आपका ध्यान
रॉबर्ट पॉज़ेन, हार्वर्ड बिजनेस स्कूल के वरिष्ठ व्याख्याता के लेख का अनुवाद है,
वे लंबे समय तक काम करते हैं, लेकिन परिणाम के बारे में क्या? 6 अक्टूबर 2012 को
द न्यूयॉर्क टाइम्स में प्रकाशित हुआ।
शाम 5 बजे तेजी से काम करते हुए, आप अपने सभी कार्यों को पूरा कर चुके हैं और घर जाना चाहते हैं। लेकिन अभी तक आपके किसी भी सहकर्मी ने नहीं छोड़ा है, जो आपको इंटरनेट पर समय बर्बाद करने और मेल को फिर से पढ़ने के लिए कुछ घंटों तक रहने देता है। लेकिन कोई यह नहीं सोचेगा कि आप एक बुमराह हैं।
कठोर वास्तविकता यह है कि दक्षता अक्सर पुरस्कृत नहीं होती है। जब मैं वाशिंगटन में एक लॉ ऑफिस में काम करता था तो मैं अक्सर इस पर आता था। अपने अनुभव के लिए धन्यवाद, मैं जल्दी से ग्राहक के सवालों का जवाब दे सकता था, अपने और उनके लिए समय की बचत कर रहा था। लेकिन जब से मेरे कार्यालय (ज्यादातर कानून फर्मों की तरह) एक घंटे का वेतन था, मेरी प्रभावशीलता ने मेरे खिलाफ काम किया।
कानून कार्यालय के दृष्टिकोण से, प्रति घंटा वेतन का अपना आकर्षण है: यह ग्राहक के कंधों पर जोखिम को स्थानांतरित करता है यदि काम अपेक्षा से अधिक समय तक रहता है। लेकिन दूसरी ओर, वकीलों के पास कार्यों की वास्तविक मात्रा को बढ़ाने के लिए एक प्रोत्साहन है। मेरे लिए, प्रति घंटा वेतन केवल बेईमान था। मैंने पूरी आमदनी नहीं लेने का जोखिम उठाया क्योंकि मैंने सवालों का जवाब बहुत जल्दी दिया।
लेकिन न केवल प्रति घंटा भुगतान वाली कंपनियां परिणाम से ध्यान केंद्रित करती हैं।
किम्बर्ली डी। एल्सबैक के नेतृत्व में 2010 के एक अध्ययन के दौरान, कैलिफोर्निया विश्वविद्यालय में एक प्रोफेसर, विभिन्न कंपनियों के 39 प्रबंधकों का साक्षात्कार लिया गया था। उनसे अधीनस्थों की उनकी धारणा के बारे में सवाल पूछे गए। प्रबंधकों ने उन कर्मचारियों को रेट किया जो सामान्य व्यावसायिक घंटों के दौरान "विश्वसनीय" और "भरोसेमंद" के रूप में कार्यालय में थे। इसके अलावा, प्रबंधकों ने उन लोगों को "विचार के लिए समर्पित" और "काम के लिए समर्पित" कहा, जो सप्ताहांत पर या देर तक काम करते हैं।
एक प्रबंधक ने कहा: "यहाँ हम उदाहरण के लिए, इस आदमी को लेते हैं: उसने एक भी रैली नहीं छोड़ी। मूल रूप से, वह कुछ भी नहीं कहता है, लेकिन वह हमेशा समय पर होता है, लोग इसे नोटिस करते हैं। ज़रूर, वह मेहनती है, आप उस पर भरोसा कर सकते हैं। ” एक अन्य प्रबंधक ने टिप्पणी की: “सप्ताहांत में काम करना एक शानदार छाप बनाता है। इसका मतलब है कि आप काम करने के लिए समर्पित हैं और सामान्य कारण में अधिक से अधिक योगदान देने का प्रयास करते हैं। "
ऐसे प्रबंधकों के विचार की ट्रेन औद्योगिक युग की एक प्रतिध्वनि है, जहां मशीन में काम को मानकीकृत करना आसान था। लेकिन मानसिक श्रमिकों के लिए समय-आधारित माप प्रणाली लागू नहीं होती है। इस तरह के काम का मूल्यांकन उन लाभों के आधार पर किया जाना चाहिए जो उनके योगदान और विचार लाते हैं।
औद्योगिक युग के दृष्टिकोण के कारण, कंपनियों को कर्मचारियों की सही प्रेरणा की समझ की कमी है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी बॉस को प्रभावित करने में देर करता है, लेकिन कौन गारंटी दे सकता है कि वह दिन के दौरान काम में रुचि रखता है?
इस समस्या का कोई सामान्य समाधान नहीं है। घंटों की गिनती के बजाय, अपने काम को परिणामों से आंकने का प्रयास करें। क्या आपने ग्राहक द्वारा निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त किया है? क्या आप एक मुश्किल काम के लिए समाधान लेकर आए हैं? क्या आपने अगले सप्ताह कम से कम एक मसौदा लेख लिखा है? जाहिर है, यह ये उपलब्धियां हैं, न कि आपके द्वारा जर्नल में दर्ज किए गए घंटे, जो अंततः कंपनी की सफलता की ओर ले जाते हैं।
बेशक, परिणाम-उन्मुख रणनीति आपके विशिष्ट कार्य के लिए विशिष्ट होगी, लेकिन अभी भी कुछ सामान्य दृष्टिकोण हैं जो विभिन्न उद्योगों में पेशेवरों द्वारा उपयोग किए जाते हैं ताकि उनकी प्रभावशीलता बढ़ सके।
रैलियों को सीमित करें।
आंतरिक रैलियां अक्सर व्यर्थ समय को अवशोषित करती हैं। विवादास्पद मुद्दों पर चर्चा के लिए लघु चर्चा उपयोगी है, लेकिन लंबी रैलियां - 60 से 90 मिनट तक - आमतौर पर उत्पादक नहीं होती हैं। प्रतिभागियों का ध्यान खोते हुए नेता परिचयात्मक सामग्री पर बहुत समय बिताते हैं।
रैलियों से बचने की कोशिश करें जो बाहर खींच सकती हैं या अनुत्पादक हो सकती हैं। यदि संभव हो, तो समय सीमा का उल्लेख करते हुए, रैली के निमंत्रण को विनम्रता से अस्वीकार कर दें। यदि यह संभव नहीं है, तो बैठक की शुरुआत में समझाएं कि आप केवल पहले घंटे में उपस्थित हो सकते हैं। और एक नई रैली बनाने से पहले दो बार सोचें, क्योंकि आप फोन और मेल द्वारा अधिकांश मुद्दों को हल कर सकते हैं।
यदि आपको अभी भी एक रैली बनाने की आवश्यकता है, तो इसे उत्पादक बनाने का प्रयास करें। रैली के लिए एक स्पष्ट योजना बनाएं और इसे कम से कम एक दिन पहले भेजें। एक व्यक्ति की नियुक्ति करें जो यह सुनिश्चित करेगा कि सभी विवादास्पद मुद्दों को आवाज दी जाए (
मूल शैतान के वकील में, अनुमोदन प्रति व्यक्ति। )। रैली के अंत में, सुनिश्चित करें कि रैली में भाग लेने वाले आम समाधान के लिए आए, चर्चा की और भविष्य के कार्यों को सौंपा, और उन्हें समयसीमा सौंपी।
कम पढ़ें।
आपको पूरे पत्र को पढ़ने की आवश्यकता नहीं है, भले ही आपके बॉस ने भेजा हो। कवर करने के लिए एक बड़े लेख को पढ़ने के बाद, आप उत्पादक महसूस कर सकते हैं। लेकिन शायद आप अपने समय का अधिक लाभ के साथ उपयोग कर सकते हैं। सबसे अधिक संभावना है, इस लेख का केवल एक छोटा सा हिस्सा आपके काम के लिए वास्तव में महत्वपूर्ण था। आपके पास पर्याप्त मूल विचार या कुछ उदाहरण बिना जटिल विवरण के हो सकते थे। पढ़ना शुरू करें, अपने आप को कुछ महत्वपूर्ण खोजने का लक्ष्य निर्धारित करें। यदि आप आवश्यक चीजों पर ध्यान केंद्रित नहीं करते हैं, तो विवरण आपके समय को अवशोषित करेगा।
और अपना मेल पढ़ना बंद कर दें। मैं ओएचआईओ सिद्धांत का एक बड़ा समर्थक हूं (
केवल इसे एक बार संभालता हूं
- इसका अनुवाद "केवल एक बार काम पर ले जाएं" के रूप में किया जा सकता है । पत्र को पढ़ते हुए, यह तय करें कि क्या आप इसका जवाब देंगे, और यदि हां, तो इसे तुरंत करें। मैंने देखा कि लगभग 80% इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को किसी भी प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है। अनावश्यक पत्राचार अपने इनबॉक्स को रोकना न दें और अपना समय बर्बाद करें।
तेजी से लिखें।
यहां तक कि अगर आपको "5+" पर कुछ करने की ज़रूरत है, तो इसका मतलब यह नहीं है कि आपका काम शुरू से ही सही होना चाहिए। कई, जब एक पत्र लिखते हैं, तो हर वाक्य को सही करने का प्रयास करें। मेरा अनुभव बताता है कि इससे गति में उल्लेखनीय कमी आई है।
पत्र बनाने की प्रक्रिया को चरणों में विभाजित करने का प्रयास करें। शुरू करने के लिए, वास्तव में आप क्या कहना चाहते हैं और किस क्रम में हैं, इसके बारे में सोचें। फिर एक स्केच बनाएं, भले ही बिल्कुल सही हो। उसके बाद, आप शुरुआत में वापस आ सकते हैं और समायोजन कर सकते हैं।
सामान्य तौर पर, "4" पर्याप्त होने पर "5+" के लिए एक पत्र बनाने में समय बर्बाद न करें। मुक्त किए गए समय को उन कार्यों पर खर्च किया जा सकता है जिन्हें वास्तव में 5+ पर पूरा करने की आवश्यकता होती है।
इन और कुछ अन्य परिणाम-उन्मुख रणनीतियों की कोशिश करने के बाद, आप देखेंगे कि आपके पास कार्यालय में बिताने के लिए कम समय है। आपके बॉस को घबराहट हो सकती है, क्योंकि प्रबंधकों के लिए यह गणना करना आसान है कि आपने कितने घंटे काम में बिताए, जो उन्होंने हासिल किए। यही कारण है कि आपको अपने बॉस के साथ अपने रिश्ते को बदलना चाहिए।
उसे विश्वास दिलाएं कि आप कम समय में अधिक कर सकते हैं। अपनी कंपनी पर करीब से नज़र डालें। अपने आप से पूछें: मेरी टीम के कौन से कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं? मेरे बॉस किस बारे में सोच रहे हैं? विस्तार के बारे में, नए उत्पादों, लागत बचत, या कुछ और?
बेशक, सिर्फ देखना और सोचना ही काफी नहीं होगा। यह भी सक्रिय रूप से संवाद करने के लिए आवश्यक है। सप्ताह में एक बार, अपने कार्यों की एक सूची बनाएं - अल्पकालिक और दीर्घकालिक, उन्हें अपने दृष्टिकोण से महत्व देते हुए रैंकिंग करें। फिर अपने बॉस से इस सूची को प्राथमिकता देने के लिए कहें।
आपको और आपके बॉस को प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए मेट्रिक्स के बारे में एक सामान्य निर्णय लेने की आवश्यकता है। यदि आपके बॉस के पास ऐसे मेट्रिक्स नहीं हैं, तो उन्हें बनाने में मदद करें। मैट्रिक्स में मात्रात्मक और गुणात्मक दोनों संकेतक शामिल हो सकते हैं। यह आपके बॉस को परिणाम पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा, समय पर नहीं। इसके अलावा, इन मैट्रिक्स के लिए विकास प्रक्रिया आपको यह पता लगाने में मदद करेगी कि परियोजना को बेहतर कैसे बनाया जाए।
जैसे ही आपके बॉस का मानना है कि आप जानते हैं कि क्या और कैसे करना है, यह दिखाएं कि आप प्राथमिकता परियोजनाओं पर लगातार उच्च गुणवत्ता वाले परिणाम बना सकते हैं। यहां कोई रहस्य नहीं है: अपना काम अच्छी तरह से करें और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करें। और याद रखें कि अधिकांश परियोजनाएं आसानी से नहीं चलती हैं। अपने बॉस को समस्याओं के बारे में जल्दी सूचित करने और संभावित समाधान सुझाने की कोशिश करें। पहले से स्थापित मैट्रिक्स के संशोधन को बाहर न करें।
मुझे पता है कि समय-समय पर परिणाम पर ध्यान केंद्रित करना ज्यादातर कंपनियों में आसान नहीं होगा। लेकिन आपके बॉस को दिलचस्पी होने की संभावना है अगर आप विनम्रता से उत्पादकता के मुद्दे को उठाते हैं और काम के घंटों की तुलना में परिणाम में अधिक रुचि दिखाते हैं।
यह मत भूलो कि भले ही आपकी कंपनी परिणाम पर केंद्रित है, आपको अभी भी कभी-कभी कार्यालय में शारीरिक रूप से उपस्थित होने की आवश्यकता है। लगभग किसी भी कार्यस्थल में, सहकर्मियों को कभी-कभी समस्याओं और विचारों पर चर्चा करने के लिए एक साथ निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। बेशक, इन बैठकों को लंबे समय तक बाहर निकालने की ज़रूरत नहीं है।
परिणाम पर ध्यान केंद्रित किया जा रहा है, और काम किए गए घंटों की संख्या पर नहीं, मैं शाम को 7 बजे तक घर लौट सकता हूं, बस एक परिवार रात्रिभोज। एक अपवाद केवल वास्तव में आपातकालीन स्थिति हो सकती है। इससे मेरे परिवार पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है और इसके अलावा, मुझे एक लंबा मनोवैज्ञानिक ब्रेक मिलता है।
परिणाम के लिए काम करना, कुछ समय के लिए नहीं, आपको काम पर अधिक हासिल करने और अपने व्यक्तिगत जीवन के लिए खाली समय देने में मदद करेगा। और इन परिवर्तनों के बारे में अपने बॉस से बात करने से न डरें। प्रबंधन गुरु
पीटर ड्रकर कहते हैं: भले ही आप अपने बॉस की तरह नहीं हैं, आपको एक सफल करियर प्राप्त करने के लिए इसे प्रबंधित करने की आवश्यकता है।