यह लेख XML के उपयोग को एक इलेक्ट्रॉनिक कनेक्शन प्रबंधन प्रणाली (EDMS) से दस्तावेजों के साथ स्वायत्त काम के उदाहरण के रूप में चर्चा करता है, इसके लिए एक स्थायी कनेक्शन के बिना।
दस्तावेजों के साथ स्वायत्त काम का समर्थन करने के लिए, आप दस्तावेज़ों में एक निश्चित मात्रा में EDMS से XML भाग का उपयोग करके शामिल कर सकते हैं। दस्तावेज़ में एम्बेडेड एक समान "वर्कफ़्लो संदर्भ" सिस्टम में परिवर्तनों के बाद के अपलोड के साथ, दस्तावेज़ ऑफ़लाइन के साथ काम करते समय प्रदर्शित और बदला जा सकता है।

सार क्या है?

वर्कफ़्लो संदर्भ वाला XML भाग MS Office दस्तावेज़ में जोड़ा जाता है। XML भाग की सामग्री दस्तावेज़ द्वारा अपलोड किए जाने पर प्रोग्राम द्वारा उत्पन्न की जा सकती है, और इसे क्लाइंट ऑफ़लाइन भी बनाया और संशोधित किया जा सकता है। जब आप कोई दस्तावेज़ आयात करते हैं, तो XML भाग पुनर्प्राप्त और हटा दिया जाता है। कार्यों के साथ दर्ज ऑफ़लाइन क्रियाएं उपयोगकर्ता नियंत्रण के तहत आयात की जा सकती हैं।

XML सामग्री

स्वायत्त कार्य के लिए, XML भाग के रूप में एक दस्तावेज़ प्रवाह संदर्भ (XML) को MS Office दस्तावेज़ में शामिल किया जा सकता है। इसमें दस्तावेज़ की स्थिति के बारे में पूरी जानकारी शामिल हो सकती है, जिसमें शामिल हैं:

• पंजीकरण कार्ड;
• नियंत्रण कार्ड;
• संलग्न फाइलों की सूची;
• मार्गों और कार्यों का विवरण;
• प्रतिभागियों की टिप्पणियों के साथ कार्यों की प्रगति;
• दस्तावेज़ में उल्लिखित सभी प्रतिभागियों के बारे में जानकारी।

ऑफ़लाइन मोड में, कार्य के साथ क्लाइंट क्रियाओं के बारे में सीडी में प्रविष्टियाँ की जा सकती हैं:

• कार्य राज्य का परिवर्तन;
• कार्य पर ग्राहक टिप्पणियाँ;
• कलाकारों की पसंद के साथ नए कार्य।

वर्कफ़्लो संदर्भ केवल ईडीएमएस से डाउनलोड किए गए दस्तावेज़ में ही नहीं, बल्कि प्राथमिक एमएस ऑफिस दस्तावेज़ में भी बनाया जा सकता है। इस तरह के दस्तावेज़ में, सीडी को इनिशियलाइज़ किया जाता है जब दस्तावेज़ के लिए पहला काम बनता है। भविष्य में, दस्तावेज़ को एक नए या मौजूदा सिस्टम दस्तावेज़ में फ़ाइल के रूप में संलग्न किया जा सकता है।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में दस्तावेज़ आयात करते समय सीडी में दर्ज कार्यों के साथ कार्यों को ध्यान में रखा जा सकता है।

XML फ़ाइलों का उपयोग करते हुए दस्तावेजों के साथ स्वायत्त काम के लिए स्क्रिप्ट

किसी दस्तावेज़ पर ऑफ़लाइन कार्य करने के लिए स्क्रिप्ट

1. संलग्न कार्यालय की फाइल के साथ एक दस्तावेज पंजीकृत है, और इसमें हमेशा की तरह कार्य बनाए जाते हैं।
2. कार्य निष्पादक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली से दस्तावेज़ को अनलोड करता है।
3. एक्सएमएल भाग दस्तावेज के बारे में जानकारी, कार्यों के बारे में और दस्तावेज़ के सभी प्रतिभागियों के बारे में, जिसमें कार्य निष्पादनकर्ता भी शामिल है, डाउनलोड की गई फ़ाइल में शामिल है।
4. इसके बाद, कार्य निष्पादक एमएस ऑफिस के वातावरण में ऑफ़लाइन कार्यालय फ़ाइल के साथ काम करना जारी रख सकता है।
5. ठेकेदार दस्तावेज़ में आवश्यक परिवर्तन करता है।
6. ठेकेदार टास्कबार पर समस्या के अपने समाधान का संकेत देता है और फ़ाइल को बचाता है।
7. परिणामस्वरूप, फ़ाइल का एक नया संस्करण दस्तावेज़ में लोड किया गया है, और कार्यालय फ़ाइल में दर्ज किए गए कार्यों के साथ क्रियाएं और वर्तमान उपयोगकर्ता द्वारा पुष्टि की जाती है।

दस्तावेज़ ऑफ़लाइन के लिए नए कार्य बनाने के लिए स्क्रिप्ट

1. कार्य लेखक एमएस ऑफिस दस्तावेज़ खोलता है या बनाता है
2. लेखक नए कार्य बनाता है: असाइनमेंट, अनुमोदन और परिचितकरण, जो कार्यालय दस्तावेज़ के एक्सएमएल भाग में संग्रहीत होते हैं।
3. दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के ग्राहक आवेदन में आगे की कार्रवाई की जाती है।
4. परिणामस्वरूप, कार्यालय फ़ाइल एक नए या मौजूदा सिस्टम दस्तावेज़ से जुड़ी हुई है।
5. दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में एक फ़ाइल अपलोड करते समय, उपयोगकर्ता प्रत्येक नए कार्य के निर्माण की पुष्टि कर सकता है, जिसमें से दस्तावेज़ आंदोलन मार्ग बनता है।