समय प्रबंधन: एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग करने का अनुभव

हेलो, हेब्र! संक्षिप्त परिचय - मैं एक बड़ी चिकित्सा कंपनी के आईटी विभाग के प्रमुख के रूप में काम करता हूं। अब एक साल के लिए, मैं अपने काम के समय के वितरण के साथ खुद को गुणात्मक रूप से काम करने के लिए मजबूर करने की कोशिश कर रहा हूं। यह पोस्ट मेरे अनुभव, मेरे विचार, समय प्रबंधन के लिए धारणा और कठिनाइयों के नमूने हैं।

समय प्रबंधन क्या है? यह आपके समय के प्रबंधन के लिए एक उपकरण है, इसके अलावा, यह न केवल काम करने के समय पर लागू होता है, बल्कि व्यक्तिगत (काम करने के बाहर) पर भी लागू होता है। सब कुछ करने के प्रयास में और तुरंत आप अंततः एक मृत अंत में चलेंगे, यह समझ में नहीं आएगा कि सब कुछ योजना के लिए पर्याप्त समय क्यों नहीं है, और फिर, आप बस कुछ कार्यों / विचारों / लक्ष्यों को भूलना शुरू कर देते हैं जो अत्यधिक दिलचस्प, अत्यधिक लाभदायक, अभिनव से अधिक लग रहे थे। यह मेरे साथ हुआ, ईमानदारी से कुछ बेहतर करने की कोशिश में, कुछ को अनुकूलित करने के लिए, मैंने पृष्ठभूमि में कोई भी लक्ष्य रखा और, मेरी मुख्य जिम्मेदारियों, काम के प्रवाह में वर्तमान विसर्जन के कारण, मैं उन विचारों के बारे में भूल गया जो मुझे आशाजनक लग रहे थे। वर्ष की शुरुआत के आसपास, मैंने कार्यक्रमों की तलाश शुरू कर दी, आकर्षक लेख जो मुझे समय प्रबंधन के मुद्दे पर बेहतर दृष्टिकोण बनाने में मदद करेंगे और मेरा विश्वास करेंगे, अपने लिए मैंने उस सार को समझा जो मुझे किसी लेख या किसी पुस्तक / कार्यक्रम में नहीं मिला। आइए मुख्य पहलुओं पर चलते हैं जो आपको अपने समय के साथ और अपने कार्यों के साथ अच्छी तरह से काम करने में मदद करेंगे:

1. मूर्ख मत बनो

विचारों की सभी परिकल्पनाओं के माध्यम से कार्य करें, जब तक आपके द्वारा पूछे गए प्रश्न का स्पष्ट उत्तर नहीं मिल जाता है, तब तक वहां रुकें नहीं - क्या यह विचार / प्रस्ताव आपके व्यवसाय / व्यवसाय प्रक्रिया / कार्य में मांग में होगा। परिकल्पना को एक स्पष्ट तथ्य (इसकी आवश्यकता का प्रमाण) या एक स्पष्ट खंडन पर पूरा किया जाना चाहिए। इस प्रमाण के रास्ते में, अधिकांश लोग स्वयं से यह कहते हुए आत्म-धोखे में लिप्त होने लगते हैं - "ओह, यह संभव नहीं है", "यह मेरे लिए बहुत मुश्किल है", "कोई भी इस बात को नहीं समझेगा" - मेरा विश्वास करो, अगर हमारे आस-पास के सभी लोग उसी तरह से सोचेंगे, तो दुनिया में बिजली नहीं होगी, कंपनियों के पास अच्छी बिक्री, नए उत्पाद, सामान्य रूप से सफलता नहीं होगी।

2. अपनी गलतियों को स्वीकार करना सीखें

एक जटिल मनोवैज्ञानिक कारक, जिस पर आप अलग-अलग चीजों को देखना सीखेंगे। अपने आप को स्वीकार करने से शुरू करें अगर आपके लिए व्यक्ति के सामने ऐसा करना मुश्किल है / प्रक्रिया / कार्रवाई से पहले जिससे आपने गलती की है। उस अवधि में जब मैंने सिर्फ समय प्रबंधन करना शुरू किया, मुझे इस समस्या का सामना करना पड़ा। अपने आप को यह लिखना मुश्किल था कि मुझे आधे साल पहले क्या करना चाहिए था, और फिर सुरक्षित रूप से या "रन" करना चाहिए, जबकि यह महसूस करते हुए कि यह कार्य कुछ समय बाद आएगा और इसकी भावना अब से बेहतर नहीं होगी। और खोए हुए समय के कारण और भी बुरा। आपकी गलतियों की पहचान, अंत में, आपको उनके कार्यान्वयन के लिए कार्यों के प्रति अधिक चौकस रहने के लिए सिखाएगी, क्योंकि आप कभी यह नहीं कहना चाहते हैं कि "हाँ, मैंने एक गलती की है" और आप इस तरह के स्वीकारोक्ति के बारे में भूलने और अपना सब कुछ करने के लिए करेंगे। कार्यकाल और सबसे कुशलता से। ठीक है, यदि आप कोई गलती करते हैं, तो उन्हें सम्मान के साथ स्वीकार करना और उन्हें सही करना सीखें, क्योंकि यह कुछ भी नहीं है कि हम सभी ने स्कूल में गलतियां की हैं। एक महत्वपूर्ण बिंदु - दोषी की तलाश न करें, सब कुछ करने के अवसर की तलाश करें ताकि भविष्य में ऐसी गलतियों को न दोहराएं (भले ही गलती आपकी ओर से नहीं की गई थी), टीम के साथ संवाद करें, समाधान सुझाएं, पर्याप्त रूप से उचित दावों का जवाब दें। दोषी की तलाश केवल उन मामलों में संभव है यदि आपके पास बहुत खाली समय है, तो शपथ ग्रहण और इसी तरह के अनावश्यक मानसिक विस्फोट के लिए समय है। मुझे आशा है कि आप उन लोगों में से नहीं हैं।

3. आलसी मत बनो

डाहल के शब्दकोश में इन शब्दों के साथ आलस्य का वर्णन किया गया है - कार्य के प्रति अनिच्छा, कार्य से घृणा, कार्य से, व्यवसाय; आलस्य की प्रवृत्ति, परजीवीपन की ओर। वास्तव में, मैं हर शब्द में गहराई से नहीं जाऊंगा, हम सभी वयस्क हैं और हम समझते हैं कि आलस्य एक सकारात्मक गुणवत्ता से दूर है, मैं केवल समय प्रबंधन के पक्ष से विचार करूंगा। मैं कलम के साथ एक शीट पर बहुत सारे कार्य लिखता हूं, उदाहरण के लिए, दिन के दौरान (मेरे पास या तो हमेशा मेरे सामने एक शीट या नोटपैड होता है) और यहां एक बहुत ही महत्वपूर्ण बिंदु उठता है - उस फ़ाइल में कार्य / विचारों को दर्ज करना स्थगित न करें जहां आप समय का प्रबंधन करते हैं, मेरा विश्वास करो, शीट हो सकती है लुप्त हो जाना, कॉफी इस पर फैल सकती है, या यदि आप एक नोटबुक को देखते हैं, तो आप भूल सकते हैं कि आपने किसी दूसरे पृष्ठ पर बस फ़्लिप करके क्या योजना बनाई थी। कार्यों / विचारों को समय पर दर्ज करें, सुनिश्चित करें कि कल या शाम तक दिन के दौरान स्थगित न करें। जैसे ही एक नि: शुल्क मिनट होता है, तुरंत इसे प्रभावी ढंग से उपयोग करें, आत्म-अनुशासन का पालन करते हुए, डेटा को एक फ़ाइल में दर्ज करें - इसमें 2-3 मिनट से अधिक नहीं लगेगा। किसी फ़ाइल में कार्यों को दर्ज करने में समय बचाने के बारे में अधिक ...

4. संक्षेप में और स्पष्ट रूप से कार्य लिखें।

आपको पूरी तकनीकी प्रक्रिया का वर्णन नहीं करना चाहिए यदि आप सुनिश्चित हैं कि आप इसे बाद में आसानी से याद कर सकते हैं। यदि आप बहुत सारा समय अपने लिए लिखने के कार्यों में लगाते हैं तो समय प्रबंधन आपको जल्दी ही बोर कर देगा। यही है, सशर्त रूप से, मुझे इसकी आवश्यकता है: "एक नया सर्वर स्थापित करें, विंडोज 2003 डाटासेंटर ऑपरेटिंग सिस्टम स्थापित करें, नवीनतम सर्विस पैक के साथ Microsoft SQL 2000 डेटाबेस स्थापित करें, पूरे ओएस और डेटाबेस का बैकअप लेने के लिए प्रोग्राम स्थापित करें ... आदि ”- मेरा विश्वास करो, यदि मैंने इस तरह से समय प्रबंधन फ़ाइल में खुद को कार्य निर्धारित किया है, तो मैं बहुत सारे कार्य समय केवल लेखन कार्यों पर खर्च करूंगा। मैं इस "मेमोरी शॉर्टकट" को कॉल करता हूं, अपने आप को कार्य "डेटाबेस सर्वर स्थापित करें" मुझे जल्दी से याद है कि मुझे विवरण में क्या करने की आवश्यकता है, जो उस समय भी पॉप जाएगा जब कार्य किया जा रहा है। याद रखें - आप अपने लिए कार्य निर्धारित करते हैं, उन्हें इस तरह से सेट करें कि आप तुरंत याद रख सकें कि क्या दांव पर है। इसके अलावा, मैं व्यक्तिगत रूप से उन कार्यों को सेट नहीं करता हूं जो वर्कफ़्लो से संबंधित हैं, अगर उस समय मेरे पास बड़ा लोड नहीं है और मैं अगले 15 मिनट में वर्तमान कार्य को पूरा कर सकता हूं।

5. किसी विशिष्ट कार्य के घंटे / मिनट के लिए कार्य निर्धारित न करें, तो बेहतर है - इसे दिन पर रखें।

यह पहलू सभी के लिए उपयुक्त नहीं हो सकता है, लेकिन मुझे लगता है कि अधिकांश मुझसे सहमत होंगे। संक्षिप्त पृष्ठभूमि - शुरू में मैंने विभिन्न कार्यक्रमों का उपयोग करने की कोशिश की, जिसमें एक निश्चित समय, एक निश्चित घंटे, एक निश्चित मिनट के लिए अनुस्मारक डालना संभव था। यह अनुस्मारक कार्य के विवरण के साथ स्क्रीन के फर्श पर पॉप अप हुआ और 90% मामलों में मेरे चरम भार के समय हुआ, जब यह पूरी तरह से कार्य के लिए नहीं था और 2 विकल्प थे - निष्पादन समय को मारने या कार्य को बंद करने के लिए। परिणामस्वरूप - समय की तीसरी रुकावट के बाद, मैं बस इन कार्यक्रमों का उपयोग करने के लिए अनिच्छा से जल गया और खुद से पहले शर्मिंदा महसूस किया कि एक बार फिर मैं इस कार्य को फिर से आधे घंटे के लिए स्थगित कर दूंगा। अंत में, मैंने दिन की योजना पर स्विच किया। दिन के दौरान, यदि आप रुचि रखते हैं, मेरे पास 2 से 5 कार्य हैं, तो उन्हें हल करने के लिए अपेक्षित समय के आधार पर, मैं तरलता से संबंधित कार्यों को शामिल नहीं करता हूं, जैसा कि मैंने ऊपर लिखा था, यहां।

इसलिए, अब उस फाइल के बारे में जिसे मैं कार्यों को सेट करने के लिए उपयोग करता हूं। आपके आश्चर्य के लिए, यह एक और कार्यक्रम नहीं है जिसे अध्ययन करने, समझने, स्वीकार करने की आवश्यकता है। यह एक सरल एक्सेल फाइल है जिसमें बिना किसी शानदार फॉर्मूले के एक परिचित इंटरफ़ेस है। मैं इस प्रारूप पर बस गया क्योंकि मेरा मानना ​​है कि हमारे पास मौजूद संसाधनों का कुशलतापूर्वक उपयोग करना आवश्यक है, और इसके अलावा, यदि आवश्यक हो, तो आप बस एक अतिरिक्त कॉलम भरना शुरू कर सकते हैं। फ़ाइल को हमेशा हाथ में रखा जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, डेस्कटॉप पर या इसे ऑटोलैड पर स्थानांतरित करके (यह सिस्टम शुरू होने पर खुल जाएगा), क्योंकि मैं काम करने वाले कंप्यूटर को बंद नहीं करता हूं मुझे ऐसी कोई समस्या नहीं है - फ़ाइल हमेशा चल रही है। आइए मेरे द्वारा प्रस्तावित वर्तमान विकल्प पर जाएं, कॉलम पर विचार करें:

क्या करना है - इस कॉलम में मैं कार्य का संक्षिप्त नाम भरता हूं, उदाहरण के लिए, "डेटाबेस सर्वर स्थापित करें", "घन से रिपोर्ट के आदेश के लिए टेम्पलेट", "ग्राहक रिपोर्ट", "योजनाओं की पूर्ति देखें", "फर्म M के लिए उत्पाद एम पर छूट की पेशकश करें"

समस्या के बयान की तारीख वह तिथि है जब यह कार्य दिखाई दिया। मेरी राय में एक महत्वपूर्ण कारक, यह समझने के लिए कि इस कार्य के लिए कितना समय पहले ही समर्पित हो चुका है, किस समय से यह अभी तक पूरा नहीं हुआ है। यदि मैं देख रहा हूँ कि कार्य के निर्माण के बाद से 2 सप्ताह बीत चुके हैं, तो मुझे अपने आप को थोड़ा-थोड़ा रिप्रोंस करना है - और अभी भी कोई नतीजा नहीं निकला है। यदि कार्य किसी विभाग / विशिष्ट कर्मचारी के आवश्यक हस्तक्षेप के साथ जुड़ा हुआ है, और उसने अभी भी मुझे कोई जवाब नहीं दिया है, तो मैं उसे कार्य में लगाए गए प्रश्न की फिर से याद दिलाऊंगा। अक्सर ऐसा होता है कि किसी विशेष कर्मचारी / विभाग से प्रतिक्रिया प्राप्त किए बिना, आपका काम पूरा नहीं हो सकता है, अगर यह कहीं भी दर्ज नहीं किया गया है, तो मेरा विश्वास करो, आप इसके बारे में संबंधित व्यक्ति की तरह, इसके बारे में भूल जाएंगे। तो प्रारंभिक स्तर पर, आप आसानी से एक दिलचस्प विचार को बर्बाद कर सकते हैं।

अनुमानित पूर्णता तिथि - यहां मैं वह तिथि निर्धारित करता हूं जब मैं इस कार्य को पूरा करने का इरादा रखता हूं, आमतौर पर लाइनों में निर्धारित तिथियों के आसपास दौड़ते हुए, और यह महसूस करते हुए कि इस या उस कार्य को पूरा करने में कितना समय लगता है, मैंने इसके पूरा होने की अनुमानित तिथि निर्धारित की है। कभी-कभी, दिन के दौरान एक भारी भार के साथ, मैं इस तारीख को आगे बढ़ाता हूं, लेकिन, ईमानदार होने के लिए, यह अत्यंत दुर्लभ है। जब आप एक समान फ़ाइल को बनाए रखना शुरू करते हैं, तो आप बाद में सबसे प्रभावी ढंग से कार्य के निष्पादन समय की योजना बनाना शुरू कर देंगे।

अतिरिक्त टिप्पणी - यहां मैं उदाहरण के लिए, उन अतिरिक्त क्रियाओं का वर्णन करता हूं जो कार्य पूरा होने के समय दिखाई दिया था, या कार्य के अंत में टिप्पणी। उदाहरण के लिए, यदि कोई कार्य आसन्न कंपनी के किसी कर्मचारी को प्रभावित करता है, तो मैं लिखता हूं "मैं पुप्किन से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा हूं", "मैं आपूर्ति से कीमतों की प्रतीक्षा कर रहा हूं", "मैंने एक रिपोर्ट सौंप दी है, मैं प्रसंस्करण की प्रतीक्षा कर रहा हूं", और यदि कार्य पूरा हो गया है, तो मैं निष्पादन का परिणाम लिखता हूं या, मैं लिखता हूं एक सबटैक बनाने के बारे में जानकारी (बस जब किसी विचार की परिकल्पना पूरी तरह से पुष्टि नहीं की जाती है और या तो अतिरिक्त साक्ष्य या इसके प्रतिनियुक्ति की आवश्यकता होती है)। मेरे प्रत्येक कार्य में एक अतिरिक्त टिप्पणी है, भले ही वह बस पूरी हो। यह संभवतः सबसे सकारात्मक मनोवैज्ञानिक कारक है, जब निष्पादन के बाद, आप लिखते हैं कि आपने सफलतापूर्वक कार्य पूरा कर लिया है।

प्रबंधन के साथ चर्चा के लिए - इस कॉलम में मैंने "1" या "0" डाला। यदि कार्य को अनिवार्य प्रबंधन हस्तक्षेप की आवश्यकता है, तो "1", यदि नहीं, तो "0"। सहमत, यह सुविधाजनक होगा, जितना संभव हो उतना प्रभावी, यदि आप कार्यों की सूची के साथ मैनुअल पर आते हैं और एक ही समय में कुछ भी नहीं भूलते हैं? मैं ईमानदारी से सब कुछ अपने सिर पर नहीं रख सकता, या मुझे यह याद करने के लिए पर्याप्त समय चाहिए कि मैं क्या चर्चा करना चाहता था, और क्यों कंपनी प्रबंधन और खुद से समय ले सकता हूं, जब आपके पास पहले से सवालों की एक सूची हो सकती है जिसे आप जल्दी से प्रिंट कर सकते हैं यदि संभव हो तो चर्चा करें।

इसके अलावा, कार्यों में, मैंने अब तक 4 रंगीन योजनाओं को लागू करना शुरू कर दिया, जिनसे मैं कार्य लाइनों को उजागर करता हूं। उदाहरण के लिए, एक पंक्ति हाइलाइट की गई है:
पीला - कार्य पूरा हो गया है
हरा - इस समस्या के लिए एक और समाधान पाया गया था (मैं इंगित करता हूं कि टिप्पणी में कौन सा है)
लाल में - क्या कंपनी प्रबंधन के साथ चर्चा की जरूरत है।
सफेद में - मैं उन पंक्तियों पर प्रकाश डालता हूं जिनमें वर्तमान कार्य लिखे गए हैं (जो वर्तमान में किए जा रहे हैं)

टास्क नंबर की परिभाषा के रूप में, मैं एक्सेल में लाइन नंबर का उपयोग करता हूं, उदाहरण के लिए अगर मैं एक सबटैक बनाता हूं (मैं परिकल्पना की पुष्टि या खंडन करने की कोशिश करता हूं) तो मैं उस लाइन नंबर का संदर्भ देता हूं जिसने एक नया कार्य के लिए उकसाया था।

नतीजतन, ऊपर वर्णित सब कुछ मेरे लिए कुछ इस तरह दिखता है:

अंतभाषण

अपने समय के प्रभावी उपयोग के साथ, आपके पास उनके कार्यान्वयन के लिए अधिक विचार और अधिक अवसर होंगे, बस कल के लिए अपनी योजना को जानकर आप कार्यों के बारे में भूलकर भी आसानी से अपने समय का प्रबंधन कर सकते हैं और यहां तक ​​कि प्रवाह से बढ़े तनाव के मामले में आप फ़ाइल में लिखे गए महत्वपूर्ण लोगों के बारे में नहीं भूलेंगे। समस्याओं। शायद कोई पहले से ही किसी प्रकार की समय प्रबंधन योजना लागू कर रहा है, कोई व्यक्ति कुछ नया आविष्कार करने की कोशिश कर रहा है, लेकिन मैं उपरोक्त योजना का प्रस्ताव दे रहा हूं, जिसे मैं दो महीने से कुशलतापूर्वक उपयोग कर रहा हूं, धीरे-धीरे इसे परिष्कृत कर रहा हूं, जो काम के दृष्टिकोण को सबसे बड़ी पूर्णता में लाता है। आप निकटवर्ती विभागों को कर्मचारियों की विस्मृति के बारे में लंबे समय तक दोष दे सकते हैं, और इस योजना में स्वयं से परिपूर्ण हो सकते हैं, या आप कार्य को और अधिक कुशलता से कर सकते हैं, कुछ सुधारने का प्रयास कर सकते हैं और अंततः अपने आसपास की टीम के संबंध में भी एक नेता बन सकते हैं। यह न सोचें कि समय प्रबंधन आपको पहले दिनों से मदद करेगा जब आप इसका उपयोग करना शुरू करेंगे। पहले 2 हफ्तों में आप एक कार्य विफलता को याद करेंगे, उन्हें सूची में डालेंगे और एक दिन में 10 कार्य करने का प्रयास करेंगे। एक और 2 सप्ताह के बाद, आप समझेंगे कि दिन में 10 कार्य जिन्हें आप वर्ष के दौरान सशर्त रूप से पूरा नहीं कर पाए, आप स्पष्ट रूप से नहीं कर पाएंगे और आप समझ पाएंगे कि आप कितने वास्तविक कार्यों को पूरा कर सकते हैं। आप कार्यों को प्राथमिकता देना शुरू कर देंगे, उन्हें पहले से ही समझदारी से व्यवस्थित करें और समझें कि उन्हें हल करने में कितना समय लगेगा। और कम से कम एक महीने के श्रमसाध्य कार्य के बाद ही आप यह समझने लगेंगे कि "आपके समय का प्रभावी प्रबंधन" क्या है, और मैं आपसे वादा करता हूँ, आप अपने काम और विभिन्न आँखों वाले कर्मचारियों के काम को देखना शुरू कर देंगे, धीरे-धीरे दक्षता और गुणवत्ता बढ़ रही है।