😩 🚒 😧 प्रभावी बैठकों के लिए नियम 🧙🏻 🐇 🛋️

आपने कितनी बार ऐसी बैठकें कीं जिनमें 2 घंटे की अवधि पार हो गई, एक ही समय में दुनिया की सभी समस्याओं को हल करने की कोशिश की? जब लोग थकान से लाल हो जाते हैं, थकान से अपना आपा खो देते हैं, तो सही समाधान खोजने की कोशिश में एक-दूसरे पर चिल्लाने की कोशिश करने लगते हैं? जब प्रत्येक बैठक कुछ भी नहीं समाप्त होती है, और सभी प्रतिभागी स्वयं को शपथ लेते हैं कि वे फिर से इन निरर्थक बैठकों के लिए इकट्ठा नहीं होंगे?

मूल लेख: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules

बैठक की प्रभावशीलता क्या है?

यदि हम बैठकों की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने के लिए निवेश पर रिटर्न (आरओआई, निवेश पर वापसी) की गणना करने के लोकप्रिय तर्क को लागू करते हैं, तो हमें निम्न जैसा कुछ मिलता है:

बैठक की दक्षता = किए गए निर्णयों का मूल्य / (बैठक का समय * प्रतिभागियों की संख्या * प्रतिभागी का औसत वेतन)

जाहिर है, किए गए निर्णयों (अंश) के मूल्य में वृद्धि और बैठक के समय और प्रतिभागियों की संख्या को कम करने के साथ-साथ अत्यधिक भुगतान किए गए लोगों (हर) के समय को कम करने की कोशिश करते हुए, आप इस पर वापसी को अधिकतम कर सकते हैं। इस तथ्य के बावजूद कि इन मापदंडों में से प्रत्येक को अनुकूलित करने की कोशिश करते हुए, आप पहले से ही काफी सफलता प्राप्त करेंगे, उनके बीच एक संबंध है और उनके द्वारा कुशल संतुलन एक आसान काम नहीं है जो कई नेताओं को नहीं मिलता है।

इसलिए, बैठक काफी महंगी चीज है, जिसने कार्यालय कर्मचारियों के बीच भय और घृणा को सही रूप से अर्जित किया है। आपके सहित, इन सभाओं के आयोजकों पर भी यही भावनाएँ लागू होती हैं। यदि आप अपनी टीम का सम्मान अर्जित करना चाहते हैं, तो आपको प्रभावी बैठकें करने में सक्षम होना चाहिए।

यह लेख आपको सिखाने के बारे में है कि प्रतिभागियों के लिए न्यूनतम समय और भावनात्मक नुकसान के साथ आपकी बैठकों में से सबसे अधिक कैसे प्राप्त करें।

बैठक की तैयारी

लेकिन क्या एक बैठक आवश्यक है?

“बैठकें गरीब संगठन का एक लक्षण हैं। कम बैठकें, बेहतर। "- पीटर ड्रकर," प्रभावी नेता। "

मीटिंग ROI अक्सर कॉल, चैट या इंस्टेंट मैसेंजर से कम होती हैं। बैठक की आवश्यकता केवल उन दुर्लभ मामलों में होती है जब संचार के अन्य तरीके कम प्रभावी होंगे। एक नियम के रूप में, निम्न स्थितियों में से कई का मिलान होना चाहिए:

जटिलता। चर्चा के तहत विषय इतना जटिल है कि प्रतिभागियों को दृश्य सामग्री को एक साथ देखने की जरूरत है ताकि चर्चा के धागे से बाहर न निकले। उदाहरण के लिए, डेटाबेस संस्थाओं की वास्तुकला या ऋण आवेदन को मान्य करने की जटिल व्यवसाय प्रक्रिया पर चर्चा करता है।
तात्कालिकता। चर्चा के तहत विषय इतना जरूरी है कि ई-मेल द्वारा इस विषय पर एक कार्य योजना के विकास में अस्वीकार्य रूप से बड़ी राशि खर्च होगी।
महत्व। चर्चा के तहत विषय इतना महत्वपूर्ण है कि बैठक आयोजित करने पर समूह के सदस्यों द्वारा खर्च किए गए किसी भी संभावित समय के साथ इसका महत्व समाप्त हो जाता है।

अन्य मामलों में, आप बैठक को इकट्ठा करने से सुरक्षित रूप से मना कर सकते हैं।

गलत कारण के लिए बैठकों को इकट्ठा करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप:

आप समूह में समस्या के लिए जिम्मेदारी को स्थानांतरित करना चाहते हैं,
अपने विचारों के लिए श्रोताओं की तलाश में या
क्या आप टीम को मजबूत बनाना चाहते हैं

फिर संवाद करने के अन्य तरीकों की तलाश करें।

उद्देश्य और एजेंडे को स्पष्ट रूप से रेखांकित करें

किसी भी अन्य उपक्रम की तरह, स्पष्ट रूप से परिभाषित उद्देश्य के बिना , बैठक विफलता के लिए बर्बाद है।

किसी भी बैठक का उद्देश्य कार्य योजना है। "संभावनाओं पर चर्चा" नहीं, "समस्या को हल करें", लेकिन "इस तरह के और इस तरह की तारीख से ऐसा करने का निर्देश दें"। किसी भी अन्य लक्ष्य निर्धारण के परिणामस्वरूप कोई भी परिणाम नहीं मिल सकता है।

इसलिए, एक नियुक्ति करते समय, हमने प्रतिभागियों को स्पष्ट रूप से सूचीबद्ध किया, यह जानने के लिए कि आप किस समस्या या समस्या को प्राप्त करना चाहते हैं, और उन्हें परिणामी एजेंडा भेजा जाएगा। एक लिखित एजेंडा लोगों को यह सुनिश्चित करने की अनुमति देगा कि वे व्यर्थ चर्चा में समय नहीं बिताते हैं, और जिन मुद्दों पर चर्चा की जाती है, वे उनके हित के क्षेत्र से संबंधित होंगे।

यदि बैठक के लिए पर्याप्त समय आवंटित नहीं किया जाता है, तो एजेंडे के मुद्दों को महत्व के अवरोही क्रम में हल किया जाना चाहिए (तब आपके पास सबसे महत्वपूर्ण चर्चा करने का समय होगा) या बढ़ती जटिलता में (फिर आप अधिकतम प्रश्नों को बंद करने का प्रबंधन करेंगे)।

अतिरिक्त प्रतिभागियों को आमंत्रित न करें

बैठक में प्रत्येक व्यक्ति अनिवार्य रूप से अपने भाषणों और सवालों के साथ समय बिताएगा, चाहे समस्या में ईमानदारी से रुचि हो या सिर्फ अपनी उपस्थिति को सही ठहराने के लिए। इसके अलावा, संभावना है कि एक अतिरिक्त व्यक्ति को कुछ पता चल जाएगा जो दूसरों को नहीं पता है प्रतिभागियों की बढ़ती संख्या के साथ घट जाती है। यही है, समूह समय की लागतों में स्पष्ट वृद्धि के अलावा, प्रतिभागियों की संख्या में वृद्धि चर्चा की प्रभावशीलता को कम करती है।

यह सिफारिश की जाती है कि 5 प्रतिभागियों की सीमा से अधिक न हो। प्रत्येक प्रतिभागी को प्रश्नों की निम्नलिखित "छलनी" के माध्यम से निचोड़ा जाना चाहिए:

क्या उसके पास असाधारण विषय ज्ञान है जो अन्य बैठक प्रतिभागियों के पास नहीं है?
क्या चर्चा के तहत विषय उसके हितों को प्रभावित करता है? क्या उसके हित किसी अन्य प्रतिभागी के हितों से मेल खाते हैं?
क्या यह व्यक्ति रचनात्मक चर्चा के लिए तैयार है?
क्या बैठक के परिणामों के बारे में केवल इस व्यक्ति को सूचित करना पर्याप्त है?

बैठक आयोजित करना

मीटिंग आयोजक, अर्थात, आप यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार हैं कि उसके लक्ष्यों को प्राप्त किया गया है। आपको चाहिए:

नीचे वर्णित सभी चर्चा नियमों के अनुपालन की निगरानी करें
उनका उल्लंघन करने वालों को रोकना
समूह के निर्णय को संक्षेप में बताएं
एजेंडा का पालन करें और निर्धारित करें कि समूह अगले प्रश्न पर कब आगे बढ़ता है

तो, प्रभावी बैठकें आयोजित करने के लिए 7 नियम:

एक कहता है ... प्रतिभागियों को एक-दूसरे को बाधित न करने दें। न केवल यह अनादर की अभिव्यक्ति है, इसलिए सबसे अधिक संभावना है, एक साथ बोलने के समय, प्रतिभागी एक-दूसरे को समझने की कोशिश नहीं कर रहे हैं, जो कि एक पूरे के रूप में बैठक के लिए अच्छा नहीं है।
... और बाकी सब सुन रहे हैं। प्रभावी चर्चा की कुंजी समूह में सभी के लिए है कि समूह क्या कहता है, इस पर नज़र रखे। सभी की समस्याओं की एक ही "तस्वीर" होनी चाहिए। जैसे ही समूह कई चर्चाओं में टूट जाता है या कोई व्यक्ति विचलित होने लगता है (उदाहरण के लिए, फोन पर मेल की जांच करना या बस "इसे खत्म करना"), आगे का समय तब तक खो जाएगा जब तक कि समूह फिर से पूर्ण नहीं हो जाता। सब कुछ जो किसी के "अनुपस्थित" होने पर हुआ था, उसे उसके लिए दोहराया जाना होगा, बाकी सभी उस समय पर खर्च करना होगा।
बिंदु पर जाओ! इस तथ्य के बावजूद कि, जब लोग थके हुए होते हैं, तो लोग आराम करना चाहते हैं और अमूर्त विषयों पर बात करना चाहते हैं, इस तरह की कोई भी वापसी सभी के लिए समय व्यतीत करती है और आपको एक समाधान तक पहुंचने से दूर रखती है। धीरे-धीरे सभी को चर्चा के विषय पर वापस लाएं।
समस्या से लड़ो, लोगों से नहीं। चर्चा की गर्मी में, प्रतिभागी खुद को टिप्पणी की अनुमति दे सकते हैं जो अन्य अपने स्वयं के खाते पर देख सकते हैं। ऐसी स्थितियां, यदि वे कली में नहीं बुझती हैं, तो अनिवार्य रूप से काम के माहौल को खराब कर देंगी, अनावश्यक तनाव पैदा करेंगी, प्रभावित प्रतिभागियों को "अक्षम" करें, समय बिताएं और, सबसे अधिक संभावना है, समूह को अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने से रोकें। "गलत" चले गए चर्चाओं को तुरंत बंद करें।
रिकॉर्ड सब कुछ कहा। यह आपके या किसी अन्य प्रतिभागी द्वारा किया जा सकता है, जिसे आप बैठक के सचिव की भूमिका सौंपते हैं। फिक्सिंग के बिना, समूह उन तथ्यों या निष्कर्षों को भूलना शुरू कर देगा जो किए गए हैं, और प्रक्रिया की प्रभावशीलता अनिवार्य रूप से गिर जाएगी। इसके अलावा, रिकॉर्डिंग से समूह को समय बचाने में मदद मिलती है, जिससे स्पीकर को रिकॉर्डिंग के एक या दूसरे हिस्से को केवल विस्तार से बताने के बजाय, जो वह पहले ही कह चुका है, के बारे में बता सकता है। निर्धारण कागज की एक शीट पर होना चाहिए जो पूरे समूह को दिखाई दे, या दीवार पर लटका एक बोर्ड पर हो।
विराम लेते हैं। टमाटर विधि (प्रत्येक 25 मिनट के काम में 5 मिनट के आराम को शामिल करने वाले चक्रों में काम करें) का उपयोग करें। मेरे अनुभव में, एक घंटे और आधे से अधिक की बैठक प्रतिभागियों की थकान के कारण पूरी तरह से अपनी प्रभावशीलता खो देती है। इस तरह की बैठकों को बाधित करना बेहतर है, निरंतरता को दूसरे दिन तक ले जाना।
यदि समूह की आवश्यकता नहीं है, तो फैलाव। जैसा कि समस्या पर चर्चा की जाती है, सामान्य चर्चा की आवश्यकता वाले कम और कम जटिल मुद्दे हैं। यदि आप समझते हैं कि समस्या को व्यक्तिगत निष्पादन की आवश्यकता वाले कई कार्यों में विभाजित किया गया है, तो समूह चर्चा पर कुल समय बिताने का कोई मतलब नहीं है - बैठक को पूरा करने की आवश्यकता है। यदि बैठक समाप्त करना बहुत जल्दी है, लेकिन पहले से ही ऐसे लोग हैं जिनके ज्ञान के लिए आगे की चर्चा की आवश्यकता नहीं होगी या जिनके हित अब प्रभावित नहीं होंगे, उन्हें जाने दें।

मिलने का अंत

बैठक के अंत में, अपने लक्ष्य पर लौटें - एक कार्य योजना विकसित करना (बैठक के मिनट उर्फ)। यह प्रोटोकॉल होना चाहिए:

मौखिक रूप से मौजूद नहीं है, लेकिन लिखित रूप में
विभिन्न व्याख्याओं को रोकें
ऐसी भाषा में लिखा जाना चाहिए जो दो महीने में समझ में आ जाए
प्रत्येक आइटम के लिए निष्पादन और अवधि के लिए जिम्मेदार व्यक्ति शामिल हैं

बाहर (आप या बैठक के सचिव) सभी प्रतिभागियों और जिम्मेदार लोगों को प्रोटोकॉल भेजें - यह अपेक्षाओं को पूरा करने की दिशा में एक और कदम है।

प्रभावी बैठकों के लिए नियम