एक पीएमए के कार्य दिवस की प्रभावशीलता

सभी को नमस्कार।
इस अजीब लेख में, मैं एक परियोजना प्रबंधक (आईटी में एक अन्य प्रबंधकीय लिंक) के रूप में कार्य दिवस के दौरान श्रम दक्षता के मुद्दे को उजागर करना चाहूंगा।
संख्या प्रबंधन में कोई विश्लेषण नहीं होगा, समय प्रबंधन पर पुस्तकों के ढेर से अंश, लेकिन केवल व्यक्तिगत अनुभव और शुष्क निष्कर्ष। मैं आपकी आंखों के सामने पहिया को मजबूत नहीं करने जा रहा हूं, लेकिन मुझे उम्मीद है कि मैं एक अच्छे उदाहरण के रूप में काम करूंगा।

बिल्ली के लिए आपका स्वागत है।

प्रस्तावना

ऐसा हुआ कि मैं एक परिसर में शामिल होने के लिए भाग्यशाली था, लेकिन एक परियोजना प्रबंधक (परियोजना प्रबंधक, यहां पीएम) के रूप में सभी अधिक दिलचस्प परियोजना। वैसे, मैंने इस क्षण तक इस पेशे के सबसे सही अर्थों में पीएमओएम के साथ काम नहीं किया, इसलिए मेरे लिए यह बिल्कुल नया अनुभव है। और जहां एक नया अनुभव होता है, वहां एक नई लकीर होती है।

सबसे पहले, सब कुछ बहुत अच्छा था: नए कार्य, नई आवश्यकताएं, नई संवेदनाएं। लेकिन उत्पाद पुनरावृत्ति की प्रत्येक अवधि के साथ, नए कार्य अधिक से अधिक हो गए, जबकि पुराने लोगों ने मुझसे और उनके आगे के समर्थन की मांग की।
और एक बिंदु पर, मुझे एहसास हुआ कि मैं तैरा था। मैंने कई काम करना बंद कर दिया। सुबह काम करने के लिए, मुझे नहीं पता था कि कहां शुरू करना है, क्या हड़पना है। मैं अभिव्यक्ति के पूर्ण अर्थों में रात तक बैठना शुरू कर दिया। अपनी प्रभावशीलता बढ़ाने के लिए अपने कार्य दिवस की समीक्षा करने का समय है।

काम अनुसूची

जब आप कड़ाई से मानकीकृत कार्य दिवस के साथ काम करते हैं, तो मूल रूप से अनुसूची के साथ कोई समस्या नहीं होती है। आप हमेशा जानते हैं कि कर्मचारियों को कब काम करना चाहिए, कब छोड़ना चाहिए। तदनुसार, नियोजन के साथ ऐसी समस्याएं नहीं हैं।
लेकिन मैं एक लचीली अनुसूची वाले संगठन में काम करता हूं। इसके अलावा, मेरी टिप्पणियों को देखते हुए, कई आईटी-कंपनियों में और न केवल एक लचीली अनुसूची का उपयोग किया जाता है।
नहीं, एक लचीला कार्यक्रम पागलपन से ठंडा है। लेकिन हर दिन मैं बाद में आया, और बाद में भी छोड़ दिया, क्योंकि मैं उन लोगों के साथ रहा, जो रात में देर से काम कर रहे हैं। हाँ, यह एक "स्नोबॉल" है इसकी सभी महिमा में। इसके अलावा, मुझे परेशान करना शुरू कर दिया।

दुर्भाग्य से, हर जगह रहना और हमेशा बस संभव नहीं है, चाहे मुझे कितना भी पसंद हो। मैंने इस स्तर पर अपने सभी सहयोगियों के काम के घंटों का विश्लेषण किया, सभी काम के घंटों के अधिकतम चौराहे के साथ अवधि की पहचान की। उदाहरण के लिए, अब यह सुबह 10-11 बजे से शाम को 8-9 बजे तक की अवधि है। मैंने इस कार्यक्रम का पालन करना शुरू कर दिया, इसके पूरा होने के बाद सभी सवालों की अनदेखी की। रात 11 बजे उत्पादन में गणना के अलावा (:

मेरे लिए इस तरह के बदलाव का परिणाम मेरे अनुकूल है। मुझे पर्याप्त नींद आने लगी, मैंने व्यक्तिगत मामलों के लिए समय मुक्त कर दिया। मेरे सहकर्मियों को हमेशा पता होता है कि मुझे कब कार्यस्थल पर पाया जा सकता है, और किसी भी समय उनके पास सुविधाजनक प्रश्नों के साथ मुझे घेरना बंद कर दिया है।
नतीजतन, कार्यक्रम काफी लचीला निकला, लेकिन मेरे लिए काफी सुविधाजनक था।

दिन की योजना

एक दिन की योजना बनाना बहुत महत्वपूर्ण है, और यह कई अन्य चीजों के साथ जुड़ा हुआ है।

शुरू करने के लिए, मैंने दिन को सख्ती से व्यवस्थित करने की कोशिश की: सुबह पोस्ट ऑफिस, रात के खाने से पहले, दोपहर में, मेरी उपस्थिति की आवश्यकता वाले प्रश्न, शाम को - अगले दिन की योजना बनाना।
यह काम नहीं करता है। मैं अक्सर उन सहयोगियों को देखता हूं जो अपने काम के घंटों को भी इसी तरह से एक निजी कार्यक्रम में सभी के लिए सुलभ होते हैं, लेकिन मुझे समझ में नहीं आता कि वे कैसे काम करने का प्रबंधन करते हैं। यह बहुत लचीला नहीं है, दैनिक प्रश्न उठते हैं जिनके लिए क्षणिक समाधान, आपकी उपस्थिति, और इसी तरह की आवश्यकता होती है। ऐसी चीजें सभी योजनाओं को परेशान करती हैं, हमें फिर से पकड़ना होगा।
जरूरी सवालों के लिए खाली खिड़कियों के साथ आंशिक योजना भी काम नहीं करती है। हमेशा कुछ ऐसा है जिसकी यहां और अभी जरूरत है।

यह महसूस करते हुए कि इस तरह की योजना मेरे लिए काम नहीं करती है, और मैं इसे आयोजित करने में बहुत अधिक समय व्यतीत करता हूं, जो खो गया था उस पर पकड़, मैंने इस प्रक्रिया को एक अलग दृष्टिकोण से देखने की कोशिश की। नतीजतन, मैं उन कार्यों की सामान्य सूची में पैदा हुआ था जिनकी केवल समाप्ति तिथि है। प्रत्येक दिन के अंत में, या सुबह काम करने के तरीके पर, मैं इस सूची को देखता हूं और उन कार्यों का चयन करता हूं जिन्हें मैं एक दिन में हल करना चाहता हूं। इसमें कम से कम समय लगता है, लेकिन मुझे हमेशा पता है कि मुझे आज क्या करने की आवश्यकता है। इस सूची को प्राथमिकता देना एक अलग विषय है।

और वर्तमान या सिर्फ उत्पन्न कार्यों के बारे में क्या?

"कारोबार"

"नियमित", तत्काल मुद्दों, बैठकों के रूप में, मैंने एक ही बार में इन सभी चीजों को हल करना शुरू कर दिया, क्योंकि वे पैदा हुए थे। मेरे इनबॉक्स में कोई अपठित या उत्तर-पत्र नहीं हैं। और दिन के अंत में तत्काल मामले भी व्यावहारिक रूप से नहीं रहते हैं। खाली समय के अनुसार कार्य बैठकें निर्धारित हैं। "बाद के लिए देरी" नहीं, कतारों और अन्य चीजें, केवल यहाँ और अब।
तथ्य यह है कि मैं पत्र को जितनी जल्दी हो सके पढ़ने / उत्तर देने की कोशिश करता हूं। यह आपको स्थिति को पूरी तरह से नियंत्रित करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, बग ट्रैकर से सूचनाओं के मामले में बहुत उपयोगी है।
बल्क में तत्काल मुद्दों को बहुत जल्दी हल किया जाता है। हालांकि, इसमें जरूरी लेकिन वैश्विक चुनौतियां हैं। इस मामले में, मैं अभी संभव काम करने वाले प्रश्नों को लॉन्च करने की कोशिश करता हूं, ताकि निकट भविष्य में मेरे पास एक मध्यवर्ती परिणाम होगा जिसके साथ मैं आगे काम कर सकता हूं।

बाहर निकलने पर, दिन के दौरान मेरे सिर पर केवल आवश्यक कार्यों के साथ कब्जा कर लिया जाता है, और तत्काल सब कुछ कम से कम समय में हल हो जाता है, जबकि यह आग पर है। मैं यह नहीं कहूंगा कि यह सबसे आसान तरीका है। मुझे सीखना था कि कार्यों को जल्दी से जल्दी कैसे स्विच किया जाए, पहले तो असंगति थी, लेकिन परिणाम ने प्रयासों को सही ठहराया: उत्पादकता में वृद्धि हुई, थोड़ी देर बाद मैं पहले की तुलना में कार्य दिवस के दौरान हल करने के लिए अधिक कार्य करने में सक्षम था। और उन्हें सफलतापूर्वक हल करने के लिए, मुझे कहना होगा।

समय की हत्या, काम टूटता है

अलग से, मैं "समय हत्यारों" के बारे में बात करना चाहता हूं।
मैं सामाजिक नेटवर्क, मुहरों और अन्य चीजों के एक समूह के साथ संसाधनों के खिलाफ नहीं हूं। वास्तव में, ये चीजें बहुत मदद करती हैं।

इस तथ्य के बावजूद कि मुझे अपने "बचपन" रोगों से छुटकारा मिल गया, मेरे पास अभी भी कुछ दिन शेष हैं जब मैं कम प्रभावी था। समस्या यह थी कि मैं मानसिक रूप से जल गया था। मैंने काम के मुद्दों पर बहुत अधिक ध्यान केंद्रित किया, बाहर की किसी भी चीज़ से विचलित नहीं होने की कोशिश की, जिससे अंततः तेजी से थकान हुई। किस तरह का काम है ...

इस समस्या का हल बहुत सरल है: जब मुझे लगता है कि मैं थकने लगा हूँ, तो रुकें। एकमात्र शर्त यह है कि ठहराव के दौरान आपको कुछ परिमित करने की आवश्यकता होती है। आपको यह स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि काम से विचलित होने पर आपको केवल एक निश्चित अवधि के लिए ध्यान भंग करना चाहिए। इस मामले में, क्षैतिज पट्टी के तीन दृष्टिकोण, कला पुस्तक का अध्याय, आज की मुहरों का चयन बहुत अच्छा है।
कुछ हद तक - सामाजिक में संचार। नेटवर्क और संदेशवाहक, क्योंकि यह अनिश्चित काल के लिए फैल सकता है, चाहे आप इसे चाहें या नहीं। और यह बुरा है। मैं अक्सर दोस्तों के साथ रात्रिभोज का अभ्यास करता हूं, इससे मैं विचलित हो जाता हूं, लेकिन दोपहर के भोजन के अंत में मैं अलविदा कहता हूं और कार्य दिवस की समाप्ति के बाद संवाद करना जारी रखता हूं। और मत भूलो, व्यक्तिगत संचार आपको जरूरी और महत्वपूर्ण मुद्दों को छोड़कर, काम के दौरान परेशान नहीं करना चाहिए।

इसी तरह के एक कदम ने मुझे दिन के दौरान लोड करने की अनुमति दी, और कम समस्या वाले दिन थे। बेशक, बीमार होने के लिए ट्रिट होने पर कुछ प्रभावी दिन रह गए, लेकिन यह नियम के बजाय अपवाद है।

काम की जानकारी की उपलब्धता, अस्थायी रिकॉर्ड

अन्य क्षेत्रों में काम करते हुए, मैंने हमेशा काम और व्यक्तिगत समय को अलग करने की कोशिश की। लैपटॉप हमेशा दिन के अंत में काम पर बना रहता है, ठीक उसी तरह जैसे व्यवसाय से जुड़ी अन्य चीजें। और यह काम किया, लेकिन मेरी वर्तमान स्थिति में नहीं।

पीएमए के पद पर आपको हमेशा यह जानने की जरूरत होती है कि आप जहां भी हैं, वहां क्या हो रहा है। मुझे यह एहसास हुआ कि एक बार एक महत्वपूर्ण बैठक से चूक गए थे, जिसमें मेरी नौकरी की जिम्मेदारियों से संबंधित मुद्दों को हल किया गया था। नतीजतन, उन्होंने मेरे बिना फैसला किया, और मुझे इस तथ्य के बाद बैठक का फिर से शुरू मिला।
इस मामले ने मुझे अपने सभी मोबाइल उपकरणों से व्यक्तिगत मेल, कैलेंडर, आंतरिक संसाधनों और आईएम तक पहुंच बनाने के लिए मजबूर किया। सूचनाओं के लिए कुछ सेटिंग्स, और अब किसी भी समय मुझे पता है कि मेरी परियोजनाओं के आसपास क्या हो रहा है। नहीं, मैं सप्ताहांत पर काम नहीं करता, लेकिन मुझे आने वाले मेल को पढ़ने में कुछ मिनट लग सकते हैं। और अब मुझे विश्वास है कि सोमवार (सप्ताह के किसी भी दिन) पर काम करने जा रहा हूं। मेरे पास वर्तमान स्थिति है। इससे मुझे तुरंत काम में शामिल होने में मदद मिलती है, न कि अगली योजना और अद्यतन मुद्दों के साथ दिन की शुरुआत करें।

अस्थायी रिकॉर्डिंग के लिए, तो सब कुछ सरल है। पहले, मैंने अपनी स्मृति पर लगभग 100% भरोसा किया, मैंने कभी भी बैठकों का सारांश नहीं दिया, कुछ भी रिकॉर्ड नहीं किया। और मैथुन किया। लेकिन पीएमए के पद पर, मेरे पास से गुजरने वाली सूचनाओं का प्रवाह बहुत बढ़ गया है, याद रखना सब कुछ एक समस्या बन गई है।
शुरू करने के लिए, मैंने उसी एवरनोट में नोट लेने की कोशिश की। लेकिन यह रूट नहीं हुआ, मुझे रिकॉर्डिंग की गति कम होने के कारण असुविधा हुई। फिर डायरी आई, जिसे किसी तरह व्यवस्थित करना था। यह भी ऊब गया और कुछ समय लगा।
नतीजतन, मैं सामान्य ए 4 शीट का उपयोग करता हूं, जिस पर मैं दीर्घकालिक दृष्टिकोण के साथ कुछ दर्ज करता हूं, और मुझे सब कुछ अल्पकालिक बहुत अच्छी तरह से याद है। समस्या को हल करने के बाद, यह शीट बाहर फेंक दी जाती है, इसके बजाय एक नया शुरू किया जाता है। कोई व्यवस्थितकरण नहीं, और इस तरह के रिकॉर्ड रखने से मुझे हल्कापन और "स्वच्छ मन" की अनुभूति होती है। विशेष रूप से, लेकिन यह मेरी मदद करता है।

कुल मिलाकर

इन सभी उपायों के बाद, मेरा KPI काफी बढ़ गया है। यह बहुत अच्छा है, लेकिन मैं समझता हूं कि ऐसी कई समस्याएं हैं जिन पर मुझे निश्चित रूप से काम करने की जरूरत है। और मेरी सबसे बड़ी गलती, वास्तव में, यह है कि मैंने अपने काम के संगठन पर लगभग ध्यान नहीं दिया। खैर, सबक सीखा।

मुझे आशा है कि मैंने आपको एक अच्छा उदाहरण दिया है। और आपकी टिप्पणियों, टिप्पणियों और सुझावों को सुनकर मुझे बहुत खुशी होगी। एक चेतावनी: मैं वास्तव में आपका व्यक्तिगत अनुभव सुनना चाहता हूं।

आप सभी को धन्यवाद, और सभी को एक अच्छा उत्पादक दिन।

UPD : टिप्पणियों में, टाइम ट्रैकिंग या कार्यों के लिए काफी उपयोगी सेवाएं थीं। धन्यवाद, मैंने कुछ देखा है, कुछ नहीं, और मैं निश्चित रूप से उनसे मिलूंगा। लेकिन एक "लेकिन" है। ऐसी सेवाएं आपको अपने साथ एक लैपटॉप / टैबलेट / फोन रखने के लिए बाध्य करती हैं। दुर्भाग्य से, मेरे मामले में यह अक्सर संभव नहीं होता है, अक्सर गलियारे या कैफे में एक चर्चा उत्पन्न हो सकती है। और जब मुझे यकीन है कि जिस गति के साथ मैं कागज़ के टुकड़े पर कुछ लिखता हूँ या खींचता हूँ वह किसी फ़ोन या अन्य डिवाइस पर करने की तुलना में बहुत अधिक है। अपनी आत्मा के साथ, मैं समझता हूं कि यह कुछ और स्वचालित करने के लिए आगे बढ़ रहा है, लेकिन मस्तिष्क अभी भी दादाजी तरीके से जकड़े हुए है।

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