मुद्रण आउटसोर्सिंग

सूचना प्रौद्योगिकी के कई क्षेत्रों में आउटसोर्सिंग के अभ्यास का उपयोग किया जाता है। हम प्रदान किए गए संचार चैनलों का उपयोग करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, कई कंपनियां होस्टिंग प्रदाताओं से सर्वर या वर्चुअल प्लेटफॉर्म किराए पर लेती हैं, इसलिए आउटसोर्सिंग और प्रिंट क्यों नहीं?

पहली नज़र में ऐसा लगता है कि मुद्रण एक बहुत ही सरल प्रक्रिया है। ऐसा लगता है कि डाई कागज पर लागू होती है - यह कागज की लागत और स्याही की लागत की गणना करने के लिए पर्याप्त है, और आपको प्रिंट की लागत मिलती है। हालांकि, इसकी सामग्री में एचपी नोट के रूप में, "मुद्रण लागत का 90% तक छिपा हुआ है।" यह स्पष्ट है कि 90% का आंकड़ा बहुत अधिक है, लेकिन विचार ही वास्तव में दिलचस्प है - क्या होगा यदि हम मुद्रण से जुड़े अप्रत्यक्ष लागत का अनुमान लगाते हैं?



इसके अलावा, क्योसेरा ब्रोशर हाल ही में मेरी आँखों के सामने आया है, जो दिन के दौरान प्रिंटर और एमएफपी उपयोग के अनुमान प्रदान करता है, अपडेट और राइट-ऑफ शेड्यूल, साथ ही कई अन्य दिलचस्प टेबल जो किसी भी तरह से आपूर्तिकर्ता से मुद्रण सेवाओं के लाभों को साबित करते हैं। वास्तव में, यह सब समझ में आता है, और अधिकांश कंपनियों को इस बात का अंदाजा भी नहीं है कि कार्यालयों और अन्य प्रभागों में छापने के लिए उन्हें वास्तव में कितना खर्च करना पड़ता है। मुद्रण लागतों को अनुकूलित करने में ऐसे ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए, निर्माताओं और सिस्टम इंटीग्रेटर्स ने प्रिंट प्रबंधन सेवाओं की पेशकश शुरू की, जिसे पश्चिम में MDS (प्रबंधित दस्तावेज़ सेवाएँ) कहा जाता है, या, दूसरे शब्दों में, प्रिंट-ओनली प्रिंटिंग।
यह सब पता चलता है ... और कम से कम निम्नलिखित स्थिति तुरंत दिमाग में आती हैं:
• प्रशासक काम के घंटे
• मरम्मत और रखरखाव उपकरण
• कर्मचारियों द्वारा अक्षम मुद्रण
• खराब गुणवत्ता (ईंधन भरने के मामले में) के कारण दस्तावेजों की पुनरावृत्ति
• कर्मचारियों द्वारा व्यक्तिगत दस्तावेजों की अनधिकृत छपाई
• अत्यधिक रंग मुद्रण (यदि आवश्यक न हो)
• मुद्रण दस्तावेज जिन्हें मुद्रित करने की आवश्यकता नहीं है (ई-मेल, ब्रोशर)

क्या लाभ हैं?
पहले सन्निकटन में, एमडीएस का उपयोग करने के लाभ स्पष्ट हैं - मुद्रण नियंत्रण के लिए विशेष समाधानों को लागू करने की कोई आवश्यकता नहीं है (आपूर्तिकर्ता विस्तृत आंकड़े प्रदान करेगा कि कौन कितना और कब प्रिंट करता है), अन्य के लिए आईटी कर्मचारियों को मुक्त करने की क्षमता, अधिक उपयोगी गतिविधियों, अपने स्वयं को समाप्त करना। एक उपभोग्य गोदाम और निश्चित रूप से, न केवल केंद्रीय कार्यालय में, बल्कि क्षेत्रों में भी व्यापक सेवाएं प्राप्त की जा रही हैं।
इसके अलावा, सिद्धांत में एकल आपूर्तिकर्ता के लिए संक्रमण विभिन्न निर्माताओं के "चिड़ियाघर" उपकरण, उनके रखरखाव और विभिन्न मॉडलों के लिए घटकों और उपभोग्य सामग्रियों को संग्रहीत करने की आवश्यकता के परित्याग के कारण अनावश्यक डाउनटाइम को समाप्त करना चाहिए। आमतौर पर, एमडीएस में एक या अधिक शक्तिशाली प्रिंटर स्थापित करना शामिल होता है जो पूरे विभाग, फर्श, या यहां तक ​​कि एक संपूर्ण कंपनी की सेवा करता है (यदि हम एसएमबी के बारे में बात कर रहे हैं)।
डेटा प्रसार की सुरक्षा में सुधार के लिए शर्तों को बढ़ाने पर भी शोध कर रहे हैं। सैद्धांतिक रूप से, यह संभव है, क्योंकि कॉपी प्रिंटिंग सॉफ़्टवेयर सभी मुद्रित दस्तावेज़ों की निगरानी करता है, जिससे डेटा लीक को ट्रैक करना संभव है (निश्चित रूप से, यदि अन्य रिसाव चैनल, जैसे बाहरी मीडिया, को बाहर रखा गया है)। हालांकि, यह कितना उपयोगी है यह पूरी तरह से स्पष्ट नहीं है।
दूसरी ओर, यह पता चलता है कि अब आप अपने प्रिंटर के नियंत्रण में नहीं हैं। यही है, आप एक आपूर्तिकर्ता की सेवाओं से बंधे हैं, जो आपको ए 4 प्रारूप में प्रिंट की एक निश्चित लागत को उजागर करता है, उदाहरण के लिए, रंग में और मोनोक्रोम प्रारूप में। और आप इस तरह से और उस कीमत पर प्रिंट करेंगे। क्या यह लाभदायक है? यह प्रतीत होता है, लेकिन व्यवहार में कैसे जांचें? कुछ गारंटी देने के लिए, समाधान प्रदाता अनुबंध में कुछ केपीआई मापदंडों को ठीक करने का सुझाव देते हैं, जिस पर ग्राहक को संतुष्ट होना चाहिए - उदाहरण के लिए, मुद्रण लागत को 15% तक कम करना और इसी तरह।

बड़े या छोटे के लिए
अधिकांश एमडीएस सामग्री का कहना है कि मुद्रण सेवाएँ बड़ी और छोटी दोनों कंपनियों के लिए प्रासंगिक हैं, लेकिन व्यवहार में यह सीधे आपके द्वारा चुने गए प्रदाता और आपके "टैरिफ प्लान" पर निर्भर करता है। मेरी राय में, बड़े संगठनों के लिए, एमडीएस के लाभ अधिक स्पष्ट हैं, क्योंकि विषम उपकरणों और बड़े प्रिंट संस्करणों की उपलब्धता से एकीकरण में स्पष्ट लाभ प्राप्त करना संभव हो जाता है, साथ ही साथ सेवा उपकरणों और स्टोर की आपूर्ति के लिए मना कर दिया जाता है।
लेकिन सवाल यह है: "क्या सही दृष्टिकोण के साथ छोटी कंपनियों को एमडीएस का उपयोग करने का लाभ मिल सकता है?" वास्तव में, कई छोटे कार्यालयों के लिए, इसका मतलब वास्तव में प्रिंटर या MFP की खरीद है, जिसमें शामिल सेवा शामिल है। उसी समय, ग्राहक प्रिंटर का उपयोग सेवा के रूप में करता है, देखभाल नहीं करता कि उसे निगरानी, ​​सेवा, परिवर्तित आपूर्ति की आवश्यकता है।