पेपरलेस प्रौद्योगिकी के बारे में उपयोगकर्ता क्या सोचते हैं: सर्वेक्षण परिणाम

इलेक्ट्रॉनिक संग्रह प्रणाली के विकास और कार्यान्वयन के उद्देश्य से , हम उपयोगकर्ताओं के साथ बातचीत पर बहुत ध्यान देते हैं। इसलिए, पिछले साल हमने एक सर्वेक्षण किया " उपयोगकर्ता पेपरलेस तकनीकों के बारे में क्या सोचते हैं?" ", जिसका मुख्य लक्ष्य दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए रूसी उपयोगकर्ताओं के पेपरलेस प्रौद्योगिकियों के दृष्टिकोण का विश्लेषण करना था।
सर्वेक्षण के लिंक लाइवजर्नल पर, और विशेष पोर्टल ElArchivo पर भी ब्लॉग पर हमारे ब्लॉग पर Habré पर पोस्ट किए गए थे।
उत्तरदाताओं की कुल संख्या 319 लोग थे। विभिन्न क्षेत्रों के विशेषज्ञों ने हमारे सवालों के जवाब दिए: प्रोग्रामर, अनुवादक, लेखाकार, पत्रकार, विश्वविद्यालय के प्रोफेसर ... हम उन सभी के प्रति अपनी कृतज्ञता व्यक्त करते हैं जिन्होंने सर्वेक्षण में भाग लिया और टिप्पणियों में अपनी प्रतिक्रिया व्यक्त की।

तथ्य और आंकड़े

• 54% संगठनों में जहां हमारे उत्तरदाता काम करते हैं, कागज रहित प्रौद्योगिकियों का पूरी तरह से उपयोग नहीं किया जाता है: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन / दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक भंडारण के लिए सॉफ़्टवेयर स्थापित है, लेकिन अधिकांश दस्तावेजों के साथ काम कागज के रूप में किया जाता है;
• 30.5% उत्तरदाताओं का कहना है कि उनके संगठन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए किसी भी सॉफ़्टवेयर का उपयोग नहीं करते हैं;
• 70.4% उत्तरदाताओं का कहना है कि वे इलेक्ट्रॉनिक रूप में सभी दस्तावेजों के साथ काम करना चाहते हैं
• केवल 3.1% उत्तरदाताओं का मानना ​​है कि उद्यमों और संगठनों के सभी दस्तावेजों में पेपर डुप्लिकेट होना चाहिए
• उत्तरदाताओं के 33.7% का मानना ​​है कि पूरी तरह से पेपरलेस कार्यालय में स्थानांतरण संभव है
• 68.4% मूर्खता, आलस्य और लालच को पेपरलेस वर्कफ़्लो का मुख्य अवरोध मानते हैं

टिप्पणियाँ

हमारे द्वारा प्राप्त आंकड़े उस अवधि के लिए काफी विशिष्ट हैं जब कागज के दस्तावेज अभी तक पूरी तरह से गायब नहीं हुए हैं (और शायद नहीं)। हमारे परिणाम व्यावहारिक रूप से फ्रांसीसी कंपनी जेनिक्स ग्रुप द्वारा किए गए एक समान सर्वेक्षण के परिणामों से भिन्न नहीं हैं: हमारे रूसी उत्तरदाताओं की तरह, फ्रेंच को पेपरलेस प्रौद्योगिकियों के लिए उच्च उम्मीदें हैं, लेकिन साथ ही वे कागज के लिए प्रतिबद्ध हैं, जो अधिक परिचित और कई मामलों में है। अधिक आत्मविश्वास प्रेरित करती है।
यह संभव है कि हमारे देश में कई कारणों से, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की यूरोप की तुलना में बहुत अधिक अपेक्षाएं हैं। रूस में, अधिकांश यूरोपीय देशों के विपरीत, जहां मेल क्लॉकवर्क की तरह काम करता है और पेपर दस्तावेजों के वितरण में कोई समस्या नहीं है, स्थिति बिल्कुल विपरीत है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक भंडारण के लिए संक्रमण कई लोगों द्वारा माना जाता है कि कागज के साथ काम करते समय होने वाली देरी के लिए एकमात्र रामबाण है। यह समय की बचत है कि 80.6% उत्तरदाता पेपरलेस प्रौद्योगिकी का एकमात्र लाभ मानते हैं।
हैबे पर सर्वेक्षण और हमारे पोस्ट के लिए टिप्पणियों में, कई ने कहा कि एक विशिष्ट रूसी समस्या (हालांकि प्रकाशनों को देखते हुए, यह समस्या न केवल रूस में मौजूद है) वर्तमान में कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के बीच संतुलन सुनिश्चित करने में असमर्थता है। अक्सर ऐसा होता है कि सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को कागज पर डुप्लिकेट करना पड़ता है, और यह बाद की बात है कि इस मामले में सर्वोपरि कानूनी महत्व है। आपको उदाहरण के लिए दूर नहीं जाना है: बस अच्छी तरह से ज्ञात साइट gosuslugi.ru को याद रखें। दुर्भाग्य से, इस समस्या को हल करने के लिए कुछ स्थानों पर ठीक से काम नहीं किया जा रहा है।

सर्वेक्षण से पता चलता है कि रूस में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए विशेष सॉफ़्टवेयर बहुत कम संख्या में संगठनों में स्थापित है: हमारे उत्तरदाताओं के 28.4% ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली स्थापित की और 5.3% ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली स्थापित की। 10.5% ईसीएम सिस्टम का उपयोग दस्तावेज़ प्रबंधन और अपनी व्यावसायिक गतिविधियों में दस्तावेज़ भंडारण मॉड्यूल के साथ करते हैं, 22.5% विभिन्न सहयोग उपकरण (ड्रॉपबॉक्स, Google डॉक्स, आदि) का उपयोग करते हैं। उत्तरदाताओं के एक बहुत बड़े अनुपात (30.5%) ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए कोई सॉफ़्टवेयर स्थापित नहीं किया है।

निम्नलिखित में से किस प्रकार के सॉफ़्टवेयर का उपयोग दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने और आपके संगठन में उनके साथ काम करने के लिए किया जाता है?


हमारी राय में, विशेष सॉफ्टवेयर का कम प्रतिशत इस तथ्य के कारण है कि:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रहण सिस्टम काफी महंगे हैं, और हर संगठन उन्हें बर्दाश्त नहीं कर सकता है
• रूसी उपयोगकर्ताओं को पेपरलेस प्रौद्योगिकियों के बारे में अच्छी तरह से सूचित नहीं किया जाता है
• पुरानी पीढ़ी के लोग अधिकांश संगठनों (विशेष रूप से राज्य वाले) में दस्तावेजों के साथ काम करते हैं, जिन्हें "पेपर" में पढ़ना अन्याय और सोचना बंद करना मुश्किल लगता है

इस तथ्य के बावजूद कि अब तक रूस में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर के कुछ उपयोगकर्ता हैं, हमारे कई उत्तरदाता सक्रिय रूप से पेपर का उपयोग किए बिना विभिन्न कार्य संचालन करते हैं: 64.5% नियमित रूप से इंटरनेट के माध्यम से बैंक खातों की स्थिति की जांच करते हैं, 59.1% ऑर्डर उपकरण, और 54.8% - कार्यालय की आपूर्ति; 54.8% - कर रिपोर्ट प्रस्तुत करें, 48.4% - मोबाइल संचार और इंटरनेट के लिए भुगतान करें, 45.2% - हवाई और ट्रेन टिकट खरीद, 44.1% - ठेकेदारों के साथ विनिमय दस्तावेज।
23.7% नियमित रूप से सार्वजनिक अधिकारियों से संपर्क करने के लिए इंटरनेट का उपयोग करते हैं।

आपके संगठन में निम्नलिखित में से कौन सा संचालन नियमित रूप से इंटरनेट पर किया जाता है?


उत्तरदाताओं के 70.4% पूरी तरह से सहमत हैं कि संगठन के सभी दस्तावेजों के साथ काम इलेक्ट्रॉनिक रूप में किया जा सकता है। उत्तरदाताओं का 23.5% केवल रोजमर्रा के दस्तावेजों जैसे कि कृत्यों, चालान आदि के साथ इलेक्ट्रॉनिक रूप में काम करने के लिए सहमत होते हैं। उत्तरदाताओं में से केवल 3.1% का मानना ​​है कि उद्यमों और संगठनों के सभी दस्तावेजों में पेपर डुप्लिकेट होना चाहिए। अधिक दृश्य रूप में, इस मुद्दे पर राय की सीमा नीचे दिए गए चित्र में प्रस्तुत की गई है:

क्या आप सहमत हैं कि आपके पास काम करने वाले सभी दस्तावेज़ केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप में मौजूद हैं?


उत्तरदाताओं ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और इलेक्ट्रॉनिक भंडारण के निस्संदेह लाभों को समय की बचत (80.6%), लागत बचत (73.5%), कार्य उत्पादकता में वृद्धि (73.5%), अंतरिक्ष की बचत (79.6%), संयुक्त कार्य के आयोजन की संभावना पर विचार किया। (74.5%)। अन्य लाभों में दस्तावेजों के साथ सरलीकृत कार्य (68.4%), अनधिकृत पहुंच (39.8%) से दस्तावेजों की सुरक्षा का एक उच्च स्तर शामिल है। बहुत सारे (52%) कॉलिंग सेविंग पेपर और वनों की कटाई से जंगलों को बचाने के लिए पेपरलेस प्रौद्योगिकियों पर स्विच करने के महत्वपूर्ण लाभों में से एक है।

आपको क्या लगता है कि पेपरलेस तकनीक का उपयोग करने का क्या फायदा है?


निकट भविष्य में कागज रहित प्रौद्योगिकियों के लिए एक पूर्ण संक्रमण संभव है या नहीं, इस सवाल पर, राय विभाजित किए गए थे। उत्तरदाताओं के 33% का मानना ​​है कि ऐसा संक्रमण काफी संभव है; 25.5% - जो असंभव है, क्योंकि कागज हमारे जीवन में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। 17.3% का मानना ​​है कि रूस केवल रूसी संघ के राष्ट्रपति के आदेश से पेपरलेस प्रौद्योगिकी पर स्विच कर सकता है। एक और 17% को लगता है कि संक्रमण काफी संभव है, लेकिन रूस में नहीं। यह चित्र ऊपर वर्णित कारणों के लिए समझ में आता है।

क्या आपको लगता है कि पूरी तरह से पेपरलेस ऑफिस में बदलाव संभव है?


पेपरलेस प्रौद्योगिकियों के लिए संक्रमण को बाधित करने वाले कारकों में, हमारे उत्तरदाता मुख्य रूप से मूर्खता, आलस्य और लालच (68.4%) की पहचान करते हैं, साथ ही इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भंडारण प्रौद्योगिकियों के बारे में संभावित उपयोगकर्ताओं की अपर्याप्त जागरूकता। सर्वेक्षण के प्रतिभागियों को मौजूदा कानून (57.1%) की अपूर्णता, महत्वपूर्ण दस्तावेजों के नुकसान की आशंका (44.9%), तकनीकी और सॉफ्टवेयर समाधानों की उच्च लागत (30.6%), और कागज पर पूर्ण रिलीज के लिए गंभीर बाधाओं को सुनिश्चित करने में असमर्थता पर विचार करते हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (21.4%) के साथ काम करते समय गोपनीयता का पर्याप्त स्तर। यह आखिरी सवाल था जब उत्तरदाताओं ने आइटम "अन्य (संकेत)" चुना जो विभिन्न विकल्पों में से सबसे बड़ी संख्या में लाया गया था। हमने सोच की रूढ़िवादिता, सीखने की अनिच्छा और यहां तक ​​कि भ्रष्टाचार के बारे में बात की ... उन्होंने यह भी लिखा कि रूसी बाजार पर प्रस्तुत अधिकांश प्रणालियां अपूर्ण हैं (वैसे, मैं इस आइटम पर विस्तृत टिप्पणी प्राप्त करना चाहूंगा)। एक अन्य प्रतिवादी ने संकेत दिया कि उपयोग किए गए सॉफ़्टवेयर के इंटरफेस सहज नहीं हैं।
कुछ और अधिक वैश्विक रूप से और अधिक वैश्विक प्रकृति के नाम कारणों के बारे में सोचते हैं: सरकार की नीति, रूस, आदि, हालांकि, हम शायद ही इस तरह के कट्टरपंथी स्थिति के समर्थकों से सहमत हो सकते हैं: अधिकांश भाग के लिए, इस प्रश्न के उत्तर बहुत अलग नहीं हैं यूरोप में इसी तरह के सर्वेक्षण में प्रतिभागियों द्वारा दिए गए।

आपकी राय में, पेपरलेस प्रौद्योगिकी के प्रसार में क्या बाधा है?


सर्वेक्षण के दौरान प्राप्त आंकड़े, हमारी राय में, स्थिति को पर्याप्त रूप से दर्शाते हैं: कागजी युग की कई वास्तविकताएं पहले से ही नैतिक रूप से अप्रचलित हैं, लेकिन वे अभी भी मंच नहीं छोड़ रहे हैं, और दस्तावेजों के साथ काम करने के नए "डिजिटल" अभ्यास अभी तक विकसित नहीं हुए हैं। इसके अलावा, प्राप्त डेटा यूरोप और संयुक्त राज्य अमेरिका में किए गए सर्वेक्षणों के परिणामों से भिन्न नहीं है।
मैं आशा करना चाहता हूं कि बहुत जल्द ही सब कुछ अपनी जगह पर होगा, कानून की खामियों और कुख्यात मूर्खता, आलस्य और लालच को दूर किया जाएगा, और कागज रहित प्रौद्योगिकियां आखिरकार लोगों के लाभ के लिए काम करना शुरू कर देंगी।