमी से जुड़ी अप्रिय घटनाओं से बचने में मदद करेगा या, निचले स्तर पर, प्रस्तुत लेख की गुणवत्ता पर असंतोष करेगा।
• इंटरफ़ेस के तत्वों और विकास के लिए पर्यावरण की पसंद के प्रति उत्तरदायी होने का प्रयास करें । खोज उपकरण महत्वपूर्ण हैं। यदि यह तत्व अच्छी तरह से काम नहीं करता है, तो इस तरह के आधार में थोड़ा अर्थ होगा: एक आधार ताकि आप इसमें कुछ पा सकें! इस बिंदु को कम मत समझो। जब आपके संगठन में हजारों और हजारों लेख होते हैं, तो समस्या को अधिक से अधिक महसूस किया जाएगा;
• स्पष्ट वर्गीकरण का उपयोग करें । वे श्रेणियां जो आईटी कार्यकर्ता के लिए समझ में आएंगी वे व्यावसायिक उपयोगकर्ता के लिए बिल्कुल कुछ नहीं कह सकते हैं। उन श्रेणियों को संयोजित करने का प्रयास करें जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं और उपश्रेणियों के नामों को दर्शाती हैं जिन्हें हम समझते हैं;
• सिस्टम चयन । आइटम कोई कम महत्वपूर्ण नहीं है, क्योंकि यह उपयोगकर्ता के लिए उस परिवेश से KB के साथ काम करने के लिए अधिक सुविधाजनक होगा जिसमें उनके पास प्रश्न होंगे। शायद एक अच्छा समाधान उपयोगकर्ता अनुरोधों को बनाए रखने के लिए एक प्रणाली होगी। हादसा और ज्ञान प्रबंधन के संयोजन के बारे में सोचो;
• उपयोगकर्ताओं के लिए डेटाबेस खोलने के लिए जल्दी मत करो । यहां तक ​​कि सबसे अच्छा और सबसे दिलचस्प समाधान उपयोगकर्ताओं को लंबे समय तक खुद से दूर धकेल सकता है अगर इसमें 10 लेख शामिल हों। पहले से तैयार हो जाओ। आरंभ करने के लिए, उन मुद्दों पर लेख लिखें जो आपको लगता है कि सबसे अधिक प्रासंगिक हैं;
• उपयोगकर्ताओं के लिए KB से IT KB को भेदें । और उनसे छिपाने के लिए नहीं जो उन्हें नहीं देखना चाहिए। उपयोगकर्ता लेखों पर अधिक ध्यान दिया जाना चाहिए। प्रस्तुति की यह शैली, और आईटी स्लैंग और संक्षिप्त के उपयोग की अस्वीकृति। सुनिश्चित करें कि आप जो कुछ भी प्रकाशित करते हैं वह तकनीकी रूप से उपयोगकर्ता द्वारा उपयोग किया जा सकता है;
• प्रकाशन से पहले लेखों की निगरानी करने और उन्हें व्यवस्थित करने के लिए एक प्रणाली का उपयोग करें एक सिर अच्छा है, और दो बेहतर है। यह आपको अक्षम ज्ञान और कष्टप्रद धब्बों से बचाएगा;
• लेख के लिए आवेदन । विशिष्ट सामग्री के लेखों के लिए एप्लिकेशन जोड़ने की क्षमता का एहसास करें। उपयोगकर्ता बेहतर जानते हैं कि उन्हें क्या चाहिए और क्या नहीं;
• उपकरण का उपयोग करने के तरीके के बारे में दस्तावेज लिखें और पहली बार में गहन समर्थन प्रदान करने का प्रयास करें।

अभ्यास से पता चलता है कि उपयोगकर्ताओं को आमतौर पर आईटी ज्ञान का आधार बनाने के विचार के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण है, हालांकि, यह तकनीकी सहायता के लिए प्रतिस्थापन करने के लायक नहीं है, कम से कम पहले तो आपको इसके बारे में सोचना भी नहीं चाहिए। समस्याओं को हल करने के लिए एक अतिरिक्त चैनल के रूप में टूल प्रस्तुत करें और इसे विज्ञापित करें। उदाहरण के लिए, समस्या को मौखिक रूप से या कागज पर हल करने के बाद, यह KB में दस्तावेज़ करने और उपयोगकर्ता को लिंक भेजने के लिए समझ में आता है।

इसके लिए के.बी.

IT संरचना के अंदर KB का उपयोग करना कई मामलों में उपयोगी हो सकता है।
• नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना;
• क्षेत्र में गहरे विशेषज्ञ नहीं हैं, जो प्रासंगिक ज्ञान का हस्तांतरण;
• आईटी के संबंधित विभागों के साथ ज्ञान का आदान-प्रदान।
इस स्तर पर, आपको उन लोगों की तुलना में पूरी तरह से अलग तरह की समस्याएं हो सकती हैं जो व्यवसाय के लिए संभावित रूप से संभव हैं।
• " मुझे केबी की आवश्यकता क्यों है क्योंकि मैं पहले से ही सब कुछ जानता हूं और उपयोगकर्ता को आसानी से समझाऊंगा ।" यह एक बहुत ही सामान्य प्रश्न है जो KB के उपयोगकर्ताओं और लेखकों से हमारे पास आया था। लेख लिखने में समय लगता है, जिसे कर्मचारी किसी और चीज़ के लिए खर्च करना चाहता है, उसकी राय में कम उपयोगी नहीं है। किसी व्यक्ति को कुछ करने के लिए उपकृत करना संभव है, लेकिन यह संभावना नहीं है कि गुणवत्ता के लेख के रूप में इसका अच्छा प्रभाव पड़ेगा। लोगों को यह बताने की कोशिश करें कि उपकरण किसी की मदद नहीं करेगा, लेकिन यह व्यक्तिगत रूप से उसके लिए उपयोगी होगा, और यह, सबसे पहले, समय बचाता है: उपयोगकर्ताओं के साथ संवाद करना और इतने सक्षम सहयोगियों से नहीं। उदाहरण के लिए, अब पाँच मिनट होने, और उन्हें एक लेख लिखने पर खर्च करना, हम इसे तब बचाएंगे जब समस्या या कार्यक्षमता को समझाने के लिए ये पाँच मिनट न हों;
• असफल तकनीकी कार्यान्वयन । एक महत्वपूर्ण बिंदु जो एक विचार को आसानी से बर्बाद कर सकता है। उपकरण को सुविधाजनक बनाने का प्रयास करें। यदि एक टेक्स्ट एडिटर वहां बनाया गया है, तो इसे त्रुटिपूर्ण रूप से काम करने के लिए प्राप्त करें। यदि लेख लिखना असुविधाजनक है, तो वे नहीं लिखेंगे;
• निगरानी करना । न केवल यह देखने की कोशिश करें कि कितने लेख लिखे गए हैं और यह व्यक्तिगत रूप से कौन करता है, बल्कि उनकी प्रासंगिकता की भी जांच करें। व्यू काउंटर और फीडबैक की कार्यक्षमता जोड़ें। उपयोगकर्ता को लेखों पर टिप्पणी पोस्ट करने की अनुमति दें। कुछ रिपोर्ट बनाएं। डुप्लिकेट के लिए निगरानी करने का प्रयास करें। आधार की वृद्धि के साथ उनकी घटना की संभावना भी बढ़ेगी।

सामान्य तौर पर, केबी से जुड़ी हर चीज को जल्दबाजी में लागू नहीं किया जाना चाहिए। आप तकनीकी कार्यान्वयन पर बहुत समय और पैसा खर्च कर सकते हैं और मामूली खामियों और कष्टप्रद कीड़े के कारण प्रभाव को प्राप्त नहीं कर सकते हैं। और ऐसी प्रणालियों का उद्देश्य सहायक संरचनाओं के साथ संपर्कों की संख्या को कम करना है। बेशक, लेख में संकेत दिए जाने की तुलना में नुकसान की संख्या काफी अधिक है, लेकिन वर्णित वे सबसे महत्वपूर्ण हैं।

मैं आपकी टिप्पणियों को सुनने के लिए तैयार हूं और मुझे खुशी होगी अगर मैं अपना अनुभव साझा करता हूं।