सूचना बोर्ड, सांकेतिक प्रणाली और प्रबंधन

कई बार मुझे ऐसे कार्यों से निपटना पड़ा, जो इस प्रकार थे: "हमें एक सूचना बोर्ड बनाने की आवश्यकता है।" ये विभिन्न संगठन थे, उन्होंने विभिन्न उद्देश्यों के लिए अपने स्कोरबोर्ड का उपयोग करने की योजना बनाई; क्या उन्हें एकजुट किया गया था कि ये सभी लक्ष्य नियंत्रण विमान में थे। "सूचना बोर्ड" शब्द का उपयोग प्रबंधन के साथ बिल्कुल फिट नहीं है; यह "संदर्भ और सूचनात्मक" विषयों के करीब है, जैसे कि यहां ; इसलिए, मैं "सूचक प्रणाली" शब्द का उपयोग करना जारी रखूंगा। लेकिन लेख का सार यह नहीं है। उद्यम के प्रबंधन के लिए सूचना संकेतकों की स्वचालित प्रणालियों के निर्माण के मुख्य बिंदुओं को संक्षेप में प्रस्तुत करना दिलचस्प था।

जैसा कि अपेक्षित था, आइए संकेतकों की नियुक्ति के साथ शुरू करें। एक डिग्री या दूसरे तक, वे प्रबंधकीय निर्णय लेने के लिए सूचना का समर्थन प्रदान करते हैं।

संकेतकों का वर्गीकरण

संकेतकों की पहली श्रेणी

नियोजित (या मानकीकृत) प्रदर्शन संकेतकों के आधार पर। व्यापार के लिए, यह है, उदाहरण के लिए, बिक्री का योग , मार्जिन , बिक्री के दिनों में स्टॉक , आदि। वास्तव में, बहुत अधिक संकेतक हैं (उनमें से दर्जनों हैं), लेकिन अब हम उन लोगों में रुचि रखते हैं जिनके लिए वे नियोजित मूल्यों को निर्धारित करते हैं। उन्नत कार्यालयों में, वे "योजनाओं" के बारे में नहीं, बल्कि "केपीआई लक्ष्य मूल्यों" के बारे में बात कर रहे हैं (बीआई प्रबंधन दृष्टिकोण के भाग के रूप में, जो संक्षेप में और स्पष्ट रूप से यहां लिखा गया है )। अपने लिए, मैंने इस तरह से विभाजित किया: "KPI मानों को लक्षित करें" का उपयोग विकास मोड में किया जाता है, और "योजना" का उपयोग उद्यमों के संचालन मोड में किया जाता है। लेकिन दोनों संदर्भों में, एक योजना या लक्ष्य मूल्य का उपयोग स्वाभाविक रूप से एक योजना-तथ्य विश्लेषण (PFA) का अर्थ है।

पीएफए ​​वास्तविक और नियोजित मूल्यों के बेमेल के बारे में जानकारी देता है, लेकिन, एक नियम के रूप में, यह अभी भी एक प्रबंधकीय निर्णय लेने के लिए पर्याप्त नहीं है: ठीक है, हम देखते हैं कि बिक्री योजना विफल हो रही है; क्या करें, कैसे ठीक करें? एक विचारशील प्रबंधक उस मार्ग का अनुसरण करता है जिसे बुद्धिमान जापानी ने "5 क्यों," के सिद्धांत में संक्षेपित किया है और समस्या के विस्तार के ऐसे स्तरों तक पहुंच जाता है, जब यह स्पष्ट होता है कि कौन से कार्य स्थिति को प्रभावित कर सकते हैं। और यहाँ एक बहुत ही सांकेतिक प्रणाली है । पीएफए ​​परिणामों के आधार पर स्थिति का विश्लेषण करने के लिए कई विशिष्ट मार्ग बनते हैं, जो संकेतक से सुसज्जित होते हैं। इन रास्तों से दौड़ना ज्यादा तेज है ।

स्थिति की चौड़ाई को कई कार्यात्मक ब्लॉकों में विभाजित किया जाता है और फिर, उदाहरण के लिए, कुल बिक्री के रूप में प्रस्तुत किया जाता है
ग्राहकों की संख्या × सामानों की औसत संख्या की जाँच × माल की औसत कीमत ।

पहले से ही सरल, गतिविधि प्रपत्र पहले से ही दिखाई दे रहे हैं। यदि खरीदारों की संख्या कम हो जाती है, तो विज्ञापनदाताओं के साथ विपणक शायद एक प्रतियोगी को सक्रिय करने में स्मार्ट या चूक गए हैं। यदि चेक में माल की मात्रा लहरा रही है, तो आपको गणना में देखने की जरूरत है - खरीदार सही नहीं मिल सकता है या उत्पाद मैट्रिक्स टूट गया है - वे खरीदारों की जरूरतों के साथ बिदाई करते हैं। एक चेक में औसत मूल्य के कारण भी संबंधित हैं, हमारे उद्देश्यों के लिए यह कोई फर्क नहीं पड़ता कि क्या; लेकिन यह इतना महत्वपूर्ण है कि संकेतक की संख्या बढ़ रही है ।
और संकेतक के इस सेट को अभी भी गहराई से देखने की जरूरत है: दुकानों, विभागों, उत्पाद समूहों, श्रेणी प्रबंधकों, आपूर्तिकर्ताओं, आदि के संदर्भ में। यहां, "गहराई पर", तुलनात्मक विश्लेषण बहुत अच्छी तरह से काम करता है और संकेतकों के माध्यम से एक विशिष्ट स्टोर, प्रबंधक, आपूर्तिकर्ता के साथ समस्याओं से गुजरता है।

इसलिए हमने पीएफए ​​( पीएफए ​​संकेतक ) परोसने वाली सांकेतिक प्रणाली का हिस्सा एकत्र किया है। यह केवल एक "सूचना प्रणाली" से अलग कैसे है, जो रिपोर्ट के रूप में इन सभी संकेतकों के मूल्यों का उत्पादन कर सकती है? अंतर यह है कि "सांकेतिक प्रणाली" व्यावसायिक प्रक्रियाओं (बीपी) से निकटता से संबंधित है, जिसका अर्थ है कि इसके लिए विशेष आवश्यकताएं लागू होती हैं:

• माना संकेतकों के सेट का टंकण;
• गतिविधि के साथ उनका सीधा संबंध (संकेतक का मूल्य इस तरह के और इस तरह के परिभाषित कार्यों से प्रभावित हो सकता है);
• उनकी प्रस्तुति के रूपों का एकीकरण;
• उनके प्रावधान की गति।

एक समान पीएफए ​​वर्ग संकेत प्रणाली प्रबंधन के संचालन रूपों के साथ अच्छी तरह से फिट बैठती है: "साप्ताहिक कच्छा" और "पांच मिनट दैनिक"। प्रबंधक जल्दी से PFA के विशिष्ट रास्तों से गुजरते हैं और जल्दी से विशिष्ट कार्य योजना (PD) पाते हैं। यहाँ मुख्य शब्द "तेज" है।

बेशक, "दुनिया हमारे लिए जितना दिलचस्प लगता है, उससे कहीं अधिक दिलचस्प है" और सभी जवाब हमें विशिष्ट पीएफए ​​पटरियों पर नहीं मिलते हैं। गैर-मानक मामलों में, हमें सूचना प्रणाली, अंतर्ज्ञान और सोचने वाले लोगों की अन्य चाल द्वारा एकत्र किए गए डेटा की विविधता में विसर्जन द्वारा मदद मिलती है।

संकेतकों का दूसरा वर्ग

"पृथ्वी" के करीब। ये ऐसे संकेतक हैं जो बीपी के लिए केवल "निकट से संबंधित" नहीं हैं, लेकिन उनके प्रत्यक्ष भाग हैं: "प्रकाश बल्ब - कार्रवाई" के सिद्धांत पर। उदाहरण के लिए, यदि आपूर्तिकर्ता के साथ सहमत हुए रिटर्न की सीमा अभी तक चयनित नहीं हुई है, तो दोषपूर्ण माल की वापसी को आकर्षित करता है; यदि आपने पहले से ही चुना है - तो रद्द करने के लिए तैयार है।
ऐसे बीपी संकेतक बीपी के साथ ही डिजाइन किए जाते हैं । वे लाइन कर्मियों (ऑपरेटर स्तर) के लिए अभिप्रेत हैं। पीएफए ​​संकेतकों के विपरीत, वे प्रवेश क्रियाओं की विशिष्टता से प्रतिष्ठित हैं। कंपनी की प्रक्रियाएं ऐसे बीपी संकेतकों द्वारा कवर की जाती हैं, जितना अधिक अनुमान लगाया जाएगा निचले स्तर के कर्मियों का व्यवहार; अधिक संचालन आप प्रबंधकों से ऑपरेटरों तक कम कर सकते हैं।

संकेतकों का तीसरा वर्ग

संकेतकों का तीसरा वर्ग व्यवसाय विकास से संबंधित है। यदि नेता कुछ परिप्रेक्ष्य का अनुमान लगाना चाहता है, एक परिकल्पना का परीक्षण करता है या सिर्फ अपनी उंगली को नाड़ी पर रखता है, तो वह संकेतक के चारों ओर अपना विचार रखता है और उनकी निगरानी करता है, जिससे उनके "बड़े निष्कर्ष" बनते हैं।

हां, उसे आईपी से एक साप्ताहिक रिपोर्ट उत्पन्न करने के लिए एक सहायक की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन उन्नत शीर्ष प्रबंधक इसे अपने "बुलेटिन बोर्ड" पर स्वचालित करेंगे

( पी-संकेतकों के लिए, ऐसा शब्द पहले से ही काफी उपयुक्त है)।

सांकेतिक प्रणाली डिजाइन चरणों

वे काफी स्पष्ट हैं:

1. संकेतक (संकेतक) का एक सेट बनाने के लिए;
2. इन संकेतकों को इकट्ठा करने (गणना) के लिए तंत्र का निर्माण;
3. इन संकेतकों को प्राप्त करने, उपयोग में आसानी और एक्सेस अधिकारों को अलग करने के लिए तंत्र का निर्माण करें।

संकेतकों के एक सेट का गठन

पहली नज़र में, यह कार्य आईटी क्षेत्र के बाहर है। आईटी लोग यह निर्धारित नहीं कर सकते हैं कि व्यापार प्रबंधन के लिए किन मापदंडों का उपयोग किया जाना चाहिए। लेकिन यहाँ अड़चन है। यदि संकेतक के इस सेट को वास्तविक गतिविधियों के संदर्भ के बिना, सट्टा, प्रिस्क्रिप् ट और गलत तरीके से चुना गया था, तो यह अत्यधिक संभावना है कि इन संकेतकों को इकट्ठा करने और प्रदान करने के लिए आगे के प्रयास व्यर्थ होंगे ।

उदाहरण के लिए, एक ट्रेडिंग नेटवर्क में, खुदरा दुकानों में विक्रेताओं की गतिविधियों का प्रबंधन करने के लिए, उन्होंने मार्जिन संकेतक शुरू करने का फैसला किया। यह कार्य आईटी विभाग के लिए तैयार किया गया था, जिसने इसे सफलतापूर्वक (कार्य के दृष्टिकोण से) पूरा किया: आवश्यक कार्य के साथ, आवश्यक दक्षता के साथ मार्जिन पर जानकारी आवश्यक विवरण के साथ उत्पन्न होती है। लेकिन विक्रेताओं को यह जानकारी नहीं है कि इस जानकारी का क्या करना है। बेशक, उन्हें निर्देश दिया गया था कि सीमांत सामान हैं, लेकिन गैर-सीमांत सामान (तथाकथित "लोकोमोटिव", "संकेतक", "मैग्नेट", आदि) और, तदनुसार, मुख्य ध्यान पहली की बिक्री पर ध्यान दिया जाना चाहिए, और दूसरा नहीं। हालांकि, वास्तविक गतिविधि बेंचमार्क के साथ भागीदारी करती है: खरीदार अपनी आवश्यकताओं के साथ, और विक्रेता अपनी सीमांतता के साथ (जाहिर है कि विक्रेताओं को मार्जिन का प्रबंधन नहीं करना चाहिए)। इसलिए, सबसे अच्छे मामले में, इस सूचक को अनदेखा किया जाता है - "ऐसा ही होता है" (नतीजतन, हमने ट्यूनिंग के लिए व्यर्थ में समय खो दिया है)। और सबसे खराब विकल्प भी है: वे किसी तरह इस प्रणाली को अनुकूलित करने की कोशिश कर रहे हैं, इसे ध्यान में रखें। उदाहरण के लिए, उन्होंने सुझाव दिया कि मार्जिन को डिलीवरी लॉट के लिए सटीक रूप से परिकलित किया जाए, ताकि विक्रेता "अधिक सटीक" अनुमान लगा सकें - यह प्रतीक्षा करें जब तक कि महंगी लॉट नहीं निकलती है और बहुत अधिक मार्जिन के साथ बहुत सस्ता पर उछाल दें। भगवान का शुक्र है, वे वापस लड़े, ऐसा नहीं किया।
यदि आईटी संकेतक के एक सेट के गठन में भाग नहीं लेता है, तो कम से कम इसे एक संभावित रेक का विचार होना चाहिए। और चूंकि अधिकांश आईटी प्रबंधक तर्कसंगतता के एक मॉडल हैं, वे कम से कम विशेषज्ञों के रूप में इस तरह के काम में सफलतापूर्वक शामिल हो सकते हैं। एक संकेत प्रणाली के आधार के रूप में कंपनी में इस तरह के नियम को मजबूत करना बहुत सफल होगा।

संकेतक एकत्र करने (गणना) के लिए एक तंत्र का निर्माण

यह एक तत्काल आईटी कार्य है, और यहां तीन मार्ग दिखाई देते हैं।

पहला तरीका: ट्रांसेक्शनल आईपी का शोधन - उन्हें संकेतकों के आवश्यक सेट में एम्बेड करना

मेरे लिए, यह पूरी तरह से स्वीकार्य तरीका है । अधिकतम विश्वसनीयता, अच्छी गति। एक नियम के रूप में, परिचालन स्तर के कॉन्फ़िगरेशन "विशिष्ट" से बहुत दूर हैं, इसलिए नई कार्यक्षमता जोड़ने से उन्हें "खराब" नहीं किया जाएगा। लेकिन इस तरह से जो सबसे बड़ा लाभ मिलता है, वह बीपी नियंत्रण प्रणाली (उनकी पूर्ण विलय तक) के साथ सांकेतिक प्रणाली का संभावित एकीकरण है: ठीक है, इसने आईएस को धनवापसी नहीं दी है यदि सीमा का चयन किया जाता है या प्रबंधक एक विशेष कार्रवाई द्वारा अनुमति नहीं देता है।

माइनस के । सभी आईपी उनकी कार्यक्षमता को आसानी से संशोधित करने की अनुमति नहीं देते हैं, उनमें से सभी "डिजाइनर" नहीं हैं - कई "बंद" हैं। कभी-कभी यह निकटता उचित और उद्देश्यपूर्ण होती है; कभी-कभी यह प्लेटफ़ॉर्म सीमाएँ और पुरातन होते हैं। लेकिन अब इस बारे में नहीं है: यह तथ्य कि प्रत्येक ट्रांजेक्शनल आईपी एक संकेतक आईपी में एम्बेड नहीं किया जा सकता है।
एक और माइनस उनके प्रोग्रामर या बाहरी समर्थन की लागत की आवश्यकता है।
आईपी ​​पर अतिरिक्त कंप्यूटिंग भार भी एक ऋण है, उदाहरण के लिए, जब चेक जारी करते समय बिक्री मार्जिन की जांच करना आवश्यक होता है।

दूसरा तरीका: एक्सेल में अपलोड

प्रिय आप हमारे एक्सेल हैं, आप कितने अच्छे हैं: लचीला, तेज, सस्ती । आज संकेतकों के एक सेट पर सहमत हुए; एक दिन बाद उन्होंने प्रोटोटाइप देखा; और एक सप्ताह के बाद - एक शक्तिशाली विश्लेषण उपकरण। सब कुछ आपकी इच्छा के अनुसार, समेकित रूप से समेकित किया जाता है, स्टोर में, माल के लिए, प्रबंधक को, आपूर्तिकर्ता को, आपूर्तिकर्ता को, जो सब कुछ निर्धारित किया गया था, के अनुरूप होता है। और सार्वभौमिक फ़िल्टर और ग्राफ़ चार्ट - आप एक ही बार में सब कुछ देख सकते हैं।

लेकिन आप मानव कारक पर कितने निर्भर हैं , मल्टी-स्टेज अनलोडिंग-लोडिंग, प्रारंभिक डेटा खनन आपको कैसे नष्ट कर देता है।
मैं एक्सेल पर निर्मित एक बहुत विकसित और शक्तिशाली (लुभावनी) सांकेतिक प्रणाली को देखने के लिए हुआ। लेकिन लगभग हर बैठक में (जिसके आधार पर ये सिस्टम आधारित थे), जिम्मेदार व्यक्ति ने घोषणा की कि इस तरह के संकेतक गलत थे, स्पष्टीकरण, सत्यापन, आदि की आवश्यकता थी। और कितने अशुद्धियों की उन्होंने घोषणा नहीं की?

सामान्य तौर पर, एक्सेल एक संकेत प्रणाली के डिजाइन के परीक्षण सत्यापन के लिए उपयोग करने के लिए सुविधाजनक है। कार्य मोड में - केवल अगर आप वास्तव में इसके लिए जिम्मेदार व्यक्ति पर भरोसा करते हैं, ठीक है, आपके पास संकेतकों के मूल्यों की जांच के लिए बाहरी तंत्र हैं।

रोड थ्री: बिजनेस इंटेलिजेंस सिस्टम

उन्हें बीआई-सिस्टम भी कहा जाता है। वे लेन-देन संबंधी सूचना प्रणाली (सीधे डेटाबेस या अपलोड के माध्यम से) से जुड़ते हैं, खुद में डेटा अपलोड करते हैं, उन्हें अपने OLAP क्यूब्स में डालते हैं और उपयोगकर्ताओं को उन्हें देखने के लिए सुविधाजनक उपकरण देते हैं।

ये इस तरह के सूचना अनुकूलक हैं । वे चेक और अन्य लेनदेन की एक अविश्वसनीय राशि निगल लेते हैं, और आवश्यक खंड अलमारियों पर बड़े करीने से लगाए गए संकेतक देते हैं। आप उन्हें लगभग किसी भी, से जोड़ सकते हैं सबसे "बंद" आईपी। यह बहुत सुविधाजनक है कि एक बीआई एक साथ विभिन्न और बहुत विषम डेटाबेस से डेटा एकत्र कर सकता है, जिनमें से एक मध्यम आकार की कंपनी में भी काफी हैं। ये सभी प्लस हैं।
एक और प्लस चिन्ह है। उनमें से कुछ में डाउनलोड किए गए डेटा के आधार पर संकेतक स्थापित करने के लिए ऐसे सरल तंत्र हैं जो न केवल स्थानीय प्रोग्रामर उन्हें समझेंगे, बल्कि उन्नत प्रबंधक खुद उन्हें मास्टर करेंगे - फिर वह उनके लिए ब्याज के पी-संकेतक बनाने के कार्य को पूरी तरह से बंद कर सकता है।

के बीच में । बोझिल: हमेशा एक अलग सर्वर, डेटा लोड करने के लिए अलग प्रक्रियाएं, संकेतक तक पहुंचने के लिए अलग प्रक्रियाएं (आप एक ट्रांजेक्शनल आईपी में काम करते हैं, और आपको बीआई में संकेतक देखने की जरूरत है)।
यदि कार्य एक ट्रांसेक्शनल सूचना प्रणाली से डेटा को लोड करके बनाया गया है, तो यहां हम इस अनलोडिंग की सभी सीमाओं को पकड़ते हैं - मुख्य रूप से अपलोड किए जा रहे डेटा की संरचना पर (लेकिन यह स्वयं लेनदेन सूचना प्रणालियों की एक सीमा है)।
यदि कार्य को ट्रांसेक्शनल आईपी के डेटाबेस के कनेक्शन के माध्यम से बनाया गया है, तो एक दिलचस्प कार्य समझने के लिए उठता है, और जहां, जिस तालिका और फ़ील्ड में हमें ज़रूरत है डेटा संग्रहीत किया जाता है। इस समस्या में रुचि डेटाबेस संरचनाओं के विवरण की कमी से दी गई है, जो इतना दुर्लभ नहीं है। हमारे डेटाबेस से जुड़ने के लिए आउटसोर्स करने वाले ऐसे अमोघ पुरस्कार मांग रहे हैं कि हमने एक और प्रोग्रामर को नियुक्त करना उचित समझा जो इससे निपटेगा।

संकेतक आउटपुट तंत्र का निर्माण

संकेतकों की प्रस्तुति के दृष्टिकोण से, एक्सेल और बीआई का लेन-देन सूचना प्रणालियों पर एक फायदा है: वहां अधिक प्रकार के चार्ट और ग्राफ़ उपलब्ध हैं।

एक्सेस अधिकारों के विभेदीकरण के दृष्टिकोण से, सुविधा और क्षमताओं में नेता ट्रांजेक्शनल और बीआई सिस्टम हैं। एक्सेल में, यह कार्य आमतौर पर अलग-अलग फ़ाइलों के निर्माण के माध्यम से हल किया जाता है, जिन्हें अलग-अलग अधिकारों के साथ फ़ोल्डर्स में रखा जाता है। यह एक्सेल में एक और माइनस जोड़ता है - बहुत सारी संबंधित फाइलें हैं।

तो मैं किस बारे में बात कर रहा हूँ

सांकेतिक प्रणाली IP का एक हिस्सा है जो परिचालन गतिविधियों के साथ BP के साथ बहुत निकटता से जुड़ा हुआ है। इसलिए, प्रस्तुति फॉर्म टाइप करने और उनके गठन की गति के लिए संकेतक पर विशेष आवश्यकताएं लगाई जाती हैं।

संकेतकों के तीन मुख्य वर्ग हैं:

• पीएफए ​​- संकेतक जो एक योजना-तथ्यात्मक विश्लेषण से उत्पन्न होते हैं और आपको इस पीएफए ​​के दौरान उन्हें खत्म करने के लिए विचलन और इसी कार्यों के विशिष्ट कारणों को खोजने की अनुमति देते हैं।
• बीपी संकेतक जो सीधे "बल्ब-एक्शन" सिद्धांत के आधार पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं में एकीकृत होते हैं और इस प्रकार प्रबंधकों से ऑपरेटरों तक कई कार्यों को कम करने की अनुमति देते हैं।
• पी-संकेतक विकास संकेतक हैं जिनके द्वारा शीर्ष प्रबंधक अपनी परिकल्पना और पूर्वानुमान का परीक्षण करते हैं।

सांकेतिक प्रणाली को लागू करने के तीन तरीके हैं:

• लेन-देन आईपी में संकेतक का एकीकरण,
• एक्सेल का उपयोग कर,
• बिजनेस इंटेलिजेंस सिस्टम (BI- सिस्टम) का उपयोग करना।

नई नई साल! ऐसा आपका सांकेतिक क्रिसमस ट्री है ।