उत्तर लिखने के लिए पत्र कैसे लिखें?

हम में से प्रत्येक को कई पत्र प्राप्त होते हैं। हाँ, और कोई कम नहीं भेजता है। जब हम एक महत्वपूर्ण पत्र बनाते हैं, तो हम उम्मीद करते हैं कि वे जवाब देंगे या हमने जो पूछा है वह करेंगे।

हालांकि, यदि आप आने वाले पत्रों की संख्या की गणना करते हैं और सब कुछ पढ़ने और जवाब देने में लगने वाले समय से गुणा करते हैं, तो आप सदमे में होंगे। एक कार्य दिवस बस आपके लिए पर्याप्त नहीं है।

सरल चालें हैं जो आपके उत्तर पाने की संभावनाओं को बढ़ाएंगी। यदि आप इन युक्तियों का पालन करते हैं, तो आप आभारी होंगे।

Alconost में अनुवादित ।

1. संक्षेप में और बिंदु पर लिखें

लोग अक्सर बहुत ज्यादा लिखते हैं। जब मैं एक महत्वपूर्ण पत्र लिख रहा हूं, तो मूल रूप से मैं यह नहीं सोच रहा हूं कि मुझे और क्या जोड़ना है, लेकिन क्या मैं बाहर फेंक सकता हूं। जब ईमेल की बात आती है, तो कम बेहतर होता है। यदि आपको संदेह है कि क्या आपको कुछ लिखने की आवश्यकता है, तो न लिखें।

2. शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण अनुरोध रखें

कई लोग "कॉल टू एक्शन" के बिना पत्र भेजते हैं। लिखने की कोशिश करें ताकि पाठक समझ सके कि आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं। यदि आप किसी प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं करते हैं, तो तुरंत रिपोर्ट करें: "पत्र में जानकारी सिर्फ आपकी जानकारी के लिए है, कोई कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है।"

एक जटिल प्रश्न का संक्षिप्त वर्णन करना हमेशा संभव नहीं होता है। यदि आपके पास बहुत अधिक पाठ हैं, तो हमें शुरुआत में ही आपका अनुरोध बता दें।

जब मैं आवश्यक तिथियों को इंगित करने वाला एक सुपर महत्वपूर्ण पत्र लिखता हूं, तो मैं लाल और बोल्ड में बुनियादी जानकारी को उजागर करता हूं। उदाहरण: मैं किसी कार्यक्रम में भाग लेने का निमंत्रण लिख रहा हूं। मैं घटना की तारीख को लाल कर दूंगा, जिस तिथि को आपको भागीदारी की पुष्टि करने की आवश्यकता होगी, और घटना का स्थान। यह सारी जानकारी पत्र की शुरुआत में होगी।

3. बड़े अक्षरों को अनुच्छेदों में तोड़ें

जब विवरणों की प्रचुरता के कारण पत्र बहुत लंबे हो जाते हैं, तो मैं उन्हें पैराग्राफ में तोड़ देता हूं (जैसा कि इस पोस्ट में है)। एक अच्छी तरह से संरचित पाठ यह समझने में मदद करता है कि दांव पर क्या है। इसके अलावा, पाठक के लिए पत्र को जल्दी से स्कैन करना और आवश्यक डेटा ढूंढना आसान होगा। यदि प्राप्तकर्ता आपके पत्र को खोलता है और पाठ का एक विशाल ब्लॉक देखता है, तो वह सबसे अधिक संभावना है कि इसे बंद कर देगा और बाकी मेल पर स्विच कर देगा (पुनः पढ़ें बिंदु 2 - यदि आप शुरुआत में सभी सबसे महत्वपूर्ण लिखते हैं और बोल्ड में हाइलाइट करते हैं, तो प्राप्तकर्ता कम से कम आपके द्वारा चाहा गया)।

4. अकेले ही किसी को लिखें

यह बहुत महत्वपूर्ण है। यही मुख्य कारण है कि मैंने इस पाठ को लिया। मैं अक्सर ऐसे लोगों को देखता हूं जो सभी को तुरंत लिखते हैं। उदाहरण के लिए, सीईओ, जो पूरे बोर्ड को लिखते हैं: "कृपया मुझे Google से निपटने में मदद करें" या "संभावित निवेशकों की सूची पर एक नज़र डालें और मुझे बताएं कि आप क्या सोचते हैं।"

यहां तक ​​कि अगर लोग अच्छी तरह से प्रेरित होते हैं, तो वे समूह में अपील का जवाब देने की संभावना नहीं रखते हैं। इसकी पुष्टि किसी भी समाजशास्त्री द्वारा की जा सकती है।

टिप्पणियों में, मार्टिन पीकॉक ने लिखा कि यह सामान्य तौर पर, एक ज्ञात प्रभाव है:

• साक्षी प्रभाव
• जिम्मेदारी का इज़ाफ़ा

कल्पना कीजिए कि आपको एक पत्र मिला है: "हे साराह, मैं आपसे एक छोटी सेवा के लिए पूछना चाहता हूं ...", या यहां तक ​​कि: "सारा, मैं 17 फरवरी को एक कार्यक्रम की मेजबानी करूंगा और जानना चाहता हूं कि क्या आप आ सकते हैं" । आप समझते हैं कि यह पत्र आपको व्यक्तिगत रूप से संबोधित है। यदि आप जवाब नहीं देते हैं, तो आप अपने वार्ताकार को विफल कर देंगे।

जब आप पाठ के साथ एक पत्र भेजते हैं: "मैं चाहूंगा कि कोई मेरी मदद करे ...", हर कोई तय करेगा कि कोई और मदद करेगा। हां, ऐसे लोग हैं जो ऐसे पत्रों का जवाब देते हैं। लेकिन व्यक्तिगत अपील पर प्रतिक्रिया देने वालों की तुलना में उनमें से बहुत कम हैं।

मेरे अनुभव पर विश्वास करें - मैंने कई वर्षों से दोनों विकल्पों की कोशिश की है।

ऐसा करने का सबसे आसान तरीका: पत्र के सामान्य भाग को लिखें, जो सभी के लिए समान होगा। उसके बाद, कुछ पाठ विविधताएं बनाएं। जिस व्यक्ति से आप संपर्क कर रहे हैं, उसका नाम जोड़ें। मैं अक्सर प्रत्येक पत्र की शुरुआत में कुछ व्यक्तिगत विशेषता रखता हूं और / या प्रश्न से संबंधित डेटा को बदल देता हूं।

बेशक, यह सभी के लिए एक पत्र लिखने की तुलना में अधिक कठिन है। इसलिए, यदि समस्या बहुत महत्वपूर्ण नहीं है, तो मैं एक सामूहिक मेलिंग कर रहा हूं। हालांकि, जब कुछ गंभीर बात आती है, तो मैं व्यक्तिगत पत्र लिखता हूं।

मुझे एक ऐसा एप्लिकेशन मिला, जिससे मुझे अपना काम आसान करना चाहिए। इसे ToutApp कहा जाता है। मैं इसके निर्माता से मिला और डेमो संस्करण की कोशिश की। मुझे पसंद आया कि यह कैसे बनाया गया था और यह क्या कर सकता है।

5. पत्र का विषय महत्वपूर्ण होना चाहिए।

पत्र के शीर्षक का अर्थ ट्वीट के पाठ या लेख के शीर्षक से कम नहीं है। हम भगोड़े पाठकों की एक पीढ़ी हैं। हम अक्षरों के शीर्षलेखों को देखते हैं यह समझने के लिए कि उनमें से किस को खोलने की आवश्यकता है। कुछ दिनों बाद, यदि पत्र नहीं पढ़ा गया था, तो सबसे अधिक संभावना गायब हो गई। यदि आप उसे याद नहीं करते हैं, तो उसे कभी जवाब नहीं दिया जाएगा।

इसलिए सुर्खियां लिखें ताकि आपके पत्र पढ़े जाएं!

मैं कुछ इस तरह लिख रहा हूँ:

• छोटे लेकिन बहुत महत्वपूर्ण अनुरोध
• महत्वपूर्ण परिचय: कंपनी ए / कंपनी बी
• फ्यूचर टीवी राउंडटेबल एंड में सीटें - इस सप्ताह भागीदारी की पुष्टि करें
• छोटा सवाल - क्या आप मदद कर सकते हैं?

या ऐसा कुछ। एक बार फिर, मैं हमेशा सही सुर्खियां नहीं लिखता - मैं अक्सर बिना सोचे-समझे "भेजें" पर क्लिक कर देता हूं। हालांकि, अगर यह एक महत्वपूर्ण पत्र है, तो उत्तर का भाग्य उसके शीर्षक पर निर्भर करता है।

6. दिन के मामलों का समय

शुक्रवार शाम को महत्वपूर्ण पत्र न भेजें (केवल अगर आपके पास बहुत जरूरी मामला है)। मैं आमतौर पर सप्ताह के अंत में पत्र लिखता हूं, और इसे सोमवार सुबह भेज देता हूं। मैं चाहता हूं कि पत्र सूची में सबसे ऊपर हो, न कि सबसे नीचे। कई लोग मेल की जाँच के साथ अपने दिन की शुरुआत करते हैं (हालांकि उत्पादकता विशेषज्ञ इसके खिलाफ सलाह देते हैं!)

मुझे बताया गया था कि ToutApp किसी दिए गए शेड्यूल के अनुसार पत्र भेज सकता है।

वैसे, अगर मैं शनिवार, सोमवार सुबह एक ब्लॉग पोस्ट लिखता हूं, तो मैं आपको ट्विटर पर इसे याद करूंगा - उसी कारण से।

7., कुल्ला और दोहराएँ

जब मैं छोटा था, तो मेरे पत्रों का उत्तर नहीं मिलने पर मुझे दुख होता था। मैंने स्वयं कुछ पत्र प्राप्त किए और सभी को उत्तर दे सका।

इन वर्षों में, मुझे एहसास हुआ कि कुछ लोग अतिभारित हैं और जो कुछ भी उनके पास आता है उसे संसाधित नहीं कर सकते हैं। आपकी स्थिति जितनी अधिक होगी, उतनी ही कठिन आवश्यकताओं, अधिक काम, और इसी तरह। हमें जितना पुराना मिलता है, हमारे पास काम के बाहर उतनी ही जिम्मेदारी होती है, और कम लोग प्रत्येक पत्र का जवाब देने के लिए सुबह 2 बजे तक बैठते हैं।

तो बस अपने अनुरोध को फिर से भेजें। मैं आमतौर पर "सभी को जवाब" दबाता हूं ताकि प्राप्तकर्ता यह देख सके कि यह उसी विषय पर दूसरा पत्र है। मैं किसी को दोष नहीं देता। यह बेवकूफी है। अगर मैं महत्वपूर्ण लोगों के साथ बात करता हूं, तो उन्हें असहज स्थिति में डालना आखिरी चीज है जिसे मैं हासिल करता हूं।

मैं सिर्फ कुछ लिखता हूं: “मुझे पता है कि तुम बहुत व्यस्त हो। मुझे आशा है कि आपको इस बात से कोई आपत्ति नहीं है कि मेरा पत्र फिर से आपकी दृष्टि के क्षेत्र में आएगा ”और मैं अपना अनुरोध दोहराता हूं।

थोड़ी देर इंतजार करने के बाद (ताकि कष्टप्रद भिखारी की तरह न दिखें), मैं तीसरी बार पत्र भेजता हूं। और मैं कहता हूं: "मैं बार-बार पत्र के लिए माफी मांगता हूं, मैं घुसपैठ नहीं करना चाहता था। हालाँकि, मुझे आशा है कि आपके पास अगले बुधवार तक मेरे लिए दो मिनट का समय होगा ... ”।

अनुवादक टिप्पणी: मैं व्यक्तिगत अभ्यास से एक और टिप जोड़ना चाहूंगा। यदि आपको एक विदेशी भाषा में एक पत्र लिखने की ज़रूरत है जो आप धाराप्रवाह नहीं बोलते हैं - समय बर्बाद मत करो और स्कूल के समय से याद किए गए शब्दों और वाक्यांशों को निचोड़कर खुद को पीड़ा न दें। अपनी मूल भाषा में तुरंत एक पत्र लिखें, और फिर एक अच्छे, विश्वसनीय अनुवादक के साथ इसका अनुवाद करें। इस मामले में, आपको "जो मैं कहना चाहता था" मिलेगा, न कि "यह कैसे तैयार किया गया।"

यदि आपके पास एक विश्वसनीय अनुवादक नहीं है, तो आप हमारी ऑनलाइन अनुवाद Alconost Nitro की लाइव सेवा की कोशिश कर सकते हैं। मुझे यकीन है कि समय की बचत और एक अच्छी तरह से लिखित और अनुवादित पत्र का प्रभाव उस पैसे के लायक है जो आप अनुवाद के लिए देंगे।

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लेख का अनुवाद अल्कोनोस्ट ने किया था।

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