कमोडिटी अकाउंटिंग में नकारात्मक संतुलन की समस्या अक्सर खुदरा, रेस्तरां प्रबंधन और विनिर्माण क्षेत्र में उत्पन्न होती है। व्यवसाय के अन्य क्षेत्रों (कहते हैं, थोक) में, यह समस्या भी खुद को महसूस करती है, लेकिन शायद कुछ हद तक।
समस्या का सार यह है कि उत्पादन के लिए वास्तव में बेची गई या खर्च की गई वस्तु वस्तु लेखांकन शेष राशि पर पर्याप्त मात्रा में मौजूद नहीं हो सकती है। इसके अलावा, मैं इस घटना को "वस्तुओं का लेखा घाटा" या बस "घाटा" कहूंगा। मुझे लगता है कि पाठक लेखा घाटे के कारणों से अच्छी तरह परिचित हैं, और इसलिए मैं उनके विवरण में नहीं जाऊंगा। लेख का उद्देश्य सॉफ्टवेयर ऑटोमेशन सिस्टम में इस समस्या को हल करने के तरीकों पर विचार करना है।
मैं
और इसलिए, लेखांकन घाटे के लिए प्रणाली का पहला उत्तर माल के नकारात्मक संतुलन के लिए एक सरल अनुमति है।
यह स्पष्ट लाभ के साथ एक काफी सामान्य अभ्यास है:
- माल के राइट-ऑफ (कच्चे माल आदि की बिक्री, राइट-ऑफ) को रिकॉर्ड करने के लिए जिम्मेदार उद्यम के कर्मियों को अन्य कर्मचारियों द्वारा लेखांकन की शुद्धता के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है - यह बस अपना काम जल्दी और बिना किसी रुकावट के करता है।
- इस पद्धति के साथ एक प्रणाली विकसित करने की लागत अन्य विकल्पों की तुलना में काफी कम है।
इस विकल्प के नुकसान कम स्पष्ट हैं, लेकिन महत्वपूर्ण हैं:
- उद्यम की गतिविधियों का विश्लेषण करते समय किसी विशेष वस्तु स्थिति के लिए घाटे की घटना के क्षण की पहचान करना असंभव है। यही है, यदि आप -100 पीसी का संतुलन देखते हैं, तो आप यह निर्धारित नहीं कर पाएंगे कि यह घाटा कल, एक महीने पहले या एक साल के दौरान जमा हुआ था।
- पिछले पैराग्राफ की निरंतरता समय के साथ घाटे की घटना की प्रकृति को निर्धारित करने में असमर्थता है। कोई भी यह याद नहीं रख पाएगा कि ओवर-छँटाई के कारण कोई कमी थी, क्योंकि उन्होंने सेब के रस के बजाय संतरे का रस भेज दिया, या खरीद चालान दर्ज करना भूल गए, या ट्रेडिंग फ्लोर में विक्रेताओं ने ग्राहकों को सस्ते पनीर दिया, इस पर एक महंगा चिपके हुए।
- इस घटना में कि घाटे की समस्याओं को जल्दी हल नहीं किया जाता है, तो सभी कमोडिटी अकाउंटिंग अपना अर्थ खो देती है, क्योंकि संचित समस्याएं विश्लेषण परिणामों को बहुत विकृत करती हैं। और निर्णय जितना लंबा होगा, गड़बड़ी उतनी ही अधिक होगी। अंत में, प्रबंधन आमतौर पर कुल इन्वेंट्री का आयोजन करता है और स्क्रैच से लेखांकन शुरू करता है (जो जल्दी से उसी में बदल जाता है जैसा कि इन्वेंट्री से पहले था)।
- पहले लाभ के बाद कठिनाई: जब तक व्यय योग्य माल लेनदेन को पंजीकृत करने वाले कर्मियों को लेखांकन शेष की उपस्थिति तक सीमित नहीं किया जाता है, तब (प्रबंधन के कठोर दबाव के बिना, जो महंगा है), यह घाटे की घटनाओं पर प्रतिक्रिया नहीं देगा। तदनुसार, समस्या के बढ़ने से एक हिमस्खलन जैसा चरित्र प्राप्त होगा, और हम पिछले पैराग्राफ पर लौटते हैं।
द्वितीय
लेखांकन घाटे की समस्या के लिए दूसरा दृष्टिकोण परिचालन की कुल अवरुद्धता में शामिल है, जिससे नकारात्मक संतुलन बन जाता है।
नकारात्मक संतुलन की धारणा के सभी मंत्रालय गायब हो जाते हैं, लेकिन जिंस नामकरण के व्यय को पंजीकृत करने के लिए दस्तावेजों में प्रवेश करने के लिए निरंतर बाधाओं की समस्या पूरी वृद्धि में पैदा होती है। यह कठिनाई बहुत तेज़ी से उपयोगकर्ताओं और उद्यम के प्रबंधन को लेखांकन के स्वचालन में निराश करती है, क्योंकि लेनदेन को पंजीकृत करने में अनुपस्थिति या अस्वीकार्य देरी नकारात्मक शेष राशि से उत्पन्न विकार से बहुत अधिक खराब माना जाता है।
तृतीय
तीसरा दृष्टिकोण सबसे कठिन है। यह घाटे के लिए अग्रणी संचालन को अवरुद्ध करने में शामिल है, घाटे का मुकाबला करने के लिए तंत्र के साथ और घाटे की भरपाई करता है।
मैं लेखांकन घाटे और मुआवजे की तकनीक का मुकाबला करने के उपायों की सूची दूंगा।
- एक सरल निष्कर्ष यह है कि इस तरह के और इस तरह के सामान का लेखांकन संतुलन ऑपरेशन को पूरा करने के लिए पर्याप्त नहीं है।
सबसे जटिल विधि, बस कर्मचारियों को समस्या के बारे में सूचित करना और आवश्यक ऑपरेशन करने के लिए इसके मैनुअल उन्मूलन के लिए अपने विवेक विकल्पों पर छोड़ देना। यह, निश्चित रूप से, पूर्ण अर्थों में, लेखांकन घाटे का मुकाबला करने का एक उपाय नहीं है, लेकिन निश्चित रूप से नियंत्रण का एक साधन है। एक सरल संदेश की तुलना में बहुत बेहतर, "ऑपरेशन पूरा नहीं हुआ।" - शेष राशि से राइट-ऑफ के एक विशेष कार्य से जुड़े लेखांकन घाटे के एक संरचित इतिहास का भंडारण।
सुधार की दिशा में कदम। विचार यह है कि कुछ ऑपरेशन, जिसमें एक कमी संभव है, दुर्लभ वस्तुओं के बारे में जानकारी संग्रहीत करता है और विश्लेषण और सुधार के लिए कितने गायब हैं।
बॉक्स ऑफिस रिटेल सेशन को लिखने के दौरान यह तकनीक बढ़िया काम करती है। चूंकि कैश सेशन को डेटाबेस में स्टोर किया जाता है, इसलिए सामानों के एक सेट के साथ संबद्धता जो घाटे के कारण लेखांकन संतुलन से दूर नहीं लिखी जा सकती है, आसानी से लागू होने लगती है। ऑपरेटर समस्याओं को तुरंत देख सकता है, उन्हें हल कर सकता है और फिर ऑपरेशन को दोहरा सकता है, ताकि सिस्टम उन बिक्री को लिखता है, जिनमें से किए गए निर्णयों के परिणामस्वरूप शेष राशि को बहाल किया गया था।
इस मामले में कठिनाइयों को दूर करने में एक अच्छी मदद प्रतिस्थापन की संभावना है: ऑपरेटर को पता चलता है कि नकदी रजिस्टर के माध्यम से पारित सामान एक अलग नामकरण के तहत शेष राशि पर सूचीबद्ध हैं और दुर्लभ नाम के बजाय इस नाम को प्रतिस्थापित करते हैं। प्रणाली मूल उत्पाद के बजाय स्थानापन्न की जगह लेती है। यह बिना कहे चला जाता है कि प्रबंधन को इस तरह के क्रमपरिवर्तन का विश्लेषण करने में सक्षम होना चाहिए। - गुम माल के अवशेषों का जबरन गठन, एक रसीद दस्तावेज़ बनाकर।
विधि का विचार काफी सरल है - सिस्टम, लेखांकन घाटे की खोज कर रहा है, एक रसीद दस्तावेज बनाता है जिसमें ऑपरेशन के लिए आवश्यक मात्रा में सभी कमी वाले सामान हैं। उसके बाद, यह मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से मुख्य ऑपरेशन को दोहराने के लिए रहता है।
यह नकारात्मक अवशेषों की धारणा के साथ आदिम दृष्टिकोण के समान, घाटे की समस्याओं को खत्म करने की एक कच्चा तरीका है, लेकिन थोड़ा बेहतर है, क्योंकि यह कृत्रिम अवशेष बनाने वाले दस्तावेजों को ट्रैक और विश्लेषण करना संभव बनाता है।
अंततः, आपको अभी भी पूंजीकृत शेष राशि से छुटकारा पाने या किसी तरह से उनके अस्तित्व को कम करने का एक तरीका चुनना होगा (कम से कम संक्षेप में, अन्यथा, अगली सूची के बाद, कर्मचारी एक दंगे की व्यवस्था करेंगे)। - अन्य गोदामों में या (लापता सामान के निर्माण) के माध्यम से शेष राशि के कारण घाटे के लिए मुआवजे के कार्य, बशर्ते कि सिस्टम "जानता है" कि उन्हें कैसे चुनना है।
लेखांकन घाटे की समस्या को हल करने का सबसे सूक्ष्म और जटिल तरीका। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यह केवल तथाकथित पूर्वव्यापी लेखा प्रक्रियाओं पर लागू होता है। यही है, जब सहायक संचालन (लेखांकन भंडारण क्षेत्रों के बीच स्थानांतरण, प्रत्यक्ष आदेश के लिए उत्पादों का उत्पादन आदि) सामान्यीकृत होते हैं और मैन्युअल रूप से दर्ज नहीं किए जाते हैं। अपने स्वयं के उत्पादन (सलाद, पेस्ट्री, आदि) के लिए लेखांकन करते समय रिवर्स राइट-ऑफ के अनुसूचियों को अक्सर रेस्तरां व्यवसाय और खुदरा व्यापार में उपयोग किया जाता है।
रिवर्स प्रक्रिया के विपरीत, प्रत्यक्ष लेखांकन प्रक्रिया में, सभी सहायक संचालन को बस समय पर ध्यान में रखा जाता है और कोई "सामान्य" घाटा नहीं हो सकता है (कम से कम, यह नहीं होना चाहिए)।
और इसलिए, घाटे की भरपाई इस तथ्य में होती है कि सिस्टम, किसी अन्य गोदाम से "पिकअप" किए जा सकने वाले आइटम नामों से घाटे की पहचान करता है, कॉन्फ़िगरेशन में निर्दिष्ट नियमों के अनुसार स्वचालित रूप से संबंधित संचालन करता है। स्वचालन प्रणालियों के अधिकांश डेवलपर्स के लिए, हालाँकि, कई तकनीकी कठिनाइयाँ हैं:
- उत्पादन बंद लिखना कैस्केडिंग हो सकता है: निर्मित किए जा रहे अंतिम उत्पाद के कुछ अवयव स्वयं उत्पादन वस्तु हैं। यहां एमआरपी टेबल का उपयोग बचाव के लिए आता है।
- एक गोदाम में उत्पादन दस्तावेज तैयार करने और इसे अंतिम राइट-ऑफ गोदाम (कार्यशाला -> ट्रेडिंग फ्लोर) में स्थानांतरित करने के रूप में एक संयुक्त लेखन-बंद संभव है। एक जटिल कॉन्फ़िगरेशन और प्रसिद्ध प्रोग्रामिंग कौशल की परिभाषा की आवश्यकता के बजाय एक गंभीर समस्या।
- स्वयं निर्मित उत्पादों के घटक घाटे में हो सकते हैं, जिस स्थिति में हम चर्चा की शुरुआत में लौटते हैं, लेकिन अतिरिक्त कठिनाइयों के साथ।
वैसे, संतुलन की गैर-नकारात्मकता पर सख्त प्रतिबंध के साथ रिवर्स राइट-ऑफ तकनीक वस्तु को उत्पाद / सेट में कृत्रिम रूप से विभाजित करने की आवश्यकता को समाप्त करती है, क्योंकि यदि उत्पाद स्टॉक में नहीं है और सिस्टम का उत्पादन नियम है, तो यह मौजूदा घटकों से बनाया जाएगा। अगर कोई संतुलन है, तो यह लिख देगा कि क्या है।
बारीकियों को जोड़ें
शेष राशि के गैर-नकारात्मकता पर सही प्रतिबंध में न केवल वर्तमान मूल्य शामिल होना चाहिए, बल्कि किसी भी तारीख पर लागू होना चाहिए। अर्थात्, जब किसी दस्तावेज़ को रेट्रोएक्टीवेट तरीके से बनाया या संशोधित किया जाता है, तो सिस्टम को शेष राशि की जाँच करनी चाहिए और पुन: गणना करनी चाहिए ताकि किसी भी समय इस दस्तावेज़ में शामिल सामानों का संतुलन नकारात्मक न हो जाए।
इस नियम को अनदेखा करना या तो प्रतिबंध को संवेदनहीन बनाता है या इसे दस्तावेजों के निर्माण और संशोधन को पूर्वव्यापी रूप से अवरुद्ध करता है (जो समस्या को पूरी तरह से हल नहीं करता है और उपयोगकर्ताओं की बहुत सारी शिकायतों का कारण बनता है)।
शेष राशि पर एक अतिरिक्त प्रतिबंध बैच लेखांकन के साथ उत्पन्न होता है। यह मूल रूप से पूंजीकृत मूल्य के बहुत से शेष को पार करने के निषेध में शामिल है। नकारात्मक प्रतिबंधों की तुलना में इस प्रतिबंध का अर्थ कम स्पष्ट है। एक उदाहरण आपूर्तिकर्ता के माल की (अन) भुगतान की गई शेष राशि पर रिपोर्ट है। यदि निर्दिष्ट नियम का उल्लंघन किया जाता है, तो रिपोर्ट विकृत हो जाएगी।
सबसे अधिक बार, वापसी के संचालन के दौरान बहुत से संतुलन की ऊपरी सीमा को नियंत्रित करने की आवश्यकता होती है।
एक बाद के रूप में
कमोडिटी बैलेंस के मूल्य पर प्रतिबंध के वर्णित पहलुओं को पेट्रोग्लिफ कंपनी के पेपिरस एंटरप्राइज मैनेजमेंट सिस्टम के विकास और संचालन में अनुभव के आधार पर तैयार किया गया है, जो कि माना तंत्र के साथ संयोजन में बैच स्टॉक के तंग नियंत्रण को लागू करता है।