Google साइट और WIKI व्यवसाय प्रक्रिया टेम्पलेट्स को संग्रहीत करने के लिए

शुभ दोपहर

आज मैं हेबर के निवासियों को प्रसिद्ध Google साइट सेवा (Google साइटें) का उपयोग करने के तरीकों में से एक के बारे में बताना चाहता हूं, जिसका उपयोग वे जीवन और व्यवसाय में विशिष्ट कार्यों को करने के लिए चरणों के विवरण के साथ निर्देशों (नौकरी विवरण) को स्टोर करने के लिए करते हैं।

समस्या (या विचार कहां से आया)

पहला उदाहरण

शायद, हम में से प्रत्येक के पास घर पर एक राउटर है, ऐसी बॉक्स जिसमें निमिष रोशनी है जो हमारे अपार्टमेंट के सभी उपकरणों को इंटरनेट से कनेक्ट करने की अनुमति देता है। इसलिए, मुझे राउटर को बेहद कम (वर्ष में एक बार से कम) कॉन्फ़िगर करना होगा, और इसके कॉन्फ़िगरेशन को एक आवश्यक माप के लिए सुरक्षित रूप से जिम्मेदार ठहराया जा सकता है (इंटरनेट प्रदाता को बदल दिया गया, दूसरे अपार्टमेंट में ले जाया गया, आदि)। अधिकांश समय यह ठीक से काम करता है, और यह मेरी आंख को नहीं पकड़ता है (यह शांति से कोने में कहीं धूल जमा करता है)। लेकिन कुछ भी हमेशा के लिए काम नहीं कर सकता है, और अनिश्चित काल में एक बार इंटरनेट एक्सेस प्वाइंट स्थापित करने के मुद्दे का सहारा लेना पड़ता है।

और यह क्षण, कम से कम मेरे लिए, बल्कि अप्रिय है। शांति से काम करना जारी रखने के बजाय, मुझे मंचों को सर्फ करना शुरू करना था, मैनुअल पढ़ना, इंटरनेट सेवा प्रदाता के साथ कॉल करना और मेरी स्मृति से कार्यों के सही अनुक्रम को मिटाने के अपने अविश्वसनीय प्रयासों का उपयोग करना, जिसकी बदौलत मेरे घर में वाई-फाई फिर से काम करना शुरू कर देगा।

दूसरा उदाहरण

व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए, मुझे अपने नाम पर एक आईपी (व्यक्तिगत उद्यमी) खोलने की आवश्यकता थी। और जैसा कि आप जानते हैं, निजी उद्यमियों के लिए बहीखाता, विशेष रूप से सरलीकृत कर प्रणाली (सिम) पर, बहुत सरल है, क्योंकि आप साल में एक बार सभी करों का भुगतान करते हैं। और बीमा प्रीमियम और अन्य चीजों का भुगतान या तो एक चौथाई, या साल में एक बार किया जा सकता है। वैसे भी, शायद ही कभी, लेकिन आपको ऐसा करने की आवश्यकता है। यदि आप कर का भुगतान नहीं करते हैं, तो कर तुरंत मुकदमेबाजी शुरू कर देता है और आपके लिए जमानत भेज देता है, भले ही ऋण की राशि महत्वहीन हो।

इसलिए, वर्ष में एक बार (एक तिमाही में बीमा योगदान के साथ) मुझे सभी आवश्यक मात्राओं का भुगतान करने के लिए क्लाइंट-बैंक प्रणाली, भुगतान और अन्य नौकरशाही लाल टेप के साथ कई हेरफेर करने होंगे।

मैं एक तकनीकी विशेषज्ञ हूं और एकाउंटेंट नहीं बनना चाहता हूं! और यदि आप भुगतान प्रणाली या ऊपर वर्णित क्रियाओं के अनुक्रम में गलती करते हैं, तो आपको अपने दैनिक जीवन में थोड़ी अतिरिक्त बवासीर मिल जाएगी (आपकी स्मृति पर भरोसा करना और यह आशा करना कि मुझे एक साल पहले किए गए कार्यों का सही सेट याद है जो इस स्थिति में एक विकल्प नहीं है)।

इसलिए, इन सभी परिचालनों का संचालन भी कर और पेंशन फंड, रीडिंग फ़ोरम, "क्लाइंट-बैंक" के तकनीकी सहायता कर्मचारियों को कॉल के साथ, और मेरे लिए एक अतिरिक्त तनाव था।

उदाहरण तीन

हमारी ऑनलाइन परियोजना लगातार बढ़ रही है और विकसित हो रही है, और, जैसा कि आप जानते हैं, हमें नियमित रूप से नए कर्मचारियों की आवश्यकता है। लेकिन उन सभी लोगों को नहीं जो हमारे साथ काम करना चाहते हैं वे हमारी आवश्यकताओं को पूरा करते हैं और सफलतापूर्वक परीक्षण अवधि पार करते हैं। यदि आपने किसी को काम पर रखने की कोशिश की है, तो आप समझते हैं कि पहली बार आपको जिस कर्मचारी की ज़रूरत है उसे ढूंढना इतना आसान काम नहीं है।

साथ ही, किसी ने हमारी कंपनी छोड़ने के लिए कर्मचारी की क्षमता को रद्द नहीं किया। जीवन में कुछ भी हो सकता है: मैंने अपना खुद का व्यवसाय खोलने का फैसला किया, अधिक आकर्षक स्थिति पाई, दूसरे शहर में चले गए, आदि।

परिणामस्वरूप, बार-बार संगठन के प्रमुख कर्मचारियों को नई भर्तियों को प्रशिक्षित करने की आवश्यकता के साथ सामना करना पड़ता है ताकि हम अपने ज्ञान को उस स्तर पर ला सकें, जिसकी हमें आवश्यकता है। यानी इससे पहले कि उम्मीदवार उम्मीदवार एक पूर्ण कर्मचारी बन जाए, हम उसे वह सब कुछ सिखाते हैं जो उसे हमारी कंपनी में अपने आगे के काम में चाहिए।

पुनर्खरीद : हम तुरंत प्रत्येक नए आने वाले कर्मचारी को प्रशिक्षित करने की आवश्यकता पर नहीं आए (अपने ज्ञान को आवश्यक स्तर पर लाने के लिए), लेकिन यह दृष्टिकोण पहले ही भुगतान कर चुका है। कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण आपके व्यवसाय की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है!

और इसलिए, कर्मचारी से कर्मचारी तक, हमें एक ही बात बतानी थी। इस बारे में बात करें कि हम किन कार्यक्रमों का उपयोग करते हैं, उन्हें कैसे स्थापित करें, उनका उपयोग कैसे करें, काम के सभी बुनियादी नियम बताएं, आदि। इस तरह के प्रशिक्षण में बहुत समय लगता है, न केवल सीखने वाले, बल्कि सिखाने वाले भी। यानी एक उच्च योग्य कर्मचारी ने अपने भुगतान किए गए काम के घंटों को अपने प्रत्यक्ष कर्तव्यों का पालन करने के बजाय नौसिखिए के साथ अनुभव का आदान-प्रदान किया। और चूंकि, शायद, नवागंतुक परिवीक्षाधीन अवधि को पारित नहीं करेगा और हमारी कंपनी को छोड़ देगा, फिर सभी प्रयासों का खर्च, वास्तव में, बस पाइप में उड़ सकता है।

दूसरी ओर, हम नए कर्मचारी को पूर्ण स्वतंत्रता नहीं दे सकते थे और उसे नियंत्रित नहीं कर सकते थे कि वह कैसे और क्या करता है, क्योंकि ऐसे मामले में, इसे सौंपे गए कार्य से सबसे अधिक संभावना होगी कि (या तो इसे पूरा नहीं किया जा सकेगा, या जो आवश्यक होगा वह नहीं किया जाएगा, टीके लिखने की गुणवत्ता की परवाह किए बिना, आदि)। शुरुआती में तनाव है! वह सिर्फ एक नए स्थान (किसी और के मठ) में मिला, जिसमें नए लोग उसके लिए काम करते हैं, उसके अपने कॉर्पोरेट नियम, आदि।

और अंत में, यह पता चलता है कि हमारे संगठन द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं की गुणवत्ता ग्रस्त है। हमारा व्यवसाय पूरी तरह से प्रबंधनीय नहीं हो रहा है और एक प्रणाली के रूप में नहीं, बल्कि कुछ और के रूप में व्यवहार करता है जो अप्रत्याशित परिणाम पैदा करता है।

नतीजतन, रेक को एक दो बार चलने के बाद, हमने महसूस किया कि सभी विशिष्ट प्रक्रियाओं को प्रलेखित किया जाना चाहिए!

व्यवसाय (और जीवन) के सभी विशिष्ट चरणों, सभी व्यवसाय प्रक्रियाओं को सबसे विस्तृत चरण-दर-चरण निर्देशों का उपयोग करके वर्णित किया जाना चाहिए, जिसके कार्यान्वयन से काम की आवश्यक गुणवत्ता मिलेगी।

एक एकल भंडार बनाया जाना चाहिए जिसमें सभी आवश्यक निर्देशों को संरचित किया जाएगा और किसी भी समय किसी भी बिंदु पर जहां इंटरनेट, मेरे कर्मचारी और मैं उन्हें (अधिमानतः अधिकारों के भेदभाव के साथ) एक्सेस कर पाएंगे।

और यहाँ जाने-माने विकिपीडिया (WIKI) हमारी सहायता के लिए आते हैं, लेकिन इसमें जो कुछ लिखा गया है, वह इसकी संरचना नहीं है।

समाधान (हमने क्या किया)

लगभग हमारी समझ में आने के बाद, हमने एक उपयुक्त आईटी समाधान की खोज शुरू की।

पहली चीज़ जो उन्हें मिली, वह एक स्क्रिप्ट थी, जिसने आपको अपनी वेबसाइट पर WIKI की झलक बनाने की अनुमति दी। उन्होंने लगा दिया। हमने देखा ...

जैसा कि यह निकला, स्क्रिप्ट छोटी थी, सेटिंग्स के साथ बहुत उलझन में थी और एक ही समय में एक महत्वपूर्ण कमी थी। क्योंकि चूंकि स्क्रिप्ट को साइट पर रखा गया था, तो साइट का नुकसान (हैकिंग और वायरस संक्रमण, होस्टिंग के साथ कुछ, MySQL डेटाबेस और अन्य विधर्मियों का पतन) संचित सामग्री का पूर्ण या आंशिक नुकसान हो सकता है। और यह, जैसा कि आप जानते हैं, बस एक व्यवसाय के लिए अनुमति नहीं है! अगर हम आईटी क्षेत्र से एक सादृश्य लाते हैं, तो यह कंपनी के मुख्य सर्वर में गिरावट और सिस्टम प्रशासक के एक साथ प्रस्थान के लिए समान है - आर्मगेडन कंपनी में शुरू होगा!

उन्होंने आगे की खोज शुरू की, और यहाँ यह है! फैसला हाथ में था, हमने अभी इस पर ध्यान नहीं दिया। अंतर्निहित Google साइट सेवा (संरचित विकी पर आधारित सरलीकृत होस्टिंग) हमारे लक्ष्यों को कई कारणों से पूरी तरह से अनुकूल करती है:

• Google सर्वर का पतन और विनाश, हालांकि संभव है, संभावना नहीं है।
• एक नई साइट (एक नई मात्रा, एक नई परियोजना के लिए निर्देश) कुछ ही मिनटों में बनाई जाती है।
• Google साइट पर बनाई गई साइटों की संरचना स्पष्ट रूप से हमारी आवश्यकताओं को पूरा करती है और वर्णित समस्या को हल करने के लिए उपयुक्त है।
• Google टूल का उपयोग करके साइट के सभी पृष्ठों पर एक बहुत ही उच्च-गुणवत्ता वाली खोज उपलब्ध है (विकल्प कस्टम है, आप खोज एल्गोरिदम चुन सकते हैं)।
• निर्देशों तक पहुंच भी नियंत्रित की जाती है (पक्ष से कोई व्यक्ति उन्हें नहीं देखेगा)।

सामान्य तौर पर, ऊपर लिखे गए फायदे के आधार पर, Google साइट पर चुनाव रोक दिया गया था।

टिप्पणी : थोड़ा आगे देखते हुए, मैं आपको सूचित करता हूं कि Google साइट के आधार पर हमारे विकी में इस समय हमारी कंपनी की कुछ व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने वाले 1000 से अधिक निर्देश हैं, और हर दिन उनमें से अधिक से अधिक हैं।

Google साइट पर WIKI कैसे बनाएं

Google साइट में संरचित WIKI पर आधारित एक साइट बनाना एक बहुत ही सरल कार्य है!

एकमात्र आवश्यक शर्त: जीमेल मेल सेवा में आपका खाता होना चाहिए (जीमेल मेल सेवा में आपका अपना मेलबॉक्स होना चाहिए)।

तो, यह आपकी पहली वेबसाइट बनाने का समय है:

1. अपने जीमेल मेल खाते पर जाएं और ऊपरी क्षैतिज मेनू में "साइट" आइटम चुनें।



2. खुलने वाले पृष्ठ पर, "बनाएं" बटन पर क्लिक करें।



3. अगले पृष्ठ पर, Google हमें एक टेम्पलेट का चयन करने और हमारी भविष्य की Google साइट के नाम का संकेत देने के लिए कहेगा। एक टेम्पलेट के रूप में, "खाली टेम्पलेट" छोड़ें, और लैटिन अक्षरों में नाम इंगित करें (उदाहरण के लिए, निर्देश)।



सभी आवश्यक डेटा दर्ज किए जाने के बाद, "बनाएं" बटन पर क्लिक करें

4. Google थोड़ा सोचेगा, और संरचित WIKI पर आधारित आपकी नई साइट तैयार है!



इस पर तैयारी पूरी हो गई है। हम भरने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

टैग: गूगल साइट, विकी, अनुदेश भंडारण

हम Google साइट का उपयोग कैसे करते हैं?

जैसा कि आप समझते हैं, हमारे संगठन में Google साइट एक तरह की आंतरिक कॉर्पोरेट साइट की तरह दिखाई देती है। यह विभिन्न जानकारी संग्रहीत कर सकता है, उदाहरण के लिए:

• हमारे संगठन का विवरण और घटक दस्तावेजों का स्कैन;
• कर्मचारियों के लिए संपर्क जानकारी (अतिरिक्त सीआरएम से डुप्लिकेट);
• फ्रीलांसरों के बारे में संपर्क जानकारी जिनके साथ आपको नियमित रूप से काम करना है या करना है (इन आवश्यकताओं के लिए एक विशेष दस्तावेज़ "हमारा पसंदीदा फ्रीलांसर" बनाया गया था, एक तरह का विश्वसनीय प्रदर्शन करने वालों का मिनी-डेटाबेस);
• वर्तमान वर्ष के लिए प्रमुख व्यावसायिक आयोजनों की योजनाएँ (हम प्रत्येक वर्ष की शुरुआत में मुख्य बिंदुओं का संकेत देते हुए अनुमानित विकास योजना की रूपरेखा तैयार करते हैं और उसका पालन करते हैं);
• पिछले वर्षों में प्रमुख व्यावसायिक घटनाओं पर रिपोर्ट (बहुत उपयोगी जानकारी भी, इसके लिए धन्यवाद आप विश्लेषण कर सकते हैं और बहुत महत्वपूर्ण कार्यों की पहचान कर सकते हैं जो संगठन के विकास की ओर ले जाते हैं);
• मानक दस्तावेजों के नमूने (कार्य, चालान, चालान, अनुबंध, बयान, प्रश्नावली, आदि);
• कुछ व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए आवश्यक चरणों का वर्णन करने वाले चरण-दर-चरण निर्देश।

इस प्रकार, हमारी कॉर्पोरेट Google साइट उन सभी आवश्यक जानकारियों को संग्रहीत करती है जो हमारे कर्मचारियों को अपने काम में आवश्यकता हो सकती हैं, अर्थात्। वह जानकारी जो कंपनी के कर्मचारियों के लिए सार्वजनिक रूप से उपलब्ध होनी चाहिए।

नोट : WIKI में हमारे द्वारा संग्रहित उपरोक्त डेटा प्रकारों की सूची अंतिम नहीं है, लेकिन Google साइट बनाने के उद्देश्य को समझने के लिए पर्याप्त है।

मैं तुरंत कुछ सिफारिशें देना चाहता हूं, जिनका पालन हम अपने WIKI को भरने के दौरान करते हैं।

1. WIKI में एक्सेस पासवर्ड स्टोर न करें (स्टोर पासवर्ड अलग से, उदाहरण के लिए, KeePass में)।
2. WIKI पर आपके द्वारा पोस्ट किए जाने वाले निर्देश यथासंभव सरल और चरण-दर-चरण होने चाहिए ताकि सबसे कम-कुशल कर्मचारी भी उन्हें सही तरीके से निष्पादित कर सकें।
3. निर्देशों को अधिभारित न करने का प्रयास करें। यदि निर्देश में एक खंड है, जिसके निष्पादन में भी विशिष्ट कार्यों का एक क्रम शामिल है, तो इन क्रियाओं को एक अलग उप-अनुदेश में रखें, और इसे मुख्य एक में लिंक जोड़ें (जैसे प्रोग्रामिंग में, इसे अलग-अलग कार्यों में तोड़ दें)।
4. अपने कॉर्पोरेट WIKI में आगे की खोज को सुविधाजनक बनाने के लिए, प्रत्येक निर्देश (लेख) के लिए पृष्ठ के निचले भाग में कम से कम तीन टैग जोड़ें। इटैलिक में टैग लिखें।
5. प्रिंट स्क्रीन या सहायक वीडियो (यूट्यूब लिंक) के साथ निर्देश प्रदान करें। इससे उनके साथ और काम करने में आसानी होगी।

निर्देशों के एक उदाहरण के रूप में, आप ऊपर वर्णित प्रक्रिया "Google साइट में एक संरचित WIKI पर आधारित एक वेबसाइट बनाना" "Google साइट पर एक WIKI कैसे बनाएं" पर देख सकते हैं।

पुनर्खरीद: जो लोग इस तकनीक को सेवा में लेते हैं, उनके लिए मैं कुछ और सलाह देना चाहता हूं।

पहली बार पूरी तरह से काम करने वाले निर्देशों को लिखने की कोशिश न करें। पहले विकल्प के लिए, जैसे कुछ पर्याप्त है:

1. जीमेल में लॉग इन करें।
2. Google साइट के आधार पर एक साइट बनाएँ।
3. पहला निर्देश जोड़ें।

यहां तक ​​कि इस तरह की एक सरल कार्य योजना किसी भी योजना से बेहतर है!

हमारे व्यवसाय में Google साइट का उपयोग क्या देता है

यह दृष्टिकोण एक विशेष प्रकार के काम के प्रदर्शन में मानव कारक को काफी कम कर सकता है।

इस तथ्य के कारण कि हमारे व्यवसाय में सभी दोहराई जाने वाली प्रक्रियाएं (जीवन में) चरण-दर-चरण निर्देशों के रूप में एक विस्तृत विवरण प्राप्त करती हैं, उच्च संभावना के साथ गारंटी देना संभव है कि सभी ऑपरेशनों से गुजरने के बाद आवश्यक परिणाम प्राप्त होगा।

इस प्रकार, राउटर स्थापित करने, करों का भुगतान करने आदि पर बहुत शुरुआत में वर्णित उदाहरण। विचलन और हास्यास्पद गलतियों के बिना, स्पष्ट रूप से निष्पादित किया जाएगा।

कर्मचारियों के प्रशिक्षण के लिए, अब ज्यादातर मामलों में, कर्मचारियों को निर्देश प्राप्त होते हैं, जिस पर वे चरणों में एक विशेष कार्रवाई करना सीखते हैं। प्रशिक्षण के कुछ क्षण वीडियो सबक आदि से गुजरते हैं। पहले कर्मचारी को समझाते समय, एक रिकॉर्डिंग बनाई गई थी या एक विशेष प्रशिक्षण वीडियो या पाठ्यक्रम तैयार किया गया था।

इतना ही नहीं, धीरे-धीरे, जैसा कि व्यवसाय बढ़ता है, आप और आपके कर्मचारी आपके संगठन में अधिक से अधिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते हैं। आपकी कंपनी और आपका पूरा व्यवसाय धीरे-धीरे एक ऐसी प्रणाली में बदल रहा है जिसमें आपके कर्मचारियों के नियमों की क्षमता का स्तर नहीं है, लेकिन व्यावसायिक प्रक्रियाओं के वर्णन की गुणवत्ता (इस तरह के एक संगठन का सबसे प्रसिद्ध उदाहरण सभी के प्यारे मैकडॉनल्ड्स हैं: छात्र और छात्र सेवा की गुणवत्ता को खोए बिना इसमें काम करते हैं। )।

यह दृष्टिकोण "व्यापार एक प्रणाली के रूप में" आपको कर्मचारियों से स्वतंत्र बनाता है। यदि कोई अप्रत्याशित रूप से क्विट करता है, तो यह संगठन के काम को प्रभावित नहीं करेगा, बस किसी अन्य व्यक्ति को उसके स्थान पर रखें और वह निर्देशों के अनुसार काम करना जारी रखेगा।

टिप्पणी: यह टिप्पणी उन मामलों के लिए मान्य है जब एक साधारण कर्मचारी निकलता है। यदि TOP मैनेजर आपको छोड़ने का फैसला करता है, तो उसका प्रस्थान मूर्त होगा, लेकिन पतन नहीं होगा!

एक निष्कर्ष के बजाय

मुझे उम्मीद है कि इस लेख में मेरे द्वारा वर्णित तकनीक हैबर के निवासियों के लिए उपयोगी और उपयोगी होगी।

यदि आपके पास मेरे या लेख पर टिप्पणियों के लिए कोई प्रश्न हैं, तो उन्हें टिप्पणियों में लिखें, मैं मदद करने और जवाब देने की कोशिश करूंगा।