लगभग तीन महीने पहले, डिज़ाइन स्टूडियो के प्रमुख के रूप में, मैं भाग्यशाली था कि मैं अद्भुत प्रशिक्षण "फंडामेंटल्स ऑफ़ लॉयल मैन्युफैक्चरिंग" में भाग ले सका। इस प्रशिक्षण में लीन पद्धति के बारे में बात की गई थी। जो लोग जानते नहीं हैं, उनके लिए यह "कार्यप्रणाली" को कमजोर करने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए एक पद्धति है, जो अपरिहार्य नुकसान को कम करता है, बेकार कार्यों को समाप्त करता है और कंपनी की गति बढ़ाने के उद्देश्य से अन्य जोड़तोड़ करता है, जिसके परिणामस्वरूप उत्पादित उत्पादों और सेवाओं की संख्या और, विकास के रूप में उसकी आय। यानी संक्षेप में।
आज जो कुछ मैं आपके साथ साझा करना चाहता हूं, वह इस प्रशिक्षण में प्राप्त ज्ञान के केवल एक छोटे हिस्से के कार्यान्वयन का परिणाम है। यदि आप इस विषय में रुचि रखते हैं - मैं अन्य चीजों के बारे में बात करने के लिए तैयार हूं, जिन्हें हमने इस प्रशिक्षण के बाद अपने स्टूडियो में उपयोग करना शुरू किया। वैसे, हमारे साइबेरियाई सहयोगियों के विषय पर पोस्ट पढ़ने के लिए बहुत दिलचस्प है - सिबिरिक्स कंपनी। दोस्तों, इसे जारी रखो!
तो, आज हम अद्भुत दुबला कार्यप्रणाली के दो घटकों के बारे में बात करेंगे - यह दृश्य और कानबन है। उनमें से पहला कहता है कि आपको उनकी धारणा और समझ को सरल बनाने के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं में हर चीज और हर चीज की कल्पना करने की कोशिश करने की जरूरत है। दूसरी अवधारणा के साथ, मुझे लगता है, बहुत से हब्रायुजरी लंबे समय और पहली बार परिचित हैं। Habré पर kanban बोर्डों और अन्य समान परियोजना प्रबंधन उपकरणों के बारे में कुछ लेख नहीं थे। मैं बात करना चाहता हूं कि हमने कैसेबन बोर्ड की खोज की और यह हमारे लिए कैसे उपयोगी हो गया। शायद आप हमारे अनुभव से सीख सकते हैं और इस बात को अपनी कंपनी में लागू कर सकते हैं।
बस थोड़ा सा सिद्धांत। बिल्लियों सेब पर
यदि आप करेंगे, तो मैं "कंबन" की अवधारणा का एक मुक्त विवरण देना चाहता हूं। कम से कम जैसे मैं इसे समझता हूं। कानबन एक कार्य प्रणाली है जो आपको ग्राहक द्वारा खींचने के सिद्धांत को व्यवस्थित करने की अनुमति देती है। बहुत स्पष्ट रूप से इस प्रणाली को निम्नलिखित चित्रण द्वारा दिखाया गया है।
खरीदार (ग्राहक कह सकते हैं) एक सुपरमार्केट में एक टोकरी से सेब लेते हैं। जैसे ही टोकरी में सेब बाहर निकलते हैं, एक सुपरमार्केट कर्मचारी एक नई पूरी टोकरी लाता है, जिसे वह गोदाम में ले जाता है। जैसे ही टोकरी गायब हो जाती है, स्टोरकीपर अपनी जगह पर एक और डाल देता है, जिसे वह शेयरों से सेब से भर देता है।
इस दृष्टिकोण का अर्थ यह है कि हम खरीदार की वास्तविक जरूरतों के आधार पर कुछ करने की आवश्यकता का आकलन करते हैं। दूसरे शब्दों में, यदि खरीदार सेब नहीं लेते हैं, तो गोदाम से नए बास्केट लाने और गोदाम में स्पेयर बास्केट भरने के लिए कोई मतलब नहीं है। यह स्ट्रेचिंग का सिद्धांत है। इसके अलावा - यह उस समय को काफी कम कर सकता है जिसके दौरान ट्रेडिंग फ्लोर में टोकरी में सेब नहीं हैं। आखिरकार, आपको बस उन्हें पिछले सेल से लेने की जरूरत है।
सुपरमार्केट में सेब से डिजाइन स्टूडियो में परियोजनाओं के लिए आगे बढ़ रहा है
तो, एक डिजाइन स्टूडियो में हम कन्नन बोर्ड का उपयोग करके क्या प्राप्त कर सकते हैं?
शुरू करने के लिए, कन्नन बोर्ड एक विज़ुअलाइज़ेशन उपकरण है। और हम अपने कानन कोशिकाओं की कल्पना करते हैं, जो शारीरिक रूप से अनुपस्थित हैं। उदाहरण के लिए, हमने निम्नलिखित चरणों में एक वेबसाइट डिज़ाइन बनाने के लिए अपनी व्यावसायिक प्रक्रिया को तोड़ा:
हम कह सकते हैं कि लेआउट चरण एक सुपरमार्केट में सेब के साथ एक टोकरी है। ड्राइंग, प्रोटोटाइपिंग, विश्लेषण और बिक्री मध्यवर्ती कन्नन कोशिकाएं हैं। हमारे मामले में स्टॉक संभावित परियोजनाएं हैं जिन्हें बिक्री के चरण (हमारे "गोदाम") में संसाधित करने की आवश्यकता है।
यह अनुमान लगाना आसान है कि स्टूडियो में मामलों की आदर्श स्थिति परियोजनाओं के साथ सभी कन्नन कोशिकाओं का एक समान स्थान है। जैसे ही ग्राहक ने लेआउट चरण से परियोजना को "खींचा" (हमारे लिए यह वेबसाइट डिजाइन विकास का अंतिम चरण है), खाली कक्ष को भरने के लिए लेआउट चरण के लिए तैयार की जा रही परियोजनाओं में से एक को तुरंत स्थानांतरित करने की आवश्यकता है। इसके बाद, किसी एक प्रोजेक्ट के साथ रेंडरिंग स्टेज के खाली सेल को भरें, जिसमें प्रोटोटाइप बनाना आदि शामिल हैं।
तो यहाँ है। यह इस आदर्श स्थिति को बनाए रखने की इच्छा के लिए है कि हमें एक कन्नन बोर्ड की आवश्यकता है। यह बहुत स्पष्ट रूप से दिखाता है कि किसी परियोजना पर किस चरण में तेजी लाने के लिए आवश्यक है, और जिस पर "भीड़" बन गई है। और फिर भी - यह इस तथ्य के बारे में सोचने का समय है कि गोदाम में पहले से ही लगभग कुछ भी नहीं है और संभावित ग्राहकों के प्रसंस्करण से निपटने का समय है।
हमारे कंबन बोर्ड कार्यान्वयन
तो, अब हम समझते हैं कि हमें कन्नन बोर्ड की आवश्यकता क्यों है। हम इसे कैसे बनाते हैं?
हम सबसे सरल तरीके से गए। उन्होंने स्टूडियो में सीधे वॉलपेपर पर एक बड़े सफेद विनाइल फिल्म को चिपकाया। मार्कर ने इसे चरणों में विभाजित किया। खैर, वास्तव में, परियोजनाओं के नाम के साथ स्टिकर फिल्म के लिए चिपके होने लगे।
समय के साथ, हम इस निष्कर्ष पर पहुंचे कि स्टिकर पर, परियोजना के नाम के अलावा, यह उस डिजाइनर का नाम लिखने के लिए समझ में आता है जो उस पर काम करता है। यह आपको प्रत्येक डिज़ाइनर की व्यस्तता का आकलन करने की अनुमति देता है।
खैर, निश्चित रूप से, स्टिकर का एक रंग उन्नयन पेश किया। ग्रीन - प्रोजेक्ट के अनुसार सब कुछ ठीक है। पीला - यह संभावना है कि इस स्तर पर परियोजना में देरी होगी। लाल - इस स्तर पर परियोजना में देरी हुई, और हमें इसे अगले चरण में स्थानांतरित करने के लिए सब कुछ करने की कोशिश करनी चाहिए। हमारे मामले में "देरी" का आकलन करने की कसौटी परियोजना की समय सीमा है। इसके अलावा, हम अगले चरण में उन परियोजनाओं को स्थानांतरित करने का प्रयास करते हैं जिनके लिए हम तेजी से पैसा प्राप्त कर सकते हैं (प्रत्येक चरण अलग से भुगतान किया जाता है, और चरण के लिए भुगतान एक अग्रिम और संतुलन में विभाजित होता है)।
हमने कल्पना की, कल्पना की लेकिन कल्पना नहीं की
जैसा कि आप पहले से ही समझ चुके हैं, हम वहाँ नहीं रुके। सिद्धांत याद रखें - हर चीज की कल्पना करने की कोशिश करें जो संभव है? तो हमने सोचा और फैसला किया - क्यों नहीं, केनन बोर्ड पर परियोजनाओं के वित्तीय प्रवाह को दिखाया जाए? इस प्रकार, हम स्पष्ट रूप से यह देखने में सक्षम होंगे कि अगले चरण में जाने पर प्रत्येक परियोजना कितना पैसा लाएगी।
प्रत्येक स्टिकर के लिए, हमने राशियों के साथ एक मिनी-स्टिकर जोड़ा, जिसे हम इस परियोजना के लिए प्राप्त करेंगे यदि इसे अगले चरण में स्थानांतरित किया जाता है। ऐसा करने के लिए, स्टिकर पर हम दो मात्राएं लिखते हैं - एक अग्रिम और एक संतुलन। और प्रत्येक राशि के लिए हम उस महीने को इंगित करते हैं जिसमें यह राशि प्राप्त की जा सकती है। इस प्रकार, हमें एक प्रकार का वित्तीय नियोजन उपकरण मिलता है, जिसके साथ हम महीने की शुरुआत में सभी परियोजनाओं से अनुमानित कुल राजस्व का अनुमान लगा सकते हैं, इसे नियोजित राजस्व के साथ संबद्ध कर सकते हैं। और महीने के अंत में हमारे काम की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करें।
अगला चरण खुद का सुझाव देता है - मिनी-स्टिकर के लिए रंग पृथक्करण। हाँ, हाँ। ग्रीन स्टीकर - भुगतान समय पर होना चाहिए। एक लाल स्टिकर - या तो ग्राहक भुगतान में देरी करता है, या महीने के अंत से पहले सब कुछ सौंपने का प्रबंधन करने के लिए परियोजना के अनुसार धक्का देना आवश्यक है। एक नियम के रूप में, ये मामूली संपादन या सुधार हैं। और जैसा कि आपने पहले ही अनुमान लगाया था, लाल मिनी-स्टिकर की संख्या अक्सर महीने के अंत तक काफी बढ़ जाती है :)
संक्षेप में कहना
तो, चिप्स पर कानबन बोर्ड की शुरुआत ने हमें क्या दिया?
| कार्यान्वयन से पहले: | लागू होने के बाद: |
| कितना बेचना है इसकी स्पष्ट समझ नहीं थी। ऐसे मामले थे जब उन्होंने बहुत सारी परियोजनाएँ लीं और उन्हें "चबा" नहीं सके। या फिर उन्होंने उन आदेशों की खोज करना शुरू कर दिया जब उन्हें अचानक पता चला कि परियोजनाएँ समाप्त होने वाली थीं। | कानबन बोर्ड का उपयोग करने वाली परियोजनाओं का विज़ुअलाइज़ेशन और ड्रॉइंग का सिद्धांत संभावित ग्राहक को संसाधित करने की आवश्यकता का आकलन करना आसान बनाता है, गैर-जरूरी प्रोजेक्ट को अगले चरण में स्थानांतरित करता है, आदि। |
| डिजाइनरों के रोजगार का मूल्यांकन करने के लिए, उन्होंने कई टूल आज़माए, जिनमें Google टेबल भी शामिल है। वह बहुत दृश्य नहीं थी। उसके आचरण में बहुत समय लगता था। | अगले दो महीनों के लिए डिजाइनर के रोजगार का आकलन करने के लिए, यह बोर्ड को देखने के लिए पर्याप्त है, डिजाइनर के नाम के साथ स्टिकर की संख्या की गणना करें और समझें कि यह कितना व्यस्त है और यह कब मुफ्त होगा। |
| ऐसे क्षण थे जब यह स्पष्ट नहीं था कि हमारे पास व्यापार प्रक्रिया के किस चरण में एक कमजोर कड़ी थी, अगर मैं ऐसा कह सकता हूं। | अब आप स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि किस अवस्था में समस्या है। यह इसे खोजने और निर्णय लेने के लिए बनी हुई है। |
| मुझे यह स्वीकार करना चाहिए कि कानबन बोर्ड की शुरुआत से पहले, हम मासिक वित्तीय नियोजन में संलग्न नहीं थे। ऐसा हुआ कि हमने इसे कानबन बोर्ड की शुरुआत के साथ समानांतर रूप से संचालित करना शुरू कर दिया। | एक सरल लेकिन काफी प्रभावी वित्तीय नियोजन उपकरण। हां, यह आपको केवल 2-3 महीने आगे देखने की अनुमति देता है। लेकिन फिर यह बहुत स्पष्ट है। और आप समय में "आवश्यक" परियोजनाओं के लिए हर संभव प्रयास करके नकदी प्रवाह को प्रभावित कर सकते हैं। |
मुझे लगता है कि यह हमारे छोटे क्रास्नायार्स्क स्टूडियो के "मापदंडों" में से कुछ को ध्यान देने योग्य है। हमारे पास 5 डिजाइनर, 1 प्रोजेक्ट मैनेजर और 1 कला निर्देशक हैं। हम यह सुनिश्चित करने का प्रयास करते हैं कि एक डिजाइनर एक साथ कम से कम 2 परियोजनाओं का प्रदर्शन करे। हम तीसरे महीने से काबान बोर्ड का उपयोग कर रहे हैं। इस टूल से बहुत खुश! :)
मुझे उम्मीद है कि मैंने यहां जो कुछ भी वर्णित किया है वह आपके लिए उपयोगी होगा। मुझे खुशी होगी अगर यह लेख आपको परियोजना प्रबंधन के रूप में इस तरह के मुश्किल काम में मदद करेगा! )